企業(yè)檔案數(shù)字化的探索與實踐

張 宇

（大慶油田礦區(qū)服務事業(yè)部檔案室，黑龍江 大慶 163462）

伴隨著世界科學技術的迅猛發(fā)展，計算機的使用及網(wǎng)絡架設及普及，我們迎來了數(shù)字時代、信息時代、大數(shù)據(jù)時代。作為企業(yè)管理基礎工作之一的檔案管理，“三尺蘭臺一摞紙”的管理方式已經明顯落后于時代發(fā)展的需要。所以，如何推進檔案數(shù)字化建設工作成為各級檔案管理部門的共識。

一、企業(yè)檔案數(shù)字化的意義

（一）提高效率

企業(yè)檔案管理的最終目的是為了利用。在過去的檔案利用中，首先檔案人員要根據(jù)檔案利用者提供的材料依據(jù)，在數(shù)據(jù)庫中查找相關材料的檔號，然后再根據(jù)檔號去庫房翻閱實體檔案。如果檔案利用者在提供材料名稱和存檔年份不明確的情況下，則需要檔案人員去檔案庫房一件一件進行排查，像這樣在大量存儲檔案的庫房去查詢某年某月某事的情況，檔案管理者工作量是非常大的。而通過檔案數(shù)字化后，檔案人員在電腦中可以直接調取數(shù)字化檔案進行查找，省去大量去庫房查找的時間，并且可以直接向利用者提供數(shù)字化檔案，使檔案利用效率大幅提升。

（二）降低成本

企業(yè)在發(fā)展過程中，必須要走低成本戰(zhàn)略。而檔案數(shù)字化后，一方面可以大幅減少檔案利用過程中的辦公成本，另一方面由于查詢和利用效率的大幅提升，也可以極大地降低人工成本。

（三）安全保障

當檔案數(shù)字化工作完成后，相當于在為基礎檔案做了一個備份。由于存儲科技的發(fā)展，數(shù)字化檔案不會受到光、電、水等環(huán)境因素影響，還有過去經常利用的檔案，因反復翻閱使檔案紙張破損，影響檔案價值，以及借閱出去的實體檔案遺失。數(shù)字化檔案在網(wǎng)絡中廣泛存在和應用，相當于為基礎檔案加上了雙保險。

二、企業(yè)檔案數(shù)字化的建立

（一）基礎檔案摸底排查工作

企業(yè)檔案數(shù)字化首先要對館藏檔案進行整理歸類，包括檔案的類型、載體形態(tài)和狀態(tài)、數(shù)量、信息利用等情況進行一個完整的、具體的統(tǒng)計分析。

（二）購置數(shù)字化所需物品

在實現(xiàn)檔案數(shù)字化過程中，必須要購置相應的儀器、設備及科學合理的網(wǎng)絡構架。如今在大慶油田機構設置中，均將信息和檔案兩個管理部門合二為一，也為檔案數(shù)字化工作的開展提供了依據(jù)。

（三）循序漸進科學謀劃

1.拆分整理。檔案數(shù)字化掃描前，首先應對檔案庫房提取的檔案進行認真梳理，在確定掃描范圍的過程中要注意保持全宗、案卷等檔案的完整性。在確保不損壞檔案實體的前提下，可對裝訂過的紙質檔案進行逐頁拆分、去除金屬物，對沒有編頁或編頁不規(guī)范的檔案重新編排好頁碼，編頁不應壓蓋檔案內容和原編頁號。對破損嚴重、無法直接進行掃描以及褶皺不平的檔案，應先進行技術修復，以免在掃描過程中出現(xiàn)卡紙、掃描不清等問題。

2.注重質量。一是要對漏掃、掃錯、重復掃描等問題高度關注。在本單位檔案數(shù)字化過程中，主要表現(xiàn)為兩個方面：一種是正反面都有檔案內容的情況，正面有頁碼，而反面沒有頁碼，這樣容易出現(xiàn)問題；另外還有一種是有的文件在不同地方存了兩處或一份文件存了兩份，這樣極易出現(xiàn)重復掃描的問題。二是要在掃描的過程中保護好基礎檔案。由于要對原有基礎檔案進行撤架、拆封、編號、標記、掃描等工作，如不注意，將對原始檔案產生破壞。同時，要對歷史悠久的紙質檔案高度關注，由于紙張脆弱，容易造成損壞，應避免或減少對檔案實體的破壞，最大程度地維持檔案的原貌。三是要加強后期校對。特別是對圖像、圖紙等，由于掃描過程中可能出現(xiàn)傾斜度、清晰度的偏差，造成在檔案利用過程中給人以誤導。

3.還原。在檔案數(shù)字化工作完成后，要立即將原有基礎檔案進行整理還原。在此過程中，要注意檔案盒內排序、檔案入庫位置、檔案裝訂順序、分類等問題，保證出庫檔案能夠還原到出庫前的狀態(tài)。特別是如果數(shù)字化過程中有外包情況時，更要加大控制外包風險因素管理，以保障檔案數(shù)字化的高效、有序開展。

三、企業(yè)檔案數(shù)字化應注意的問題

1.制定計劃。企業(yè)檔案數(shù)字化建設必須納入企業(yè)信息化建設總體框架內。只有將檔案數(shù)字化建設納入到單位的總體規(guī)劃中，制訂計劃，分階段實施，逐步解決企業(yè)檔案管理的難題，檔案的信息化建設才能前進。如：確定檔案數(shù)字化的范圍；計劃本年完成館（室）藏檔案多少卷/件，完成多少頁；檔案數(shù)字化預算和數(shù)字化人員、項目工期等詳細的計劃。

2.專人專責。在檔案數(shù)字化工作過程中，檔案部門應指派專職檔案業(yè)務人員全程參與檔案數(shù)字化加工的流程管理。檔案數(shù)字化人員應具有高度的責任心，對掃描加工設備操作的熟練程度、對檔案業(yè)務相關知識的掌握都是對加工質量的保障。

3.規(guī)范流程。制定合理的數(shù)字化工作流程是保證檔案數(shù)字化質量的關鍵。數(shù)字化加工負責人應全面掌握各加工環(huán)節(jié)的狀態(tài)，對數(shù)字化加工環(huán)節(jié)全過程進行嚴格管理。數(shù)字化人員在檔案數(shù)字化過程中要填寫《檔案出入庫交接單》，檔案交接人員應嚴格核對檔案目錄與檔案實體是否一致，詳細檢查檔案實體狀況并辦理出入庫手續(xù)。檔案數(shù)字化加工的程序較多，一般流程大致可分為：提卷、檢查、整理、掃描、圖像處理、掃描數(shù)據(jù)質檢、修改、二次質檢、裝訂（裝盒）、還檔、備份等。必須把握各環(huán)節(jié)之間的有效銜接，確保不出現(xiàn)文件丟失等問題。

4.要突出生產經營管理的中心地位。企業(yè)的中心工作是生產經營管理，所以在檔案利用時，要優(yōu)先考慮這方面的問題。在數(shù)字化的過程中，應該把握避繁就簡、突出重點的原則，對涉及關聯(lián)較大的如生產計劃、設備購置、安全環(huán)保、財務、基建圖紙等方面的檔案進行優(yōu)先處理。

5.特別注重企業(yè)組織沿革資料的保護。在我國國有企業(yè)改革的歷史進程中，國有企業(yè)不可避免地進行多次改革，企業(yè)功能、名稱、機構等多次發(fā)生變化。變革所帶來的人員變動等因素，一旦發(fā)生失誤，將很難進行彌補。

6.與相關部門結合，確定檔案內容的準確性，避免重復勞動。在檔案收取過程中，受各方面因素影響，一些檔案內容的準確性值得商榷，檔案數(shù)字化工作，既是管理效率提升的有效手段，也應該成為提高檔案管理水平的一次契機。因此，在數(shù)字化過程中，檔案工作人員不能僅僅去當操作員，更應該成為一名合格的校對員。在此過程中，積極與相關部門加強溝通，取得支持，使檔案數(shù)字化工作順利開展。

7.要遵循循序漸進的原則。多年的基礎檔案，要完全實現(xiàn)數(shù)字化工作，是一項巨大的工程，檔案工作人員特別是檔案管理者，在實施過程中要有理性、有計劃，要有“功不在我任”的胸懷，一切以提升檔案管理水平為總目標，使數(shù)字化工作得到穩(wěn)步推進。