芻議信息技術(shù)在檔案管理中的有效應(yīng)用

摘 要 這是一個(gè)信息化時(shí)代，我們每天在生活和學(xué)習(xí)中都要用到計(jì)算機(jī)，計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)深入到社會(huì)的每個(gè)領(lǐng)域，并且推動(dòng)了諸多行業(yè)的發(fā)展。實(shí)際上，隨著我國(guó)各類活動(dòng)數(shù)量的增加，產(chǎn)生了許多內(nèi)容、形式不同的檔案，數(shù)量較大，這給檔案管理工作帶來了一定的困難。因此我們必須采取現(xiàn)代化的信息技術(shù)，有序、高效的處理數(shù)目繁多、形式繁雜的檔案，這對(duì)于行業(yè)發(fā)展是極為重要的。通過采用信息技術(shù)加強(qiáng)檔案管理，能夠提高檔案利用效率，促進(jìn)檔案管理一體化的發(fā)展。本文將就信息技術(shù)與檔案管理展開探討。

【關(guān)鍵詞】信息技術(shù) 檔案管理 探討

近年來無紙化辦公、自動(dòng)化辦公逐漸興起，給檔案的發(fā)展帶來了嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。諸如簽發(fā)協(xié)議、起草文章等工作，現(xiàn)在大多是使用計(jì)算機(jī)完成，在這種情況下，檔案存在的形態(tài)是機(jī)讀的。現(xiàn)代化檔案比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案更有使用價(jià)值，機(jī)讀檔案的數(shù)量會(huì)越來越多。計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)在近年來發(fā)展迅速，同樣也被應(yīng)用于檔案管理這一領(lǐng)域，給檔案管理工作帶來了不小的幫助，因此研究信息化的檔案管理是非常必要的。

1 信息技術(shù)的內(nèi)涵

我們首先介紹信息技術(shù)，為后續(xù)分析檔案管理做基礎(chǔ)。信息技術(shù)也叫電子信息技術(shù)，這種電子技術(shù)的核心是計(jì)算機(jī)，還包括了網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通信技術(shù)、媒體技術(shù)等諸多方面，信息技術(shù)有著高效、便捷、安全等優(yōu)勢(shì)，現(xiàn)在被廣泛應(yīng)用于辦公、學(xué)習(xí)等領(lǐng)域，有效的提高了生產(chǎn)生活效率。信息技術(shù)的發(fā)展催生出很多技術(shù)人員和現(xiàn)今的設(shè)備，上述兩個(gè)因素有效促進(jìn)了檔案管理工作的發(fā)展。在這個(gè)信息化時(shí)代，傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)很難滿足需求，信息化的檔案管理必將取代傳統(tǒng)檔案管理的位置。

2 信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)

相對(duì)于其他管理技術(shù)，在檔案管理工作中信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)更加明顯，首先，傳統(tǒng)檔案都是紙質(zhì)檔案，也就是存儲(chǔ)媒介是紙張，紙張是非常脆弱的，需要設(shè)置專門的保管人員和保管室，還需要定期維護(hù)，這種檔案管理方式不僅浪費(fèi)了大量精力和時(shí)間，在保存過程中，還會(huì)因?yàn)榄h(huán)境因素例如酷熱、潮濕或者操作問題等造成檔案損失，嚴(yán)重還可能丟失檔案。但是，應(yīng)用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理則不用擔(dān)心這個(gè)方面的問題，專門設(shè)置的管理平臺(tái)可以避免天氣、人為等很多因素的影響，有效的提高了使用效率；第二，我們管理和維護(hù)檔案，最終目的是在解決糾紛或者科研工作中使用，但是現(xiàn)今的檔案管理工作缺乏一個(gè)完善的借閱、使用體系，而有些檔案本來就具有機(jī)密性，因此我們?cè)诮栝喓褪褂脵n案時(shí)可能非常困難，效率低下，但是運(yùn)用信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理，可以建立管理網(wǎng)站，用戶在網(wǎng)上就能夠借閱自己想要的檔案，有效的節(jié)省了管理時(shí)間，提高了用戶使用檔案的效率。

3 基于信息技術(shù)下的檔案管理工作存在的問題

（1）制度不完善。

（2）和社會(huì)發(fā)展不相符。

（3）管理人員素質(zhì)有待提高。

4 信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

4.1 在檔案管理內(nèi)容中的應(yīng)用

檔案管理內(nèi)容繁瑣復(fù)雜，一般都是管理人員人工完成檔案內(nèi)容，在檔案內(nèi)容管理中運(yùn)用電子信息技術(shù)能夠有效改善工作質(zhì)量，提高工作效率，具體的應(yīng)用有幾方面的內(nèi)容：存儲(chǔ)文件目錄、復(fù)制、檢索；存儲(chǔ)檔案內(nèi)容信息和檢索；統(tǒng)計(jì)、編目和匯總檔案文件；標(biāo)引文件關(guān)鍵詞；管理借閱，提供借閱咨詢服務(wù)；打印文件目錄；管理保管室安全；傳輸數(shù)據(jù)，進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)。

4.2 在構(gòu)建檔案信息管理系統(tǒng)中的應(yīng)用

為了提高管理效率，可以開發(fā)多種現(xiàn)代化技術(shù)集于一身的檔案信息管理系統(tǒng)，可以將電子信息技術(shù)大量應(yīng)用其中。可以使用Internet Explore8.0作為客戶端瀏覽器，采用微軟SQLServer2003來構(gòu)建后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)。很多管理系統(tǒng)都是模塊化的，這些系統(tǒng)同樣大量的應(yīng)用了電子信息技術(shù)，運(yùn)用電子信息技術(shù)將各個(gè)模塊的功能緊密連接起來，形成一個(gè)完整的信息管理系統(tǒng)。因此，在檔案管理工作中，信息技術(shù)是無處不在的，而信息技術(shù)也有效促進(jìn)了信息化檔案管理的發(fā)展。

4.3 在備份恢復(fù)中的應(yīng)用

電子檔案是以計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的形式存在的，因此同樣會(huì)發(fā)生丟失、損壞等問題，目前計(jì)算機(jī)病毒、軟件等問題帶來了嚴(yán)重的網(wǎng)絡(luò)安全問題，也威脅到了電子檔案的安全性，如果發(fā)生電子檔案泄漏、損壞或者丟失等情況，將會(huì)引發(fā)嚴(yán)重的后果。因此在管理檔案的過程中，勢(shì)必要使用信息技術(shù)備份電子檔案，發(fā)生意外情況則要恢復(fù)檔案。一般的備份恢復(fù)包括幾個(gè)部分，如軟件備份、硬件備份和恢復(fù)計(jì)劃等，要完成備份需要使用應(yīng)用軟件、系統(tǒng)軟件以及驅(qū)動(dòng)等，現(xiàn)在一般用硬盤保存?zhèn)浞荩脖P容量大、價(jià)格低，恢復(fù)速度較快，體積小易于保存。

5 推動(dòng)信息化檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展

可以從以下幾個(gè)方面著手：首先要將紙質(zhì)檔案電子化，調(diào)查結(jié)果顯示，已經(jīng)有軟件開發(fā)商開發(fā)出了一種系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)將圖文資料批量數(shù)字化，簡(jiǎn)單來說，就是將紙質(zhì)文件掃描到硬盤或者光盤中，在使用時(shí)可以檢索關(guān)鍵字或者關(guān)鍵詞；第二，電子檔案要進(jìn)行歸檔保護(hù)，環(huán)境會(huì)對(duì)電子檔案產(chǎn)生一定程度的影響，因此對(duì)電子檔案要進(jìn)行定期維護(hù)和檢測(cè)，建立完善的電子檔案管理制度，電子檔案的維護(hù)、拷貝、使用等都要嚴(yán)格記錄；第三，加強(qiáng)電子檔案的安全管理，對(duì)管理人員要進(jìn)行安全教育，督促其改善管理方式，妥善解決檔案管理工作中可能出現(xiàn)的安全問題，針對(duì)可能出現(xiàn)的問題，制定完善的安全防范措施。

6 結(jié)束語(yǔ)

綜上，分析了信息技術(shù)的內(nèi)涵，介紹了信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)和當(dāng)前檔案管理工作中存在的若干問題，最后詳細(xì)分析了信息技術(shù)在檔案管理中的具體應(yīng)用。

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作者簡(jiǎn)介

李薇（1971-），女，江蘇省揚(yáng)中市人。現(xiàn)為江蘇省水利工程建設(shè)局計(jì)算機(jī)信息處理技師、檔案助理館員，主要從事檔案管理及計(jì)算機(jī)信息處理工作。

作者單位

江蘇省水利工程建設(shè)局 江蘇省南京市 210029