吉林省社會保險檔案管理工作的問題與對策

摘 要：2010年吉林省社會保險系統各級部門相繼成立了檔案管理中心，管理社會保險業務經辦產生的檔案。2011年全部通過了人社部社保中心的達標驗收。本文介紹了吉林省社會保險檔案工作的整體情況、存在的問題，并提出了3項對策解決問題。

關鍵詞：吉林省社會保險；檔案管理；業務檔案一體化；培訓方案

1 吉林省社會保險系統檔案工作的現狀

近年來，吉林省社保業務檔案工作呈現了良好的工作局面。一是認識到位、領導重視。在調研交流中，各單位一把手對檔案工作都非常重視，雖然不分管檔案工作，但是對檔案的重要性都有著深刻的認識，把檔案工作當成全局重點工作擺布，盡其所能安排人手和經費，花大力氣布置場地和設施，嚴格要求保證工作效率和質量；二是思路清晰、管理規范。全省社保業務檔案管理都能夠統一思路，大體的流程都符合《吉林省社會保險檔案工作管理操作規程》要求，建立和各項規章制度，形成長效機制。場地布局比較合理，密集架擺放整齊，安全管理認真，按時完成當期的立卷歸檔工作。三是發揮潛力、利用廣泛。檔案管理的目的不是為了收集，而是為了利用。。社會保險業務檔案的利用不僅僅兌現了社會保險記錄一生、服務一生的承諾，每年都有大量的業務檔案發揮了對業務糾錯，保障參保對象的基本利益的作用。并且通過其對參保人員的社會活動記錄的準確性和規范性，成為各級政府部門社會管理的重要抓手；四是立足實際、積極創新。檔案管理工作要求嚴謹，但是在規范管理的同時，各地檔案工作實際工作中，應對特殊情況，積極地創新，總結了寶貴的經驗，為全系統檔案工作提供了新的思路和方法。例如：有的地方將檔案封皮設計進行了創新，可以再掃描后更好地裝訂；有的地方根據一些新的、特殊業務的情況，根據相關業務處室的實際要求對管理期限表進行了擴展，是對省局操作規程的良好補充。

2 目前存在的問題

2.1 在場地設施方面，存在著設立布局不合理的問題

個別中心的檔案庫房設立在一樓甚至是地下室，導致庫房潮濕，甚至有水災的隱患。有些檔案庫房空間不足，滿足不了日益增長的業務發展需要。部分新建庫房時沒有及時的做承重處理，在存放檔案數量達到一定規模時不能保證安全。庫房有窗戶的很少使用遮光窗簾，防光的效果不是很好。

2.2 在立卷、收集檔案方面，有些管理細節缺乏規范

案卷分類、保管期限劃分不準確，卷內目錄和封面填寫不規范、備考表填寫不完整、案卷標題擬寫概括不準確等問題普遍存在，這些錯誤在各地檔案管理工作中有著不同的體現，甚至同一地區的各檔案中心差異也很大。

2.3 在整理、移交、保管檔案方面，部分管理功能缺失

多數地區管理工具利用的不夠充分，沒有建立完整準確的存放示意圖和索引，缺少計算機管理（機讀目錄），以至于管理沒有形成標準化的體系，而更多地依賴管理人員的記憶和經驗。庫房內雖然都有溫濕度情況記錄，但卻沒有相應的因對措施。

3 問題原因

3.1 吉林省社會保險檔案工作開展的時間短，底子薄

相對開展了20年的社會保險業務相比，社會保險業務檔案管理才啟動了5年，雖然從各地檔案中心成立伊始，便開始專注于規范化、信息化的管理理念，但是由于檔案工作本身的復雜性和社會保險不斷擴充的業務種類，顯得積累不夠、底蘊不足，還需要更加完善、規范的管理體系。

3.2 培訓和指導缺乏系統性和持續性

近年來，省局和省檔案局組織過幾次培訓，培訓都取得了明顯的效果，推動了全系統的業務檔案工作，但是培訓的內容形式比較單一，針對工作實際的問題不夠準確；培訓的時間較短也導致課程的安排不夠系統，業務知識闡述的不夠詳細。培訓的時間間隔比較大，并且受到檔案工作平時工作量比較大和地方經費緊張等因素制約導致許多從事檔案工作人員無法參加，容易出現斷層、斷代的問題。

省局檔案中心的人員和精力有限，對基層的指導重視程度不夠一般僅僅靠檢查工作任務的推動，導致了指導工作有所缺位。各地級市檔案中心只顧悶頭干活，也沒有盡到對縣級市的指導的職責。

3.3 檔案工作人員不充足、不固定，流動性大

各地檔案中心工作人員數量普遍和業務量不成正比，繁重的任務出現錯的幾率也就會增加，工作的性質比較單一，環境相對惡劣，很難調動起他們的工作熱情和積極性。

其中，公益性崗位和臨時工作人員居多，人員流動性較大，每一個人員上崗多數沒有進行系統的培訓，在沒有理解政策法規和業務規程的情況下就無法保證經辦的準確性和規范性。

4 解決方法

（一）2015年，集成檔案管理一體化的吉林省社會保險業務經辦系統第三版開發完成并實際應用。“部門立卷、分散著錄、集中管理、實時查詢、開放利用、數據統一”的檔案信息化管理模式，建立了完整的社保檔案影像化管理系統，實現對社會保險業務檔案從經辦開始的全生命周期有效管理，實現了與社保業務系統的相互嵌入和互聯互通，通過經辦產生著錄信息，以影像化檔案資料支持和輔助業務經辦。使吉林省社會保險業務檔案管理進入了規范化、信息化管理時代。

（二）各地社保局要重視檔案設施建設和隊伍建設。在庫房面積緊張和設立不合理的客觀條件下，發揮主觀能動性，通過改造、調整、加固等措施防患于未然。實在無法整改的，要加強監控，落實成制度，做好應急預案。

建設一支高素質、肯奉獻的檔案工作隊伍，適當增加檔案工作人員的數量和提高待遇，保證從事檔案工作的人員可以長期穩定。提高檔案工作人員整體素質，以適應社會保險業務與檔案管理一體化的進程。

（三）我們通過研究當前檔案工作出現的問題和原因，結合目前培訓不易開展的實際情況，配合三版系統和業務流程的開發和應用，決定以視頻培訓片的形式進行業務培訓。視頻培訓片是傳遞教育信息的聲像教材，從選題到制作立足于科學性、教育性、藝術性、技術性入手，要做到目標明確、表述清晰、深入淺出、使其適應工作的需要。

細致入微的流程介紹，像是一對一的輔導，不僅可以使檔案工作人員更加直觀的理解、熟悉和規范檔案操作的要求，還可以對業務科室人員的進行檔案收集、整理相關培訓。既減少了培訓的費用和時間，還能讓培訓的效率更高、對象更廣泛。同時，我們也要將各地好的經驗和創新傳播到各地，為各地交流提供平臺。

隨著社會保險業務的增加和新的問題的出現，我們會陸續的補充和增加新的內容，能夠避免基層檔案中心對新情況的失措和新政策的誤讀，減少不必要的培訓。

作者簡介

呂勁草（1982-），男，漢族，吉林省社會保險事業管理局，多年從事社會保險事業研究。endprint