信息時代如何做好檔案管理工作

黃育杏

摘要：信息化時代的到來使傳統的檔案管理工作面臨挑戰，同時也帶來了機遇。如何在電子信息時代，利用網絡來改進檔案管理工作是我們面臨的一個重要問題，因而轉變傳統觀念，發現新問題，探討新思路，才能使檔案管理工作在信息時代下獲得高效和安全，更好的為社會服務。

關鍵詞：企業單位；資產管理；策略

科技的飛速發展和信息時代的到來，使許多傳統的工作都受到了巨大的影響，檔案管理工作也不例外。面對劇烈的社會變化，我們應清楚地認識到，信息時代給我們的檔案管理工作帶來了的不僅是挑戰，更是機遇和新生。因而如何迅速的應對這種變化？如何有效的利用信息時代的媒介優勢來整合傳統的檔案管理模式，使其更加的科學化，準確化？這是擺在我們面前的緊迫問題。

一、樹立檔案工作的新觀念

與檔案信息化建設關系最為密切的，首先是檔案信息資源觀。過去我們普遍將檔案信息作為一種文化資源，主要發揮了檔案信息的憑證價值，而今后也要將檔案信息作為經濟資源對待，并發揮其獨特的情報價值。其次是文件與檔案的公開和開放觀念。我們在過去的工作中比較重視檔案的開放和開發利用，而對于現行和半現行階段的文件則一般不予公開和開放。今后則應在檔案信息化建設中重點研究如何加強現行與半現行文件的公開與開放，制定有關現行文件開放的政策與法規。最后是終身學習觀念。有不少人認為，檔案管理理論性不強，業務技能要求不高，即便沒有受過正規教育也能適應工作需要。而隨著檔案信息化建設，新技術和新知識不斷應用到檔案管理中，給檔案人員帶來許多未曾遇到的問題，即使是一些檔案專家有時也難以駕馭。因此樹立終生學習的觀念，就成為檔案信息化建設成功的基本保證。

二、加強檔案信息管理標準化建設

檔案信息管理標準化主要包括檔案信息采集標準化、檔案信息存貯標準化、檔案信息管理標準化、檔案信息網絡標準化和檔案信息管理軟件標準化等。檔案信息管理標準化是檔案信息化建設的前提和基礎，檔案信息化程度越高，對檔案信息管理標準化的要求也就越高。為了保證檔案信息化建設健康發展，檔案行政和管理部門必須制定有關的標準、規范和管理辦法，制定相應的通用的檔案信息標準，如檔案目錄數據交換格式、檔案通用文件格式、檔案著錄要求、電子檔案管理辦法、檔案管理軟件功能要求、檔案數據管理安全要求等，確保檔案數據信息的通用、共享與交換、確保軟、硬件環境變化時檔案數據的完整、安全和有效利用，以實現檔案信息化建設的良性發展。

三、創新管理模式，提高檔案管理效率

隨著信息時代的到來，人才市場競爭日益激烈，信息瞬息萬變。在這種形勢下，檔案管理人員要能夠采取多種措施來創新檔案管理模式：第一，需要完善檔案目標管理機制，在此基礎上建立激勵機制，將檔案管理工作與人員的薪酬相掛鉤，以此來充分調動檔案管理人員的工作積極性。第二，需要充分利用現代化的科學管理方法，將網絡信息技術與傳統檔案管理模式結合起來，完善人才服務中心的檔案管理信息系統，以此來實現信息資源的共享。第三，檔案管理人員需要加強自主學習、更新管理知識及技術。相關部門需要定期開展培訓活動，提高檔案管理人員的專業素養及技能水平，借鑒先進的管理經驗及管理模式，使得其能夠熟練地應用計算機信息技術，增強其檔案管理的能力，從而為檔案管理工作的順利開展提供人力資源的保障。第四，隨著現代信息技術在檔案管理工作中的應用與發展，檔案管理人員需要總結經驗教訓，不斷摸索能夠適應信息時代發展的新理論及方法，以提高檔案管理工作水平。

四、建立健全檔案管理工作制度

檔案管理工作是一個動態過程，因而需要不斷收集信息、對檔案加以補充，檔案管理工作也涉及到檔案材料的鑒別、移交、轉遞、分類、登記、借閱及檢查，由此可見，檔案管理工作程序較為繁重，這就需要相關部門及人員完善相關規章制度，并在實際工作中得到貫徹落實，以此來保障人事檔案內容的連續性、完整性、真實性，從而有效避免棄檔、檔案管理混亂、有檔無人等現象的發生。總之，檔案管理人員要能夠嚴格執行檔案管理相關的工作制度，確保管理工作有章可循，這樣有助于促進檔案管理服務理念的實現。與此同時，檔案管理人員還需要處理好檔案保密與公共服務的關系，避免管理漏洞的出現。

五、加強檔案管理工作的安全和法制意識，提高主體意識

安全是檔案管理工作的生命，是檔案管理工作的重中之重。隨著電子技術的飛速提高和信息時代的到來，網絡、信息、快捷、即時等成了生活中的關鍵詞。在這樣一個大的環境下，一方面為我們的管理工作帶來了新鮮的血液，注入了現代的科技元素，加快了檔案信息化融入信息社會的腳步，使檔案信息在為社會各界提供服務方面取得新的進展。但同時，由于缺乏相應的政策法規、配套的技術維修保障和管理人員自身素質等因素存在，使得信息時代的電子化檔案管理存在很多安全隱患。

在單位尤其是人事檔案部門，大力宣傳管理檔案的相關法制政策，認真學習相關的法律法規文件，使檔案管理工作人員牢固樹立依法治檔的思想觀念，要讓全單位上下都有依法保護檔案的任務的責任，對一切違犯檔案法和利用檔案的權利人要進行嚴肅的處理。同時認真學習、宣傳、貫徹《檔案法》，使我們的檔案工作的管理法治化、科學化、公正化。

檔案管理人員不僅要提高法制意識，端正態度，還要不斷的了解社會的需求，深入調查，積極反饋公眾與社會各方面對檔案工作的評價，根據評價和社會需要作相應的調整，并積極改進自身的方式，提高接受信息和整合信息的能力，高效地完成檔案信息資源的集中統一管理與開發利用。

六、結語

總之，檔案管理工作是一種既需要專業性知識，又需要有高度的責任心和耐心的工作，它要求我們既能沉下心來又要與時俱進、改變觀念，不斷充實和更新自己的專業知識結構，擴展工作視野，同時以極大的熱情投入到工作中，才能在新的時代中把檔案管理工作做好，真正做到檔案管理工作科學地、高效地服務單位、服務社會。

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