房地產(chǎn)企業(yè)工程檔案管理之淺見(jiàn)

唐民芳

（江蘇煒賦集團(tuán)建設(shè)開(kāi)發(fā)有限公司，江蘇南通，226010）

檔案管理是公司生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理的基礎(chǔ)工作之一，是維護(hù)公司經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益和歷史面貌的一項(xiàng)重要工作。由于房地產(chǎn)企業(yè)的工程檔案來(lái)源廣、時(shí)間跨度長(zhǎng)、涉及內(nèi)容繁雜，所以管理好公司的工程檔案，為公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)提供重要的查考依據(jù)，是我們每個(gè)檔案管理工作者義不容辭的責(zé)任。筆者是房地產(chǎn)企業(yè)辦公室的一名工程檔案管理員，摸索整理工程檔案10年有余，現(xiàn)就如何管理房地產(chǎn)企業(yè)工程檔案作一初淺探討。

一、房地產(chǎn)企業(yè)工程檔案歸檔的范圍

根據(jù)多年來(lái)檔案管理的工作實(shí)踐及《建設(shè)工程文件檔案整理規(guī)范》的要求，筆者認(rèn)為房地產(chǎn)企業(yè)工程類檔案歸檔范圍如下：

1.項(xiàng)目的前期資料。包括項(xiàng)目的建設(shè)用地規(guī)劃許可證及其附圖、立項(xiàng)批復(fù)、國(guó)有土地使用權(quán)證及其附圖、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、施工許可證、初步設(shè)計(jì)、勘察報(bào)告、方案文本、環(huán)評(píng)報(bào)告及批復(fù)、施工圖審查報(bào)告及意見(jiàn)回復(fù)、標(biāo)底及工程量清單、招投標(biāo)文件、中標(biāo)通知等資料。

2. 施工過(guò)程中形成的各類資料。即投標(biāo)單位在施工過(guò)程中形成的一系列資料，這部分資料需要作為甲方的房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)，督促承包單位專人專項(xiàng)負(fù)責(zé)資料的整理、歸檔工作，待工程結(jié)束時(shí)，按照單體組卷，移交房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)存檔。施工過(guò)程中產(chǎn)生的資料有以下四個(gè)類別：一是土建、安裝質(zhì)量控制資料，如開(kāi)工、竣工報(bào)告、單體驗(yàn)收記錄、主體結(jié)構(gòu)分部驗(yàn)收記錄、水泥砂漿及砼配合比資料、電線電纜等各類進(jìn)場(chǎng)材料試驗(yàn)報(bào)告、鋼材等各類驗(yàn)收證明等資料。二是土建工程竣工文字材料，如圖紙會(huì)審記錄、工程定位測(cè)量、地基處理、材料出廠證明等資料。三是給排水、電氣、消防、通風(fēng)、空調(diào)、電梯、裝飾等工程文字材料，包括開(kāi)工、竣工報(bào)告、分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄、事故處理記錄等資料。四是竣工圖，分為綜合管線圖和各專業(yè)竣工圖。綜合圖包括照明、道路、雨污水、綠化等平面布置圖，各專業(yè)竣工圖包括建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、電氣、消防、通風(fēng)、裝飾等工程竣工圖。

3.后期竣工備案的資料。包括面積測(cè)繪報(bào)告、測(cè)繪技術(shù)報(bào)告、規(guī)劃驗(yàn)收、綠化驗(yàn)收、技防驗(yàn)收、消防驗(yàn)收、防雷檢測(cè)、城市排水檢測(cè)、圍護(hù)結(jié)構(gòu)傳熱阻檢測(cè)、人防竣工備案證明、主體工程竣工備案證明等資料。

4.項(xiàng)目所有合同資料。如設(shè)計(jì)合同、標(biāo)底編制合同、放樣及竣工測(cè)量合同、勘察合同、主體施工合同、監(jiān)理合同、樁基合同、基樁等各類測(cè)試合同、水電煤等各類管道合同、圍墻等各類零星工程施工合同、道路和雨污水等各類配套合同、欄桿等各類建材安裝合同等。

5.與項(xiàng)目有關(guān)的聲像及電子文檔資料。開(kāi)發(fā)建設(shè)過(guò)程中形成的施工圖設(shè)計(jì)光盤(pán)、照片等資料。

二、企業(yè)工程檔案整理立卷的幾點(diǎn)要求

作為房地產(chǎn)企業(yè)的一名工程檔案管理人員，在整理資料時(shí)，應(yīng)遵循工程文件形成的自然規(guī)律，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系。筆者按照以下要求整理組卷，并取得了一定的成效。

一是將工程前期資料、施工過(guò)程中形成的資料、工程竣工驗(yàn)收資料、合同資料分開(kāi)立卷。如果前期資料具有獨(dú)立性或內(nèi)容單一，便單獨(dú)立卷；零星工程施工合同與其造價(jià)審定單一起立卷，與小區(qū)其它合同分開(kāi)組卷；標(biāo)底及工程量清單、審標(biāo)明細(xì)、標(biāo)底匯總及主體施工合同等涉及工程決算類的資料，按項(xiàng)目分期、分批、分標(biāo)段整理，在立卷封面上注明每一項(xiàng)目、每一期、每一批、每一標(biāo)段的樓幢號(hào)及其施工單位名稱，這樣既有利于工程結(jié)束時(shí)利用資料進(jìn)行審計(jì)，更有利于公司快捷、方便地查找資料。

二是立卷時(shí)將同一文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)統(tǒng)一立卷，決不分開(kāi)。按照批復(fù)在前、請(qǐng)示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的順序排列。所存圖紙按專業(yè)排列，同專業(yè)圖紙按圖號(hào)順序排列，既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料在前、圖紙?jiān)诤蟠娣拧?/p>

三是為了避免資料遺失，在收到各個(gè)部門移交過(guò)來(lái)的每一件資料時(shí)，及時(shí)將其分項(xiàng)目、分類、分組，然后將其插入有機(jī)聯(lián)系的待辦卷宗內(nèi)并續(xù)編頁(yè)碼，在卷內(nèi)目錄上及時(shí)增添文件名，以便迅速查找，待項(xiàng)目結(jié)束審計(jì)后再進(jìn)行裝訂。

四是在卷內(nèi)目錄上顯示每一件資料的起始頁(yè)，最后一件資料顯示起止頁(yè)，并在立卷封面上顯示本卷案卷題名及所存資料的主要內(nèi)容。同時(shí)，做好每個(gè)項(xiàng)目的檔案總目錄及卷內(nèi)目錄，分項(xiàng)目將檔案總目錄及分目錄夾進(jìn)不同的文件夾，并在檔案櫥上用標(biāo)簽貼上項(xiàng)目名稱及所存案卷序號(hào)，遇到查詢時(shí)，只要先打開(kāi)文件夾中總目錄查到有機(jī)聯(lián)系的案卷，再打開(kāi)分類目錄夾，便能迅速找到所需文件存放處，對(duì)照目錄，從檔案室調(diào)出文件。

三、公司工程檔案歸檔的質(zhì)量要求

按照G/BT50328－2001《建設(shè)工程文件檔案整理規(guī)范》的要求，所有歸檔的工程資料應(yīng)為原件；所存內(nèi)容必須符合國(guó)家有關(guān)勘察、設(shè)計(jì)、施工、管理等方面的技術(shù)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，且工程檔案的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確，與工程實(shí)際相符合；卷內(nèi)資料整潔、簽字蓋章；文字材料的幅面尺寸為A4（297mm*210mm）；圖紙應(yīng)折疊成A4 紙大小。所有文字材料在工程結(jié)束審計(jì)后必須裝訂，圖紙材料折疊后放進(jìn)檔案盒或予以裝訂。

四、公司工程檔案的歸檔時(shí)間

房地產(chǎn)企業(yè)的工程檔案歸檔時(shí)間與檔案館歸檔時(shí)間有所不同，檔案館一般只在工程竣工后，接受施工、建設(shè)單位立卷完整的檔案。作為企業(yè)來(lái)說(shuō)，因?yàn)槿肆Φ葪l件的限制，辦公室只接收立卷的材料，每個(gè)部門在工程各個(gè)階段形成的零碎資料，必須及時(shí)移交辦公室進(jìn)行整理，否則容易造成檔案的遺失。筆者負(fù)責(zé)的工程項(xiàng)目資料，從立項(xiàng)開(kāi)始到竣工備案，各部門在項(xiàng)目的各個(gè)階段形成的資料，都是隨時(shí)送辦公室整理歸檔。

五、公司檔案管理過(guò)程中需注意的問(wèn)題

作為國(guó)有企業(yè)，我公司承擔(dān)了南通經(jīng)濟(jì)技術(shù)開(kāi)發(fā)區(qū)安置房建設(shè)的重任。安置房建設(shè)與普通商品房建設(shè)最大的區(qū)別，在于項(xiàng)目結(jié)束后需要進(jìn)行項(xiàng)目審計(jì)，這就需要公司在工程檔案管理過(guò)程中注意以下幾個(gè)問(wèn)題：

一是公司對(duì)外簽訂的所有合同，公司需要3 份原件，其中1 份交財(cái)務(wù)，作為工程付款的依據(jù)，1份交工程審計(jì)處，作為審計(jì)資料送審計(jì)公司，待項(xiàng)目審計(jì)結(jié)束后，送主管部門檔案館存檔，公司辦公室留1份原件存檔。

二是公司對(duì)外簽訂編標(biāo)合同時(shí)，應(yīng)當(dāng)在合同中注明工程造價(jià)方需提供標(biāo)底及光盤(pán)的數(shù)量質(zhì)量，1套標(biāo)底及附件留工程審計(jì)處作為決算依據(jù)，另外1套標(biāo)底及附件留辦公室存檔。光盤(pán)資料作為甲方代表報(bào)材料價(jià)格或進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)管理使用。

三是公司與承包單位簽訂施工合同時(shí)，應(yīng)當(dāng)在合同上寫(xiě)明竣工資料完整移交的事項(xiàng)，所有土建、水電資料均要求施工方裝訂成冊(cè)，由甲方代表現(xiàn)場(chǎng)簽字確認(rèn)無(wú)誤后，按樓幢號(hào)移交辦公室存檔；土建、水電竣工圖移交1 套給公司存檔，另移交公司審計(jì)處1套，作為決算資料報(bào)審計(jì)部門。所有工程審計(jì)結(jié)束時(shí)，參與工程審計(jì)的資料由審計(jì)部門移交主管部門檔案館存檔。

四是所有主體及零星工程施工結(jié)束后，必須及時(shí)向公司和相關(guān)檔案館移交工程竣工資料，需要甲方存檔案館的資料，均由辦公室提供給工程部移交檔案館存檔，并由檔案館簽收建設(shè)工程檔案接受證明，證明交辦公室存檔。所有施工單位必須持有公司檔案管理人員簽字的竣工資料移交清單，方可給付工程款。

六、公司工程檔案的移交、借閱制度

對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，要保證檔案的準(zhǔn)確無(wú)誤，防止資料遺失，就必須做好檔案的移交、借閱工作。在工程檔案的日常管理工作中，我們要求各部門移交資料時(shí)必須填寫(xiě)移交清單，移交清單經(jīng)雙方簽字后各保留1份，作為以后資料是否移交的憑證，以此增強(qiáng)彼此的工作責(zé)任心，確保公司資料的完整性。

同時(shí)，公司凡需借閱檔案者，均須填寫(xiě)檔案借閱單，在“檔案借閱申請(qǐng)表”上注明借閱檔案的名稱、日期、期限及借閱事由，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽批后方可借用。借閱期限不得超過(guò)1個(gè)月，確需延長(zhǎng)者，必須重新辦理延長(zhǎng)期限借閱手續(xù)，重新辦理延長(zhǎng)借閱手續(xù)必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。一般不允許外單位借閱公司檔案，如外單位確需借閱或復(fù)印，須公司相關(guān)人員填寫(xiě)借閱單并經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)簽批后方能借用或復(fù)印。

我們公司年開(kāi)發(fā)面積在100萬(wàn)平方米左右，且多個(gè)項(xiàng)目處于同時(shí)開(kāi)發(fā)階段，因此形成的資料多且復(fù)雜。盡管各部門在項(xiàng)目形成過(guò)程中移交的都是零散資料，需要我們耐心地分項(xiàng)目、分類整理歸檔，但是由于筆者摸索出了以上的資料整理方法，公司所存檔案井然有序，即使筆者不在，只要同事打開(kāi)項(xiàng)目總目錄及卷內(nèi)分目錄，便能很迅速地找到所需資料。