試論高校成人教育學生檔案的管理

郭登權

（四川職業技術學院，四川 遂寧　629000）

試論高校成人教育學生檔案的管理

郭登權

（四川職業技術學院，四川 遂寧629000）

成人教育檔案管理是高校檔案管理中的重要組成部分，其管理范圍多樣、管理特點多重，加強管理措施，提升管理效果是現階段高校成人教育學生檔案管理研究的重要課題。本文從分析高校成人教育學生檔案管理的范圍與作用、管理特點出發，探討了現階段其檔案管理工作中存在的問題，并結合實際情況給出了針對性的解決對策。提升成人教育檔案管理質量，能夠更好地為學生、為社會、為企業服務。

高校；成人教育；學生檔案；檔案管理

從上世紀80年代以來，高校成人教育為社會培養了大量的實用性專業人才，推動了社會生產力的提升和社會的進步。最近幾年，成人教育事業也發展迅速，成人教育學生檔案管理工作也顯得越來越重要。成人教育學生檔案管理是衡量學校管理水平與質量的重要因素，也是給社會、用人單位、發展研究提供信息的重要來源。根據《中國教育改革與發展綱要》中相關規定，應該重視成人教育檔案管理工作，明確教育目的，提升教育質量，為推動社會發展而努力。

1 高校成人教育學生檔案管理的范圍與作用

1.1 成人教育學生檔案管理的范圍

針對高校成人教育檔案管理而言，其檔案管理工作主要由以下幾個方面組成。一是文書檔案。這類檔案主要是上級在對下級下發成人教育相關文件、條文、規定等資料，其中涉及教學改革、學員培養計劃、會議簡報、調研報告、評估報告、獲獎材料等；二是招生檔案。這部分檔案主要針對新生錄取工作展開，其中涉及錄取通知、新生報到、新生安排等諸多事項；三是學籍檔案。新生入學后，需要學生學籍方面的事項進行管理，其中涵蓋學生登記、學生證件、學生名冊、學籍變更材料、各種學生應用卡種等，同時還包括學生的獎懲材料；四是教學檔案。這部分主要是針對教學大綱而形成的課程要求所形成的文檔、試題、教務等進行管理；五是學位檔案。學生在學校畢業后會獲得相應的學位，這部分檔案工作的主要內容主要有學位工作文件、學位申請、學位論文、綜合評審等；六是畢業檔案。學生在完成高校成人教育后，在校方準予畢業的情況下，完成畢業名單、畢業論文、畢業照、畢業證簽領、畢業學員通訊錄等方面的工作。

1.2 成人教育學生檔案管理的作用

在有關成人教育的各種工作當中，文件材料都是在完成工作研究和部署的過程中逐漸積累形成的，能夠將高校成人教育工作中某一階段重要的工作內容體現出來。通過這些文件材料能夠對某一階段中的具體工作開展情況進行查實，一定程度上可以反映成人教育活動的發展情況，為管理提供一些資料和數據。這些資料檔案所記錄的重要事件對今后工作具有指導作用，可以通過借助對這些資料的查閱來總結經驗，并在此基礎上提出更好的措施來提高工作效率，促進高校成人教育的發展；此外，通過對這些文檔資料的分析和研究，可以從中找到部分成人教育具有規律性的問題，啟發后來的管理者在成人教育方面形成的新思路、新想法、新理念，將普通高校成人教育改革繼續深化，形成“向管理要效率，向質量要效益”的辦學理念。由此可窺見成人教育檔案管理工作的重要性。

2 高校成人教育學生檔案管理的特點

2.1 管理周期長，內容豐富

結合普通高校成人教育的現狀，成人教育學生檔案涉及內容較多，并且是經過長期的積累形成的，檔案數量逐年增多，這些檔案中涉及所有學員在校學習的過程中所經歷的種種重大事件，造成檔案管理存在難度的重要原因一方面由于檔案管理涉及院校內各個分院、各個系、各個班的細化整理；另一方面，由于檔案存在很長的時間跨度，很多檔案已經是五六年甚至更久的，這兩個方面原因使檔案整理工作難度較大，稍有不慎就會導致材料缺失，破壞檔案的完整性。這些檔案材料的重要性還體現在學員的個人隱私方面，由于材料中包含學生的姓名、年齡、履歷等多種社會關系，有些更涉及到學員的個人隱私問題，因而必須要對檔案進行加密處理，確保這些信息的安全性。

2.2 采取學年度劃分模式

普通高校學年度的劃分上通常為學年度學制年底劃分年代，在時間上以9月1日至次年的8月31日為一個學年，這與按照普通公歷年份劃分的學籍卡、登記卡等卡片在時間上發生沖突。對此，在進行檔案管理時需要按學制劃分，將其歸為結束的學年中。

2.3 檔案具有很高的利用率

對于高校檔案而言，我國對檔案的利用率較高，尤其是高校成教學生的檔案。如果學生準備出國深造，而畢業證書丟失的情況下，那么就需要調取學生檔案；不僅在學歷認證方面，同時隨著我國加強對假學歷的打擊力度，公安及其相關部門對學生檔案的調閱率也較高；此外，部分企業在實施招聘的過程中，用人單位對受聘員工的檔案調閱等，這些都極大的提高了學生檔案的利用效率。

3 高校成人教育學生檔案管理存在的問題

3.1 檔案管理體制有待完善，管理意識有待增強

2008年9月，國家檔案管理局與教育部共同制定了《高等學校檔案管理辦法》。制定和實施了這一法律以后，從法律上規范了高校檔案管理措施。不過，它沒有對成人教育學生的管理工作進行細節規劃和表述，使得高校成人教育學生的檔案管理工作沒有明確的規范管理模式，導致成人教育學生檔案管理本身存在缺陷。相關部門在管理態度上也不重視，表現在這些方面：第一、領導角度分析，沒有足夠重視學生的檔案管理，部分領導對其重要性認識不足，沒有將檔案管理納入日常工作中。第二、管理工作人員角度分析，存在不正確的檔案管理觀念，認為學生在離校后，檔案就會轉走，所以就沒有管理的必要，這就是缺乏責任的表現，也體現了對管理工作重要性認識不夠。第三、學生角度分析，學生沒有認識到檔案對自己今后發展的影響，從而填寫不規范，檔案內容不嚴謹、不切實際等，在離開學校以后，也沒有對檔案的流向作出具體規劃，當要用檔案時無從詢問。

3.2 檔案管理設施有待更新，需要提升管理手段

具體問題表現在：第一、存放檔案的環境差。高校檔案管理雖然有相關的管理科室，但是有些沒有設立專門的管理庫，學生檔案被雜亂堆放，如果被放在潮濕環境中就會使得檔案受到損害。第二、雖然計算機已經普及，但是部分高校對于學生的檔案管理依舊采取傳統的紙筆形式，沒有與時俱進，規范信息時代計算機檔案管理模式。在管理方法上沒有按照規定進行，對于審批和加蓋公章事項沒有完全落實。第三、由于成人教育學生的特殊性，其檔案具有變動性很大的特點，經過場地的來回輾轉，在不斷的搬運與換場地的過程中，很可能由于沒有妥善保管而使得檔案質量受到損壞。上面這些現象，都是檔案管理工作中會出現的問題，也為檔案的高質量管理帶來了困難。

3.3 學生不重視檔案管理，查閱和使用效率低下

一些成人教育部門或學校沒有分門別類的意識，將成教學生的檔案與其他資料混亂放在一起，沒有設置專門的存放場所，導致部分學生檔案出現丟失與損壞等現象。由于學校不夠重視檔案管理，前期管理不嚴格，使得部分檔案出現漏蓋公章、內容不完善等現象。現階段科技化與網絡化的快速發展與進步，計算機的大量普及，網絡化規模的提升促進了工作效率的提升，紙質檔案的部分作用被保留，但是沒有建立完善的學生信息化檔案管理模式，使得學生查閱、使用檔案的效率受到影響，企業對學生檔案相關信息的查閱也變得更加困難，使得信息的需求者與管理者之間沒有形成良性互動，導致檔案管理的使用率降低。

3.4 檔案管理人員缺乏專業性，管理機構有待完善

管理人才欠缺是現階段檔案管理質量的關鍵制約因素，在各高校普遍對檔案管理不夠重視的情況下，高校對檔案管理的相關工作，沒有設立專門的管理部門和分配專門的管理人員。檔案管理工作人員缺乏專業性，沒有經過嚴格的培訓和學習，而只是由相關行政工作人員進行兼職，對于檔案管理業務相關的基礎知識、信息化管理能力也掌握不夠，沒有經過全面而系統的檔案管理專業技術、能力培訓，使得專業化管理水平降低，時常會出現文件損壞、丟失等。另外管理沒有集中化也是管理中常出現的問題，沒有集中對不同學院學生實施檔案管理，導致專業化、集中化水平降低，有些情況學生沒有認真填寫，管理人員沒有審查就歸檔，導致檔案管理工作質量的大幅度降低。

4 高校成人教育學生檔案管理問題的對策

4.1 強化檔案管理意識，提升管理人員素質

法律對于規范人們行為起著強制性作用，同時其他規章制度也可以借鑒法律的模式，實施對檔案的高效管理。第一、加大對檔案管理的宣傳力度，激勵工作人員重視檔案管理，定期組織培訓，使得管理人員能夠實時更新管理技術和方法。第二、加強對檔案管理工作的監督力度，檔案管理部門應該制定相關監督措施和制度，并健全材料收集、整理、歸檔、使用制度。第三、成人教育檔案管理部門應該在每個學期末對學生的檔案進行一次整理，確保檔案材料的正確性、完整性和時效性。第四、從學生的角度來分析，需要嚴格要求檔案登記、交接與存檔制度，避免隨意化處理檔案的現象發生。第五、從管理人員角度來分析，應該完善監督體制、考核體制和獎懲制度，激勵管理人員工作積極性，提升管理人員素質。

4.2 加大管理宣傳力度，促進師生主動參與

學生檔案記錄了學生學習各個階段中的主要活動，包括了成績、相關表現等，這些檔案資料對于學生今后參與社會工作有重要作用，所以應該保障學生檔案的可靠性和真實性。另外，對于成人教育學生來說，他們在工作中的相關表現也是檔案記錄的重要內容。所以，應該加大對檔案管理的宣傳力度，使得師生都能夠了解管理的重要性，引導師生積極投入到檔案管理的具體措施中。成人教育學生大多是已經工作的相關人員，或者是從中專、技校畢業的一些學生，他們從意識上沒有重視成教檔案的含金量，也沒有重視個人檔案，這是不對的，學生檔案是學生在學校期間表現的記錄和憑證，是社會、企業分析和評價學生的重要依據，所以檔案管理是非常重要的。需要引導學生重視自身檔案管理，以嚴謹的工作作風和態度來對待檔案的收集、更新、歸檔等，落實管理工作，為今后的社會工作崗位奠定基礎。

4.3 健全檔案管理制度，完善檔案管理體系

完善成人教育學生檔案管理措施的前提是建立健全檔案管理制度，通過完善管理制度和管理體系，制定和落實管理規章制度，促使管理工作可以依據制度來實施。高校成人教育學生檔案管理制度不健全、管理隨意化的現象普遍存在，這樣很容易導致檔案出現遺失、誤用、被隨意修改或損壞等，與此同時，沒有完善的檔案處理措施，就無法使得檔案收集齊全、歸檔及時，基于此，建立完善而健全的檔案管理制度刻不容緩。檔案管理工作制度包括人員制度、管理制度和使用制度等。第一、人員制度，要求檔案管理工作人員具備較強的服務意識，具有專業的服務態度和能力，能夠完成檔案的收集、材料管理等。第二、管理工作制度，需要完善檔案管理規章制度，強化保密性措施。第三、使用制度，建立嚴格的借閱、歸檔與使用檔案的制度，提升管理實效。

4.4 完善檔案管理方式，創新檔案管理方法

現階段科學技術快速發展，網絡的普及和計算機的大量運用，給人們工作和生活帶來了極大的便利。所以，成人教育學生檔案管理也應該利用科技的工具性和便利性，加大學校成人教育檔案管理辦公自動化建設，跟上時代的步伐，實現實時、高效的信息化檔案管理措施。保存紙質檔案管理的優點，發揮信息化便利的作用。及時實施檔案的錄入，在整個學習階段對學生檔案進行實時更新，加強檔案修改、使用的權限設置，保證學生檔案的正確性、完整性，也提升檔案管理的實效性。

結合高校成人教育學生檔案管理的特點以及管理工作中常見問題，實施高校成人教育學生檔案管理的過程中，應該從管理工作人員、師生參與、制度建設、管理方式等各方面出發，探索符合現階段時代需要、社會需要以及師生需要的檔案管理措施，強化檔案管理舉措與監督，提升檔案管理專業化水平，從而使得檔案管理的順利進行并為社會發展貢獻一份力量。

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責任編輯：鄧榮華

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1672-2094（2015）01-0171-03

2014-10-15

郭登權（1970-），男，四川遂寧人，四川職業技術學院檔案館員。研究方向：高校檔案管理。