圖書館特色資源建設的成本管理探析*

汪勤峰

（中共江西省委黨校圖書館，江西南昌330003）

圖書館特色資源建設的成本管理探析*

汪勤峰

（中共江西省委黨校圖書館，江西南昌330003）

特色資源是圖書館資源建設的重要內容，合理的成本控制，有助于特色資源建設的長遠發展。特色資源建設的成本結構包括軟硬件設備購置、資源收集與加工、系統維護、宣傳推廣和人力資源成本，其成本管理則體現在建設的每一個環節。圖書館特色資源建設必須堅持合理規劃，控制軟硬件設備采購成本；拓寬多種渠道，降低資源收集和采購成本；加強館員培訓，提高本館職工特色資源建設能力，降低人力資源成本；利用自有平臺，減少宣傳推廣的成本投入。

圖書館特色資源建設成本管理

特色資源是圖書館服務個性化、專業化的重要體現。特色資源建設有助于提升圖書館資源建設的內涵，推動圖書館資源建設向更高層次發展。近年來，隨著各種商業數據庫的出現和發展，圖書館文獻資源中外購商業數據庫所占的比重越來越大，圖書館資源趨同化日益明顯，很多文獻資源“你有我有大家有”，而真正具有專業特色和獨立風格的圖書館信息資源卻寥若晨星。為了彰顯圖書館獨特價值和個性存在，各行各業圖書館紛紛開始了特色資源建設，形成了當前圖書館特色資源建設的熱潮。但是，一些圖書館盲目跟風，無序建設，缺乏成本收益意識，使得建設成本過高，浪費嚴重，發展后續乏力。研究特色資源建設的成本結構，進行成本預算和科學規劃，開展有效的成本管理，將對圖書館特色資源建設可持續發展起到重大的推動作用。

1　特色資源界定

1.1概念

《國際標準書目著錄》（Standard Bibliographic Description，簡稱ISBD）將“資源”定義為一種有形或無形的實體，包括文本、圖形、樂譜、地圖、靜態或動態圖像、錄音、錄像和電子數據等。學術界對于圖書館“特色資源”尚未形成統一定義，一般是指圖書館收藏的具有自己獨特風格的文獻資料，即只有本館擁有而別館卻不具備，或本館收藏豐富而別館卻相對匱乏的各種館藏資源。它既包含圖書館資源中獨具特色的部分館藏資源，又包含圖書館整體信息資源體系所具有的與眾不同的特色。具有地域特點的藏書、重點學科特色數據庫、專題特色信息資源庫，以及本單位職工科研信息成果庫、學術會議論文集數據庫或學位論文自建數據庫等都屬于特色資源的范疇。比如，北京大學的“北京歷史地理數據庫”，清華大學的“Nano Research”和“Building Simulation”特色數據庫，上海交通大學的“機器人信息庫”，中央民族大學的“民族相關文獻信息特色庫”，天津大學的“中國建筑文化特色資源庫”和“摩托車信息特色資源數據庫”，四川大學的“口腔醫學網絡資源導航庫”和“中國語言文學網絡資源導航庫”等。1.2分類

中國高等教育文獻保障系統（China Academic Library&Information System，簡稱CALIS）將圖書館特色資源分為兩類：一是地方特色資源，即指具有一定的地域和歷史人文特色，或與地方的政治、經濟和文化發展密切相關的資源；二是學科特色資源，即以重點學科、特定專題或交叉學科或前沿學科為主，能體現高等教育特色的資源。從其內容來源來看，特色資源也可以分為兩類，一類是封閉型特色資源，其資源總量是確定的，一旦收集完全，即建設完畢；另一類是開放型特色資源，其資源總量是不確定的，新的資源會源源不斷產生，因此特色資源的建設將是一個長期持續的過程。

圖書館特色資源還可以從廣義和狹義兩個方面來理解。從廣義方面來說，特色資源是圖書館在長期的資源建設過程中形成的獨具特色的文獻信息體系。不同圖書館雖然往往有大量相同的文獻資源，但總有一些是其它圖書館所不具備的，這部分資源最能體現本館資源建設的某種規律和特色，是每個圖書館區別于其他圖書館并能獨立存在的基礎。狹義的特色資源，一般指圖書館區別于其總體館藏而特別建設的一個相對獨立的資源項目，是圖書館根據本館所處地理位置、資源基礎以及主要讀者群的需要，在一段時期內規劃建設的某一學科或某一領域較為系統的文獻資源體系。與廣義的特色資源建設相比，狹義的特色資源建設更加具有明確的目的性，規劃更為嚴謹，成本預算更為清晰。本文討論的，即是狹義的特色資源。

2　圖書館特色資源建設的成本構成

成本結構（Cost Structure）亦稱成本構成，產品成本中各項費用（例如，人力、原料、土地、機器設備、信息、通路、技術、能源、資金、政商關系、管理素質等）所占的比例或各成本項目占總成本的比重。成本結構體現了產品的生產特點，從各項費用所占比例看，有的大量耗費人工，有的大量耗用材料，有的大量耗費動力，有的大量占用設備引起折舊費用上升等。成本結構并非一成不變，而是一個動態調整的過程，主要受技術發展、生產規模和管理水平的影響。分析產品的成本結構，可以尋找進一步降低成本的途徑。

圖書館特色資源建設不同于企業產品的生產。一般來說，圖書館并不是把特色資源當作商品來生產，其生產的目的不是為了銷售，并且特色資源本質上是獨一無二的，沒有量產的概念。特色資源建設的成本都是固定成本，主要包括軟硬件設備購置成本、資源收集與加工成本、系統維護成本、宣傳推廣成本和人力資源成本，其中軟硬件設備購置成本、人力資源成本是約束性固定成本，其余則為酌量性固定成本。特色資源建設的固定成本基本都是沉沒成本，如果特色資源建設中途停滯，已經投入的成本將無法挽回，產生不了任何效益。高的沉沒成本使得特色資源建設存在很大的風險，但卻不一定會有高的回報。特色資源建設一旦初具規模，就需要進行大量的推廣和宣傳，在用戶使用過程中實現其價值。

2.1軟硬件設備購置成本

特色資源建設的軟硬件設備包括服務器、數碼相機、掃描儀、打印機、大容量存儲設備、書架、操作系統、數據庫管理系統等等。這是資源建設的必備工具，作為約束性固定成本，在規劃建設之時就可以做出準確的成本預算。

2.2資源收集與加工成本

資源收集渠道很多，包括整理本館館藏已有特色資源、網絡收集、采購、捐贈以及外借拍照掃描等等。有些成本很低，比如整理圖書館已有館藏中的特色資源、搜集網絡上的免費資源、獲取捐贈等，只需要付出一定的時間和人力成本。本館沒有的資源，如果其他圖書館有收藏，可以通過外借拍照或掃描獲取，這需要支付外出的差旅費。采購是獲取資源的重要途徑，其成本也最高，應作為約束性固定成本編入預算。資源的加工包括分類整理、數字化處理、標引入庫等，其成本主要是設備的損耗和人力成本。這部分工作主要由館員自己完成，有時也可以外包給專業公司加工制作。

2.3系統維護成本

系統維護是一項日常性工作，包括硬件更新、軟件升級、故障排除、數據備份、日志統計等等，其成本是隨機性的，具有很大的不確定性。如果設備發生嚴重故障而又過了保修期，可能會需要很大一筆開支進行維修。因此在建設特色資源過程中，需要預留一部分備用經費作為發生意外時的系統維護開支。

2.4宣傳推廣成本

宣傳推廣一般在特色資源建設的后期進行，是實現特色資源使用價值的重要途徑，經費需求由宣傳的方式和規模決定。宣傳推廣的成本可以在預算中加以確定，以后則根據預算經費的數量來策劃宣傳推廣的方式、規模和頻率。宣傳推廣的成本占特色資源建設總成本的比重沒有固定的標準，要綜合各種實際情況來確定，比如讀者的信息需求和信息素養水平、圖書館的讀者到館率、特色資源的建設進度等等。

2.5人力資源成本

特色資源建設需要安排專職館員，同時也需要圖書館所有館員的協助，在必要時還可以聘用臨時工作人員或服務外包。在計算成本時，由于館員的工資薪酬是由財政預算撥款來保障，無需在特色資源建設經費中進行開支，所以一般都是作為圖書館整體的運營管理成本，很少計入特色資源建設成本。這樣做將無法準確計算特色資源的建設成本，不利于進行特色資源成本收益分析，因此需要加以糾正。臨時工作人員或服務外包，都有明確的經費支出，是人力資源成本的重要組成部分。

3　圖書館特色資源建設的成本控制策略

無論是封閉型還是開放型特色資源，都有一定的建設周期，要經歷論證、規劃、立項、建設、投入使用的過程。特色資源建設的成本控制，應該體現在建設過程的每一個環節，并且相互滲透，環環相扣。在論證階段，要考慮項目的可行性，并且論證項目的預期收益高于成本投入；規劃立項時則要對特色資源建設的成本做出詳細預算，申請專項經費。特色資源建設正式立項并獲得專項經費撥款后，就有了大致確定的成本范圍。在建設和使用過程中的成本控制，一是要減少不必要的開支，避免浪費；二是要合理分配經費，使成本結構最優化；三是要努力提高經費的使用效率。具體可采取的措施包括以下幾點：3.1堅持合理規劃，控制軟硬件設備采購成本

全面考慮特色資源建設對軟硬件設備的性能需求，在進行充分市場調研之后，制定建設規劃方案。軟硬件設備以滿足需求為前提，綜合考慮不同品牌設備的市場占有率、美譽度、產品價格、售后服務等各種情況進行選擇。軟硬件設備要使用多年，因此設備采購不但要滿足當前的需求，還要考慮未來數年的預期需求，必須擁有適度超前的性能儲備。但有些軟硬件設備升級換代、更新淘汰的速度很快，價格變動幅度較大，因此不能過于追求超前配備。如果性能剩余過多，就會造成不必要的浪費。以存儲硬盤為例。假設特色資源規劃5年建成，預計存儲容量需求為5TB，1TB硬盤當前價格為600元，此后預計每年將有20%的降幅。如果現在一次性購齊5TB硬盤，需要成本3000元；如果根據建設進度，每年購買1TB硬盤，5年后硬盤花費總成本則為2017元。

3.2拓寬多種渠道，降低資源收集和采購成本

特色資源有多種獲取渠道，其成本各不相同，因此要盡可能采用成本較低的途徑獲取資源。在收集資源之前，應先做一次詳細的資源分布調查，弄清楚所需要收集的資源在本館館藏、其它圖書館館藏、網絡、書商等各處的分布狀況。本館館藏、網絡上的資源基本可以免費獲取，是資源收集的首選渠道。其它圖書館的館藏資源，可以通過圖書館之間的資源共享、復印掃描等方式獲取，所需成本也不高。捐贈也是免費獲取資源的途徑。在建設特色資源的過程中，要通過各種方式宣傳特色資源建設的意義和困難，發動社會各界尤其是本館讀者捐贈相關文獻資源，或者提供復印掃描的復本。要對捐贈者反饋特色資源建設的情況，投入使用后給捐贈者開放更多的權限。采購是成本最高的資源獲取方式，只有在通過其它途徑無法獲取所需資源時采用。資源采購前要加強對市場的調查比較，與供應商反復談判，盡可能降低采購成本。

3.3加強館員培訓，提高本館職工特色資源建設能力，降低人力資源成本

館員素質是決定特色資源建設成敗的關鍵因素，也是影響特色資源建設成本的重要原因。高素質的館員可以建設高質量的特色資源，同時將建設成本降到最低。因此，加強館員培訓，組建高素質的特色資源建設隊伍，是控制成本的有效途徑。對館員進行培訓，主要是增強館員特色資源收集、分析、加工、整理和系統維護能力，提高單位時間工作效率，減少外聘工作人員和服務外包的數量，從而降低人力資源成本。雖然館員培訓同樣需要成本，但從長遠來看，館員素質的提高不僅有助于特色資源建設的順利進行，對圖書館其它工作也會起到積極的作用，其收益會遠遠大于成本投入。館員培訓工作也要加強成本控制，鼓勵館員通過自學提高素質，可以館內培訓的，就不用參加館外培訓。

3.4利用自有平臺，減少宣傳推廣的成本投入

宣傳推廣首先要有明確的受眾定位，目標越明確，宣傳推廣的效果就越好。一般來說，特色資源的用戶范圍并不大，所以無需“廣而告之”，只需要對可能的潛在用戶進行推介。宣傳推廣的途徑很多，其成本也差別很大。應該充分利用圖書館自身擁有的免費宣傳推廣渠道：一是利用讀者辦理借閱證時收集的電子郵箱、手機號碼等信息，向讀者群發介紹特色資源的電子郵件和短信；二是在圖書館網站上進行宣傳，添加醒目的鏈接信息，利用圖片、音頻、視頻、FLASH等多媒體手段介紹特色資源；三是利用圖書館室內海報、宣傳冊、文獻檢索課等途徑介紹特色資源，以及在館內開展專門的特色資源推介活動，邀請讀者進行使用體驗。除此之外，還可以利用博客、RSS、SNS、Wiki等常用現代信息交流手段，為用戶提供交互式學科信息服務，及時了解讀者需求，聽取讀者意見，不斷促進特色資源的完善和改進。

〔1〕呼群.論高校圖書館特色資源建設［J］.內蒙古師范大學學報，2011（11）

〔2〕程龍，石巋然.基于成本結構的產品定價問題研究［J］.南京工業大學學報（社會科學版），2010（4）

〔3〕曹海霞.試論公共圖書館特色資源建設與服務［J］.圖書與情報，2010（3）

〔4〕賈振華.高校圖書館特色數字資源建設研究［D］.山西大學，2009.6

〔5〕李小紅.我國985高校圖書館特色資源建設與重點學科的相關性研究［D］.山西大學，2013.6

Research on the Cost Management of Library Characteristic Resources Construction

Wang Qinfeng

Characteristic resources are an important content of constructing library special resources.Reasonable cost control will contribute to the long-term development of characteristic resources construction.The cost structure of characteristic resources construction includes software and hardware equipment purchase，resources collecting and processing，system maintenance，promotion and human resources cost.The cost control is reflected in every aspect of characteristic resources construction.Characteristic resources construction must insist on rational planning to control the procurement cost of software and hardware equipment；various channels should be widened to reduce resources collection and procurement cost；librarian training should be strengthened to improve the characteristic resources construction ability of library’s staff members and lower human resource cost；library’s own platform should be fully made use of to bring down the promotion cost.

Library；Characteristic resources construction；Cost management

G253

A

汪勤峰（1971-），女，江西豐城人，中共江西省委黨校圖書館副館長、副研究館員，工學碩士，研究方向為信息資源建設與管理。

江西省教育科學十二五規劃2012年度課題“終身教育視野下圖書館服務創新”（課題編號：12YB184）