醫院人事檔案管理工作存在的問題及對策思考

徐紅培

（揚州市第一人民醫院，江蘇揚州，225002）

人事檔案記載著一個人的主要經歷、政治面貌、品德作風等個人真實信息，是醫院知人善任、選賢舉能、績效考核和職稱評定的重要依據。隨著醫療體制改革的不斷深入，醫療機構的不斷增多，醫學人才流動的不斷增多，以及人事檔案管理逐步由紙質檔案管理向檔案信息管理方向邁進，原有的人事檔案管理模式已不適應信息管理的要求。筆者根據多年的人事檔案管理實踐，結合單位人事檔案管理實際，談談醫院人事檔案管理工作中存在的問題與應對措施。

一、醫院人事檔案管理工作中存在的問題

揚州市第一人民醫院有著55年的歷史，其檔案時間跨度長、涉及范圍廣。其中人事檔案工作受諸多因素影響，存在以下幾個問題：

1.文件材料收集難度較大。醫院人事檔案的特點，是形成部門比較分散。比如履歷表、年度考核表、學歷、職稱、聘約、培訓進修、工人等級申報表等材料由人事處提供；獎懲材料由工會、黨辦、團委等部門提供；干部考察、任免材料由黨辦提供；臨床醫生的基層服務鑒定由醫務處提供等。因此，文件材料的收集難度比較大。

2.材料缺失不能全面反映個人情況。由于人事制度改革、自主用工和自由擇業的推廣，人事變動頻率加快，造成人事管理中的檔案材料收集不及時、不齊全。一是部分職工人事檔案材料缺失嚴重，不能實現人事檔案的動態管理，一些職工的人事檔案中只有幾張登記表和工資審批表。二是有些醫護人員離崗進修、培訓或出國留學等，在此過程中形成的諸如入學、結業、畢業登記等相關材料沒有收入個人檔案。三是反映個人道德品質方面的材料少。四是大多數年終工作總結都是套話、空話，內容年年一樣，無法讓組織人事部門全面了解一個人的工作能力和工作實績。

3.人事檔案整理不符合規范要求。一是資料審核不嚴格。不少人事檔案材料存在著填寫不正確、不完備的現象。如，姓名用字比較隨便，亂用多音字和簡化字，甚至還寫錯字。年齡、工齡、黨齡、學歷、經歷和身份，即“三齡二歷一身份”存在造假現象。二是歸檔材料不規范。紙張大小不一，有的表格印制超過裝訂線，材料中未去鐵釘，時間一長銹跡斑斑，損壞嚴重。三是分類不準確，如鑒定材料和考察材料認定不清楚，歸類混淆。

4. 人事檔案管理技術相對滯后。醫院的綜合檔案工作已達到省三星級單位，但是人事檔案管理技術還相對滯后。人事檔案雖然采用了電腦錄入的方式，實施了計算機管理，但僅僅局限于名字、檔號的輸入、輸出與檢索的基礎管理，相比于手工操作，計算機查找的效率有所提高，出錯率有所降低，但所錄入的數據大部分是按照職工自己提供的資料，數據的準確性、及時性得不到保證。

二、加強醫院人事檔案管理工作的對策措施

1. 豐富內容，把好材料收集關。一是確定收集范圍。結合本院實際，對每個干部檔案十大類內容，一一核對相關信息，將所缺材料進行逐項登記，通知本人和有關部門按要求補充收集。二是確保收集及時。每年年初通知醫院人事處將上一年形成的干部檔案材料收集齊全后移交至檔案科。對于年度考核表、工資審批表等千份以上的批量材料，我們集中時間進行收集，盡量安排在一個時間段內完成，避免中途擱置，減少差錯。三是鑒別收集材料。對所收集的歸檔材料逐份仔細鑒別，做到內容不實的不歸檔，未經審查的不歸檔，手續不完備的不歸檔。若發現填寫錯誤的，退給相關人員糾正后再蓋章歸檔；對有疑問的材料，制成表格，分類匯總，通過網上查詢、信函、電話聯系等方式向原單位索要相關證明材料。四是甄別材料價值。在收集工作中不能只看重學歷和職稱，最重要的是看工作實績。重點收集醫護人員有價值的材料，如實績鑒定、年度考核表等。

2. 加強監督，把好審核認定關。人事檔案專項審核工作的第一步就是確認檔案信息是否準確，是否需要整改，因此找準各項信息的認定政策和認定依據尤其關鍵。在工作中，凡是檔案中出現年齡、工齡、黨齡、學歷、經歷和身份等方面弄虛作假，發現記載前后不一致、涂改或有疑問等情況的，按照要求進行一次全面檢查清理和登記。同時，對全院在職干部人事檔案“三齡二歷一身份”信息表采取分期分批的方式進行個人信息確認。對個人檔案信息記載不一致的，以尊重歷史、尊重事實的原則，認真查閱原始資料，反復進行核查，本著“誰管理、誰把關，誰考察、誰審核，誰簽字、誰負責”原則，對檔案進行嚴格審核。為確保信息的真實性和準確性，制作《干部“三齡二歷一身份”審核結論表》，以有效杜絕假材料。

3. 夯實基礎，把好檔案整理關。為提高干部人事檔案的質量，更好地方便利用，我院以《干部檔案整理工作細則》為準則，對所有干部人事檔案進行全面、系統、規范的整理，重新編排打印卷內目錄，卷皮由檔案袋改為專門檔案盒。在整理過程中對破損嚴重、小于標準的材料進行裱糊；對過窄和未預留裝訂線的材料進行加邊處理；對大于規范標準的材料進行折疊處理；對有訂書釘等金屬物及時剔出。裝訂成冊的檔案，檢查封面姓名與內容相一致，目錄表放在卷首，材料按目錄順序排列，對于手續不完備（漏簽章、材料不完整）的退還形成部門，修補完整后收回歸檔。我院干部人事檔案嚴格按照標準整理，做到分類準確、編排有序、目錄清楚、無損壞、無卷角、無折皺、無殘留金屬物、裝訂整齊、無脫頁漏裝等，以保證人事檔案的準確、真實、完整和有序。

4. 健全制度，把好貫徹落實關。一是建立檔案材料接收、保管、借閱、轉遞等各個環節的管理臺賬，做到疏而不漏，記錄詳細。健全干部人事檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用等各項管理制度，做到干部人事檔案管理有章可循、有據可依。二是嚴格執行查借閱紀律。嚴禁擅自轉借；查借閱歸還后的檔案逐卷逐頁審核，防止在借閱中存在涂改、抽取、撤添檔案材料等違規行為的發生。

5. 更新技術，把好利用服務關。優化人事檔案信息管理是提高人事檔案管理效率、實現資源共享的客觀要求。醫院要對人事檔案信息化建設的技術環境進行更新升級，建立功能統一的人力資源檔案網絡化管理系統；還要在完善信息的基礎上，采取有效的網絡系統防護措施，如利用防問控制、加密簽署、防火墻控制、漏洞掃描和入侵檢測等技術，嚴防信息失密、病毒侵襲等問題產生。在信息化管理時代，醫院只有加大人事檔案現代化管理的投入，不斷滿足人事檔案所必需的硬件設施和技術需求，才能把醫院的人才資源配置和人事檔案信息化工作推向深入，更好地為醫院管理提供快捷有效的優質服務。