優化辦公管理的研究與思考

徐克紅 上海鐵路局辦公室

優化辦公管理的研究與思考

徐克紅 上海鐵路局辦公室

針對信息化時代背景下如何優化上海鐵路局辦公管理進行深入思考與研究，闡明其背景、意義、建設目標和建設原則，著重論述其實施優化辦公管理過程中應注意的幾個方面。

辦公管理；優化；研究與思考

1 引言

為提高辦公管理水平和效率，各行業都在努力探索如何優化辦公管理。當前全球正進入云計算、物聯網和社交網絡時代，為辦公管理向電子化、智能化發展指明了方向，通過信息化手段優化辦公管理已經成為首選。信息化手段優化辦公管理是將傳統的手工書寫、紙張打印和人工傳遞方式運用信息電子技術融合于網絡中的一種新型辦公方式，通過網絡的連接和信息軟件的處理，實現辦公人員可以在任意時間、任意地點進行協同工作。上海鐵路局管轄范圍跨三省一市，雖然經歷多次生產力布局優化調整，但基層單位仍有100多家，點多線長面廣，導致辦公效率低下、辦公成本居高不下等系列問題，同時鐵路政策指令傳遞的時效性要求強，尤其伴隨高鐵線路的快速發展，技術規章、經營法規等都需要以盡可能快的速度傳達到運輸生產一線。解決以上問題，迫切需要創新的工作方式方法。上海鐵路局也一直在做這方面的努力，自1998年建設鐵路局辦公信息系統以來，按照服務領導決策、提高辦公效率和提升工作質量的目標要求，經過多年建設完善，上海鐵路局辦公信息化水平得到明顯提高，辦公管理效率和質量也邁上新的臺階，但距離辦公管理信息化的現代化管理要求仍有差距。

2 優化辦公管理的意義

2.1 提高辦公效率，提升管理水平

對于大多數企事業單位來說，選擇辦公管理信息化的最主要出發點就是提高工作效率、提升管理水平。實現辦公管理信息化以后，原本繁復的工作可以使用各類信息技術終端就能輕松解決。不管何時何地，只要能夠連接到信息網絡就可以正常辦公。上海鐵路局辦公管理信息化通過局域網絡連接的建立，實現信息共享和協同辦公。如運用辦公管理信息化，將拉近鐵路局機關與基層單位之間的距離，在提高工作效率的同時，也將提升上海鐵路局的管理水平。

2.2 促進節能環保，降低管理成本

采用辦公管理信息化除了可以讓工作效率得到極大提高，也有利于節能環保是其得到廣泛應用的重要原因之一。通過辦公管理信息化的運用，打印設備和紙張將大量減少使用，相應減少相關辦公費用，企業管理成本也隨之降低。

3 優化辦公管理的建設目標

上海鐵路局辦公管理信息化的建設目標是積極構建“高效集約、資源共享、應用深化、機制完善”的發展框架，強化辦公信息系統頂層設計和規劃能力，建立鐵路局、基層單位聯動的辦公信息化決策管理和績效考核機制；大力推進綜合應用平臺建設，構建鐵路局辦公網信息門戶平臺、網上審批平臺、移動辦公平臺和統一用戶認證中心，形成統一、規范的業務協同體系；加強辦公網信息資源管理，建立集中與分布相結合的信息資源管理體系，推進信息資源共享利用，滿足辦公管理需求；信息化應用覆蓋辦公部門主要職能和核心業務，辦文、辦會和辦事支持能力得到不斷增強。

4 優化辦公管理的建設原則

4.1 統籌規劃，協調發展

從實施信息化發展戰略的全局出發，加強辦公管理信息化的頂層設計，突出重點，分類實施，統籌推進，注重實效。有效處理好信息化與政務、整合與新建、公開與保密的關系，促進辦公管理全面協調發展。

4.2 整合資源，協同共享

充分利用現有的基礎網絡、應用系統和信息數據等各類信息化資源，實現有效整合、分類管理和有序利用，最大限度地促進辦公管理資源互聯互通和協同共享。

4.3 深化應用，完善功能

聚焦辦公管理的核心業務和重點工作，不斷拓展相關應用功能。強化辦公管理信息化建設與應用，提供更加高效、智能的辦公管理服務體系。

4.4 統一標準，保障安全

加強辦公管理信息化建設標準體系的研究和應用，提高建設的規范性、開放性和實用性。正確處理安全與發展之間的關系，同步健全與辦公業務應用深度融合的安全體系，切實保障網絡、信息和應用安全。

5 實施優化辦公管理應注意的問題

上海鐵路局實施優化辦公管理建設主要基于0A系統平臺，整合辦公網頁、電子公文系統、電子郵箱系統及其他專項信息系統，也要充分利用互聯網和移動互聯網資源，推進移動辦公平臺建設，構建協同辦公體系，重點解決以下幾個方面問題。

5.1 確保先進性

在當今世界中，技術發展日新月異，所以，在辦公管理信息化建立之初就應采用最為先進的主流技術，以確保系統結構與應用設計的先進性，使其得以長期有效地為上海鐵路局辦公管理提供支持。

5.2 確保穩定性

辦公管理信息化建設應當采用時下成熟、穩定的信息技術，而非刻意追求新奇，必須保證在大量的數據處理和長期運轉過程中可以安全穩定的運行。

5.3 確保實用性

由于辦公管理信息化建立要面對不同層次的用戶群體，局管內地區差異大，所需功能種類也不同，所以在建立中不能一味地加入各種功能，應針對基層單位實際需要，使工作流程盡量簡潔，具有實用性。

5.4 確保安全性

對于引用互聯網進行辦公管理信息化，信息安全是最為重視的方面之一，優化辦公管理在建設時，就必須要有一個完善的安全保障體系，對于黑客入侵、電腦病毒等都應具備較強的防范能力，確保數據不被竊取，而且對于數據還應具有備份保障與數據恢復能力。

5.5 確保開放性

在網絡化運用大發展的今天，單一系統軟件已經不能滿足實際工作的需要，那么我們就需要辦公管理信息化能夠有較高的開放性，可以兼容更多的信息系統，以達到更佳的應用效果。隨著鐵路局市場主體地位不斷加強，為提高核心競爭力，需要企業更多與社會上各類企業共享信息數據，辦公管理信息化必須具備很強的兼容性和可拓展性，確保企業更快的融入國際、國內運輸市場。

6 結束語

雖然現在辦公管理信息化已經展現了無比優越的先進性，并已經相當廣泛的被眾多企事業單位所采用，但是當前在電子印章、數字簽名等方面的認同性和有效性尚待國家立法認可。同時，辦公管理信息化帶來的不僅是技術的革命，更是一種管理理念的轉變，上海鐵路局對辦公管理信息化的應用尚處于起步階段，通過推進優化辦公管理來實現上海鐵路局辦公效率的提升和管理水平的提高是未來發展的必然方向，但實現信息化手段來優化辦公管理將任重道遠。

責任編輯：王 華

來稿日期：2015-05-18