淺析高校人事檔案信息化趨勢

楊婭楠 岳鳳文

隨著黨的十八大明確提出“堅(jiān)持走中國特色新型工業(yè)化、信息化、城鎮(zhèn)化、農(nóng)業(yè)現(xiàn)代化道路”，“信息化”成為國家的重要發(fā)展戰(zhàn)略之一。教育系統(tǒng)的信息化建設(shè)是國家信息化建設(shè)的重要組成部分。高校人事檔案是全面、真實(shí)記錄一個(gè)人主要經(jīng)歷，包括教育經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、科研教學(xué)成果等的重要文件，具有一定的流動性、動態(tài)性和機(jī)密性等特點(diǎn)。高校人事檔案作為高校人事工作不可或缺的組成部分，是人事工作的基礎(chǔ)和人力資源建設(shè)的重要依據(jù)，人事檔案的信息化建設(shè)必將成為檔案管理工作的發(fā)展趨勢和教育系統(tǒng)信息化建設(shè)工作重點(diǎn)。

一、現(xiàn)行高校人事檔案管理制度

隨著信息化社會的到來和計(jì)算機(jī)等智能工具的廣泛應(yīng)用，信息的主要儲存介質(zhì)發(fā)生了變化，由原來的單一的紙質(zhì)介質(zhì)，逐步出現(xiàn)了可以儲存電子文檔的光盤、磁盤等電子介質(zhì)。人事檔案的管理也逐漸形成了紙質(zhì)檔案與電子文件并存的管理模式。

長期以來，紙質(zhì)作為信息的主要載體被廣泛應(yīng)用，紙質(zhì)檔案不易涂改，有修改的痕跡容易發(fā)現(xiàn)，紙質(zhì)檔案的真實(shí)性和安全性得到保障，使紙質(zhì)檔案具有很強(qiáng)的憑證效力和法律效力。紙質(zhì)檔案具有不可忽略的優(yōu)勢，作為檔案信息的主要儲存介質(zhì)仍然行使著歷史使命。電子檔案是新興的檔案信息儲存方式，與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比較，電子檔案容易被修改和被破壞，且修改的痕跡不容易被發(fā)現(xiàn)，穩(wěn)定性較差。由于技術(shù)方面的限制，電子檔案不易于安全保密。因此，電子檔案的憑證效力難以得到保障，法律效力更難以得到司法部門的認(rèn)可。基于上述因素，高校人事檔案將在很長一段時(shí)間內(nèi)由紙質(zhì)檔案和電子檔案并存，兩者互補(bǔ)優(yōu)勢，共同發(fā)揮作用，高校人事檔案管理將會形成多元化模式。

目前，高校人事檔案管理主要存在兩種形式：雙套制、雙軌制。

所謂雙套制是指電子文檔的管理、整理方面仍采用輸出紙質(zhì)拷貝，在紙質(zhì)檔案保存系統(tǒng)內(nèi)管理的方式。雙軌制是指在文件生成和運(yùn)轉(zhuǎn)過程中，兩者共存，即電子檔案和紙質(zhì)檔案同步隨業(yè)務(wù)流程運(yùn)轉(zhuǎn)，文件在進(jìn)入運(yùn)轉(zhuǎn)程序時(shí)就形成電子檔案和紙質(zhì)檔案兩種版本，業(yè)務(wù)人員對同樣內(nèi)容的兩種文件進(jìn)行重復(fù)或部分重復(fù)辦理。而最終雙軌制的辦理結(jié)果也是檔案的雙套歸檔。

這種管理模式下會產(chǎn)生大量的重復(fù)性工作，任何檔案信息的更新必然要兩種檔案方式同時(shí)進(jìn)行。紙質(zhì)檔案的存儲需要大量的空間，不利于檢索和查閱，容易受環(huán)境影響造成損毀。而隨著信息技術(shù)的不斷成熟、電子檔案在立法方面的不斷進(jìn)步，電子檔案容易操作、儲存空間小等優(yōu)點(diǎn)被人廣泛接受，電子檔案的優(yōu)越性不斷突顯，逐漸出現(xiàn)獨(dú)立存在的電子檔案。如何加強(qiáng)建設(shè)和完善檔案管理的信息化，建立健全電子檔案管理模式顯得尤為重要。

二、如何建設(shè)信息化的檔案管理

（一）建立完善的電子檔案管理平臺

第一，建立完善的電子檔案管理制度，制定電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的流程，對電子文件的錄入、編輯、修改、更新和歸檔制定相應(yīng)的規(guī)范措施。第二，建立完善的電子檔案管理系統(tǒng)，利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，建立統(tǒng)一全面的管理系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)對不同條件的人員信息的檢索、統(tǒng)計(jì)、歸納等操作。第三，建立嚴(yán)格的安全保密措施，可以采取專人管理、權(quán)限認(rèn)證、數(shù)字簽名以及各種加密措施保障電子檔案的安全性和保密性。

（二）提高檔案管理人員的整體素質(zhì)

要實(shí)現(xiàn)高校檔案管理信息化，需要有高素質(zhì)的檔案管理人員作為前提。無論是管理業(yè)務(wù)能力還是電子計(jì)算機(jī)等智能工具的操作能力，都對檔案管理人員提出了更高的要求。要保障高校人事檔案信息的真實(shí)性、可靠性以及及時(shí)有效地利用，需要對檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)能力和操作技能的培訓(xùn)。一是要加強(qiáng)檔案管理人員對本職工作的認(rèn)識，熟悉高校檔案管理的工作流程，明確工作職責(zé)，樹立高度的責(zé)任心，確保管理信息的真實(shí)可靠。二是加強(qiáng)檔案管理人員對利用計(jì)算機(jī)等智能工具管理人事檔案的能力，包括對檔案信息的收集、整理、編目、歸檔、查閱等能力，保障電子檔案同紙質(zhì)檔案發(fā)揮同樣的作用。

（三）在具有安全保障的電子信息平臺上，逐步實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案

首先要整理、核對現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案，確定檔案內(nèi)容的真實(shí)可靠。對人事檔案的內(nèi)容進(jìn)行歸納整理，相同內(nèi)容以統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范，是進(jìn)行紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)變的基礎(chǔ)性工作。其次對已經(jīng)形成的電子檔案進(jìn)行日常的更新和維護(hù)工作。由于高校人事檔案對應(yīng)的個(gè)體是每位教職員工，他們的檔案信息不是一成不變的，因此需要每隔一段時(shí)間，對每位教職員工的信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，更新原有的檔案信息。這一過程要保證充分地得到教職員工的支持和合作。

三、結(jié)束語

高校人事檔案管理工作的信息化進(jìn)程是一項(xiàng)長遠(yuǎn)的工作，需要從上到下的支持和努力。校領(lǐng)導(dǎo)要認(rèn)識到檔案信息工作的重要性，推動信息平臺的建設(shè);管理人員要提高自身的綜合素質(zhì)，增強(qiáng)保密性，只有這樣才能推進(jìn)高校人事檔案信息化的進(jìn)程。

【參考文獻(xiàn)】

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