高校辦公自動化現狀及建設探討

辦公自動化是利用計算機、通信、系統科學、管理科學等先進的科學技術，不斷使人們的部分辦公業務活動物化于人以外的各種現代化的辦公設備中，最大限度地提高辦公效率和質量，改善辦公環境和條件，縮短辦公周期，并利用科學的管理方法，借助于各種先進技術，輔助決策，提高管理和決策的科學化水平，以實現辦公活動的科學化、自動化。辦公自動化的出現，改變了傳統的辦公模式，引發了辦公室工作的一場革命。

1高校辦公自動化建設的意義

隨著科學技術和社會經濟的發展，特別是隨著計算機、網絡通訊、多媒體等技術的不斷發展和廣泛應用，辦公自動化已成為政府機關、企事業單位日常管理工作不可或缺的條件。高校是教育、科技創新的基地，具有得天獨厚的人才資源優勢和物資保障條件。在高校全面推進辦公自動化，實現管理現代化和決策科學化，勢在必行。

（"1"）辦公自動化是高校自身建設、發展的必然要求。當前，我國高等教育快速發展，高校的辦學規模日益擴大，高校辦公工作的新情況、新問題不斷出現。如何保障管理信息的公開與暢通、管理關系的協調與統一，已成為高校管理者必須著手解決的主要問題。

（"2"）辦公自動化是高校提高工作效率、強化科學管理的重要手。辦公自動化系統的建立，能創造一個集成化、多功能的工作環境，提供集成處理、發布信息的工作平臺，從而滿足不同人員處理不同事務的需要，提高信息傳遞的效率和可靠性。

2高校辦公自動化建設的現狀

2.1"高校辦公自動化的優勢

近年來，因特網、校園網和其他局域網的普及應用為高校積累了一定的網絡信息資源。隨著計算機技術和網絡技術的迅猛發展，網絡條件日趨成熟，辦公自動化的內涵也在不斷延伸，其優勢表現如下：

第一，異地化辦公成為可能。

第二，提高辦公效率，降低辦公成本。

第三，改進高校辦公人員的觀念與素質。

第四，保證高校內部信息共享，實現協同辦公。

2.2"高校辦公自動化面臨的問題

辦公自動化系統的應用和推行，綜合體現了人、硬件、信息資源三者的關系，提升了管理水平和工作效率，但在具體的推廣應用中仍遇到以下制約因素。

（"1"）觀念轉變的問題。信息技術的不斷發展和辦公條件的逐步優化，使得在網上收集信息和交流信息的人員越來越多，辦公自動化系統的推行，其應用范圍從原個人使用計算機操作逐步擴展到全校范圍內各部門的普遍使用。首先要求各部門領導和文秘人員改變對公文的傳統認識，要破除對公文物理介質的習慣心理，建立數字化的新概念，只有這樣，才能順利地推進辦公自動化進程。

（"2"）人員素質的問題。辦公自動化系統的應用和推行，對人員素質要求極為關鍵。特別是對行政管理人員的知識結構和業務素質提出了新的要求。如果行政管理人員沉湎于傳統辦公系統，未能及時更新自身的知識結構，沒有學習計算機應用知識、網絡知識，不能掌握先進的通信工具和先進的管理方法，就不能很好地適應信息時代高校管理的需要。

（"3"）軟件適應性的問題。辦公自動化系統的開發或購買要充分考慮適應本單位的具體情況，要考慮便于軟件的維護和升級。對上級來文的處理問題，系統中的設置未必與文件掃描上網程序一致，也造成一定的難度。諸如此類的不一致，也將給辦公自動化系統的應用和推行帶來了不適應性。

（"4"）傳統辦公系統與辦公自動化系統的銜接、過渡的問題。由于辦公自動化系統還沒有國家統一的標準，電子文檔的法律效力還未得到公認，還未形成有效的規章制度。所以，搞好傳統辦公系統和辦公自動化系統的銜接，逐步用辦公自動化系統取代傳統辦公系統，這是今后努力的方向。

3加強高校辦公自動化建設的對策

3.1"更新觀念，提高認識

首先，我們必須充分認識高校辦公自動化建設的價值、地位、作用和意義，同時充分認識高校辦公信息化建設的重要性和必要性。辦公自動化建設的好壞是衡量高?，F代管理水平高低的重要標尺之一。確立“三個意識”，即發展意識、創新意識、效益意識，建立和實行檔案信息一體化管理機制，真正使信息資源在為“三服務”，即為政府部門服務、為經濟建設服務、為人民群眾服務的過程中取得實績、實效。

3.2"改善管理環境，解決銜接問題

電子文件從形成到歸檔再到開發利用，中間有很多環節，如果一個環節的職責不清，制度不嚴，考慮不周，就可能造成電子文件原始性喪失。因此，要建立一套科學、合格、嚴密的管理制度，要職責分明，權限設置一定要明確到具體人員（或崗位）上。學校行政部門應加強電子文件和電子檔案的管理，有利于現代化管理與辦公自動化的接軌，既能為學校各部門提供有效服務，又能抓住機遇，利用辦公自動化平臺推進辦公信息化的進程，從而大大減輕管理人員的勞動強度，簡化工作程序，提高工作效率和質量。

3.3"加強人員培訓，提高整體素質

首先，提高領導干部的檔案意識。領導干部是實現辦公信息化的橋梁，為此，高校應配備有強烈責任心、前瞻性的

領導干部，以適應辦公信息化建設的需要。其次，加強計算機專業人才的配備。在高校應為辦公部門配備計算機專業人員。辦公部門負責對他們進行辦公業務的培訓，使他們了解學校管理工作、行政工作的程序及管理業務，這樣才能更好地完成辦公信息化建設。第三，加強在職辦公管理人員的培訓。提高在職人員的計算機和網絡知識的應用水平，有針對性地對他們進行培訓，采取有力措施，保證培訓的效果。

4"結論

辦公自動化化建設是高等學校建設的重要部分，是一項基礎性、長期性和經常性的工作，其建設和應用不僅是提高學校管理效率的重要途徑，而且是章顯學校辦學水平的標志之一，是實現校園信息化的必然結果。我們要順應形勢要求，堅持“以需求為導向，以應用促發展”，有計劃、分步驟地實施和帶動學校的信息化工作，全面提高學校的管理水平。

（作者單位：建東職業技術學院）