人事檔案工作發展思路分析

雷霞

（重慶市涪陵區自來水有限公司　重慶市　涪陵區　408000）

人事檔案工作發展思路分析

雷霞

（重慶市涪陵區自來水有限公司重慶市涪陵區408000）

人事檔案在我國一直發揮著重要的作用，為人事調動、人員聘用、轉正定級、干部提拔、專業人員職務晉升以及離退休、養老、醫療保險手續辦理等工作提供了很多的便利和幫助。但是，隨著市場經濟的發展和事業單位人事制度改革的深化，人才流動日益頻繁，原有的人事檔案管理體制、制度和辦法越來越不適用組織人事工作發展的需要。針對這種情況，如何開展有為的人事檔案工作，將是一個值得認真思考的課題。因此，人事檔案工作必須改革，最終實現把人事檔案中心建設成為當地的人才信息基地，為人才的優化配置和合理流動發揮積極的作用。

人事檔案；檔案管理；發展思路

引述

人事檔案是專門檔案的一種，在組織人事工作管理活動中形成，并經組織審查和認可的記錄，反映人員經歷和德才表現等原貌，以個人為單位立卷歸檔保存的文字、聲音、圖像、照片等形式的原始記錄。它具有幾個特點：①現實性；②真實性；③獨特性；④動態性；⑤保密性；⑥權威性；⑦人事檔案實行一人一卷的管理方式。

1　現我國人事檔案工作中存在的問題

新中國成立后，我國的人事檔案工作得到全面發展。在人事檔案管理工作形成，管理制度健全、業務管理水平提高、管理人員素質提高和現代化建設取得了很大的進步。但隨著市場經濟的發展，事業單位人事制度改革的深化，人才流動日益頻繁。傳統的人事檔案管理模式所帶來的問題越來越突出。

①社會人事檔案意識不強。目前，人們對人事檔案的意識是膚淺的，社會整體人事檔案意識淡薄，人事檔案充當配角和幕后作業的特點，很難引起領導人的注意，不配備專職檔案人員，庫房，設備配置偏低。②人事檔案工作者數量不多且素質不高。各單位多數是兼職檔案員，以其它工作為主，只能做到“我管你查”這種低層次的要求。真正高學歷，年富力強的同志不愿意管檔案，即使是科班出身的，因其工作清苦、單調、乏味而跳槽。人事檔案工作人員不穩定，業務素質不高，導致人事檔案隊伍的整體業務水平，科研水平降低。③人事檔案可信度降低。人事檔案載體單一，內容陳舊、失真、信息量不足，導致人事檔案可信度降低。且內容全部沿用干部檔案的十大類內容的模式，不能反映各專業人士的特點。更有甚者，反映人事檔案核心內容的“三齡一歷”即年齡、工齡、黨齡及學歷不真實的現象。④人事檔案的功能弱化。人事檔案工作尚未實現現代化管理，利用范圍小，導致人事檔案功能弱化。由于缺乏實用、高效的人事檔案功能軟件，利用計算機提供檔案功能的工作還沒有完全展開，對干部職工的年齡結構，專業結構，知識結構等方面的統計分析，進行人才需求預測的作用還沒有發揮出來，為人事工作和人事決策服務的效果不好。

2　國外人事檔案管理的經驗對照

我國的人事檔案工作必須進行改革，那么了解國外，尤其是發達國家人事檔案的做法，結合我國的國情，結合人家有益的做法，對改革和完善我國的人事檔案工作具有重要意義。

首先是完善的信用檔案。美國的信用檔案已經相當成熟，歸檔范圍一般包括了個人自然情況、借貸信用的歷史情況、個人其它交易情況、法院判決等四個方面。無論人怎樣流動，終生都用一個不變的社會安全號，通過這個號碼可以追蹤雇員和雇主交納保險金的情況。信用負面信息定期銷毀。這種永遠留存正面信息定期銷毀負面信息的規定，極具人性化，他可以鼓勵信用有污點的人改過自新，避免了破罐子破摔。人事檔案信息部分向社會和個人開放。許多國家都將人事檔案分為可公開和不可公開兩個部分。人事檔案材料少而精，及時更新。人事檔案并非多多益善，有用才是硬道理，去粗取精是檔案工作不變的法則。人事檔案工作實行集中管理的體制。集中管理人事檔案，設立人事文化中心是一種集約化管理，易于產生規模效應。

3　人事檔案工作的發展思路

通過前面的分析，我們已經知道我國人事檔案所存在的問題和發展的瓶頸，要想真正完善人事檔案，在借鑒國外先進人事管理的基礎上，再結合我國的實際情況，探索人事檔案發展的新思路。

3.1培養和提高社會人事檔案意識，提高人事檔案工作者的整體素質

可通過廣播、報刊、雜志等媒體讓大眾了解人事檔案的重要性，與人個的作用以及如何利用人事檔案，使人們認識到，人事檔案與個人密切相關，是維護個人權益，落實有關待遇，澄清問題實質的可靠憑證，也是組織上選人用人的可靠依據。從而好促使人們關心人事檔案，積極主動的向人事檔案部門移交人事檔案。

人事檔案工作者要具備較好的政治素質和良好的保密意識。人事檔案中涉及個人的隱私問題較多，絕不能口無遮攔，到處散播，這是維護人事檔案安全性的要求。檔案工作者要有過硬的業務素質，要有較高的計算機操作水平，同時要熟悉家底，對所管的人事檔案要了如指掌，如數家珍。

3.2維護人事檔案的真實性

人事檔案要客觀真實的反映個體的本來面貌，維護人事檔案的真實、完整與安全，是人事檔案工作最起碼的要求。真實是對人事檔案的材料進行認真的鑒別和挑選。完整是指人事檔案數量上齊全，內容上完整。安全是盡一切可能最大限度的延長檔案壽命，不失密，不泄密。

（1）從源頭上遏制虛假材料進入人事檔案，嚴把材料形成關，嚴把入檔材料審核關。人事檔案工作者要切實負起責任，嚴禁虛假材料進入人事檔案。中組部明確規定，凡是進入人事檔案的材料，必須經組織審查認可的真實材料，所以，現在進入人事檔案的復印件必須要組織上審批并蓋鮮章才能有效。針對現在人事檔案出生日期問題較多的現狀，為保證今后的人事檔案出生日期的一致性，建議將《出生醫學證明》的復印件放入人事檔案，這樣從源頭上就保障了出生日期的真實性。

（2）開展“三齡一歷”的審核工作。三齡指年齡、工齡、黨齡和學歷，是人事檔案工作的核心內容。開展“三齡一歷”的審查工作，對確保人事檔案的質量，提高可信度具有非常重要的意義。

3.3改革人事檔案管理體制

改革人事檔案管理體制，建立區域性人事檔案中心，實施人事代理，在人事檔案管理方法上進行改革，以規模求發展，以發展求效益，是人事檔案尋求發展、有所作為的重要措施。

3.3.1改革人事檔案管理體制

現行的人事檔案工作實行集中統一和分級負責的管理體制，這種管理體制使每個單位的組織人事部門都承擔起管理人事檔案的職能。①存在分散性；②人事檔案真實性難以維護，虛假材料容易混入檔案中。隨著市場經濟的發展，人事制度改革的深入進行，人才流動越來越頻繁，在人才流動的過程中，“人檔統一，檔隨人走”的檔案管理原則出現了危機。經過檔案學術專家的調研再借鑒國外管理人事檔案的經驗，在部分省、市試點的基礎上，建立區域性的人事檔案中心，這將是人事檔案改革的一條必經之路。建立區域性人事檔案中心是適應新的人事管理制度的需要；是人事檔案管理集約化的需要。新的人事管理體制，使人才由“單位人”變成“社會人”，實現利用人事檔案信息對本行政區域內的人力資源進行有效的開發和利用的目的。

建立區域性人事檔案管理中心就采取試點建設、穩步過濾和全面推進的分層實施原則。要在試點的基礎上，逐步推行。在隸屬關系上，應歸口各級政府人事部門管理，同時接受各級檔案部門的業務指導。

3.3.2改革人事檔案整理方法

改革人事檔案整理方法，實行實體整理不裝訂。不裝訂保存：①有利于保持檔案材料的原貌；②有利于平時歸檔；③有利于提供利用。實體整理不切邊，不打孔，用一種特制的人事檔案裝具將檔案分類別和順序裝在里面，可隨時進行提取和加入。

4　深入開發人事檔案的信息資源

深入開發人事檔案信息資源，實現現代化管理，是實施人事檔案改革的最終目標。

4.1增加人事檔案內容

（1）增加反映個體特點和業績的內容。傳統的人事檔案具有濃厚的政治色彩，隨著社會主義市場經濟的建立，社會對人才的需求更加注重個體的業務、專長及政治表現。因此應擴大歸檔范圍，將反映個體業績、能力和特點的人事檔案及時歸檔。

（2）應增加誠信內容。誠信是誠實和信用的概括。誠實是個人品性和品德的表現，信用是個人對契約、組織、承諾兌現的可靠程度。包括個人身體證明、個人資產、個人信用記載三個部分。其中個人信用記載是個人信用檔案的核心，是公民是否誠信、其信用度狀況的重要憑證。它包括道德信用方面的內容和資產信用方面的內容。從目前看，人事檔案中增加信用內容已是大勢所趨，前提是建立區域性的人事檔案中心，只有這樣各商業銀行形成的信用檔案才能定期向人事檔案中心移交。以改變目前人事檔案和商業檔案完全脫鉤的現象。

4.2深入開發人事檔案信息資源

開發利用信息資源是指通過一定的方式、方法，提供人事檔案中的有關內容，為組織人事工作服務的活動。

（1）建立人事檔案信息和全文數據庫。建立人事檔案信息數據庫是人事檔案實現信息化工作的基礎工作。信息庫的內容要求準確、詳細、并且隨時維護和更新。數據庫要包括人員的學習經歷、工作經歷、職務任免、職稱評聘、工資變化、獎懲、科研成果、發明專利、社會關系等。通過數據庫，可進行人員信息的查詢、檢索、統計、分析，生成各種名冊和表格，可提高人事檔案利用的工作的效率和質量。

（2）建立人事檔案信息服務網絡。在全文數據庫建立的基礎上，利用多媒體技術，增加個人圖像、聲音等資料，全方位擴充人事檔案信息內容。

5　結語

人事檔案是反映人員經歷和德才表現原貌的本質特點決定它不可替代性和存在的必然性。要積極進行改期，尋找出路，以有為的舉措，贏得應有的地位，以適應社會發展的需要。人事檔案工作管理體制、管理方法的改革，以及人事檔案信息資源的開發利用，必將使人事檔案工作的面貌煥然一新。只有這樣，人事檔案工作才能真正煥發新的生機和活力。

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G275.9

A

1673-0038（2015）17-0172-02

2015-4-10

雷霞（1974-），女，中級，主要從事檔案管理類工作。