基于民辦高校辦公室工作特點的辦公人員職業素質提升

摘 要：結合民辦高校辦公室工作的特點，基于民辦高校辦公室工作特點的辦公人員職業素質提升

從辦公人員自身的心理素質提升途徑及民辦高校為辦公人員職業素質提升創設的外在條件兩方面，闡明了辦公人員要增強業務素質、心理素質， 提高綜合能力， 做“ 學習型”的高素質的員工的觀點。

關鍵詞：民辦高校辦公室 "辦公人員 "職業素質

伴隨民辦高校教育改革的逐步深入，高校辦公室內外管理事務日益增多，從過去單純抓內部建設逐步轉變為協調學校全面發展、滿足全校師生和教學需求的服務型部門和綜合型部門。同時，從屬于校領導輔助性工作的秘書工作，已經從簡單任務執行逐步轉變為一個發揮助手職能參謀工作，這民辦高校辦公室文秘人員提出了更高層次的要求。

一、民辦高校辦公室工作的特點

（一） 辦公室職能多元化，綜合性和協調性較強，工作任務重

民辦高校作為高等教育的重要組成部分，規模大、層次多，專業各異，而民辦高校辦公室處于學校行政中樞和決策中心，辦公室的工作秩序是保證學校各項工作開展的重要前提。但是現有很多民辦高校基本是黨政合一辦公室，包攬了組織部、宣傳部等部門的工作職責，此外還要承擔學校的其他行政管理事務。體現了其職能的多元化，因此，妥善安排，科學處是非常關鍵。突出了辦公室工作的綜合性和協調性表現在以下幾方面。首先，高校辦公室與各級領導，各個部門、各個二級學院、有著直接緊密的聯系，緊緊圍繞著學校的教學科研及行政管理做好協調服務工作，積極協調解決各類矛盾，協助領導理順各個方面的關系。其次，高校辦公室在及時貫徹上級的指示和方針的同時 ，與各級領導單位、同類兄弟單位保持著廣泛聯系，保證信息傳遞暢通，保持方向的一致，努力協助領導的外聯工作。再次，從微觀方面來看，學校辦公室工作，它擔負著溝通\"組織會務\"、信息反饋、草擬文稿、接待來訪、機要文印、檔案管理等細瑣工作。高校辦公室所獨有的性質特點，都體現了辦公室工作的重要性和繁重性。

（二）辦公室人員流動性大，穩定性差，工作斷層，工作效率低

民辦高校的獨立性和自主性，其辦公室在崗位設置、人員配備等方面較公辦高校精簡、靈活，同時導致辦公室人少事多，一些辦公室人員離職后并未交接清楚工作事項，留下模糊不清的交接資料，造成工作斷層。新入職工作人員需要重新摸索。有些工作人員是從教師、教輔等其他隊伍中調整到行政崗位，專業水平更是參差不齊，人員穩定性差，工作效率低下。

二、 民辦高校辦公室人員職業素質提升方法

（一）辦公人員自身的心理素質提升途徑

1、熱愛本職工作，培養角色意識、樹立和培養鮮明的服務意識。民辦高校的精簡、靈活使得辦公室工作人員角色意識不強，工作質量不理想。因此，辦公室工作人員應培養興趣愛好，強化責任意識。培養對自己工作的濃厚興趣，有了興趣才會熱愛，才會有強烈的責任心，努力去鉆研、提高、并會自覺完善所需相關知識，全身心的心立足本職工作，服務廣大教職員工。

同時，樹立強烈的責任意識。責任意識的樹立要求辦公室工作人員應該明確自己的工作在推動學校教學、科研、管理、工作中發揮重要作用，崗位重要，責任重，從事這項工作，既要有強烈的榮譽感，更要有高度的責任心，要在思想和行動中安心，提高工作效率。

2、樹立正確的分析判斷能力，服從正確指導意見的意識。辦公室工作人員是要有敏銳的直覺發現問題， 及時提醒領導引起注意， 而且要有嚴謹縝密的思維去分析問題， 做出準確判斷，幫助校領導找出原因和可能造成的后果，并提出解決方法。對于與領導不同的意見、建議和想法必須在保證領導決策貫徹執行的前提下，采取適宜的、符合組織原則的方法和程序提出。

3、培養良好的個性修養。一是不斷樹立自信心。通過自信心的不斷強大，客觀分析個人發展、工作環境和未來的形勢，排出盲目自信。客觀理解本職工作的意義，正確認清自己的職業優勢和發展瓶頸，正確評價領導和同事的能力和成績。通過這樣的方式，排出盲目的自尊、自卑，避免不客觀的心理素質影響自身職業的發展。二是培養客觀的視角和理智的情感。辦公室工作人員要以自身事業發展作為一種視角，明確職業的發展方向目標，有良好的職業規劃。要有理智的情感，對工作高度的義務感，對集體有強烈的責任感，對同事有深厚的友誼感，心胸寬廣，面對批評、誤解，冷靜處理。保持一種樂觀的積極的態度，盡量規避可能出現的“職業倦怠”，避免焦慮、煩躁等心理問題。

（二）民辦高校為辦公人員職業素質提升創設的外在條件

1、明確辦公室工作人員的職責，確保其責任和權力結合。在辦公室工作中，責任和權力互為條件，相互平衡。規避不盡責和濫用權力等現象。辦公室工作人員為學校管理者，應具有特定的管理范疇。日常工作中，辦公室工作人員只有責任而沒有權利，責權無法統一，充當的是打雜的角色，只是做事不參與管理，不僅影響了辦公室工作而且也嚴重影響了辦公人員工作積極性。因此辦公人員的的責權統一。需要學校領導予以重視，明確辦公人員是學校管理工作的樞紐，明確崗位職責，強化分工合作，同時在各種相關制度建設上提供組織保證，從優化教學管理的高度，使之規范化和制度化。給予他們合理的職責和權力。有些民辦高校的辦公室工作量很大，承擔了許多行政事務、黨政事務。因此，要設立專門的科室，從而實現分工合作、優化辦公室各項工作。

2、建立合理有效的激勵和競爭機制。一是應建立嚴格的招聘和考核制度。辦公室人員是參與學校各項工作的最直接管理者。他們對學校發展認知能力以及個人修養、素質、知識結構、業務能力等，直接影響學校管理工作，對學校的發展起直接作用。因此，在學校辦公室人員任用上把好選拔關，要通過考核和培訓，提高辦公人員的職業素質。二是建立合理的職稱評定制度。很多民辦高校辦公室人員就是打雜的，工作不太重要，薪酬標準較低。這既沒有體現出辦公室工作人員的學校樞紐作用，也影響了辦公室人員的工作熱情。目前，很多民辦高校都沒有重視辦公室工作人員的職稱評定，不能參與職稱評定或者是評定標準較模糊。學校應通過一定的激勵機制，保障他們合理的薪酬待遇的同時，重視他們的職稱評定，譬如在職稱評審時可優先考慮工作責任心強、業務水平高、業績突出者;重視他們的職稱評定。三是對管理能力突出者提供晉升機會，增強其工作的成就感。實施優勝劣汰吸引優秀的人才加入到學校辦公室隊伍，這是提升民辦高校辦公室辦公水平的的重要手段。也有利于提升辦公室人員的專業素質和發展潛力。

3、創建良好的工作氛圍，激發辦公室人員的工作熱情。努力為其創造一個和諧的工作環境。環境對人的心理影響很大，繁忙的工作、錯綜復雜的關系，以及成績、榮譽、待遇等方面的因素，都可能給辦公室人員的心理造成很大的壓力，產生壓抑感。因此，積極鼓勵辦公室人員利用現代化管理手段找到事務性工作的捷徑、提高工作效率。通過不斷創新、實踐，從繁雜的事務性工作中脫離出來，使其有更多的時間和精力投入到學校發展管理的研究探索中，并用于實踐工作，保證他們工作中研究和實踐的良性循環，并學會結合實際工作，研究和探索學校管理的新方法和新思路，逐步實現將“打雜者“向真正的“學校管理者”轉變。

4、加強業務技能培訓，引導其職業素質的提升。一是加強技能培訓。隨著民辦高校辦學規模的擴大，高校的管理方式必須沿著科學化、規范化、程序化的路線。為了讓辦公室工作人員深入了解學校管理工作的特點，掌握學校管理的一般規律，促使他們加大思想解放的力度，及時更新觀念，盡快掌握現代管理知識與技能，用新的理念來管理學校工作，創新工作方式方法，實現學校管理由“事務型”、“經驗型”向“技能型”、“科學型”的轉化，從而不斷推進學校管理改革的深入開展，提高管理效益。因此，民辦高校要積極引導辦公室人員提供必需的業務技能進修、培訓機會，譬如，現代化管理專業知識學習、辦公自動化培訓、到同類校交流學習等。學校應鼓勵其在職學習，在學歷和知識結構方面提升到更高層次。學校辦公室人員向著專業化、專家化的方向發展。

民辦高校辦公室人員只有做到“ 學習型人員”，不斷學習，建立積極向上的工作觀， 敢于向極限挑戰， 才能滿足工作需要， 才能在社會快速發展中有效地開展其職能活動，才能在事業中實現自我超越、自身發展。

參考文獻：

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