基于民辦高校辦公室工作特點的辦公人員職業(yè)素質(zhì)提升

摘 要：結(jié)合民辦高校辦公室工作的特點，基于民辦高校辦公室工作特點的辦公人員職業(yè)素質(zhì)提升

從辦公人員自身的心理素質(zhì)提升途徑及民辦高校為辦公人員職業(yè)素質(zhì)提升創(chuàng)設(shè)的外在條件兩方面，闡明了辦公人員要增強(qiáng)業(yè)務(wù)素質(zhì)、心理素質(zhì)， 提高綜合能力， 做“ 學(xué)習(xí)型”的高素質(zhì)的員工的觀點。

關(guān)鍵詞：民辦高校辦公室 "辦公人員 "職業(yè)素質(zhì)

伴隨民辦高校教育改革的逐步深入，高校辦公室內(nèi)外管理事務(wù)日益增多，從過去單純抓內(nèi)部建設(shè)逐步轉(zhuǎn)變?yōu)閰f(xié)調(diào)學(xué)校全面發(fā)展、滿足全校師生和教學(xué)需求的服務(wù)型部門和綜合型部門。同時，從屬于校領(lǐng)導(dǎo)輔助性工作的秘書工作，已經(jīng)從簡單任務(wù)執(zhí)行逐步轉(zhuǎn)變?yōu)橐粋€發(fā)揮助手職能參謀工作，這民辦高校辦公室文秘人員提出了更高層次的要求。

一、民辦高校辦公室工作的特點

（一） 辦公室職能多元化，綜合性和協(xié)調(diào)性較強(qiáng)，工作任務(wù)重

民辦高校作為高等教育的重要組成部分，規(guī)模大、層次多，專業(yè)各異，而民辦高校辦公室處于學(xué)校行政中樞和決策中心，辦公室的工作秩序是保證學(xué)校各項工作開展的重要前提。但是現(xiàn)有很多民辦高校基本是黨政合一辦公室，包攬了組織部、宣傳部等部門的工作職責(zé)，此外還要承擔(dān)學(xué)校的其他行政管理事務(wù)。體現(xiàn)了其職能的多元化，因此，妥善安排，科學(xué)處是非常關(guān)鍵。突出了辦公室工作的綜合性和協(xié)調(diào)性表現(xiàn)在以下幾方面。首先，高校辦公室與各級領(lǐng)導(dǎo)，各個部門、各個二級學(xué)院、有著直接緊密的聯(lián)系，緊緊圍繞著學(xué)校的教學(xué)科研及行政管理做好協(xié)調(diào)服務(wù)工作，積極協(xié)調(diào)解決各類矛盾，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)理順各個方面的關(guān)系。其次，高校辦公室在及時貫徹上級的指示和方針的同時 ，與各級領(lǐng)導(dǎo)單位、同類兄弟單位保持著廣泛聯(lián)系，保證信息傳遞暢通，保持方向的一致，努力協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)的外聯(lián)工作。再次，從微觀方面來看，學(xué)校辦公室工作，它擔(dān)負(fù)著溝通\"組織會務(wù)\"、信息反饋、草擬文稿、接待來訪、機(jī)要文印、檔案管理等細(xì)瑣工作。高校辦公室所獨有的性質(zhì)特點，都體現(xiàn)了辦公室工作的重要性和繁重性。

（二）辦公室人員流動性大，穩(wěn)定性差，工作斷層，工作效率低

民辦高校的獨立性和自主性，其辦公室在崗位設(shè)置、人員配備等方面較公辦高校精簡、靈活，同時導(dǎo)致辦公室人少事多，一些辦公室人員離職后并未交接清楚工作事項，留下模糊不清的交接資料，造成工作斷層。新入職工作人員需要重新摸索。有些工作人員是從教師、教輔等其他隊伍中調(diào)整到行政崗位，專業(yè)水平更是參差不齊，人員穩(wěn)定性差，工作效率低下。

二、 民辦高校辦公室人員職業(yè)素質(zhì)提升方法

（一）辦公人員自身的心理素質(zhì)提升途徑

1、熱愛本職工作，培養(yǎng)角色意識、樹立和培養(yǎng)鮮明的服務(wù)意識。民辦高校的精簡、靈活使得辦公室工作人員角色意識不強(qiáng)，工作質(zhì)量不理想。因此，辦公室工作人員應(yīng)培養(yǎng)興趣愛好，強(qiáng)化責(zé)任意識。培養(yǎng)對自己工作的濃厚興趣，有了興趣才會熱愛，才會有強(qiáng)烈的責(zé)任心，努力去鉆研、提高、并會自覺完善所需相關(guān)知識，全身心的心立足本職工作，服務(wù)廣大教職員工。

同時，樹立強(qiáng)烈的責(zé)任意識。責(zé)任意識的樹立要求辦公室工作人員應(yīng)該明確自己的工作在推動學(xué)校教學(xué)、科研、管理、工作中發(fā)揮重要作用，崗位重要，責(zé)任重，從事這項工作，既要有強(qiáng)烈的榮譽(yù)感，更要有高度的責(zé)任心，要在思想和行動中安心，提高工作效率。

2、樹立正確的分析判斷能力，服從正確指導(dǎo)意見的意識。辦公室工作人員是要有敏銳的直覺發(fā)現(xiàn)問題， 及時提醒領(lǐng)導(dǎo)引起注意， 而且要有嚴(yán)謹(jǐn)縝密的思維去分析問題， 做出準(zhǔn)確判斷，幫助校領(lǐng)導(dǎo)找出原因和可能造成的后果，并提出解決方法。對于與領(lǐng)導(dǎo)不同的意見、建議和想法必須在保證領(lǐng)導(dǎo)決策貫徹執(zhí)行的前提下，采取適宜的、符合組織原則的方法和程序提出。

3、培養(yǎng)良好的個性修養(yǎng)。一是不斷樹立自信心。通過自信心的不斷強(qiáng)大，客觀分析個人發(fā)展、工作環(huán)境和未來的形勢，排出盲目自信。客觀理解本職工作的意義，正確認(rèn)清自己的職業(yè)優(yōu)勢和發(fā)展瓶頸，正確評價領(lǐng)導(dǎo)和同事的能力和成績。通過這樣的方式，排出盲目的自尊、自卑，避免不客觀的心理素質(zhì)影響自身職業(yè)的發(fā)展。二是培養(yǎng)客觀的視角和理智的情感。辦公室工作人員要以自身事業(yè)發(fā)展作為一種視角，明確職業(yè)的發(fā)展方向目標(biāo)，有良好的職業(yè)規(guī)劃。要有理智的情感，對工作高度的義務(wù)感，對集體有強(qiáng)烈的責(zé)任感，對同事有深厚的友誼感，心胸寬廣，面對批評、誤解，冷靜處理。保持一種樂觀的積極的態(tài)度，盡量規(guī)避可能出現(xiàn)的“職業(yè)倦怠”，避免焦慮、煩躁等心理問題。

（二）民辦高校為辦公人員職業(yè)素質(zhì)提升創(chuàng)設(shè)的外在條件

1、明確辦公室工作人員的職責(zé)，確保其責(zé)任和權(quán)力結(jié)合。在辦公室工作中，責(zé)任和權(quán)力互為條件，相互平衡。規(guī)避不盡責(zé)和濫用權(quán)力等現(xiàn)象。辦公室工作人員為學(xué)校管理者，應(yīng)具有特定的管理范疇。日常工作中，辦公室工作人員只有責(zé)任而沒有權(quán)利，責(zé)權(quán)無法統(tǒng)一，充當(dāng)?shù)氖谴螂s的角色，只是做事不參與管理，不僅影響了辦公室工作而且也嚴(yán)重影響了辦公人員工作積極性。因此辦公人員的的責(zé)權(quán)統(tǒng)一。需要學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)予以重視，明確辦公人員是學(xué)校管理工作的樞紐，明確崗位職責(zé)，強(qiáng)化分工合作，同時在各種相關(guān)制度建設(shè)上提供組織保證，從優(yōu)化教學(xué)管理的高度，使之規(guī)范化和制度化。給予他們合理的職責(zé)和權(quán)力。有些民辦高校的辦公室工作量很大，承擔(dān)了許多行政事務(wù)、黨政事務(wù)。因此，要設(shè)立專門的科室，從而實現(xiàn)分工合作、優(yōu)化辦公室各項工作。

2、建立合理有效的激勵和競爭機(jī)制。一是應(yīng)建立嚴(yán)格的招聘和考核制度。辦公室人員是參與學(xué)校各項工作的最直接管理者。他們對學(xué)校發(fā)展認(rèn)知能力以及個人修養(yǎng)、素質(zhì)、知識結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)能力等，直接影響學(xué)校管理工作，對學(xué)校的發(fā)展起直接作用。因此，在學(xué)校辦公室人員任用上把好選拔關(guān)，要通過考核和培訓(xùn)，提高辦公人員的職業(yè)素質(zhì)。二是建立合理的職稱評定制度。很多民辦高校辦公室人員就是打雜的，工作不太重要，薪酬標(biāo)準(zhǔn)較低。這既沒有體現(xiàn)出辦公室工作人員的學(xué)校樞紐作用，也影響了辦公室人員的工作熱情。目前，很多民辦高校都沒有重視辦公室工作人員的職稱評定，不能參與職稱評定或者是評定標(biāo)準(zhǔn)較模糊。學(xué)校應(yīng)通過一定的激勵機(jī)制，保障他們合理的薪酬待遇的同時，重視他們的職稱評定，譬如在職稱評審時可優(yōu)先考慮工作責(zé)任心強(qiáng)、業(yè)務(wù)水平高、業(yè)績突出者;重視他們的職稱評定。三是對管理能力突出者提供晉升機(jī)會，增強(qiáng)其工作的成就感。實施優(yōu)勝劣汰吸引優(yōu)秀的人才加入到學(xué)校辦公室隊伍，這是提升民辦高校辦公室辦公水平的的重要手段。也有利于提升辦公室人員的專業(yè)素質(zhì)和發(fā)展?jié)摿Α?/p>

3、創(chuàng)建良好的工作氛圍，激發(fā)辦公室人員的工作熱情。努力為其創(chuàng)造一個和諧的工作環(huán)境。環(huán)境對人的心理影響很大，繁忙的工作、錯綜復(fù)雜的關(guān)系，以及成績、榮譽(yù)、待遇等方面的因素，都可能給辦公室人員的心理造成很大的壓力，產(chǎn)生壓抑感。因此，積極鼓勵辦公室人員利用現(xiàn)代化管理手段找到事務(wù)性工作的捷徑、提高工作效率。通過不斷創(chuàng)新、實踐，從繁雜的事務(wù)性工作中脫離出來，使其有更多的時間和精力投入到學(xué)校發(fā)展管理的研究探索中，并用于實踐工作，保證他們工作中研究和實踐的良性循環(huán)，并學(xué)會結(jié)合實際工作，研究和探索學(xué)校管理的新方法和新思路，逐步實現(xiàn)將“打雜者“向真正的“學(xué)校管理者”轉(zhuǎn)變。

4、加強(qiáng)業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，引導(dǎo)其職業(yè)素質(zhì)的提升。一是加強(qiáng)技能培訓(xùn)。隨著民辦高校辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大，高校的管理方式必須沿著科學(xué)化、規(guī)范化、程序化的路線。為了讓辦公室工作人員深入了解學(xué)校管理工作的特點，掌握學(xué)校管理的一般規(guī)律，促使他們加大思想解放的力度，及時更新觀念，盡快掌握現(xiàn)代管理知識與技能，用新的理念來管理學(xué)校工作，創(chuàng)新工作方式方法，實現(xiàn)學(xué)校管理由“事務(wù)型”、“經(jīng)驗型”向“技能型”、“科學(xué)型”的轉(zhuǎn)化，從而不斷推進(jìn)學(xué)校管理改革的深入開展，提高管理效益。因此，民辦高校要積極引導(dǎo)辦公室人員提供必需的業(yè)務(wù)技能進(jìn)修、培訓(xùn)機(jī)會，譬如，現(xiàn)代化管理專業(yè)知識學(xué)習(xí)、辦公自動化培訓(xùn)、到同類校交流學(xué)習(xí)等。學(xué)校應(yīng)鼓勵其在職學(xué)習(xí)，在學(xué)歷和知識結(jié)構(gòu)方面提升到更高層次。學(xué)校辦公室人員向著專業(yè)化、專家化的方向發(fā)展。

民辦高校辦公室人員只有做到“ 學(xué)習(xí)型人員”，不斷學(xué)習(xí)，建立積極向上的工作觀， 敢于向極限挑戰(zhàn)， 才能滿足工作需要， 才能在社會快速發(fā)展中有效地開展其職能活動，才能在事業(yè)中實現(xiàn)自我超越、自身發(fā)展。

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