黨校檔案管理信息化建設(shè)初探

孔曉

摘要：傳統(tǒng)檔案管理方式和檔案服務(wù)方式，已不能滿足日益發(fā)展的用戶需要，在人員、體制機(jī)制、資源設(shè)備技術(shù)、資金等方面存在諸多問題，影響了黨校檔案工作的發(fā)展。在新形勢(shì)下，黨校檔案工作者要充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，開展黨校檔案管理信息化建設(shè)，通過對(duì)人的發(fā)展，對(duì)管理體制的改革，對(duì)傳統(tǒng)檔案管理業(yè)務(wù)流程的再造，使黨校檔案管理工作適應(yīng)時(shí)代進(jìn)步的需要，適應(yīng)新時(shí)期用戶多樣化需求，適應(yīng)檔案管理工作發(fā)展的內(nèi)在需要。

關(guān)鍵詞：黨校;檔案管;信息化

檔案是社會(huì)發(fā)展和進(jìn)步的歷史見證，具有服務(wù)工作實(shí)踐、服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)決策、服務(wù)學(xué)習(xí)研究、服務(wù)宣傳教育的作用。我黨歷來十分重視檔案管理工作，多位中央領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作提出過指導(dǎo)意見。隨著當(dāng)今社會(huì)步入互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，社會(huì)各界對(duì)黨校檔案需求越來越多樣化、復(fù)雜化、頻繁化，為適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要，滿足廣大干部群眾的檔案需求，黨校檔案管理信息化工作提上了日程，但由于目前在人員、體制機(jī)制、資源設(shè)備技術(shù)、資金管理等多方面存在問題，阻礙了黨校檔案工作的發(fā)展。

一、黨校檔案管理工作存在的問題

（一）人的問題是影響黨校檔案管理工作發(fā)展的根本問題

1.人員素質(zhì)低下

黨校檔案管理人才缺乏，高素質(zhì)人才尤為稀缺。黨校檔案管理人才隊(duì)伍形成了“外部有水平的不愿來，內(nèi)部有能力的想調(diào)走，留下來的不得已”的局面。包括黨校在內(nèi)的很多基層檔案單位，一方面專業(yè)人才極為缺乏，工作人員大多沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案教育;另一方面工作人員老齡化問題嚴(yán)重，再學(xué)習(xí)、再教育的動(dòng)力不足，知識(shí)老化已不適應(yīng)信息時(shí)代對(duì)檔案管理工作的要求。

2.思想認(rèn)識(shí)陳舊

人的問題體現(xiàn)在思想認(rèn)識(shí)陳舊上，存在對(duì)檔案工作，尤其是信息化背景下的檔案管理工作的很多錯(cuò)誤思想。一是認(rèn)為檔案管理工作不重要，只不多是對(duì)過去文件的保管工作;二是認(rèn)為檔案本身沒價(jià)值，不認(rèn)為檔案能夠提供什么有用的信息，不會(huì)創(chuàng)造除“存檔”外的其他價(jià)值;三是認(rèn)為管理檔案沒前途。這些錯(cuò)誤的意識(shí)使得檔案工作形成了“邊緣化”到“自我邊緣化”的惡性循環(huán)。

3.創(chuàng)新意識(shí)不足

長期以來，黨校內(nèi)部存在重文書檔案、輕教學(xué)檔案的傾向。檔案人員普遍存在“坐等待收，守?cái)偞谩钡膫鹘y(tǒng)作風(fēng)，缺乏主動(dòng)服務(wù)、主動(dòng)作為的意識(shí)，認(rèn)識(shí)不到檔案中存在的信息價(jià)值，不能發(fā)揮自身主觀能動(dòng)性，不習(xí)慣于對(duì)檔案資料進(jìn)行二次開發(fā)，而往往是“守株待兔”、“聽吆喝”的時(shí)候居多。

（二）體制機(jī)制是阻礙黨校檔案管理工作創(chuàng)新的主要問題

檔案室的管理體制問題主要出在空缺問題上，目前大多數(shù)黨校檔案館沒有專門的針對(duì)信息化時(shí)代管理需要的規(guī)章制度，多數(shù)仍沿用過去紙質(zhì)檔案時(shí)代的管理規(guī)則，對(duì)電子文檔管理的相關(guān)制度重視程度不夠。針對(duì)電子文檔與過去傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔在存貯形式、處理手段、服務(wù)對(duì)象等方面截然不同的現(xiàn)實(shí)，相應(yīng)的規(guī)章制度不能迅速應(yīng)對(duì)，造成在黨校當(dāng)官管理信息化工作中，常常處于沒有規(guī)章制度約束、指導(dǎo)的窘境，往往依賴領(lǐng)導(dǎo)或某一具體負(fù)責(zé)人的指示，缺乏科學(xué)性和穩(wěn)定性。也正是由于規(guī)章制度的缺失，造成在檔案管理工作中，對(duì)工作業(yè)績(jī)的評(píng)價(jià)缺乏可信服的標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致管理思想的混亂，具體負(fù)責(zé)工作的同志往往本著“多一事不如少一事”的思想，缺乏主管能動(dòng)性，難以發(fā)揮檔案資料的全部?jī)r(jià)值。

（三）資源設(shè)備技術(shù)是黨校檔案管理工作再造的瓶頸問題

1.資源問題

黨校檔案管理信息化的首要任務(wù)是原始檔案信息的數(shù)據(jù)化處理，這是后續(xù)信息化建設(shè)和信息化檔案服務(wù)的基礎(chǔ)，但是目前在基層黨校工作實(shí)踐中，這一步仍然是步履維艱，主要存在兩種情況：一種是對(duì)原始檔案資料的數(shù)據(jù)化處理仍未完成。由于原始檔案資料數(shù)量較多，多年疏于管理造成的遺失、錯(cuò)漏問題嚴(yán)重，以及資金、技術(shù)、人力方面的支持力度不夠等原因，僅僅是信息化建設(shè)的第一步，很多時(shí)候已經(jīng)成為阻礙黨校信息化建設(shè)的第一障礙;第二種情況是對(duì)原始檔案資料的數(shù)據(jù)化處理僅僅停留在掃描和目錄存儲(chǔ)的層面，對(duì)檔案內(nèi)容信息、特征的處理深度不夠。這種情況非常普遍，從本質(zhì)上來講，這不算是信息化，而僅僅是對(duì)檔案資料的“數(shù)字副本”建設(shè)，其對(duì)提升檔案服務(wù)水平、充分發(fā)揮檔案信息價(jià)值沒有推動(dòng)作用。

2.設(shè)備問題

大部分基層黨校檔案管理設(shè)備遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能跟上科技時(shí)代的步伐，沒有意識(shí)到檔案管理效率提高的必要性，對(duì)于實(shí)行信息化管理模式認(rèn)識(shí)不足，重視不夠。從現(xiàn)階段的整體水平來分析，基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)力度仍然需要不斷加大，因?yàn)闄n案管理信息化是否能夠正常運(yùn)作關(guān)鍵在于信息基礎(chǔ)配置水平，黨校檔案管理在信息資源的開放方面必須要配置具有高穩(wěn)定性與高安全性的大容量網(wǎng)絡(luò)設(shè)施。

3.技術(shù)問題

黨校檔案管理信息化建設(shè)是完全不同于過去檔案管理工作的新的實(shí)踐，面臨的一個(gè)重要問題在于技術(shù)。首先面臨的是原始檔案資料數(shù)字化技術(shù)難題，如何快速、準(zhǔn)確的將檔案資料進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化是一大技術(shù)難題。目前在圖書館管理領(lǐng)域較為成熟的館藏?cái)?shù)字化技術(shù)可以為檔案管理提供有益的借鑒。其次面臨的是數(shù)字化檔案資料的保管問題，其對(duì)存儲(chǔ)條件和存儲(chǔ)穩(wěn)定性提出了新的挑戰(zhàn)，應(yīng)當(dāng)考慮到隨著技術(shù)發(fā)展的日新月異，數(shù)字化檔案存儲(chǔ)升級(jí)換代的需要。最后面臨的是數(shù)字化檔案資料的安全問題，如何應(yīng)對(duì)可能的軟硬件故障、可能的病毒及黑客攻擊威脅、管理人員的錯(cuò)誤操作等等問題，為檔案管理信息化提出了新的挑戰(zhàn)。

（四）資金管理是制約黨校檔案管理工作再造的關(guān)鍵問題

1.資金支持力度不夠

推進(jìn)黨校檔案信息化建設(shè)，制約的瓶頸是資金。信息化建設(shè)，需要購置設(shè)備，開通局域網(wǎng)，連接因特網(wǎng)，進(jìn)行安全防護(hù)等，都需要較大的經(jīng)費(fèi)投入。同時(shí)，電子產(chǎn)品更新快，后續(xù)維修、升級(jí)投入大，黨校的辦公經(jīng)費(fèi)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。

2.資金管理使用不善

如何將有限的資金使用在最需要的地方？當(dāng)前存在著“重硬件，輕軟件”和“重當(dāng)前，輕后期”的問題。很多檔案管理部門在檔案管理信息化建設(shè)過程中，仍然沿用過去老的工作習(xí)慣，建設(shè)了碩大的機(jī)房、購置了大量的服務(wù)器和服務(wù)終端，但是對(duì)于檔案管理信息化系統(tǒng)和系統(tǒng)軟件的重視不夠，造成檔案管理信息化的建設(shè)流于表面，限制了其在信息化時(shí)代的作用發(fā)揮。更有甚者對(duì)于檔案信息化過程中的投入追求一次到位，沒有預(yù)留后期軟硬件升級(jí)和維護(hù)的費(fèi)用，導(dǎo)致系統(tǒng)在出現(xiàn)問題后難以恢復(fù)，很快淪為擺設(shè)，造成了極大浪費(fèi)。

二、黨校實(shí)施檔案管理信息化意義

時(shí)代的進(jìn)步呼喚黨校檔案管理工作信息化，隨著辦公自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用和普及，檔案的建設(shè)和管理也必然逐步納入到信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用的大環(huán)境中，使檔案管理和服務(wù)的重心向信息資源管理和信息服務(wù)的建設(shè)上轉(zhuǎn)移。

用戶的需求呼喚黨校檔案管理工作信息化，檔案服務(wù)于社會(huì)實(shí)踐發(fā)展，而這種社會(huì)化服務(wù)必須以信息化為基礎(chǔ)。

事業(yè)的發(fā)展呼喚黨校檔案管理工作信息化，現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用，將會(huì)提高提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

三、黨校檔案管理信息化實(shí)施策略

（一）以人的發(fā)展引領(lǐng)信息化順利實(shí)施

現(xiàn)代化的設(shè)備需要人來操作，檔案工作信息化需要人來實(shí)現(xiàn)。檔案管理人員必須具備多元化的知識(shí)背景才能適應(yīng)要求，現(xiàn)代化知識(shí)將成為每一位檔案工作者知識(shí)構(gòu)成的要素，同時(shí)，也深刻影響檔案工作隊(duì)伍的結(jié)構(gòu)和檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，因此，建立一支具有現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識(shí)和業(yè)務(wù)知識(shí)的專業(yè)隊(duì)伍是至關(guān)重要的。一方面要加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有員工的培訓(xùn)，另一方面要注意對(duì)多專業(yè)不同人才的招聘吸納。

人的作用無論何時(shí)何地都是第一位的，在黨校檔案管理信息化建設(shè)過程中應(yīng)當(dāng)重視充分發(fā)揮員工的主觀能動(dòng)性，針對(duì)員工在實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)的問題、得出的新點(diǎn)子，應(yīng)當(dāng)充分重視，積極探索，對(duì)于確實(shí)可以提高工作效率、提升服務(wù)水平的經(jīng)驗(yàn)做法，應(yīng)當(dāng)積極推廣，對(duì)于這樣的員工給與物質(zhì)和精神獎(jiǎng)勵(lì)，以激勵(lì)員工發(fā)揮主觀能動(dòng)性，利用微創(chuàng)新推動(dòng)大發(fā)展。

（二）以管理體制創(chuàng)新破解信息化障礙

1.改革管理體制

建立健全檔案管理制度，細(xì)化檔案管理規(guī)范操作。對(duì)于黨校來說，不同教研室、不同部門的檔案整理歸檔要建立首問負(fù)責(zé)制，從頭到尾進(jìn)行檔案管理的信息追蹤和反饋，直到檔案進(jìn)入檔案庫陳列環(huán)節(jié)。為了保證工作質(zhì)量，可以將檔案管理工作與績(jī)效管理考核掛鉤，從黨校的管理上納入年度績(jī)效考核指標(biāo)計(jì)劃，將檔案管理設(shè)為一個(gè)專項(xiàng)的考核指標(biāo)，從績(jī)效管理方面推進(jìn)檔案管理的工作。黨校應(yīng)當(dāng)立足于自身的實(shí)際情況，努力創(chuàng)造適宜的環(huán)境，積極配合人事機(jī)構(gòu)，強(qiáng)化黨校檔案管理工作人員的聘用、使用以及培養(yǎng)。

2.規(guī)范工作機(jī)制

制度化是做好黨校檔案管理工作的基礎(chǔ)。要從黨校檔案管理的全過程和各環(huán)節(jié)，建立一整套制度規(guī)范，并強(qiáng)化制度執(zhí)行，推動(dòng)黨校檔案工作走上制度化軌道。要依據(jù)《檔案法》，從管理部門、職責(zé)權(quán)限、管理規(guī)范、機(jī)構(gòu)設(shè)置與人員配備、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、保管利用、考評(píng)獎(jiǎng)懲、經(jīng)費(fèi)保障等方面，制定完善黨校檔案管理規(guī)定。要編制完善黨校檔案管理大綱，按照文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、教學(xué)科研檔案、函授學(xué)籍檔案等進(jìn)行分類，及時(shí)修訂完善黨校文件材料的歸檔范圍、領(lǐng)域和保管期限表，建立隨時(shí)收集與定期收集、集中收集與分散收集相結(jié)合的工作機(jī)制。當(dāng)前，尤其要針對(duì)電子檔案存儲(chǔ)利用的新特點(diǎn)和新要求，建立完善包括收集、保密、應(yīng)用等于一體的電子文件檔案管理制度規(guī)范。

（三）業(yè)務(wù)流程再造重塑檔案管理工作

1.完善檔案管理信息化軟硬件設(shè)備建設(shè)

技術(shù)是檔案信息化建設(shè)的生命。一是配備質(zhì)量可靠、性能優(yōu)良的硬件設(shè)備并添置相應(yīng)的配套設(shè)備，防止電磁干擾、輻射等影響，從源頭上減少自然毀損概率;二是設(shè)計(jì)開發(fā)通用性的檔案信息管理軟件，使檔案信息化建設(shè)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)融合貫通，即實(shí)現(xiàn)前端控制，記錄從電子文件形成到成為電子檔案并歸檔的一切活動(dòng)過程和處理情況;三是采取身份認(rèn)證、防火墻、數(shù)據(jù)備份等安全防護(hù)措施，保證軟、硬件安全運(yùn)行。這些都是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化和辦公自動(dòng)化的必要和前提條件。要盡快建立健全學(xué)校層面的檔案管理部門，劃撥專屬的辦公場(chǎng)所，設(shè)置專職的檔案管理崗位，專門從事檔案資料的管理。

2.完成檔案資料信息化數(shù)字化轉(zhuǎn)換建設(shè)

當(dāng)前黨校檔案基本是紙質(zhì)載體，電子歸檔的極少，造成數(shù)字化館藏資源不豐富。要利用各種技術(shù)將紙質(zhì)檔案數(shù)字化，進(jìn)入信息管理系統(tǒng)，將各種檔案進(jìn)行整合，形成各種具有黨校特色的，既適合黨校教育和服務(wù)對(duì)象需求，又具有較強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)力優(yōu)勢(shì)的檔案信息資源數(shù)據(jù)庫。一是由黨校各個(gè)部門將本年度產(chǎn)生的歸檔文件按照要求直接錄入檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)。二是由檔案部門將現(xiàn)存檔案轉(zhuǎn)化為機(jī)檢數(shù)據(jù)。實(shí)行電子文件和紙質(zhì)文件歸檔雙軌制。

3.構(gòu)建基于同一軟件平臺(tái)的信息化應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)

要從全面應(yīng)用優(yōu)質(zhì)檔案資源的角度出發(fā)，對(duì)檔案資料進(jìn)行清晰、科學(xué)的分類整理，最終形成兼具實(shí)用性、精準(zhǔn)性、真實(shí)性以及權(quán)威性的信息檔案系統(tǒng)，發(fā)揮檔案資源良好的應(yīng)用效益。要構(gòu)建黨校信息共享服務(wù)渠道，以規(guī)范和共享的各類檔案資源作為核心基礎(chǔ)，緊緊圍繞黨校管理、教學(xué)等各個(gè)時(shí)期、不同崗位的具體的工作任務(wù)，全方位提供檔案信息服務(wù)，不斷提升黨校檔案資料服務(wù)水平。要加強(qiáng)對(duì)黨校檔案資源的分析研究、綜合加工、深度開發(fā)，完善檔案資料的目錄整理匯編以及制作編輯工作，開展人性化的增值服務(wù)，提供深層次、高質(zhì)量的檔案信息產(chǎn)品，不斷挖掘檔案價(jià)值，努力把“死檔案”變成“活信息”、把“檔案庫”變成“思想庫”。要推進(jìn)黨校檔案資源網(wǎng)絡(luò)共享和遠(yuǎn)程利用，發(fā)揮黨校內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)資源優(yōu)勢(shì)，引入智能管理模式，建立黨校系統(tǒng)內(nèi)部統(tǒng)一的檔案管理和應(yīng)用平臺(tái)，定期發(fā)布檔案館藏的動(dòng)向、狀況，積極開展檔案鑒定工作并開放應(yīng)開放的檔案，促進(jìn)電子檔案應(yīng)用效率水平的全面提升，激發(fā)黨校檔案管理工作的綜合效益以及社會(huì)價(jià)值。

四、結(jié)語

黨校檔案管理信息化建設(shè)的過程是不斷滿足時(shí)代發(fā)展要求、滿足用戶檔案使用要求、滿足檔案工作發(fā)展需求的過程，需求在變，檔案管理工作也需要變化。做好與時(shí)俱進(jìn)，最重要的是開放的思維和變革的決心，信息化的過程就是在這種思維和決心驅(qū)使下，對(duì)各種需求滿足的過程。信息化建設(shè)不是一朝一夕的工作，需要黨校檔案工作者在長期的工作實(shí)踐中，不斷調(diào)整，不斷改正，不斷進(jìn)步。這個(gè)過程是黨校檔案部門糾正錯(cuò)誤思想，變革傳統(tǒng)工作模式，不斷付出努力的過程，也是黨校檔案工作充分發(fā)揮自身潛力，不斷推進(jìn)檔案管理信息化的過程。

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