信息時代檔案管理工作幾點建議

□文/王 霞劉 劍（.河北聯合大學；.河北聯合大學附屬醫院 河北·唐山）

信息時代檔案管理工作幾點建議

□文/王 霞1劉 劍2
（1.河北聯合大學；2.河北聯合大學附屬醫院 河北·唐山）

安全性、標準化、開放性隨著信息時代的到來，傳統的檔案管理工作已經越來越不能適應時代的要求，因此必須對檔案管理工作進行改革創新，以繼承和發展的創新思想，在繼承傳統檔案管理工作精華的基礎上，應用信息技術發展傳統檔案管理工作。

一、安全性

由于計算機的廣泛使用，網絡時代的到來，產生了大量電子文件。可以預料，不用幾年時間，我國各種組織機構的文件都將主要由電子方式制作和傳送，現在以保管為基礎的實態檔案館將成為虛擬檔案館。虛擬檔案是通過計算機來完成檔案功能，和紙質載體的實體檔案不同，這些虛擬檔案雖然不一定存在檔案館，但卻是在檔案館管理控制之下的文件，而虛擬檔案的傳遞、檢索、利用都是通過網絡實現的。

二、標準化

在知識經濟時代和信息革命到來之際，伴隨著信息高速公路的建設，檔案信息的全面數字化從技術上將不成問題。然而在傳統檔案信息化的過程中，還是借用傳統檔案的著錄和標引來揭示其信息的特征，效率低、準確性差，遠遠趕不上檔案數字化進程，檔案無法在網上交流。為此，信息時代檔案管理工作必須進行著錄標引革命。

三、開放性

在信息化浪潮下，國家對信息資源開發重視程度在不斷提高。隨著以信息技術為依托的檔案生成和管理電子平臺的設計、實施和推廣，檔案開放利用自然而然地擴及到了數字化檔案信息利用領域，使得“數字化檔案信息開放利用原則”具備了與傳統“檔案開放原則”在思想上、理論上、政策法規上的一致性。目前主要通過網站建設、網絡發布、數據庫在線檢索、Email傳遞等方式提供服務，數字化檔案信息的利用越來越受到注重，利用過程堅持“以人為本”，無論是網站設計的信息構建和信息發布內容的選擇，都在技術人性化的趨勢中開始考慮人本精神的體現，“數字化檔案信息開放利用原則”在精神內涵上繼承了“檔案開放原則”的人本理念和人權思想，以保證社會所有公民對數字化形式檔案信息的方便獲取和自由利用權利。

四、信息時代檔案管理工作的創新

在信息時代，檔案管理工作思想、內容和服務方式發生了重大變化，作為檔案管理工作者不得不打破常規的運作方式，進一步探索和掌握一套適應信息技術的新工作程序和方法。檔案管理思想觀念創新——由管理向服務轉變。因此，檔案管理工作由“管理”向“服務”轉變是時代的要求。

拓展服務領域——信息服務的社會化、多主體。檔案部門既要面對各級機關、各個單位等在一切社會活動中會利用或可能利用檔案信息的組織和個人，又要針對性地為特殊利用者提供特定服務。對檔案信息的單一需求必將被對檔案、文件、圖書、情報檢索資料的綜合需求所代替。

創新服務手段——主動地個性化服務。（1）建立檔案館（室）網頁，開展網上利用服務。隨著檔案館（室）內部局域網的建立，檔案部門應充分利用網站制作自己的網頁，積極組織上網數據和信息，實現檔案信息的網上檢索，為各個單位提供更好的服務；（2）電子文件的自動上傳收集。目前在單機上形成的電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門不容忽視的問題；（3）開展在線服務。傳統的檔案利用方式，如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復制件或公布件，特別是到檔案部門利用檔案原件的方式，在信息化時代里必然要發生變化，人們希望不出門就能夠獲得上述服務，而有了信息技術的幫助，通過開展網上服務，這一切都完全可以實現。

檔案管理工作環節的創新——實現信息化。檔案工作主要包括八個環節：收集、整理、分類、檢索、利用、統計、編研。檔案管理工作信息化，就是要把信息技術應用到檔案工作的八個環節中去，以提高檔案管理效率和服務水平。

收集——多種載體檔案。現代科技的發展，使檔案的種類、數量越來越多，檔案的載體形式和記錄方式發生了較大的變化。計算機和多媒體技術的發展，改變了傳統的紙質檔案一統天下的局面，使紙質檔案與非紙質檔案的比重和轉換逐步發生變化。無紙化辦公將使新概念文件、新形態載體和新積存方式的檔案信息應運而生；加工（整理、分類）——建立與各種檔案發展相適應的加工標準多種載體檔案的出現，與傳統檔案管理的保管方法、分類方式和傳輸方式截然不同。目前，針對這些新型檔案，我們的檔案管理理論、標準和方法雖然不斷改進，但仍無法完全滿足時代變革的需要，已經滯后于檔案管理的實踐；利用（檢索、利用、統計、編研）——檔案服務網絡化。實現檔案信息資源服務網絡化，是檔案信息化的重要標志，也是檔案數字化的最終目標。檔案信息在網絡上被傳輸、檢索和利用，眾多的檔案信息不再是散布于各個檔案館的孤立個體，而是由相互連接的館藏構成的、海量豐富的、交互共享的、便捷迅速的、安全屏保的檔案信息網絡中的一個環節。檔案服務網絡化將實現檔案領域的各種資源信息的人類共享。實現方式包括：網上閱覽——通過內部主頁查閱文檔；電子閱覽室——根據辦公區域分布和服務半徑，設立若干電子閱覽室，用戶通過電子閱覽專用計算機可以得到所有相關領域的最新的電子文件，但須防止用戶將電子文件下載轉出和打印，從而確保檔案的安全性；內部主頁——通過本單位的內部主頁，方便地得到全文信息，并可訂閱信息以實現自動跟蹤其更新情況，從而實現將各項工作所需要的文件、檔案（涵蓋圖書、情報、資料）統一從內部主頁上提供利用。信息時代已經到來，檔案作為一種重要的社會信息資源越來越受到社會各界的重視，但與時代發展相匹配的信息時代檔案管理工作體系還在建設之中。要堅持繼承和發展的思想，以安全性、標準化和開放性為原則，不斷創新信息時代檔案管理工作。■