如何做好紙質檔案的管理

許明蓉

（廈門水務集團有限公司，福建廈門 361007）

如何做好紙質檔案的管理

許明蓉

（廈門水務集團有限公司，福建廈門 361007）

隨著科技的發展、互聯網的誕生，計算機已經遍及到各家各戶、各行各業。各單位、各企業也都采用了電子檔案來備份文件。電子檔案也以其方便、簡潔的優勢得到了大家的喜愛。但是，很多重要的文件，尤其是古老的檔案都是紙質檔案，因此做好紙質檔案的保護工作尤為重要。闡述紙質檔案的管理現狀及其相關因素分析，提出一些具體的保護措施。

紙質檔案；影響因素；保護措施

檔案是一個單位、一個企業甚至是一個國家的重要歷史記錄。我國檔案形成較早，各個時期對于檔案的稱呼也有所不同。它是記錄歷史以及重要事件的具體憑證，是重要的原始文獻。重要的歷史記錄都是以紙質檔案為主的文件，因此，保護好紙質檔案的管理工作具有重要的現實意義。

一、紙質檔案的管理現狀

紙質檔案一般是指由紙張為載體的檔案記錄，如書籍、報紙、文獻、文件等紙質物品。這些檔案由于材質特殊，容易受到環境的影響和腐蝕，因此，要想良好的保護好紙質檔案就必須采取有效的措施。

在信息化時代的今天，檔案也逐漸由紙質檔案轉變成電子檔案，雖然電子檔案方便、簡潔，但是紙質檔案對于一個企業，甚至是一個國家來說都至關重要。其原始性、真實性較強，記錄的是最原始的數據、最真實的歷史事跡。紙質檔案產生的年代久遠，其具有很好的歷史價值，且應用較為廣泛，應得到良好的保護。但是就當前的紙質管理現狀來說，很多紙質檔案不但沒有得到良好的保護，而且一些企業還存在亂堆亂放、無人理睬的狀況。并且，在高速發展的今天，辦公室的效率也在逐漸提高，人們都會采用電子檔案來代替紙質檔案，且紙質檔案較為繁多、復雜，工作人員在有限的時間里也無暇顧及對紙質檔案的整理、統計。甚至還有的個別借閱人員為了圖方便、省事，竟然私自拆分原始檔案[1]。以上種種現象表明，我國紙質檔案的保護流于形式，沒有真正做好對其的保護工作。這不但影響紙質檔案的使用壽命，而且會讓很多珍貴的資料“毀于一旦”，情況不同樂觀。

二、影響紙質檔案管理的相關因素

（一）檔案工作人員的保護意識薄弱

紙質檔案要想得到良好的保護，工作人員必須要有足夠的保護意識，這樣在保存檔案時才能夠做到盡職盡責。但是，當前很多檔案管理人員缺少良好的工作態度，對檔案的收集、整編、歸檔、入庫各項環節沒有做到嚴謹、細致。對檔案的日常維護，如除塵、防蟲等工作也是敷衍了事，沒有對紙質檔案進行深層次的維護管理。

由于紙質檔案的材質較為特殊，容易受外部環境的影響，因此，對于紙質檔案的管理工作要認真、細致。對于存放檔案的庫房要盡量保持一定的溫度和濕度，一旦溫度、濕度超過一定的標準，那么紙質檔案就受收到腐蝕，一些字跡就會模糊不清，紙張也會嚴重受損。對此，相關的管理人員必須要保證庫房的干爽，做好保護工作。但實際上，檔案管理工作者很難認真做到以上幾點，對庫房的巡邏、溫度、濕度值的掌握都沒有良好的進行[2]。“溫濕度管理”是工作人員對檔案保護的日常工作，不僅要每天觀察、測試庫房的溫度、濕度，還要分析一段時間內庫內、庫外的溫度值和濕度值，一旦發現溫濕度不符合紙張存放的度數，就必須要采取相關措施進行解決。對于借閱檔案的人員也沒有進行嚴格登記，只是在紙上登記借閱人的姓名和借閱日期，并沒有將信息輸入到計算機管理范疇。這樣一來，管理人員不能很好掌握檔案的利用率，不清楚哪些檔案利用率較高、哪些檔案利用率較低，從而就會影響對利用率較差的檔案紙張變化情況的掌握以及采取相應的保護措施[3]。

（二）檔案利用者的保護意識有待提高

很多檔案利用者在借閱檔案以后，并沒有對其進行保護。在借閱檔案以后，對其翻閱和復印時也不管不顧，只圖自己方便省事；無論手上是否干凈，桌子上是否有灰塵，都一味無視。這樣一來，就會對紙質檔案造成一定的損害，減少檔案的使用壽命。還有很多借閱者在借閱檔案后并沒有及時歸還，導致檔案丟失的事件也屢屢頻發，借閱者對于丟失檔案也只是寫個情況說明，并沒有按照《檔案法》的相關規定予以處罰。檔案利用者淡薄的保護意識和規章制度的不嚴謹也是導致紙質檔案遭受破壞的重要原因之一[4]。

（三）檔案的防護措施不健全

由于紙質檔案的材質特殊，容易受到外部環境的影響。如光照、溫度、濕度等的影響。紙質檔案的化學成分一旦受到光照的影響就會產生化學反應，容易影響紙張的原有性質。存放地點的濕度一旦超過了一定的范圍，也會對紙張造成影響。不僅加速紙質檔案使用壽命的耗損，極大地損害紙質檔案，溫度過高的話會產生各種生物的繁殖，也會對紙張造成迫害。因此，各單位、各企業要做好檔案防災措施。但是就目前現狀來說，很多單位對此并沒有引起足夠的重視，尤其一些地理條件較為惡劣的省份來說，防護措施更應該全面、細致。有些地區較為潮濕，應該做好防潮準備。

（四）紙質檔案的防災措施不健全

防災措施主要指當災難來臨之際，企業、單位有預防和緊急避難的相關措施。尤其對于比較偏遠的山區，其惡劣的地質條件極其容易引起洪災、山體垮塌的現象，一旦災難來襲，企業和單位必須要有有效的應急方案，這樣才能盡最大限度減少損失。但就目前的現狀來說，很多企業和單位并沒有合理的應急預案，即使有，也只是理論知識，缺乏實踐，缺少演習。因此，一旦發生各種危險，企業很難進行合理避難，也不利于紙質檔案的保護工作。

三、紙質檔案管理的保護措施

（一）做好宣傳工作，提高工作人員的保護意識

做好紙質檔案的管理工作，首先就要提高工作人員的保護意識。管理人員是保護紙質檔案的關鍵因素，因此，加大宣傳力度，提高他們的保護意識尤為重要。各單位、各企業要做好宣傳工作，定期強調保護紙質檔案的重要性；潛移默化地培養員工的職業道德素養，提高他們的責任感，高效的完成本職工作。

企業單位須定期對檔案管理人員進行知識培訓，完善他們的理論知識，并且提高他們的技術水準。只有讓工作人員自身主動學習、認真工作，才是保護紙質檔案的關鍵因素。提高工作人員的思想意識，可以讓他們增強工作的自覺性，培訓他們的專業技能，可以讓工作人員在處理各項難題時游刃有余。

除了要提高管理人員的保護意識，宣傳力度還要擴大到整個企業，讓借閱者在借閱檔案的同時也要對其注重保護，降低用戶對檔案破壞的可能性。企業單位的管理人員可以在檔案管理室粘貼告示以及借閱的詳細規則和條例，借閱者不得擅自損壞檔案，不得逾期不還，一旦發現檔案有損壞、涂抹現象，根據相關條例予以處罰。對于借閱的紙質檔案，管理人員應嚴格記錄在案；對于遺失檔案的用戶，也應按照《檔案法》嚴格給予懲治。

相關部門還應制定好各項規章制度，提高懲治力度，讓檔案保護工作能夠有效地進行下去。一旦發現不規范操作以及亂涂亂撕現象，給予追求責任。對于檔案的整理、歸納等各項環節都要嚴格執行。一旦強有力的規范產生，工作人員才能按照規章制度辦事，做好本職工作。

（二）提高保護措施，加強防范

由于紙質檔案的材質較為特殊，容易受到外部環境的影響，因此，管理人員應提高相應的保護措施，加強防范。對于紙質檔案的保護管理，須從以下幾個方面入手，即從庫房的溫度、濕度、清潔、消毒、光照等五大方面進行管理和防范。

紙質檔案應單獨存放在空氣良好、干爽的庫房。在檔案入庫之前，相關工作人員應對庫房進行消毒、清潔工作。除塵、除蟲工作要仔細、認真，將污染源隔絕在庫房外。對于庫房的濕度、溫度以及光照因素也要嚴格控制，防止檔案因外部環境因素而減少使用壽命。最大限度的降低紙質檔案的損害率，維護紙質檔案的完整和安全。

由于紙質檔案的化學成分容易與光照產生一定的化學反應，因此在存放檔案的庫房中應采取一定的避光措施，避免陽光直射。可以通過人工照明來代替陽關的亮度。對于灰塵的處理，除了日常的清潔工作之外，還應采取相關的防護措施，如在換氣窗上蓋上紗網，在入室口安裝過濾設備等。管理人員還應確保庫房的濕度、溫度在一定的標準范圍內，可以安裝烘干機等設備來保證室內的干爽。

除了要保證庫房的溫度、濕度以及光照的影響之外，還應定期對其進行清潔和消毒，避免灰塵積壓損害紙質檔案。同時，還要注重對紙質檔案的消毒工作，以免霉菌滋生、生物繁殖。一旦發現任何情況，要及時清潔、及時處理。

（三）提高管理人員處理突發事件的能力，有效保護檔案

除了上述基本保護措施之外，各單位、各部門還應根據企業的自身特點加強提高管理人員處理突發事件的能力。尤其是那些地質條件較為復雜的企業，應合理制定好防火、防洪、防地質災害的應急措施。

目前，各個單位、企業的檔案管理工作還僅僅停留在檔案的收集、整編等工作內容上，而忽略了身邊的環境因素，一旦發生危險，毫無應對能力。因此，企業應加強培訓員工的應急能力，定期進行培訓工作，同時注重實戰演習。這樣，在災難來臨之時，工作人員才能夠有秩序地進行撤離和保護檔案的工作。對于日常的管理工作，相關部門還應制定有效的管理措施。對于提前發出警報的工作人員給予獎勵；對于擅自離崗或監守自盜的人予以懲罰。

結束語

綜上所述，紙質檔案是企業重要的歷史記錄，是較為全面的歷史文獻，因此，對于紙質檔案的保護尤為重要。各單位、各企業應采取積極措施，提高管理人員的保護意識，加強保護管理工作。要“防患于未然”，制定全面的、有效的管理措施。相關技術人員也應不斷學習和掌握保護紙質檔案的技術和有效方法，從而降低對紙質檔案的損害，提高其使用壽命。

[1]丁勇，陶革.淺談如何做好紙質檔案的保護工作[J].天然氣勘探與開發，2012，（4）：22-23.

[2]李丹秋.淺談如何做好地質檔案的管理工作[J].檔案管理與利用，2013，（6）：33-34.

[3]程巧玲.淺談紙質檔案管理的保護工作[J].科技咨詢，2011，（15）：44-45.

[4]賈利巖.電子檔案與紙質檔案管理的并存于互動[J].山西檔案，2012，（22）：33-35.

C939

A

1673-291X（2015）05-0265-02

2015-01-14

許明蓉（1966-），女，福建廈門人，館員，從事檔案管理研究。

[責任編輯 杜娟]