科研院所項目管理中的質量管理問題

□文/任雪勇 蘇 婷 晏曉紅 冀曉燕 曾 琪

（1.中國科學院蘇州納米技術與納米仿生研究所；2.江蘇省蘇州市工業園區中小企業服務中心 江蘇·蘇州）

隨著知識經濟時代的到來，科研院所的科學研究和技術開發活動與經濟社會的結合更為密切，從體制和運行機制上都需要有所變革，以適應新的形勢。科研項目管理是科研院所科研工作的重要內容，包括項目申報、立項、項目過程管理、項目結題材料歸檔的整個過程，由許多相互關聯的環節構成。如何進行科研項目的有效管理，不斷提高科研成果的質量，推進科研成果轉化，是一項需要不斷完善和值得研究的課題。特別是隨著國際化質量管理理念和方法在我國的推行，許多部門都開始了規范化的質量管理，這就要求科研院所也應貫徹ISO9001標準，建立質量體系，實施標準化的質量管理，這樣才能在經濟社會中發揮更大的作用，這是社會環境對科研院所的要求。

一、科研項目的管理與控制

（一）對科研項目進行分類。科研項目按研究內容和性質大致可分為基礎研究類、預先研究類、工程應用研究類和新產品研制類四大類。基礎研究類是以探索與研究新材料、新原理、新工藝及相關技術為主要目標的研究項目；預先研究類是以突破新材料、新工藝的關鍵技術為主要目標而進行的應用研究和先期技術開發項目；工程應用研究類為以突破工程應用的關鍵技術及其配套技術為主要目標的研究項目；新產品研制類為以研究、交付硬件或流程性材料類產品為目標的項目。

（二）明確各部門職責。各部門應明確職責，按職責和程序辦事，以免在后續的工作中出現質量管理的斷點和互相推諉的情況。科研院所質量負責人對科研質量管理的實施負領導責任；科研項目管理部門負責組織項目的申報、立項、過程管理、結題驗收及相關的顧客信息收集等；學術技術委員會、采購部門、財務部門、綜合管理部門、檔案管理部門等相關部門負責對項目的有效運行提供相關的支持保障；課題組組長負責質量管理程序在本部門內部的具體實施；質量辦負責最終產品的驗收、交付，應對項目質量程序的實施進行監督管理。

（三）制定詳細工作流程。根據項目的特點和分類，制定詳細的項目管理過程的流程，使每個項目均能按照質量管理體系的要求有計劃的開展科研工作；確保每個流程都受控，以便及時跟蹤每個科研項目的實際進展情況；按階段進行階段評審。以便及時發現科研過程中未按時完成的情況，并及時分析原因，提出整改措施，以此保證科研工作的順利開展。

二、科研項目的質量管理與控制

所有科研項目都應依據質量管理體系要求和國標體系的要求進行過程的質量管理，由于各類項目的性質、目的和管理流程的不同，不可能按照統一的管理模式來進行管理，但是所有科研項目都要經歷開題論證、立項評審、過程實施、驗收測試和歸檔總結的過程，以完成項目研究的全過程管理流程。

（一）查看指南、確定任務要求。經過查看上級主管部門發布的指南，對有申請意向的項目進行前期調研，申請方在編寫開題論證報告或申請書之前，必須明確項目研制要求和技術指標要求的內容，之后再根據上級主管部門提供的格式要求編寫相關的開題論證報告或申請書。確保編寫的內容符合上級主管部門的要求以及相關法律法規等各項要求。

（二）綜合論證、合同評審。在開題論證報告或申請書提交之前應進行相關要求的評審，評審內容主要包括：1、項目研究目標和技術要求是否清晰，驗收要求、結題方式是否明確；2、技術方案和技術途徑是否合理可行，進度安排是否合理；3、項目研制過程的風險是否得到識別，資源配置（人員、設備、科研環境等）是否滿足項目要求；4、項目實施是否滿足相關的法律法規要求；5、項目預算安排是否合理，符合相關財務管理規定。課題組通過相關評審，能夠使相關人員對項目各項要求的理解達到一致，不一致的要求得到解決，評審的結論會對之后簽訂的項目合同內容的合法性、可行性、經濟性和風險程度以及需采取的措施、對科研項目的管理等提出明確的意見與建議。

（三）簽訂合同、任務開題。所內評審合同后，提交項目主管部門，通過項目由主管部門按學科和方向的分配，組織相關專業組專家聽取項目負責人論證報告匯報，通過后，現場簽訂項目合同，其中可能還包括技術開發協議或委托開發合同。在項目執行過程中的補充技術協議及其他相關協議，視同產品要求變更（GJB9001B-2009，7.2.2條款，若產品要求發生變更，組織應確保相關文件得到修改，并確保相關人員知道已變更的要求。）要按原方式進行審批后作為合同或協議的附件執行。作為合同附件的協議會明示其與合同的所屬關系，并按文件管理要求控制和傳遞，以保證現行有效。科研院所項目主管部門根據項目到位經費的到款情況，組織開題并下達開題通知書。

（四）研制過程的實施。首先根據任務書或年度協議的人員分工，組建項目組。然后根據任務書或年度協議的要求編制項目實施方案，實施方案應主要包括：研究目標、主要技術指標、技術方案、識別可能存在的關鍵特性、制定風險管理計劃、明確工藝要求、職業健康安全和環境影響因素、劃分研究階段、參研單位的職責和要求、各階段產品質量評價和改進數據的收集和分析、外購設備和原材料的管理、研究所需的資源、人員的工作分工、知識產權分析和經費預算等。根據實施方案的內容，具體編制各自的工作計劃等其他文件。

（五）對實施方案進行評審。實施方案編制結束后，應對其進行評審，確保與任務書或年度協議要求有關的各項輸入的完整性、充分性和適宜性，確保輸入文件之間的一致性。評審方式可根據項目性質和內容確定，并形成評審意見，評審中建議邀請項目主管部門、質量部門、財務部門等相關部門參加，發現的問題由項目負責人負責跟蹤落實。

（六）項目研制過程跟蹤管理。實施方案評審通過后，按照評審后的實施方案開展課題的研究過程，全過程應按照整個課題和各年度的工作計劃，有節點的開展。項目主管部門按照各項目的時間節點要求課題組對項目節點要求進行評審，評審結束后，編制該節點的階段評審報告，要求評審組組長和相關負責人簽字后存檔，同時要求專家簽署是否可以轉入下階段工作的明確意見，并對評審中提出的有關問題進行落實和跟蹤。對于未通過評審的項目，應重新進行研制，優化工藝，完善工藝文件，直至滿足要求為止。課題的整個研究過程應嚴格按照質量管理體系的要求進行控制，并保留記錄，以確保科研過程的有效性和可追溯性。

（七）總結、驗收。在產品研究進行了最后一個階段的科研任務后，要進行項目的總結和驗收準備，在顧客有要求的情況下，需邀請顧客參加現場測試。編制測試大綱，進行現場測試，形成測試報告和專家意見，并請專家簽字確認。對需要向顧客提供樣機或樣件產品的項目，由第三方的質量檢驗部門根據合同及技術協議的要求對交付前的產品組織檢驗，并簽發產品檢驗文件，并提交給顧客。

（八）歸檔。任務完成后，項目負責人要按照規定將任務書、年度協議、實施方案、階段評審報告、實驗記錄等進行歸檔；待項目結題工作全部完成后，對項目全過程的文件、階段評審和總結驗收等相關資料都要進行檢查和歸檔，已保證全過程的完整性和可追溯性。由項目主管部門負責組織項目負責人將最終項目檔案移交檔案主管部門，檔案主管部門給項目負責人開具歸檔接收單，以證明項目整個研制過程結束。

三、科研人員管理

科研過程最重要的、最靈活的是科研人員，人員是項目實施過程中最主要的資源，項目負責人更是扮演著最重要的角色，他起著策劃全局，指導研究方向的作用。而所有的參加人，無論是科研還是管理人員則是組成大腦的每一個細胞，因此要注重人才的培養，提升大家的智力、技術能力和創造性，采用科學的管理方法，為科研人員建立一個長期穩定的創新環境，激發科研人員的積極性和創造力，這是我們科研院所的優勢，我們有著良好的科研氛圍和豐富的實戰經驗，相信全體科研人員能夠在更廣闊的領域中讓自己的潛能得到無限的發揮。

四、結束語

社會經濟的發展依賴于科學技術創新，政府和工業部門的積極投入和參與要求采用規范化的質量管理方法來管理科研院所的科研過程。科研院所科研管理引入質量管理方法是管理和組織創新的一種有效手段。科研院所的科研質量管理體系建設必須考慮到科研活動的內在特點、科研質量過程控制的復雜性以及長期以來科學界自身形成的質量保證實踐，借助質量管理體系本身提供的持續改進機制，為提高科研院所的科技創新能力做出貢獻。

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