新時(shí)期檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作方法的改進(jìn)與創(chuàng)新

羅 惟

（溧陽(yáng)市檔案局業(yè)務(wù)指導(dǎo)科，江蘇溧陽(yáng)，213300）

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，新時(shí)期下的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)內(nèi)容日益復(fù)雜，檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作所面對(duì)的行業(yè)日益增多，檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的方法也隨之有了較大改變。如何緊跟時(shí)代步伐，適應(yīng)檔案工作信息化帶來(lái)的一系列變化，創(chuàng)新推動(dòng)檔案工作更好地服務(wù)于經(jīng)濟(jì)建設(shè)，這就要求我們檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員在平時(shí)工作中努力提高個(gè)人素質(zhì)，以時(shí)不我待、只爭(zhēng)朝夕的精神，不斷思考我們?cè)跈n案工作中遇到的問(wèn)題和困難，提出建設(shè)性的想法和解決辦法，以期能夠舉一反三，觸類旁通，總結(jié)出一套適應(yīng)于本地區(qū)檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)方法，有效地提高檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的效率。以下三個(gè)方面是筆者結(jié)合日常工作中的一些思考，從一個(gè)檔案工作者的角度淺談檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作方法的改進(jìn)與創(chuàng)新。

一、認(rèn)清檔案工作使命責(zé)任，增強(qiáng)自身充電學(xué)習(xí)的主動(dòng)性

古語(yǔ)有云：“工欲善其事，必先利其器。”我們要搞好檔案工作，就必須先“利其器”，對(duì)于檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作者來(lái)說(shuō)，手中的器便是我們的檔案業(yè)務(wù)能力，只有我們自己首先熟悉了檔案業(yè)務(wù)相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，《檔案法》所要求的具體細(xì)則，我們才能夠?qū)Ρ镜貐^(qū)檔案建設(shè)的整體情況、未來(lái)走向、需要進(jìn)一步努力的方向有整體的把握，有的放矢地制定本地區(qū)的檔案業(yè)務(wù)規(guī)范，對(duì)相關(guān)領(lǐng)域、行業(yè)、單位進(jìn)行針對(duì)性較強(qiáng)的指導(dǎo)，才能夠做到目標(biāo)清晰，事半而功倍。尤其當(dāng)下業(yè)務(wù)指導(dǎo)口的人手少，工作量大，很多時(shí)候不可能面面俱到，因此，具備較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力，在宏觀和全局上能夠?qū)n案工作有整體的把握對(duì)提高工作成效意義重大。從微觀上來(lái)說(shuō)，檔案局作為本行政區(qū)域的業(yè)務(wù)指導(dǎo)者和牽頭者，對(duì)本區(qū)域內(nèi)的機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位檔案工作的指導(dǎo)責(zé)無(wú)旁貸，也只有做到事事走在其他單位檔案工作人員的前面，才能履行好自己的職責(zé)，解決好其他單位檔案工作上的問(wèn)題，提升本區(qū)域內(nèi)檔案工作整體水平。

經(jīng)濟(jì)社會(huì)不斷發(fā)展，檔案工作信息化水平不斷提高，檔案的門類五花八門，檔案的專業(yè)性愈來(lái)愈強(qiáng)，新的檔案管理技術(shù)更是層出不窮，即時(shí)的充電學(xué)習(xí)對(duì)我們檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員的重要性不言而喻。但當(dāng)下一些人思想懈怠，認(rèn)為檔案工作在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中的地位較低，工作積極性不強(qiáng)，滿足于既有的制度和知識(shí)，得過(guò)且過(guò)，對(duì)新的規(guī)章制度以及《檔案法》中相關(guān)規(guī)定吃不透，指導(dǎo)工作時(shí)力不從心；對(duì)新的技術(shù)有排斥心理，應(yīng)用能力僅僅局限于低端的文字處理，對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)、圖形圖像處理、CAD、CAM 等相關(guān)軟件與技術(shù)，知之甚少。檔案工作的特性決定了它不同于其他工作，不可能轟轟烈烈、立竿見影，但做好檔案工作卻功在千秋，它不僅為經(jīng)濟(jì)建設(shè)保留了珍貴的、可供參考的資源信息，也為后人留下了寶貴的歷史記憶、憑證和足跡。為此，我們檔案工作人員應(yīng)主動(dòng)扛起肩上的使命責(zé)任，不懈怠不放松，經(jīng)常思考勇于實(shí)踐，在學(xué)習(xí)中提高，在實(shí)踐中總結(jié)，才能適應(yīng)新形勢(shì)下檔案建設(shè)的要求，履行自己應(yīng)盡的職責(zé)。

二、加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)日常聯(lián)系，加大問(wèn)題交流反饋的聯(lián)動(dòng)性

現(xiàn)今，檔案工作在很多單位中處于弱勢(shì)地位是不爭(zhēng)的事實(shí)，單位人手有限、沒(méi)有配備專職的檔案人員、負(fù)責(zé)檔案的臨時(shí)人員經(jīng)常變動(dòng)，也是普遍現(xiàn)象，這些都給檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的連續(xù)性造成了很大困難。故而檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)科作為地區(qū)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的牽頭者，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)平時(shí)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，勤跑動(dòng)，多聯(lián)系，及時(shí)了解各個(gè)單位檔案工作的薄弱所在，及時(shí)跟進(jìn)那些檔案新手，通過(guò)集中進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)以及個(gè)別交流工作，讓他們盡快熟悉基本的檔案業(yè)務(wù)技能，使得這些單位的檔案建設(shè)不斷檔。誠(chéng)然當(dāng)我們?cè)诩訌?qiáng)聯(lián)系的過(guò)程中，會(huì)遇到許多困難，筆者覺得檔案人只要有鉆勁，就能排除困難，解決問(wèn)題。譬如，我們?cè)跒槟骋粭l線單位指導(dǎo)檔案工作時(shí)，發(fā)現(xiàn)該條線部門規(guī)定的檔案歸檔整理辦法與我們檔案部門的規(guī)定有出入，這時(shí)就首先需要我們具備該條線部門應(yīng)有的基礎(chǔ)知識(shí)，“鉆”進(jìn)去，弄清兩種方法的共性與差別；其次結(jié)合統(tǒng)籌檔案整理知識(shí)，總結(jié)出一套最適合于該單位的檔案整理方法。再譬如，一些單位在檔案庫(kù)房的搬遷時(shí)，很容易造成檔案資料的丟失損毀，這時(shí)，檔案人員就得想在前面，眼疾手快，及時(shí)聯(lián)系，提前介入檔案資料轉(zhuǎn)移，保存好珍貴的檔案資料。

以上種種都是講我們?cè)谄綍r(shí)工作中與各單位之間縱向的積極聯(lián)系和前瞻性的溝通。其實(shí)，在日常指導(dǎo)工作中還不乏以下這樣的問(wèn)題：比如，在電子文件歸檔管理過(guò)程中，所安裝的軟件系統(tǒng)與原有的密鑰不兼容，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)這樣的問(wèn)題，我們應(yīng)該充分利用網(wǎng)絡(luò)資源或集中培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，將上述問(wèn)題分享講解，讓大家配套安裝相應(yīng)的軟件和密鑰，以免造成軟硬件不兼容的問(wèn)題，同時(shí)，及時(shí)向上級(jí)部門匯報(bào)問(wèn)題所在，實(shí)現(xiàn)問(wèn)題交流的縱向匯報(bào)和橫向交流，即時(shí)有效地防止問(wèn)題的進(jìn)一步擴(kuò)大，有效解決力所能及的困難和問(wèn)題。

三、創(chuàng)新傳統(tǒng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)方式，調(diào)動(dòng)檔案工作人員的積極性

傳統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)是以面對(duì)面、手把手的方式一對(duì)一地進(jìn)行指導(dǎo)服務(wù)，這種指導(dǎo)方式工作量大，時(shí)間比較分散，加之較少有單位配備專職檔案人員，配有臨時(shí)檔案人員的單位人員變動(dòng)又快，最后取得的效果并不明顯。目前我局在保持部分傳統(tǒng)指導(dǎo)模式的基礎(chǔ)上，采用多種方式相互配合進(jìn)行綜合指導(dǎo)。一是充分利用集中培訓(xùn)加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。每年計(jì)劃安排檔案人員集中培訓(xùn)學(xué)習(xí)，將新的業(yè)務(wù)知識(shí)進(jìn)行講解，同時(shí)把當(dāng)年的業(yè)務(wù)工作任務(wù)進(jìn)行分配。二是通過(guò)組織觀摩先進(jìn)檔案工作單位促進(jìn)學(xué)習(xí)提高。每年不定期牽頭組織檔案建設(shè)較為落后的單位去檔案工作好的單位進(jìn)行觀摩學(xué)習(xí)，通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)感受，讓各單位的檔案人員看到差距，尋找問(wèn)題，查漏補(bǔ)缺。三是運(yùn)用現(xiàn)代化手段擴(kuò)充指導(dǎo)形式。通過(guò)建立市內(nèi)檔案人員QQ 工作群，將涉及到業(yè)務(wù)的信息、資料上傳到群里，共享相關(guān)的業(yè)務(wù)知識(shí)，同時(shí)，利用QQ 群及時(shí)在線解答檔案人員遇到的問(wèn)題，讓群里的檔案人員共享問(wèn)題的解決辦法，提高經(jīng)驗(yàn)交流的效率。

要進(jìn)一步做好新時(shí)期檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，則要與時(shí)俱進(jìn)地改變?cè)鹊墓ぷ鞣椒ā９P者覺得在現(xiàn)下檔案工作中，檔案工作的落實(shí)靠人，檔案工作的提高靠人的主動(dòng)作為，檔案工作的內(nèi)在驅(qū)動(dòng)力靠的是人想干事兒。因此，在檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作中不僅僅要注重檔案工作指導(dǎo)上的“勤”，更要注重在如何提高各單位檔案人員積極性上的“變”，充分發(fā)揮好檔案局作為牽頭單位的職能，“種好梧桐樹，引得鳳來(lái)巢”——整合資源搭建平臺(tái)，定期搞好“檔案業(yè)務(wù)能力大練兵”活動(dòng)，邀請(qǐng)分管檔案工作的市領(lǐng)導(dǎo)蒞臨指導(dǎo)，規(guī)定各單位分管檔案的領(lǐng)導(dǎo)為領(lǐng)隊(duì)，各單位的檔案工作人員（不論是專職還是兼職）為選手參加活動(dòng)，活動(dòng)中設(shè)置的比賽項(xiàng)目可涉及諸如額定時(shí)間內(nèi)規(guī)整檔案資料等項(xiàng)目。以活動(dòng)的形式變縱向的傳統(tǒng)指導(dǎo)為立體的聯(lián)合互動(dòng)，充分調(diào)動(dòng)各單位檔案人員的內(nèi)在積極性，驅(qū)動(dòng)他們練就過(guò)硬本領(lǐng)，使廣大檔案工作人員形成合力，共同提高本地區(qū)檔案工作的整體水平。這樣的指導(dǎo)形式和辦法既不花費(fèi)太多人力物力，又可達(dá)到助力推進(jìn)的效果，不失為檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作方式方法創(chuàng)新思考的方向。