醫院后勤檔案管理存在的問題及改進措施

毛向陽 張 為* 陳 亮

醫院后勤檔案是醫院后勤活動的直接記錄，是后勤管理、服務、基礎設施建設等活動直接的信息資料來源。醫院后勤檔案管理主要內容有醫院設計、建設、招標、綠化、裝修等建設類的管理，還有水電氣、設備運行、食堂運行、清潔滅害等日常運行類管理［1］。大致可以分為文書檔案、財務檔案、基建檔案、設備檔案等。這些檔案是后勤工作的真實記錄，是醫院正常運行的重要保證，為醫院可持續發展提供強有力的保障。

1 醫院后勤檔案管理存在的主要問題

1．1 醫院后勤各類檔案管理存在的共性問題(1)檔案意識不強。長期以來，多數醫院職工，尤其是領導干部重視醫療，輕視后勤檔案建設，不注意檔案資料的搜集、整理及有效保存，致使很多重要原始資料遺漏，甚至丟失。(2)規章制度不健全。沒有一系列的規章制度作保障，是難以提升檔案管理水平的。有的雖然建立了檔案制度，但執行不力，缺少對檔案工作的監督、檢查和考核，使制度形同虛設［2］。(3)管理人員非專業化。醫院后勤兼職檔案管理員大多不是檔案專業畢業的管理人員，多是從醫療、護理或行政改行的，大多沒有受過系統的檔案專業教育，很少參加檔案知識的培訓，多是在工作中自己摸索。(4)信息化管理手段普及率不高。雖然計算機及網絡技術在醫院管理中已廣泛運用，而運用計算機及網絡技術管理的檔案較少，基本還停留在手工收集、檢索階段，特別是設備檔案，其使用、維修、保養等信息仍以手工為主。(5)檔案硬件建設不夠。目前不少醫院還只是停留在近乎原始狀態的配備。檔案室狹小、通風設備談不上;只是一些簡簡單單的檔案袋、檔案夾、檔案柜，根本談不上檔案保管的標準，制約了檔案的發展。(6)檔案宣傳力度不夠。目前醫院檔案部門開展檔案宣傳工作時，因為宣傳內容與方式陳舊、落后與單一，難以進行互動，因此造成員工參與興趣不大。大部分職工對檔案認識依舊處在傳統印象和陳舊的理解中。(7)檔案管理工作規劃和醫院發展不同步。在醫院后勤管理工作中，常常對建筑改擴建、設備更新、人員結構調整等工作進行明確詳細和長遠規劃，但是卻很少提及對檔案管理工作的改革和檔案設備的升級。(8)對檔案管理工作的投入相對不足。醫院后勤部門認為檔案工作很簡單，只是保管些材料，負責給檔案利用者提供資料即可，所以在經費投入方面，相對其他工作而言，投入的資金非常少，導致檔案部門不具備檔案保管和整理的最基本的條件。

1．2 醫院后勤各類檔案管理存在的個性問題(1)文書檔案整理時間有限。專職檔案管理員隸屬于醫院后勤辦公室的管理，經常因為兼顧辦公室的工作繁忙而無暇整理，成了名副其實的兼職管理員，全年大部分時間應付辦公室工作，不能系統地進行檔案整理。(2)財務檔案開發利用率低。財務檔案是醫院后勤的重要經濟史料，目前后勤財務檔案管理職能僅停留在收集保管與簡單利用方面，而對于檔案的開發利用幾乎沒有開展，難以體現檔案的價值。(3)基建檔案記錄不詳細。實際工作中由于臨床科室調整、改造以及裝修，導致房屋使用功能在不影響使用安全的情況下部分結構發生變化，維修檔案卻沒有及時歸檔，時間久遠后，院內房屋的構造、管線走向等缺少詳盡的變更記錄。(4)設備檔案歸檔范圍不規范。在設備申購至報廢的整個過程中，經歷了設備的立項、招標、購置、安裝、運行、維護和報廢7個階段。在這7個階段形成了大量的設備檔案資料。但由于醫院后勤各班組職責不同，檔案收集依據缺乏，設備檔案材料的購置報告、安裝調試、驗收、報廢材料等資料的收集存在較大的隨意性，后勤各班組所收集的設備檔案資料也存在較大的差異。

2 提高醫院后勤檔案管理水平的改進措施

2．1 增強檔案意識 強化領導監督 首先，領導思想上要提高對檔案管理重要性的認識，將后勤檔案管理列入日常工作的重要內容，做到在安排布置各項工作的同時，布置檔案的搜集、歸類及存檔，并做好檢查驗收工作。其次，提升后勤全員的檔案意識。后勤部門存在著業務種類繁多、檔案資料的搜集難度大的特征，必須強化相關教育，使后勤每一位員工認識到檔案建設的重要意義，更好地支持后勤檔案管理工作順利開展。

2．2 加強基礎設施建設 創建良好的管理環境良好的軟硬件基礎設施和管理環境是后勤檔案建設的物質基礎。技術基礎設施包括軟、硬件的建設。醫院局域網的建立要立足高起點，不僅要方便內部信息的交流，還應配備掃描、拷貝、打印等系列化配套設備以方便信息的輸出。醫院后勤部門設立一個具有獨立職能的檔案室，將文書檔案、財務檔案、設備檔案、基建檔案等進行集中管理。

2．3 建立健全組織體系 確保檔案工作有序開展為確保醫院后勤檔案工作取得實效，醫院分管后勤的領導應對檔案工作高度重視，將推進醫院后勤檔案工作列入重要議事日程，實行分管院長負責制，后勤部門主要領導負總責，班組長成員按照分工，抓好各自分管班組的檔案管理工作，形成一級抓一級、層層抓落實的工作機制。

2．4 完善管理制度 規范管理行為 檔案的管理離不開科學的管理制度。各醫院后勤結合本單位工作實際，根據《檔案法》《醫院衛生檔案管理規范》等有關法律法規，完善崗位管理制度、檔案歸檔制度、檔案(借)閱制度、檔案室管理制度等，并將檔案管理工作與班級及個人目標考核相掛鉤。醫院后勤部門規定班組專人負責收集整理所轄范圍內的基礎資料。班組長作為檔案管理的第一責任人，后勤部門根據檔案管理的完成情況進行獎懲，直接與班組績效掛鉤。

2．5 加強培訓 切實提高檔案管理人員素質和業務水平 注重檔案管理隊伍建設，通過定期或不定期對檔案管理人員進行系統繼續教育培訓，拓展視野，豐富知識。同時，檔案管理人員也需要具有創新意識，也就是說后勤檔案管理人員必須熟悉醫院后勤業務特點和發展規律，運用自身的業務知識，使后勤檔案管理與后勤事業發展保持同步。

2．6 采用信息化的管理模式 提高資源利用率信息化、電子化、數字化是醫院管理的工作趨勢，也是醫院的發展方向。要充分發揮電子計算機在檔案管理中的作用，利用電子計算機管理信息的收集、傳遞、開發利用的主要功能。此外，利用現代化的技術手段將檔案內容按文書、財務、基建、設備等分門別類地輸入進去，不會出現遺漏，形成高效的電子檔案的管理模式。

2．7 抓住重要環節進行管理 基建檔案管理工作涉及建設工程項目決策階段、實施階段和使用階段3個階段［3］。其中使用階段主要是工程維修、改造項目的檔案資料管理工作。建設項目交付使用后，不僅要做好土建工程的基建檔案管理工作，更要做好對暖通、強弱電設備設施的檔案管理工作。

2．8 樹立動態收集理念 設備檔案管理人員應轉變原先的工作模式，將設備檔案收集工作貫穿于設備立項、招標、購置、安裝、運行、維護直至報廢等各個階段的整個過程。樹立檔案工作的動態觀，形成檔案工作由事后收集材料變為事前介入、事中參與、事后跟蹤的新的檔案工作理念。

1 解錦紅．淺析醫院后勤檔案管理的重要性［J］．辦公室業務，2012，21:30．

2 莊甸珍，楊亦軍．淺談醫院后勤檔案管理［J］．醫學信息，2013，26(2):69．

3 賈曉平，陳景．醫院后勤檔案管理的體會［J］．中小企業管理與科技，2010，33:43 －44．