Excel小技巧提高職場工作效率

在工作實踐中，我們經(jīng)常會遇到一個看似不大但實現(xiàn)起來比較麻煩的問題，其實只要稍動腦筋即可解決，這里介紹幾則小技巧。

技巧一：實現(xiàn)跨行求和

有時我們會遇到間隔行列來求和的情況，例如在1年的時間中，如何找出所有的周一下的數(shù)據(jù)并求和呢？ 我們知道一個星期有7天的時間，那么在表格中，可以按照這個規(guī)律來找出處在同一星期的所有單元格。

首先確定起點的位置，例如A3單元格，3對7取余為3，在英文輸入狀態(tài)下輸入公式“=SUM（（MOD（ROW（A3：A100），7）=3）*A3：A100）”，同時按下“Ctrl+Shift+Enter”組合鍵轉(zhuǎn)換為數(shù)組公式，這個公式表示每7行取一個數(shù)據(jù)，然后將這些數(shù)據(jù)進行累加，“ROW（A3：A100）”表示從A3到A100的單元格區(qū)域，“MOD（）”的意思是模除，就是求余數(shù)，這里求{3，……，100}分別與7相除所得的余數(shù)；“MOD（ROW（A3：A100），7）=3”是判斷行數(shù)是否正確，如果余數(shù)是3，結(jié)果為真（true），否則為假。如果某行結(jié)果為真，就參與A3：A100的求和運算，否則不參與運算。

技巧二：自動更改數(shù)據(jù)的數(shù)量級

在Excel中輸入同類數(shù)據(jù)的時候，我們?nèi)绻謩虞斎胄?shù)點（或添加0），不僅容易輸錯，也浪費了時間。那么，有沒有一種方法可以讓Excel自動輸入小數(shù)點，我們只需要輸入數(shù)字就可以呢？

解決的辦法很簡單，打開“Excel選項”對話框，在左側(cè)導(dǎo)航欄選擇“高級”選項卡，在右側(cè)窗格勾選“自動插入小數(shù)點”復(fù)選框（如圖1），在這里設(shè)置相應(yīng)的位數(shù)，輸入正數(shù)表示縮小，負數(shù)表示放大，例如輸入“-2”，表示在輸入的數(shù)字后面增加2個0，如果輸入“+2”，小數(shù)點往前移動2位。

技巧三：分別復(fù)制上一個單元格內(nèi)容

可能你經(jīng)常需要復(fù)制前面剛剛輸入的內(nèi)容，直接復(fù)制、粘貼是最為簡單的方法，但如果每次復(fù)制的內(nèi)容并不相同，除了強行復(fù)制之外，有沒有簡單一些的方法呢？

操作很簡單（如圖2），選中A2單元格，按下“Ctrl+D”或“Ctrl+'”組合鍵即可（這里的“'”是單引號）。需要提醒的是，這個技巧只能在輸入文字的單元格下面實現(xiàn)，而且不能隔行；如果需要向右復(fù)制，只要按下“Ctrl+R”組合鍵就可以實現(xiàn)向右填充，同樣不能隔列。

技巧四：只提取中文或數(shù)字

某些時候，我們需要從混合區(qū)域提取出數(shù)字，而且不允許破壞原有的表格結(jié)構(gòu)，除了手工操作之外，利用“定位條件”是一個非常不錯的方法：

例如只需要保留除了數(shù)字之外的內(nèi)容，首先選中相應(yīng)的單元格區(qū)域，依次選擇“編輯→查找和選擇”，打開“定位條件”對話框，依次選擇“常量→數(shù)字”，確認之后會自動定位指定區(qū)域中所有的數(shù)字（如圖3），按下Delete鍵刪除，剩余的就是我們需要保留的非數(shù)字內(nèi)容了。如果只需要保留數(shù)字，只要依次選擇“常量→文本”，刪除所有文本字符即可。

首先選中相應(yīng)的單元格區(qū)域，按下“Ctrl+C”組合鍵將其復(fù)制到剪貼板，在指定區(qū)域選擇“選擇性粘貼”，打開“選擇性粘貼”對話框，在這里依次選擇“運算→加”，確認之后就可以了。