關于進一步做好人事檔案管理工作的思考

內蒙古自治區氣象局財務核算中心 荊 蕾

關于進一步做好人事檔案管理工作的思考

內蒙古自治區氣象局財務核算中心 荊 蕾

隨著改革的不斷深入，人事檔案管理工作發揮著越來越重要的作用。新形勢下對人事檔案管理工作提出了新挑戰，也帶來了發展機遇。如何做好人事檔案管理工作，使人事檔案管理工作走上規范化、科學化的道路，適應時代發展的需求，成為人事檔案管理者必須深入思考的重要問題。本文結合工作實際，就新形勢下如何做好人事檔案管理工作談談看法與體會。

新形勢 人事檔案 管理

一、強化責任意識，提高服務水平

人事檔案管理是一項專業性很強的工作，是集服務性、管理性于一體的基礎性工作。各單位各部門的人事檔案資源以文字、圖像、視頻等形式通過諸多載體來保存，實現了信息化管理。這些檔案資料是領導決策的重要依據，是單位的無形財富。在當今的經濟體制下，人事檔案管理人員必須做好檔案資料的管理工作，把單位每個人的資料進行重新整理，對有價值的信息進行加工，使人事檔案的價值體現出來，為使用者提供便捷服務，為單位發展的大環境服務，提供高質量的人事檔案信息，更好地發揮人事檔案的服務作用。人事檔案管理工作要求管理人員具備較高的工作責任感，良好的職業道德，還要具有扎實的檔案管理知識，運用現代技術手段和管理方法做好新形勢下人事檔案的加工和管理工作。

二、做好人事檔案資料分類工作，讓人事檔案內容更加具體、全面

一直以來，人事檔案就有一定的分類標準，這對人事檔案的管理有一定的指導意義。由于以往的分類觀念相對落后，許多有價值的人事檔案資料都沒有整合進來。因此，我們要重新對人事檔案資料進行分類，使人事檔案的資料更加具體、全面，更有利于使用者進行查閱。具體辦法是按照動態管理、縱向管理和定向管理等方式進行分類管理。動態管理是指要對人員的信息資料及時更新，定期對人事信息進行核查，這樣才能實現動態化管理，保證人事信息的準確性。縱向管理是指人事檔案資料中不僅要有一個人的學歷、學識、工作和政治理念等內容，也要有人員的個人愛好、人生目標等內容，這樣才能保證對個人定位更加準確；定向管理是指要細化人員的個人資料，使人事檔案資料更加全面，提高人事檔案的價值，讓它為使用者提供更大的信息價值和數據支持。

三、加強教育培訓，提高管理人員綜合素質

人事檔案人員是人事檔案工作的具體管理者，在人事檔案管理工作中發揮著最重要的作用。多年來，人事檔案管理工作枯燥、乏味，管理人員沒有工作熱情，只知道按規定要求管理著人事檔案資料，完全發揮不出管理者的才能。信息化時代下，人事檔案管理工作不再簡單，以往的管理方法也滿足不了當前的工作需要，這時對管理人員的能力和素質有了新的要求。所以，管理人員要積極參與培訓，提高管理人員的業務水平。

首先，管理人員要認識到人事檔案工作的重要性，積極地參與到業務培訓中來，學到新的管理模式和管理手段，不斷提高自身的整體素質和業務水平，從而保證人事管理工作順利進行。其次，開展人事檔案工作人員教育培訓，要加強制度建設，現代科技的廣泛應用是人事檔案工作的特征，是人事檔案現代化的標志。因此人事檔案工作人員必須樹立終身教育觀念，通過繼續教育了解人事檔案信息化建設的動態，不斷提高創新能力，這是實施人事檔案工作現代化的基礎。

四、加強人事檔案管理基礎建設

人事檔案是在長期的工作積累中形成的寶貴財富，保管好人事檔案是非常重要的工作，人事檔案資料具有歷史真實性，是最原始的資料，這些特性對人事檔案的規范化管理提出了高要求，所以要加強人事檔案管理基礎建設，根據人事檔案保管的要求，建立人事檔案庫房，盡力改善人事檔案保管條件，并購置人事檔案工作所需的人事檔案盒、人事檔案柜等，升級已有的人事檔案管理軟件，應用現代科技提高人事檔案管理水平，改善人事檔案管理手段，為人事檔案工作的開展提供良好的基礎設施。利用計算機等現代技術整理人事檔案，能大大提高人事檔案管理效果，同時要注意人事檔案庫房安全防范，確保人事檔案室的衛生，做好防潮、防火工作，及時添置防毒藥劑，避免人事檔案褪色、破損，對特別珍貴的人事檔案要采取特殊措施，制定檢查計劃，及時發現問題進行處理。

五、創新人事檔案工作思維

人事檔案貴在活。人事檔案保管的目的是為了利用，合理有效利用人事檔案是經濟社會發展又快又好的基礎性工作。加強人事檔案的開發利用已成為全社會重要的信息資源。因此要做好人事檔案的收集、歸檔、保管，在嚴格執行國家保密政策的基礎上，不斷完善利用工作制度。

首先，充分了解社會需求，加強人事檔案編研工作，提高人事檔案查閱效率。其次，人事檔案工作人員要樹立服務理念，擺脫傳統的被動服務觀念，實現人事檔案資源的共享。再次，人事檔案工作人員要扎實基本功，健全人事檔案管理制度，利用先進的管理方法和技術設備，確保人事檔案的安全。

總之，新形勢下人事檔案管理工作只有堅持與時俱進，才能開創人事檔案管理工作的新局面，做好人事檔案的開發利用，為社會進步做出重大貢獻。人事檔案管理工作的未來充滿著機遇與挑戰，我們要抓住機遇，避免消極因素的影響，充分發揮科學技術在人事檔案管理工作中的作用，促進人事檔案管理工作的科學化、規范化。

[1]汪錦榮.關于做好企業科技檔案管理上作的思考[J].經濟師，2009.06

[2]宋志平.關于做好廣播電視統計檔案管理上作的思考[J].山東檔案，2005.03

ISSN2095-6711/Z01-2015-01-0093