高校教務系統管理及建構實施路徑

李津澤

【摘要】教務管理系統是高校教學管理的重要組成內容，是教學管理工作朝著現代化、智能化、高效化目標邁進的重要工具和途徑。教務管理系統的出現，逐步改變和完善了原有教學管理的理念、模式及流程。隨著教務系統應用在教學管理領域的愈加廣泛，規范教務系統的使用，建構符合自己學校實際情況的整體操作模式的重要性逐漸體現出來。本文以天津體育學院運動與文化藝術學院所使用的正方教務系統為研究對象，進行使用的探索性分析，試尋求高校教務系統管理和構建的基本方法，最終達到為教學管理工作服務的目的。

【關鍵詞】教學管理系統 正方教學管理系統 建構路徑 教務管理

【中圖分類號】G64 【文獻標識碼】A 【文章編號】2095-3089（2015）01-0002-02

1.教務管理系統的使用現狀分析

1.1教務系統使用者的關系

教務管理系統并不是以單一功能模塊及功能孤立存在和運行的，其存在以下特點：

（1）操作功能關聯。例如：教學計劃→教學任務→課表編排→成績錄入→成績統計→畢業資格審核，前者操作均是后者操作或實現的充分且必要條件，該操作功能關聯是以一定的基礎數據維護和操作順序為基礎的。

（2）管理者和使用者的關系。在整個教務系統的運行過程中，管理者（系統管理員、教學管理者）、使用者（教學管理者、教學秘書、任課教師、學生）需在教學管理部門搭建的教學規范制度的平臺上進行操作。教學管理者在這個過程中需協調溝通使用者與管理者的關系，通過工作分工、責任化的有效手段，將工作內容整合及分配，達到所需工作目標。

1.2教務系統在教學管理中的優勢

1.2.1提高數據查詢統計效率

教務管理系統比之原有的教務工作模式，其重要的優勢表現在對數據的整合、查詢、分析的高效性。原有教務工作一般會呈現出過于獨立的工作范疇，部門與部門之間、工作內容之間聯動性較差，從而導致系統的統計效率較低。教務系統通過基礎數據的建立和日常信息維護的工作，將數據與信息之間進行關聯，采用一定的計算方式，將統計結果呈現給使用者，為學校管理層的決策支持提供詳盡的數據分析。

1.2.2規范教務管理工作

教務管理系統一般是采用將含有信息數據的表格按一定的關系構成的數據庫，各種表之間具有緊密的關聯和制約，組成了一個涵蓋所有教學運行和教學管理的大型數據庫系統。這其中每個操作人員都需用自己的所屬身份登錄系統，按照既定原則進行操作。

1.2.3強化了院校兩級教務管理

傳統的高校教務管理是按照校院或者院系二級管理的，各自具有數據信息獨立保存的特點。這個特點體現在雖有計算機參與管理及數據儲存，但存在數據重復、數據交流錯誤、功能簡單、維護成本高等問題。隨著學校規模的不斷發展，信息量的逐漸增加，舊有的單機信息數據儲存、管理模式已經落后，并嚴重阻礙著教務工作的發展。教務管理系統采用數據從服務器集中管理和調用的辦法，減少了數據過于分散而導致的信息錯誤，保證了數據的一致性。同時，這種數據管理模式也為院校兩級管理提供了平臺。

2.教務系統使用存在的問題

2.1教務系統設計與學校體制不符

大多數學校通過購買成品系統的方式建立的教務管理系統，這其中普遍存在系統本地化問題。教務系統既要促進教學管理的現代化、信息化，又要符合學校的自身情況。購買的教務系統的設計是參照一般高校的教學管理模式開發的，而每個學校的教務管理模式又不盡相同，這就產生了使用過程中的矛盾或博弈。伴隨著教務系統在教學管理中使用的逐步深入，購買成品系統的高校也存在著系統升級維護和拓寬功能領域的需求，往往這種需求不被學校決策者重視。學校領導只重視系統的建立而忽視系統的維護和再開發工作，資金投入、技術支持都無法得以保障，導致教務系統發展停滯不前，阻礙學校教務管理工作的推進。

2.2技術與業務邊界

通常教務系統是由學校技術部門人員參照同類院校的標準和使用情況進行引進，并根據系統模塊的設置，結合現有使用者的工作分工加以賦予相關功能或開放有關聯權限。一旦系統平臺搭建成功，技術部門人員便將系統交由教務處進行管理。教務處會在本部門使用者中設立系統管理員，負責將使用過程中出現的問題反饋給系統管理員或系統研發者，以尋求技術問題解決。系統管理員一般會由學校單純的技術部門人員，如網絡實驗中心管理員、計算機教師擔任；或者在教學管理部門中選擇具有一定業務能力的使用者擔任。教務系統的使用面臨著對使用者需具有一定的要求，既了解教務工作的基本原理，又能把握高校教學的規律，熟悉教學管理規定，能根據系統設計原理并結合實際需要的提出系統實現要求，由技術人員遵循業務規律，結合數據庫設計和網絡安全規范，嚴格控制操作環節來進行技術支持。教務系統本身就是具有技術性和業務性的特點，如何達到業務與技術的平衡點，融合彼此的優勢，是目前教務系統使用的重要難題。

2.3使用者工作習慣

教務管理系統的使用者一般為與教學工作相關人員。這些人員中大多不是出自技術性專業或者日常辦公中對技術相關內容接觸較少。這其中部分使用者往往會根據系統管理員或使用熟練者的操作方法進行繼承操作，而缺少對系統功能和實現效果的研究主動性。并且由于長時間固定工作方式的積累，而存在對固有工作方式的依賴，抵觸改變工作方式或加入系統工作內容。這種工作方法在學生人數、信息量較少的條件下，由于工作熟練程度較高，反而能體現出一定的工作效率，但隨著學生人數的增加和教學管理不斷的科學化、制度化、豐富化的背景下，這種脫離或部分脫離系統平臺的教學管理工作方法，反而增加工作成本，使得教務事務處理的速度減慢，總體的教務信息篩選，聯系和處理問題能力下降。

2.4使用者操作不規范

目前我校系統使用最重要的問題為使用規范化的問題。已應用到我校教學管理系統的部分模塊已較為成熟，并給我校教務管理工作帶來便利，如選課、成績管理模塊等，系統使用者使用規范問題較為嚴重。一旦使用者的前期的基礎數據存在錄入失誤，將會給后期數據統計分析帶來嚴重錯誤及工作漏洞。例如：教學任務的數據錯誤將引發教師成績錄入、生評教數據準確性、學生成績統計、補考統計等一系列數據問題。因此，系統使用者在使用過程中的規范性操作，將決定教務系統應用的成敗，也決定著工作效率是否能夠達到提升。

3.教務系統的管理及建構

3.1完善教務系統管理制度

在日常教務管理中，往往出現教務工作制度健全而系統教務制度缺乏的現象，或者照搬日常工作制度而不考慮教務系統的可操作性，就導致教務系統管理定位模糊，缺乏科學性和實用效果。制度是管理過程的重要環節和實施保障，它將勞動責任和生產效益有機結合。所以教務管理系統的構建與發展，需要學校各部門的共同搭建與維護，其中涉及的相關人員及其操作規范需有明確而健全的教務管理系統的管理制度把控，例如，教務管理系統數據安全制度、教務處及教學秘書操作權限制度、教務系統網上選課制度、網上生評教制度、成績管理和成績修改監督制度等，只有制度規范，管理到位、責任明確才能確保教務管理系統有序運行。教務系統的使用者也需提高系統規范使用意識，自行遵守教學管理部門對系統的規范操作要求，增強風險責任意識，減少盲目性操作。

3.2創新和調整固有工作思路

教學管理者是教務管理系統的信息傳遞媒介，以數據和工作指令維持信息在不同使用者之間流動，從而完成教務工作。隨著教務系統的使用不斷深入，一些原有工作內容則不再適用和不符合教務系統設計，這就要求教學管理者調整原有工作流程，打破工作部門界線，開發新的管理模式，實現數據與資源的共享。例如，我校改變了原有自上而下通知、自下而上匯總信息的效率的工作模式，利用教務系統開放授權Web端學生信息查詢和修改功能，實現了教學管理者、教師和學生的實時信息交流，在學籍、學生檔案、火車票優惠卡購買、考試報名等工作中，工作效率、數據的準確率有明顯提高。

3.3優化人員配置，提高系統使用者業務水平

高校對教務工作人員配備、結構組成、工作分工要有針對性的進行劃分及組合，對技術型人才要有一定的配置，發揮成員優勢及特長，搭建合理的教務管理系統人力資源結構。對原有使用者要進行定期系統培訓，提高使用者系統業務水平，增強其使用系統進行教務工作的現代化辦公意識和獨立思考問題能力，逐步改變原有工作方法。采用系統模塊培訓手段，針對工作中某一問題或者某項任務進行專項培訓和操作。多組織高校之間教務系統使用的交流、學習活動，借鑒其他高校成熟的操作方法。

3.4堅持系統維護投入，做好系統二次開發

教務管理系統在使用一定的時間后，會出現系統數據冗余，部分查詢操作報錯的可能性。這就要求學校需繼續堅持對系統穩定性和拓展功能的投入。有研發能力的高校，可對原有系統進行二次開發。目前，無自主研發能力的學校，基本采用購買較為成熟的教務管理系統的模式，但在使用的過程中，無法根據學校自身情況進行使用設計，對自己所提交的個性化需求均需研發公司進行技術支持，這種需求實現過程周期性較長，技術依賴性較大。因此，高校需采用系統引進與二次開發相結合的工作思路，以實現系統使用與自身特點相適應的需要。

3.5總結使用經驗，引入知識管理概念

教務管理系統的使用雖有操作手冊、系統配置等說明性的技術知識，但在使用過程中，使用者的經驗和操作技巧也同樣具有重要作用，特別是解決突發性事件（如迎新現場的故障排查），非規范性的操作實現等，這些對解決我們使用系統中出現的暫時性無解問題，通常具有良好的使用效果。這就需要我們引入知識管理概念，建構一個量化與質化的知識系統，讓使用者把使用過程中總結出來的有效經驗反饋到知識系統內，實現過程分享，形成永不間斷的智慧循環。

4.結束語

教務管理系統的出現是在這個時代的教育信息化背景下產生的，是為配合目前打造數字化、網絡化校園，減少教育教學工作的勞動成本，及時提供充分、科學的決策依據，達到教學有效管理目的的產物。在教務管理系統的建構和管理中，學校的重視和投入是前提，使用者的業務能力是基礎，健全的制度和規范化的管理是保障，如何解決和處理好這之間的關系，是教務管理系統有效運行的關鍵。

參考文獻：

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