做好水利工程檔案歸檔“三率”工作的探討

張亞麗

摘 要：隨著我國社會主義市場經(jīng)濟(jì)的不斷進(jìn)步與發(fā)展，作為我國國家基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)重點(diǎn)的水利工程也越來越受到國家各級領(lǐng)導(dǎo)人以及人民群眾的重視，而這伴隨而來的是水利工程項(xiàng)目的數(shù)量不斷增加。在水利工程的建設(shè)過程中，水利工程檔案管理工作是水利工程建設(shè)中的一個重要的工作環(huán)節(jié)，其貫穿于整個水利建設(shè)的始終，為保證水利工程的安全建設(shè)和正常運(yùn)營發(fā)揮著巨大的作用。本文分析了水利工程檔案的重要涵義以及當(dāng)代水利工程檔案的特點(diǎn)，并提出了做好水利工程檔案歸檔“三率”工作的措施，旨在提高檔案管理工作的社會效率，并不斷促進(jìn)對水利工程檔案的科學(xué)化、規(guī)范化管理。

關(guān)鍵詞：水利工程檔案；歸檔“三率”工作；措施

由于水利工程建設(shè)具有工期時效長、建設(shè)工程量大以及涉及范圍廣等特征，這在一定程度上導(dǎo)致了水利工程建設(shè)的管理難度不斷增大，而做好水利工程檔案管理工作，不斷促進(jìn)相關(guān)水利工程資料的收集以及保證資料的完整性與準(zhǔn)確性，將為水利工程的建設(shè)管理發(fā)揮著重要的作用。基于此，筆者結(jié)合自身經(jīng)驗(yàn)，對水利工程檔案的涵義與特點(diǎn)以及如何做好水利工程檔案歸檔“三率”工作提出了如下的分析與探討。

1 對水利工程檔案的分析

1.1 水利工程檔案的重要涵義

水利工程檔案的建立貫穿于水利工程建設(shè)過程的各個階段的始終。其內(nèi)容包括對水利工程建設(shè)的前期準(zhǔn)備資料、修建單位所簽訂的合同、水利工程建設(shè)的進(jìn)度以及施工完成質(zhì)量、水利工程建設(shè)項(xiàng)目的評審鑒定書、建設(shè)過程中的重要階段的檢查與驗(yàn)收以及完工后的整體驗(yàn)收等資料的收集整理。因此，所謂的水利工程檔案是指在水利建設(shè)的整個過程中所形成的與水利相關(guān)的全部文獻(xiàn)資料。

水利工程檔案在水利工程建設(shè)中發(fā)揮著重要的作用。它反映著在水利工程建設(shè)中的整體施工與建成情況，并在一點(diǎn)的基礎(chǔ)上對水利建設(shè)項(xiàng)目的質(zhì)量評定以及項(xiàng)目竣工后的管理與維護(hù)產(chǎn)生著重要的影響。除此之外，它保證了水利工程建設(shè)檔案資料的準(zhǔn)確性與系統(tǒng)性，并促進(jìn)了水利建設(shè)中施工管理效率的有效提高。

1.2 水利工程檔案的特點(diǎn)

1、水利工程檔案的形成周期長

由于水利工程檔案管理工作貫穿在水利項(xiàng)目建設(shè)的各個環(huán)節(jié)中，這在很大程度上就決定了水利工程檔案形成周期長的特點(diǎn)。同時，在水利工程的建設(shè)中會遇到許多不確定因素的影響，其包括水利施工現(xiàn)場環(huán)境因素的影響、施工人員的施工技術(shù)的影響以及所投資金運(yùn)轉(zhuǎn)情況的影響等。這些不確定因素的發(fā)生，會導(dǎo)致那些建設(shè)工程量大、技術(shù)復(fù)雜的大型水利工程的建設(shè)時間持續(xù)十幾年，有的甚至幾十年。一旦在水利建設(shè)中遇到資金運(yùn)轉(zhuǎn)不恰當(dāng)，就會導(dǎo)致工程建設(shè)被迫，從而將會延誤工程施工進(jìn)度，即使有了資金重新動工，還需對地質(zhì)等因素進(jìn)行重新的預(yù)測、調(diào)整及完善。

2、水利工程檔案的種類繁多

在水利工程的項(xiàng)目建設(shè)中要經(jīng)歷多個環(huán)節(jié)，其中包括對工程建設(shè)現(xiàn)場的勘測、對水利工程建設(shè)項(xiàng)目的規(guī)劃以及工程建設(shè)的初步設(shè)計(jì)等。在這些過程中，水利工程檔案都要及時準(zhǔn)確的建立起來，以保證工程建設(shè)信息資料不會缺失。而水利工程建設(shè)中的各個環(huán)節(jié)都存在著一定的差異，這就造成了水利工程檔案的種類繁多并且較為復(fù)雜。例如：在水利工程建設(shè)的設(shè)計(jì)階段，其關(guān)系到項(xiàng)目的投資、規(guī)劃以及拆遷等諸多因素，因此，所設(shè)計(jì)出來的圖紙需要根據(jù)實(shí)際不斷進(jìn)行反復(fù)確認(rèn)修改，有時到了水利工程的開始施工建設(shè)階段，還會遇到各種不確定情況的影響而造成設(shè)計(jì)出現(xiàn)變動，這些變動水利工程檔案都需要通過文本資料的形式將其記錄下來，并進(jìn)行整理與保存。

3、水利工程檔案的利用價(jià)值高

水利工程項(xiàng)目的建成需要設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)管、環(huán)保等諸多部門的密切合作。在水利工程項(xiàng)目建設(shè)的每一個階段中，各個部門要做好銜接和交底工作，不斷加強(qiáng)各方面工作的協(xié)調(diào)配合性，從而促進(jìn)水利工程建設(shè)的順利開展。同時，水利工程檔案記錄著水利工程建設(shè)的整個過程，其為水利工程竣工后的驗(yàn)收和結(jié)算以及投入使用后的管理與維護(hù)等提供了重要的信息依據(jù)，并且為將要新建的水利項(xiàng)目工程提供重要的歷史經(jīng)驗(yàn)。因此，水利工程檔案具有較高的利用價(jià)值。

2 做好水利工程檔案歸檔“三率”工作的措施

2.1 拓寬檔案收集渠道，保證檔案資料收集完整

有效的拓寬水利工程檔案收集渠道不僅可以在檔案管理工作人員加強(qiáng)對水利工程的監(jiān)督與記錄時提供重要的幫助，從而促進(jìn)檔案工作人員對水利工程整體情況的了解，它還可以保證所收集的檔案資料完整無缺，從而不斷加強(qiáng)檔案在實(shí)際中的重要作用。在水利工程的建設(shè)中，它的建設(shè)環(huán)節(jié)比較復(fù)雜，并且在建設(shè)中的各個階段資料信息相差大，因此，為了提高水利工程檔案的歸檔率、準(zhǔn)確率、完整率就必須不斷的拓寬水利工程檔案的收集渠道，加大工程檔案的涉及面，從而保證收集到的信息資料與水利工程的實(shí)際情況相對應(yīng)。所以，要保證水利工程資料收集完整，就需要擴(kuò)寬信息收集渠道，對水利施工中的工作流程進(jìn)行具體的分階段的安排，并對信息資料進(jìn)行合理科學(xué)的管理分類，進(jìn)而保證整體水利工程檔案的完整性。

2.2 做好檔案資料入冊工作，提高檔案資料的歸檔質(zhì)量

在水利工程建設(shè)中，做好檔案資料的入冊工作，不僅可以提高檔案管理的工作質(zhì)量，而且，入冊工作作為檔案管理中最基本的工作，做好檔案入冊工作將為之后資料的查找?guī)肀憷?。因此，本單位遵循這一原則，到目前為止，我們對各區(qū)域水利相關(guān)資料進(jìn)行接收紙質(zhì)入冊、統(tǒng)計(jì)、登記等完成報(bào)告書和藍(lán)圖資料入冊850卷1503件，水工資料620卷6119本，規(guī)程規(guī)范類入冊878卷1411件，擁有透明底圖5310張。除此之外，我們還有圖書管理電子版入冊，擁有完成報(bào)告書和藍(lán)圖資料入冊850卷1503件，水工資料620卷6119本，規(guī)程規(guī)范類入冊878卷1411件，還有透明底圖5310張。這些資料的入冊，不但加強(qiáng)了檔案在形成中的歸檔效率，而且促進(jìn)了檔案資料歸檔質(zhì)量的提高。

2.3 提高檔案工作人員的自身素質(zhì)，加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

水利工程檔案的管理工作人員既要能夠熟練的了解檔案管理業(yè)務(wù)，又要掌握好自身的專業(yè)知識與技能，從而才能熟練且快速無誤的收集與整理好水利工程的文件資料，才能完成好檔案“三率”的管理工作。因此，提高水利工程檔案工作人員的自身素質(zhì)，不斷加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)將促進(jìn)水利工程檔案質(zhì)量水平的提高。首先，要加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)需要加大對檔案管理工作人員及相關(guān)的技術(shù)人員的知識培訓(xùn)力度，從而促進(jìn)工作人員專業(yè)知識水平的提高。其次，要在檔案管理工作中，招收及培養(yǎng)技術(shù)復(fù)合型的、高質(zhì)量的人才，從而不斷提高檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)質(zhì)量。最后，定期的對檔案管理員工進(jìn)行績效考核，從而不斷提高他們的自身素質(zhì)，并促進(jìn)檔案管理工作能力的加強(qiáng)。因此，建立一個高技術(shù)、高素質(zhì)、高才能的檔案管理隊(duì)伍，將促進(jìn)檔案管理工作的順利高效的開展。

3 結(jié)束語

總而言之，水利工程檔案是一種重要的信息資源，對保證水利工程建設(shè)的順利進(jìn)行以及竣工后的正常使用發(fā)揮著重要的作用。在水利工程檔案管理工作，努力做好檔案“三率”工作，不僅能促進(jìn)水利工程建設(shè)中檔案質(zhì)量的提高，而且能使檔案管理向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化的方向進(jìn)步與發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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