基于Excel VBA批量處理學(xué)生信息

唐 娟

（湖北職業(yè)技術(shù)學(xué)院，湖北 孝感 432000）

Microsoft Excel軟件集成了種類繁多、功能各異的函數(shù)，極大方便了廣大用戶利用該軟件進(jìn)行信息的統(tǒng)計、分析和管理等工作。但由于函數(shù)使用方式的單一，并不能完全滿足學(xué)校工作的需要[1]。如批量對學(xué)生信息進(jìn)行處理時，經(jīng)常需要拆分一個總表、合并多個子表以及提取學(xué)生照片等等，這些工作單靠工作人員用原始的手工復(fù)制、粘貼和保存來完成，不僅操作麻煩，工作效率低，還容易出錯。事實上，Microsoft Excel還有一個非常有用且功能強大的工具，即Excel VBA，通過一些合適的VBA代碼，可以避免這些繁雜的操作步驟，實現(xiàn)便利的各種功能。

1 EXCEL中VBA開發(fā)簡介

VBA技術(shù)的實質(zhì)就是VB的編程，通過VB的編程完成需要的功能。VBA的服務(wù)對象是Office中的各個應(yīng)用程序。在Excel中，VBA的主要服務(wù)對象就是數(shù)據(jù)表和圖形圖像。VBA在Excel為它提供的平臺中可以充分展示自己的強大優(yōu)勢，在VBA的應(yīng)用下Excel的數(shù)據(jù)處理能力得到了進(jìn)一步的提升[2]。VBA入門的門檻較低，編程要求并不高。

以下給出EXCEL 2010中VBA編程和執(zhí)行程序的基本步驟[3]：

（1）點擊“開發(fā)工具→Visual Basic編輯器”命令，進(jìn)入“Visual Basic編輯器”窗口。

（2）在左側(cè)“工程資源管理器”窗口中，選中保存宏的工作簿，然后執(zhí)行“插入→模塊”命令，插入一個新模塊（模塊1）。

（3）將相關(guān)宏代碼輸入或復(fù)制、粘貼到右側(cè)的編輯窗口中。

注意：宏的結(jié)構(gòu)是：

Sub宏名稱()

相關(guān)代碼

End Sub

（4）輸入完成后，關(guān)閉“Visual Basic編輯器”窗口返回即可。

（5）執(zhí)行該程序，可以點擊“開發(fā)工具→宏”，選擇相應(yīng)的宏名即可。

2 VBA編程實現(xiàn)各種信息表的拆分及合并

學(xué)校各部門會下發(fā)很多表格給各個班級填報，如學(xué)生信息表，各類證書考試報名數(shù)據(jù)表，學(xué)生體檢情況表，學(xué)生銀行卡號表，學(xué)生交費統(tǒng)計表等等，這些信息大多是用EXCEL電子表格來存儲。有時需要按班級將一個總表分成獨立的工作表分發(fā)到各班，有時又需要將各班填報好的獨立工作表匯成一個總表，有時還需要再次分發(fā)給各班核對修改，所以這就需要頻繁進(jìn)行兩種操作：將各個工作表合并成一個總表或者將總表拆分成各個工作表。學(xué)校工作人員可以基于EXCEL VBA，為以上兩個操作分別編寫宏，下面以合并一個工作簿下所有工作表為例，給出其功能代碼。

Sub HBGZB()

Application.Screen Updating=False

For j=1 To Sheets.Count ’定義J=1到單元表數(shù)量

If Sheets(j).Name＜＞Active Sheet.Name Then

X=Range("A65536").End(xlUp).Row+1

Sheets(j).Used Range.Copy Cells(X,1)

End If

Next

Range("B1").Select

Application.Screen Updating=True

Msg Box"當(dāng)前工作簿下的全部工作表已經(jīng)合并完畢！"End Sub

3 VBA編程實現(xiàn)照片提取

學(xué)生經(jīng)常會集體報考一些證書類考試，為了保證報名時個人信息與照片相對應(yīng)，且報名的各項數(shù)據(jù)不出任何差錯，可以將個人信息和照片制成一個電子表格打印出來，讓各班學(xué)生核對并簽字。學(xué)校一般都會存有學(xué)生以身份證號命名的學(xué)籍照，將這些照片集中存放在一個文件夾中，便可以利用vba編程，將這些照片提取到電子表格中，以下是相應(yīng)的功能代碼。

sub ZPTQ()

’所需的照片為.jpg格式，照片大小一致，放在“照片”文件夾，該文件

夾和excel文檔同一目錄

For Each Shp In Active Sheet.Shapes

If Shp.Type=mso Picture Then Shp.Delete

Next

Dim My Pc Name As String

For i=2 To This Workbook.Active Sheet.Used Range.Rows.Count

’從第2行、3列開始逐次向下取身份證號，并將照片放在第4列單元格內(nèi)

My Pc Name=Active Sheet.Cells(i,3).Value&".jpg"

’Msg Box"圖片的完整路徑是"&This Workbook.Path&"照片"&My Pc Name

Active Sheet.Cells(i,4).Select’選擇要插入圖片的單元格作為目標(biāo)

Dim MyFile As Object

Set MyFile=Create Object("Scripting.File System Object")

If MyFile.File Exists(This Workbook.Path&"照片 "&MyPcName)=False Then

Msg Box This Workbook.Path&"照片"&MyPcName&"圖片不存在"

Else

’在選定的單元格中插入圖片

Active Sheet.Pictures.Insert(This Workbook.Path&"照片"&MyPcName).Select

End If

Next i

end sub

實現(xiàn)效果如圖1所示。

圖1 EXCEL工作表提取照片效果圖

利用VBA編程批量處理學(xué)生信息，幫助廣大用戶從繁重的數(shù)據(jù)處理中解脫出來，實現(xiàn)高效、準(zhǔn)確的信息管理。以上給出的功能代碼，可供學(xué)校行政管理人員參考使用。

［1］馮陳芙.EXCEL VBA在高校教務(wù)管理中的應(yīng)用[J].辦公自動化,2015,2.

［2］趙志東.Excel VBA技巧應(yīng)用[J].北京：人民郵電出版社,2007.

［3］李曉玫,楊小平.Excel中的VBA程序設(shè)計[J].四川師范大學(xué)學(xué)報,2004,7.