關于加強高等院校學生檔案管理的思考與探討

周劍輝，譚偉貞

（湖南人文科技學校檔案館，湖南婁底 417000）

關于加強高等院校學生檔案管理的思考與探討

周劍輝，譚偉貞

（湖南人文科技學校檔案館，湖南婁底 417000）

高等院校是集中培養教學、科研骨干人才的重要基地。高等院校的學生檔案記錄著學生的學習、生活經歷和成長過程，是社會主義現代化建設不可或缺的豐富的信息資源，關系著每一個學生的前途命運。通過分析高等院校學生檔案管理工作中存在的問題，針對性提出了學生檔案管理工作的方法和對策，對高等院校學生檔案管理工作的革新具有一定的借鑒意義。

高校；現代化管理；業務素質；學生檔案

學生檔案管理工作是高等院校管理工作的重要組成部分，同時也是國家人事檔案的重要組成部分，是高校學生在校期間學習經歷、生活及成長過程中實踐的真實歷史記錄，是高等院校對學生查詢的原始履歷和重要依據。同時也是學生就業及未來各級單位組織選拔、任用、考核的重要參考依據，更是每個學生由學校走向社會的重要人生履歷。因此，加強高等院校學生檔案管理工作不言而喻。

然而，從社會的角度進行觀察，伴隨社會競爭的日漸激烈，各類學歷造假、檔案作假，以及學歷篡假等不道德的事件在當今社會上時有發生，使學生檔案的權威性、嚴肅性、社會公眾性受到影響和致疑，直接降低了高校學生質量的公信力。

同時，從從檔案本身來看，仍有一部分高等院校不重視學生檔案管理工作，體現在存檔整理不規范、內容過舊不及時更新、信息不全面。目前，很多的高等院校學生檔案的管理一般都由學生管理部門進行對接管理，并將學生檔案的整理交由二級院系來完成。在此過程中，由于院校領導不夠重視，加之沒有配備專職人員、院校缺乏監督檢查機制和業務指導，無疑導致上面檢查走形式、走過場的情形。因此，盡管在飛快的信息化、網絡化社會里，高職院校學生檔案在查閱內容中，仍然是主觀評價多為套路化語言，往往給人千篇一律的感覺，其學生的個性、特點、優勢等提供給用人單位選拔人才的信息不多，致使人才的錯失任用機會。

基于以上兩點，因此，學生檔案管理工作應是高等院校新時代管理工作的重中之重。但如何做好學生的檔案管理工作？保護學生檔案的真實性、有效性和參考性，我們應該提到議事日程。作為高等院校，只有強化管理體制的完善，定期組織抽樣檢查和系統考核，強化檔案過程管理和監督，才會為檔案的利用創造條件，才會為高等院校強化教學管理、輸送優秀人才奠定基礎。對此，我認為做好當前的學生檔案管理工作應從以下3方面作為切入口。

一、領導的重視是檔案管理的關鍵

一所高等院校的學生檔案管理好不好，直接關系這所高校的教學管理水平的高低。然而，高等院校領導的重視是關鍵點。我們要深知，各級領導干部離不開利用檔案，而檔案工作要真正做好也離不開領導重視。領導工作同檔案工作之間永遠保持著密不可分的“魚水”關系。

作為領導，不但要強化師生的檔案意識，自覺支持和做好學生檔案管理工作，更應要把學生檔案工作納入議事日程，把學生檔案建設當做全校一項基礎性的工作常抓不懈，做到規范化管理、階段性監督與檢查、動態性更性，杜絕疏漏、臨時突擊等現象。

同時，在加強管理的過程中，要認真落實檔案管理所需的專職人員、專項經費和設備等問題，做到人員到位、經費到位、設備到位。當然，更重要的是要把學生檔案管理工作納入二級院系考核指標，真正做到與工作人員的業績考核掛鉤。

此外，學校領導對檔案工作價值要有高度認識，切忌言行不一致。簡單地講，就是態度決定高度。對檔案管理人員來說，則更應該充分發揮其主觀能動性，以自己的實際行動去影響，去爭取領導的重視。從這個意義上講，領導的重視是外因，檔案人員是管理的內因，外因影響內因，內因支撐外因的作用。那么，檔案管理工作人員如何發揮主觀能動性，去爭取領導重視檔案工作呢？

一是加強專業素質的培養，真正做到愛崗敬業。高等院校所招聘的檔案工作人員除了要熱愛本職工作，忠于職守之外，平時要多加強專業知識的培訓，特別是工作態度，只有這樣才能讓領導滿意。

二是增強領導檔案管理的意識。有些單位領導缺乏檔案管理意識，對檔案工作重視不夠，認為檔案工作不在一線，不緊迫，對搞好檔案工作帶來的益處認識不到位。因此，作為檔案人員就要及時提供信息，從側面啟發領導重視該項工作，發揮檔案管理的作用。

二、實現檔案的現代化管理是做好檔案工作的根基

隨著網絡信息時代的發展，當今有很多高等院校招生、學籍、就業等都已基本實現信息化和網絡化的管理，這為學生電子檔案的建設創造了條件。因此，實現檔案的現代化管理是做好檔案的根基。現代化管理簡單地講就是將網絡信息化、信息普及化、普及正規化，從某個意義上講就是依托互聯網建設學生檔案管理與服務網站，為學生和社會提供便捷、準確的查詢、檢索、認證和檔案轉接投遞管理等服務，從而大大提高工作效率和質量。

1.要樹立檔案現代化管理的意識。隨著社會經濟和網絡的不斷發展，各類文檔數量不斷增多，這無疑給檔案管理工作提出了新的要求。因此，為了應對和解決檔案工作出現的新問題只有強化現代化管理意識，充分利用網絡和信息等高科技，使檔案管理變得更簡單、更真實。

2.充分利用現代化技術整理檔案。以往，檔案材料的形成從文件的起草、修改、刪減到定稿打印、傳閱、整理、歸檔都是以手工為主，費時費力。而現在，電子計算機技術在檔案管理中的運用，可以系統地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集等工作，使文件的形成、運行、轉換等各個環節與自動化辦公銜接起來，從而實現高效快捷的管理。

三、提高檔案人員業務素質是做好檔案工作的保證

檔案管理是一門專業性很強的工作，要求管理人員既要有高度的工作責任感和良好的職業道德，更要有細心的工作態度的樂于奉獻的精神。當然，更重要的是要有扎實的檔案管理的理論知識、過硬的先進管理方法和管理檔案的技能，要熟悉自身業務，當好活字典，努力使自己具備信息知識和網絡文化知識。

1.提高認識，健全制度，努力把好檔案材料的收集關。檔案管理工作人員務必要結合單位自身的管理體制、檔案材料的形成規律建立一個縱橫交織的管理網絡體系，協調好各部門，從而做到從上而下、左右協作的檔案傳遞網絡，做好檔案收集工作的基礎工作。其次，必須真正啟動檔案人才工程，培養世紀人才，將檔案管理工作者的繼續教育列入重要的議事日程。

2.創新工作思維，提高檔案的利用率。作為檔案管理工作者，不僅要利用計算機技術和相應的設備，將各種傳統介質的干部人事檔案信息，通過計算機技術轉換為數字化的、可以被計算機識別的數字信息，組織加工整合成各種數據庫形式進行存儲，而且要通過網絡和信息系統提供快捷方便的檔案信息服務，提升工作的管理效率，真正實現數字化管理。這是時代發展的需要，也是參與國際競爭與交流的需要、加強科學的研究的需要、服務社會大眾的需要，更是提高檔案工作社會地位的需要。

綜上而言，高等院校學生檔案管理是一項非常迫切、非常重要的管理工作，也是一項系統工程，需要國家、社會、高校等各方面的廣泛關注和大力支持。只有根據社會形勢的發展變化和學生成才的需要進行不斷地探索與創新，才能使高職院校學生檔案管理工作取得長足的進步。

[1]王德欣.高校學生檔案管理的新思路[J].蘭臺世界，2005，（8）.

[2]高等學校檔案管理辦法.中華人民共和國教育部令第27號，2008年9月1日施行.

[3]張明香.檔案管理現代化進程中存在的問題及對策[J].辦公室業務，2009，（8）.

[4]林柏瑞.淺析檔案管理現代化[J].南方論刊，2009，（5）.

Reflections and discussion on strengthening the management of students archives in Institutions of higher education school

ZHOU Jian-hui，TAN Wei-zhen
（Archives，Hunan humanitiesscienceand technology school Hunan，Loudi 417000，China）

The university is an important base for the centralized training teaching，the backbone of scientific research personnel.Students of institutions of higher learning，students archives records the life experience and the growth process，is rich in information resource is indispensable for the socialist modernization，the relationship with every student's future and destiny.By analyzing the existing file management work of students in Colleges and universities，puts forward the method and Countermeasure of student archives management work，hasa certain reference to the filemanagementof the university studentwork innovation.

collegesand universities；modernmanagement；service quality；student file

[責任編輯 仲琪]

G717

A

1673-291X（2015）05-0267-02

2014-12-20

周劍輝（1975-），女，湖南婁底人，助理館員，從事檔案管理研究；譚偉貞（1970-），女，湖南婁底人，副研究館員，碩士，從事檔案管理研究。