公立醫院科研經費信息系統建設的財務視角

王建超 周 蕓

醫院作為醫療衛生行業的主體所承擔的科研任務逐年增多，爭取的科研經費更在大幅度增加，以筆者所在的集“科、教、研”于一體的大型“三甲”醫院為例，近年來每年科研收入以兩位數遞增，“科研經費結轉余科目”余額長期在億元以上。科研經費收入成為醫院重要收入來源的同時，也以其項目多、金額大、科研經費收支頻繁、驗收逐年嚴格等特點成為了醫院財務工作中的重中之重。

1 科研經費管理現狀

1．1 管理難度大 據調查，各類各級公立醫院立項課題不僅數量眾多，其經費來源也相當廣泛。各級各類經費主管部門對于科研經費管理日趨嚴格。目前，我國對財政投入較大的縱向科研項目，如國家科技支撐計劃、863計劃、973計劃、國家重大科技專項、國家自然科學基金、國家社會科學基金項目等均制定了具體的經費管理辦法。各類經費在研究周期、開支范圍、核算方法、財務驗收標準等方面存在較大差異。面對著數以千計的差異化凸顯的各級各類課題，公立醫院對其管理難度可想而知。

1．2 管理手段落后 長期以來，醫院尤其公立醫院沒有給財務部門應有的地位，在財務信息化建設方面投入不足，甚至出現財務發展速度低于醫院發展速度的現象。科研經費管理作為財務管理的一部分，其信息化建設也被長期邊緣化。目前，會計電算化雖在各大醫院得以普及，但現行的財務軟件僅僅滿足了基本的收支核算要求，少有單位開展項目核算。對科研項目信息的管理，許多醫院仍然停留在半手工或者手工狀態，比較常見的是采用“收支登記本”等人工操作方式，于會計電算化軟件外另行登記科研經費收支，這種方式工作繁瑣、費時耗力，受人為因素影響大、效率低下、準確率不高。加之財務系統相對封閉性和數據處理滯后的特點，使得財務和其他信息使用人員，難以獲得及時的、準確的、動態的信息，從而科研經費預算的全程控制也只能長期處于理論階段。顯然，長期發展滯后的管理手段已經不能適應現代化科研管理工作的要求。

1．3 管理效果不理想 對于科研項目的管理，目前絕大多數公立醫院均采用了項目負責人、科技處、財務處三方共管的管理模式，各自在其職責范圍內承擔著對科研經費的管理。項目負責人只關注項目申報，側重于做項目，不能按預算嚴格執行，往往實際支出與項目申報時預算大相徑庭;科技處主要負責完成項目立項與爭取項目經費;財務處依據財務制度負責對各個立項項目進行日常的收支核算。“齊抓共管”的管理模式卻在“原生態”的“收支登記本”手段掣肘下出現了項目管理、預算管理與財務管理相互脫節，各職能部門對經費管理分割運行，缺乏系統的配合、協調和溝通，形成了一個個信息孤島。如遇結題和中期審計時，則由課題組再花費大量的精力對財務部門提供的歷史收支記錄進行加工整理。由于缺乏有力的數據支持，相關部門的日常監管形同虛設，預算安排與執行進度相脫節、實際支出偏離預算批復等情況時有發生，甚至還會出現財務本身的記賬錯誤。各類審計、檢查結果往往不甚理想，直接影響了課題組乃至整個醫院的科研誠信，財務部門也因此成為詬病的對象［1］。

2 科研經費信息系統建設的實踐

2012年實施的新《醫院會計制度》對科研經費核算做了新的規定，因應新《醫院會計制度》要求，并結合多年來科研經費管理經驗，以項目負責人、科研部門、財務部門、審計驗收部門為使用主體，以工作流為主線，以操作簡單、錄入快捷、查詢方便、記錄完整、科學實用為要求，我院探索開發了科研經費管理系統，并將其納入財務信息集成化管理當中。具體流程如下:第一，在科研項目立項并且經費到賬后，財務部門根據科技部門提供科研項目名稱、項目負責人、項目的資金來源、立項年度、結題時間等要素在科研系統中建題，并結合項目資金來源和項目負責人工號對每個科研項目設置專門的項目編號。第二，科研項目建題后科研系統會自動將項目編號、項目名稱、項目負責人信息自動傳遞到會計系統并成為科研項目收入、科研項目支出、科研項目結轉余科目的輔助核算項。會計人員根據經費的實際到賬情況，將每筆經費錄入相應的輔助核算項，經主管會計在會計系統中進行憑證審核確認后，經費到賬信息會自動傳遞到科研系統中，出現在相應得項目負責人管理賬戶中。第三，項目負責人使用工號和密碼登陸科研系統后，新到賬經費會出現在登陸界面首頁，項目負責人按照項目申請書根據系統預設的支出類型進行預算分配，經費在預算分配后方可使用。科研經費使用必須從系統中按課題填寫經費使用申請單并錄入報銷金額、事由、支出類型等信息，系統則自動審核是否超出相應的支出限額，如超出限額將不能打印出申請單，系統會為審核通過的申請單生成唯一的申請單號并顯示為“申請狀態”，處于此狀態的申請單可以更改或刪除。第四，項目負責人將打印出的申請單附上發票后交至科技處，由科技處進行經費支出合理性審核，并在系統中將處于申請狀態的申請單改為“已審核狀態”。科技處審核通過的申請單經相應領導簽字后方可到財務處報銷。第五，財務部門在出納報銷后，會計人員能通過憑證錄入界面“科研報銷”按鈕，按申請單號交互查詢到申請單信息，核對無誤并進行相應的財務合規性審查后，選擇相應申請單自動生成憑證，自動生成的憑證可根據需要進行相應更改，以適應多樣化需求。已生成會計憑證的申請單自動顯示為“支付狀態”。第六，科研系統提供了大量的查詢功能，并為不同的使用人配備了不同的查詢權限，相應人員可根據不同的查詢條件瞬間查詢到符合需要的各種信息，此外還設置了預算調整模塊，出現預算嚴重脫離實際支出需求時可調整預算。

3 科研經費信息化管理系統運行的實踐成果

自科研經費信息化管理平臺建成實施兩年以來，信息化管理的優勢逐漸體現。

首先，調動了相關人員經費管理的積極性。科研經費信息化建設，使得原本紛繁復雜的科研項目變得井井有條。通過電子申請、審批流程，實現了項目負責人、科技處、財務處之間在線協同辦公，通過數據交換和資源共享成功地打破了“信息孤島”狀態，使得科研經費的各項財務管理信息得以動態化地清晰呈現，激發了各使用主體的管理熱情。

其次，提升了預算控制水平。設置預算控制數，對每筆經費使用進行剛性預算管理，將預算控制作為經費使用的必經環節，計劃與控制相結合，杜絕了支出超出預算的現象。系統可以輕易查詢到各項明細預算的使用余額和進度，便于各個部門及時發現偏差，把握課題進展，以實現預算的整體控制。

再次，提高了經費數據質量。以項目編碼和申請單據號為跟蹤連接紐帶，輕松實現了科研項目賬和會計賬面的嚴格一致，使得科研會計“兩張皮”現象徹底成為了歷史，并為今后的結題審計工作提供了可靠的數據支持。

最后，優化了管理模式。科研管理系統拓寬了財務管理的廣度和深度，實現了經費管理和科研業務的全面結合，通過支出分類和項目核算的細化拍擺脫了科研經費過去“只做簡單收支核算”的粗放性管理模式，為今后的精細化管理模式順利實現奠定了基礎。

科研經費信息化管理系統建是解決科研經費管理中技術層面問題的利器，對制度層面的問題也能起到撥云見日的作用。對此我們有信心做出樂觀的展望:隨著對科研經費信息系統使用日趨規范，通過歷史數據和經驗的積累，財務人員會有機會和能力參與到課題預算的編制中去，真正實現預算的事前、事中、事后的全程控制，使科研預算管理扎扎實實地成為醫院全面預算管理的一部分。通過不斷拓展科研經費信息系統管理的廣度和深度，結合其他方面努力，使得經費配套資金的使用與核算、結題不結賬問題、固定資產共享使用等一些涉及國家、醫院、課題來源方、項目負責人等的深層次利益格局的問題得以科學解決。

1 王巍．構建科研經費信息化管理平臺的探索［J］．醫院管理，2012，(12):44 －46．