大型工程建設檔案管理信息系統設計芻議

崔 征 郭福亮

(1.海軍工程大學電子工程學院，湖北 武漢 430033； 2.海軍某部后勤辦公室，北京 100000)

大型工程建設檔案管理信息系統設計芻議

崔 征1，2郭福亮1

(1.海軍工程大學電子工程學院，湖北 武漢 430033； 2.海軍某部后勤辦公室，北京 100000)

結合大型工程建設檔案管理的特點，對工程檔案管理信息系統設計的要求作了闡述，并依據該系統的設計原則，詳細介紹了數據管理、整理編目、檢索查詢等系統功能設計的方法，以期使工程檔案管理更加正規化。

工程建設，檔案管理，信息，系統設計

0 引言

大型工程建設具有規劃層次高、建設規模大、組織協調復雜、技術難題多等特點，其工程檔案管理也相對復雜，要求具備工程建設的完整信息，并且保存安全、查詢快捷、管理規范。設計一套適應工程建設特點的檔案管理信息系統，使工程建設檔案管理走上正規化、信息化之路，既十分重要，也非常必要。

1 大型工程建設工程檔案主要特點

工程建設檔案是指從項目的提出、立項審批、勘察設計、招投標、征地拆遷、施工、交(竣)工等工程建設管理全過程形成的具有保存價值、考察利用價值的各種不同形式和載體的歷史記錄并經過規范整理的檔案資料(包括文字材料、圖紙、圖表、科研試驗材料、計算材料、聲像材料、電子文件等)。工程建設檔案反映了工程建設的完整信息，是工程建設過程中形成的各種形式的記錄，是工程質量的客觀見證，是工程竣工驗收和竣工核定的必備條件，也是對工程進行檢查、維修、管理、使用、改建的重要依據，在工程建設和管理中，發揮著不可代替的作用。

大型工程建設工程檔案管理的特點有：1)參建單位多，大型工程建設項目是在市場經濟條件下，依托社會量進行建設，參與工程建設的施工、監理、物資供應等單位較多；2)建設項目分類多，大型工程建設項目大多是綜合性的工程，涉及地下、水工、設備安裝、特建項目等；3)涉及標準規范多，有國家標準、行業標準以及地方標準；4)科研課題多，大型工程建設許多項目需要邊研究，邊施工，邊試驗，邊施工，工程設計變更較多，科研課題較多，操作難度較大；5)時間少，大型工程建設項目竣工的同時，為了能夠確保交給工程對象單位所需的工程涉及的檔案文件，才能滿足使用單位的全面需要，必須及時的整理所有需要用到的工程檔案。越是大型的工程項目，工程檔案的工作時間節點越是緊迫；6)人員少，大型工程建設項目的文件資料和各種圖紙數量非常繁雜，但目前專職的檔案人員數量相對較少，工程檔案的收集整理工作相當繁重。

2 大型工程建設工程檔案管理信息系統設計

針對以上大型工程建設工程檔案主要特點，設計一套符合其管理特點和規律的信息化檔案管理系統，解決工程檔案管理難點問題，實現工程檔案信息安全管理、方便查詢，提高工程檔案管理信息化、科學化、正規化水平是十分必要的。

2.1 系統要求

1)使用年限要求：保證軟硬件至少在5年內滿足大型工程建設檔案管理的需要。系統所有數據可以通過適當的遷移或不需要轉換即可完整無誤的轉入新的系統中；2)支撐軟件要求：系統的支撐軟件要采用目前最先進的體系結構；3)數據庫系統要求：要充分滿足大容量數據存儲和利用的要求，并保證系統的安全性和穩定性；4)網絡通信要求：滿足1 M的數據通信要求；5)數據交換技術要求：通過數據接口來進行數據轉移時要保證數據的完整性、數據的原始性、數據的安全性和轉移的方便性；6)用戶操作要求：符合通用軟件的操作習慣，能夠簡單方便的處理相應業務，用戶不需要做特殊的技術均可以方便的操作系統；7)系統響應要求：不考慮網絡傳輸速度影響，在應用系統建設時選擇的硬件產品的條件下，對于數萬記錄級(文字)復雜聯合條件檢索時，系統響應速度不低于5 s;8)安全保密要求：安全保密對一個系統的安全運行非常重要，對系統的所有用戶進行分級管理，設置不同的角色，每個角色分配不同的操作權限和數據權限，電子檔案管理用戶登錄系統都要進行身份驗證，對掃面電子文檔本身進行加密，加密方法符合相關信息安全產品認證。

2.2 安全要求

安全性是管理系統最重要的系統需求之一，它包括系統安全性和信息安全性。系統要采取多層保護盒防范措施，既要防止非法用戶的侵入，又要保證系統各類使用者分級按權限操作，同時要保證系統長期穩定的運行。具體包括防病毒、安全認證方面，設計時要充分考慮各方面的因素：1)機房建設要充分考慮防火、防雷、防盜、防塵、防磁、防潮、恒溫等方面；2)在服務器和數據庫的選擇上要充分考慮系統的安全性；3)要保證安全系統具有身份識別、權限控制、數據加密、數據完整性保護、信息過濾等功能；4)具有系統日志分析功能；5)采用國產專用密碼算法；6)具有統一角色管理和用戶管理平臺；7)具有強大的安全事件審計功能。

2.3 設計原則

本系統設計遵循規范標準，統一協議，確保軟硬件與其他工程管理系統互通、互聯，要改變以往縱向發展系統軟硬件的做法，加強橫向建設，注重使用共同的軟件、語言，執行統一的規定、協議，注重信息接口的設計，通過計算機和信息網絡，實現互通、互聯、互操作。具體的說需遵循如下七項原則:

1)模塊化。該系統分成六大分系統，各分系統自上而下通層分解，直至完成所要求的功能。在設計中盡量減少模塊間數據、控制參數的傳遞，以減少其相關性；2)數據的一致性。在多用戶實時處理系統中常常遇到數據不一致問題，為此，要在設計中對系統內部數據進行分類編碼，減少數據冗余；3)可靠性。優化系統設計，優化系統硬件、軟件，確保信息可靠傳遞；利用密碼來杜絕非操作人員進入系統；4)實用性。做好盡量詳盡的需求分析，完成用戶所要求的功能；5)可維護性。采用模塊化設計給維護帶來方便，利用定時自動運行的維護軟件對系統數據進行維護；6)通用性。提高系統的通用性，縮短開發周期。本設計將各種不同的數據置于程序模塊之外，利用系統生成這些參數，從而減少因條件不同而造成的大量修改程序模塊；7)界面友好。盡量減少操作員按鍵次數，以提高操作員的工作效率。

2.4 系統總體設計原則

1)系統性：立足于系統地角度，通過進行系統結構的完善來達到總體功能可以正常運作，從而達到最佳的效果，進行設計時可以從全局規劃，然后分布的執行；2)先進性：在設計過程中運用到的技術應當保持在全國的領先或者持平的水平，而且保證系統持續利用時間長；3)標準化：所謂的標準有兩種意思，首先是使用技術的標準，在進行設計時運用的技術必須符合相關標準而且足夠先進，使系統可以靈活運用而且使用期較長；其次是業務服務的模式和方法要逐步建立；4)可擴展性：因為在當下的時代背景下，尤其是在IT行業，技術革新非常快，所以當系統的可擴展性較高時就可以適應未來的發展，而且還要注意前后一致性的保持；5)可靠性：可靠性是非常重要的，系統要求可靠性的標準有兩種，第一是可以保持系統的正常穩定性，這種系統運作的穩定性也包括突發狀況(意外情況故障或重負載情況下)系統對可靠性有著很高的要求。第二就是當工作繁忙時系統也要正常運作；6)安全性：系統運作時需要有良好的安全保障，不論是數據的加工傳送還是其他各個方面(數據傳輸、存貯、檢索、提取、入庫、發布、管理)都要有相關的安全機制；7)實用性：在用戶進行系統使用時要保證操作的簡單以及界面的直觀，可以使操作人員最快的熟悉和掌握系統功能，方便以后的業務處理；8)易維護和升級：主流技術的標準必須貫徹落實到系統設計的各個層面，而且技術支持以及服務也是開發商以后要為業務人員提供的，易維護也是系統的標準之一；9)充分結合的建設：整體規劃和分布建設要劃分清楚，系統進行分子化實施。

2.5 系統功能設計

1)數據管理。數據管理模塊可以管理各類數據和檔案的信息，而它的創造、改善以及摧毀都是這種功能包含的內容，當然還包括相關數據的處理。數據庫的管理系統的運用時間要久，而且管理數據時要安全而且效率很高，最好包含多種功能，如甲骨文的Oracle10g。檔案數據如果想要輸入，則系統必須提供途徑，好的系統提供的途徑較多，可以通過鍵盤輸入，對數據的掃描以及直接接收電子格式的文件等，而且在輸入數據時要保持輸入前和輸入后數據的一致性，文件的歸檔遷移要非常有效，顧客的需求應當被相關部分(錄入幅面與精度)充分滿足。對于各種不同類型的檔案最好采用大眾化的格式，數據的形式一般有文字、圖像、視頻、音頻，而這些數據形式的格式基本分為word，rtf，txt，tiff，avi,mp3等。

2)整理編目。在進行編目整理過程中，要充分進行數據的收集處理，相關的類目要合理設置，之后進行它們的分類和整理，檢驗數據的合理性，之后完成目錄的加工，在數據統計完成后打印，同時當顧客需要自動標引時，整理編目也應該滿足這一需求。

整理編目應當實現和完成的內容：首先是保存充足的空間方便顧客方案的實施，而且內容的分類以及整理排序最好可以自動化。第二是在進行數據管理時排序號最好可以自動生成而且顧客修改也非常方便，同時校準是否有重復編號在文檔中使用。接下來是檔案建設需要的目錄以及備考表，都可以在實施過程中自動的出現。其次是可以進行統計，在統計過程中報表也順應的完成。最后是數據整合后的打印，不僅是數據本身還包括數據的其他內容(各類目錄、統計報表、備考表)。

3)檢索查詢。系統進行檢索查詢中需要進行多樣化的檢驗，檔案信息數據的處理除需要基本功能外還應該具備相應的輔助功能，就是借閱管理。需要有相關的檢索項，通過題目、負責人、時間、關鍵詞等來幫助檢索，而且根據客戶的需要還要進行補充和完善，如文檔的編號等。檢索查詢模塊需要滿足以下內容：首先是可以多樣化搜索，通過不斷優化一些基礎檢索，使用戶可以更全面更準確的查找到相關內容；第二是檢索的內容要廣泛，充足滿足用戶需求，使顧客可以通過目錄等進行檢索；最后是對查詢內容的技術處理，將數據進行排序整合后，進行打印或者輸出。

4)借閱管理?？梢酝ㄟ^此模式對利用者的信息進行處理(記錄、分析、統計)，而且同時可以監控檔案的歸還等。

5)輔助實體管理。此功能注重檔案信息的收集轉移以及檔案的識別和變動等。它主要包括以下內容：輔助實體管理模塊應能滿足下列主要要求：首先是在檔案已經收集轉移后，對該過程涉及到的環節進行管理，包括移交的時間、數據的來源、辦理的人員等；其次是對檔案的識別毀滅以及保管權限的改變等進行管理。

6)安全保密。檔案管理軟件必須有符合相關要求的較高的安全性，具備以下三種基本功能來保證系統數據信息的穩定和安全系統訪問控制：權限要進行嚴格把關，防止越權操作。數據保護：數據在收集、加工處理、轉移使用以及銷毀中都要進行嚴格保護，根據級別劃分密級識別，進行數據的加密處理。系統安全保密監控：監控記錄系統進行的各項操作。

7)系統維護。系統維護涉及內容較多，主要包括以下幾種：a.用戶權限管理：權限管理的內容是數據操作和相關部分的，同時可以記錄所有人員的越權行為和非法操作。b.系統日志管理：獨立于操作系統的相關功能之外，主要負責查詢當時使用者的名稱、時間、機器編號、尋找內容等，在系統日志生成后兩個月之內可以使用，當日志需要被長久保存時就應當對內容進行備份。c.數據備份與恢復：除了這種功能外，便捷維護某些代碼也是系統維護中涉及的部分。

2.6 系統性能

1)適合性。根據用戶需要的不同以及完成的業務差異來進行相應的系統設計。一般來說如果經常會有用戶在使用中不按照相應的標準操作，需求規格說明書也沒有被遵循，導致系統運行后無法達到用戶要求的目標，系統提供的結果以及功能都不能滿足顧客的需求。所以檢測系統合適性時采用適合性測試的方法，使系統在運行中可以避免以上情況達到顧客期望完成的目標和任務。2)準確性。精確度的合理以及準確在系統中得到體現，而且滿足相關的結果和效能。通過測試系統的準確性，可以避免因為數據的錯誤而導致運算結果的錯誤或者失誤，以及實際操作出現的結果和理論操作的結果不一致的情況發生。3)互操作性。指的是系統之間相互配合的能力，通過測試互操作性的完善與否，來修改系統在和其他軟件運作過程中可能出現的數據或者命令缺失的情況。4)安全性。系統在運作過程中可以對信息和數據進行加密保護，沒有權限的人無法進行相關的查詢修改和訪問，但是有權限時就可以進行相應的處理。通過進行安全性的測試，可以將軟件運算過程中數據的丟失、遺漏查檢出來，同時阻止沒有權限的訪問操作和入侵。5)功能依從性。系統的功能需要滿足相關約定、法規等要求。系統在運行中是否完全符合標準、約定和法規等的要求，需要通過功能依從性來檢測。

On design for archive management information system of large-scale engineering construction

Cui Zheng1,2Guo Fuliang1

(1.ElectronicEngineeringCollege,NavalEngineeringUniversity,Wuhan430033,China;

2.SomeEngineeringOffice,NavalLogisticsDepartment,Beijing100000,China)

Combining with the features of the large-scale engineering construction archive management, the paper illustrates the requirements for the engineering archive management system design, and mainly introduces the methods for the system functional design of the data management, compilation of content, and retrieval and access by referring to the design principle of the system, regulate the engineering archive management.

engineering construction, archive management, information, system design

1009-6825(2015)02-0236-03

2014-11-09

崔 征(1978- )，男，在讀工程碩士，工程師； 郭福亮(1963- )，男，教授

TU206

A