論高校院系行政秘書的“職”“責”觀

摘要：高校院系行政秘書是院系的大小事務的管理員，也是各種精神的傳達人員和各類關系的協調人員等，正視自己的工作并強化自身責任感，以“勤”制勝，不斷學習，將更有利于自身發展。

關鍵詞：高校院系行政秘書 職務范疇 責任觀

高校院系行政秘書工作千頭萬緒，如何履行好自己的本職工作，做到繁而不亂，又能讓自身有更進一步發展，這就需要行政秘書明確自己的職務范疇，強化自己的責任觀。

一、行政秘書的職務范疇

（一）行政秘書是院系的“小管家”

首先，行政秘書是院系的“人事管理員”，負責學院教職工的人事信息統計、考勤記錄，協助完成職稱評定、崗位聘任等，協助辦公室主任完成上級人事部門下達的各項人事工作。

其次，行政秘書是院系的“財務管理員”，負責學院辦公用品預算與具體采購發放等；負責行政性差旅費報銷與發放等；做好教職工各類勞務酬勞的統計發放，做好各教研室活動經費的下達與報銷發放等。

再次，行政秘書也是院系的“資產管理員”，負責全院固定資產的日常管理及清查核資；負責行政辦公設備家具等的購置與登記造冊，負責學院辦公用品保管、發放等日常管理工作。

另外，行政秘書還是院系的“印章管理員”“檔案管理員”“圖書管理員”“文印管理員”“保密員”等。

（二）行政秘書是院系的“委員長”

行政秘書是院系的“生活委員”。行政秘書負責學院院辦和領導辦公室及會議室等的衛生掃除與清潔保持。作為“生活委員”，學院每個教職工的工作生活細節，行政秘書都要有稍許了解，以便對個別突發事件給領導及時反饋。對教職工家庭的生、老、病、死等問題及時與工會取得聯系做出慰問。

行政秘書是院系的“宣傳委員”。通過學院教工群、學院網站、學院黑板報、動員教職工征訂雜志報刊等方式，行政秘書傳達上級部門精神，并將學院教職工意見匯總與上報。通過各種途徑表彰與宣傳黨員、干部及教職工中的先進思想、先進人物、典型事跡，及時了解教職工思想動態。

行政秘書還兼職院系的“組織委員”，協助工會，組織教職工參加學校或院系各類活動；協助辦公室主任，組織教工參與各類會議并考勤等。

二、行政秘書的責任觀

行政秘書工作繁雜，如何才能身兼“數職”而不亂，個人認為，樹立正確的職責觀尤為重要。

（一）正視自己的工作

首先，不能自己輕視自己的工作。個別行政秘書認為自己就是辦公室的勤雜工，得過且過，不認真履行崗位職責，只能讓其他人看不起。若能把這個工作當做一項事業來干，“責”字當頭，定會有意想不到的收獲。

其次，要行動起來，讓大家重視自己的存在。如果行政秘書切實為教職工著想，為領導分憂，為學院辦實事。領導和老師們的態度肯定會改觀，并認可其工作。以本人為例，剛入職時，對行政秘書工作一竅不通，但是，本著干一行愛一行的為人原則，認真履行職責。工作中，也會有失誤，也曾被領導批評，被老師們誤解。但是，經過自己的努力，領導和老師們對自己的認可已是不言而喻。

（二）“勤”字當頭

勤于動腦。領導交辦的事情多而雜，怎樣做到又快又好，事先思考。可以利用統籌學知識，根據輕重緩急做出安排。能夠借用其他外力解決的，事先跟人打好招呼。比如報賬，行政秘書都要遇到的一項工作，很多行政秘書拿著個小本子記著報賬事項，密密麻麻，個人感覺賬目不清晰。仔細想想，如何才能有賬又讓人看得懂。后來想到各類統計表，就用EXCEL做了個類似統計表樣的表格，每次報賬前將報賬名目登記上去，每項收支明細一目了然，領導看了都稱好，其他幾個部門的秘書都借鑒過去使用。

勤于動手。可準備一個本子，專門記錄手頭需要解決的事物，每天記錄，也便于后面查底。自己的本職工作和領導交代的工作要認真完成，切忌拖拉或在領導面前擺出一副無所謂的態度。對于自己難以獨立完成的工作，可以求助同事協助，不要棄之不理。對于不是自己職責范圍內的工作但是領導交辦，也要及時給予解決。久而久之，自己解決問題的能力也就提高。比如，一般行政秘書只是協助組織學院各類活動，具體細節由工會組織委員完成。但是現在我院各類教職工活動的組織基本上由我完成，如教代會的策劃、秋游的組織、校運會的人員組織等。工作是加重了，但反過來想，自己的能力也得到了鍛煉與提升。

（三）處理好各種關系

行政秘書作為各種關系的協調員，首先就要協調好自己辦公室的各類關系。處在辦公室，就應該把辦公室當成自己的另一個家，對待這個“家”的每一個人就像對待自己家人一樣，切忌斤斤計較，唯利是圖。關系處理好了，大家在一起干活，哪怕再累，也會覺得干得舒心。更重要的是，當自己遇到解決不了的問題或是繁重任務時，辦公室其他同事也樂意分擔。

同時，行政秘書直接為領導服務，干好本職，得到領導的認可與支持也尤為重要。除了認真完成領導交代的各項工作，擇時與領導進行溝通，談心，讓領導了解自己的想法和對問題的看法，將有利于加深領導對自己的認識，對自己工作的認同與肯定。對以后自己開展工作取得領導支持也非常重要。

行政秘書也服務于廣大教職工。因此，行政秘書應與院系每個老師處理好關系，解決教工困難，盡自己所能幫助老師做力所能及的事情。老師們也會逐步信任行政秘書，并及時完成院辦下達的任務。也愿意跟院辦各位成員打成一片，全院上下和諧一致，院系的凝聚力也會增強。聽有同事評價我們院辦，每天很熱鬧大家干活也積極，老師們也愿意在院辦待著交流一下，而有些學院院辦進去死氣沉沉，老師們都不愿在那多呆。有些任務要分給老師們做時，肯定就不如我們完成得快和好。

（四）不斷學習

時代在進步，學校在發展，院系也對教師有更高的要求。作為院系辦公室的一員，行政秘書要與時俱進，不斷進取，除了具備良好的表達能力、溝通能力和文字組織能力等基本素養外，還應學習相關的理論知識，提升自身修養；加強管理知識學習，提高自身管理水平；加強信息知識的學習，提升服務能力等。

總之，高校院系行政秘書能正視自己的工作，強化服務意識，不斷進取，就一定能實現自身價值。

（責編 金 東）