談電子信息化時代下會計檔案管理的發展與舉措

摘要當今是科技與信息化的時代，隨著電子信息技術的廣泛應用，會計檔案管理正快速地向會計信息化方向靠攏，而傳統的會計檔案管理已不能滿足現代企業管理的要求。本文就新形勢下會計檔案管理發展過程中存在的新特點、新問題及其新舉措進行探討。

關鍵詞電子信息化會計檔案發展舉措

隨著現代科學信息技術的快速發展，信息化建設的不斷推進，各行各業已逐步進入一個辦公自動化的網絡時代。就會計行業而，由原來的手工紙質記賬，轉變為以計算機為依托的電子格式文檔記賬。如何通過現代電子信息技術這個平臺將會計各項信息進行流轉、歸檔、存儲等進行有效管理與有機結合，是會計檔案工作當前最迫切需要解決的問題。

一、電子信息時代下會計檔案管理的定義與特點

會計檔案是記錄和反映單位經濟業務的重要歷史數據，日常工作中的會計檔案主要是指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業材料。會計憑證是用來記錄經濟業務，明確經濟責任、作為記賬依據的書面證明。會計賬簿是以會計憑證為依據，連續、系統、全面地記錄經濟業務的簿籍。財務報告則是根據日常會計核算材料定期編的，綜合反映一定時期資產、負債和所有者權益狀況，以及某一特定時期的經營成果和現金流動情況的書面文件。

根據現有的財政部國家檔案局【發布文號】（98）財會字第32號關于《會計檔案管理辦法》中，其中第十二條規定“采用電子計算機進行會計核算的單位，應當保存打印出的紙質會計檔案。具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質保存會計檔案條件的，由國務院業務主管部門統一規定，并報財政部、國家檔案局備案。”顯然此規定已遠遠不能滿足電子信息化時代下會計檔案管理的要求。因此，以現代信息化為載體的會計檔案管理具有如下新特點：

1.檔案儲存內容加大。較非信息化條件下的會計檔案管理，信息化的檔案管理，可以通過計算機硬盤或其他磁性介質及刻錄光盤等將會計數據儲存在其中，其儲存的容量是非信息化條件下會計檔案管理的好幾倍。

2.可大大加快查閱檔案的速度。以往查閱檔案，先要翻查紙質登記的檔案編號，然后再根據對應的編號查找相關的資料，這給查閱工作帶來極大的不便。而現代化的會計檔案管理就克服了以上問題，在查閱檔案時，通計現代的會計檔案管理信息系統，對需要查閱的資料，只要在檔案信息管理系統中輸入相關資料的名稱或編碼，即可顯示該資料的全部相關信息及相關掃描附件，這就大大節約了去檔案室調取資料的時間，同時也提高了工作效率。

3.通過網絡技術，使得會計檔案管理更加的便捷。對于單位重要的會計檔案資料，根據各單位制定的檔案管理要求及相關規定，應由各級領導批準簽字后，才可查閱。對于急需查閱相關檔案資料的時候，恰好遇上領導出差在外，無法現場簽字，這就給工作帶來極大的不便，甚至造成重大的經濟損失。而利用網絡技術，通過登錄系統、輸入電子簽名密碼、遠程授權批準的方式進行確認，使得會計檔案管理工作變得更加方便快捷。

二、信息化時代下會計檔案管理存在的新問題

1.電算化會計檔案管理制度不夠健全。隨著企業規模的不斷擴大，會計檔案的內容也不斷地增多，對外部環境的要求也在提高。可很多企業卻沒有意識到這方面的重要性，認為電算化的會計檔案管理系統只是數據處理的工具，對電算化會計檔案管理的編輯、收錄、查閱以及銷毀全過程仍采用手工系統制度。這樣一來，并沒有完全發揮電算化會計檔案管理應有的信息化作用。

2.會計檔案管理人員在信息化檔案管理方面的專業素質不高。在推行信息化會計以后，會計檔案管理對會計人員的要求也隨之提高。但是，大多企業的會計人員，只熟悉自己本專業的知識，對計算機網絡環境下的信息化處理了解不多，甚至全然不知，這就產生了對信息化環境下的會計檔案管理勝任不佳或無法勝任的問題，也無形中使得財務會計工作與會計檔案工作相脫節，嚴重影響了會計檔案管理的工作效率。

3.企業領導層對會計檔案管理重視程度不高。許多企業領導層對會計檔案管理工作的理解僅限于會計檔案的歸類、存放、查檔及到期銷毀，在企業財務部門沒有專門設有會計檔案歸檔崗位，認為會計檔案歸檔是檔案部門的事，會計人員只要負責記好賬就好，并沒有意識到通過科學有效的會計檔案管理可以折射出企業有用的會計信息，可作為企業領導層作出經濟決策的重要依據。同時，會計檔案有別于其他文書類檔案，具有法律憑證的性質，是企業整個經濟活動的全部真實記錄。[2]因此，會計檔案的完整性尤為重要，有些企業采用的會計資料是傳真紙或圓珠筆之類的紙質和筆跡，它們會隨著時間的推移，逐漸地淡化，這樣所保存的數據信息就不完整了。

4.在信息化環境下的會計檔案資料易復制、易更改、易泄密。電子介質之間復制更改簡單、快捷，并且不易被人發現，不留痕跡。[3]而紙質的會計檔案數據，字跡容易鑒定，有直觀可視性，這就決定了信息化會計檔案管理這方面的要求遠比紙質會計檔案要提升許多。同時，隨著計算機網絡技術的不斷更新與進步，計算機網絡病毒的攻擊力也越來越強，使得會計信息的重要數據容易被破壞，甚至被非法竊取，這就嚴重阻礙了企業的順利發展。

三、針對信息化會計檔案管理存在的問題所采取的有效措施

1.完善信息化會計檔案管理的各項制度。首先對會計檔案資料實行電子文件與紙質文件“平行兩條線”制度，將兩者進行同步歸檔，既對紙質文件照常整理歸檔，又對電子文件中的相應的會計信息數據錄入存檔，使其起到資源共享，共同互補的作用。其次，建立信息化會計檔案網絡安全管理制度。網絡安全是會計檔案的生命線，也是對其提出的最基本的要求。建立一套安全有效的會計檔案管理制度，可以通過多層權限管理、加設多層密碼、加強密碼設置的安全性、安裝正版防毒工具等有效措施，使企業系統內部的機密重要數據得到安全保護，不被非法訪問、竊取、冒用。最后，建立嚴格的會計檔案使用權限管理制度，既要防止內部人員對外泄密，也要防止外部人員向內竊取。如可規定任何人不得將拷貝工具帶進或帶出財務（檔案）室，單位內部人員查閱相關資料，應經本單位領導批準后，才可進入檔案室查閱；單位外部人員因公需要查閱會計資料時，應持單位介紹信，經單位領導批準后方可查閱等等。

2.從源頭抓起，做好做細日常會計檔案管理工作。首先，對電子設備程序應時時進行更新與維護，由于計算機的更新換代的速度快，從而導致了會計檔案所依賴的電子信息技術都變成了過時的技術，因此，只有不斷對電子檔案信息進行更新與升級，才不會被新技術所淘汰；其次，定期對會計電子檔案進行備份。建議采用AB備份法對數據進行雙重備份，并存放在不同的地點，以防止意外災害給整個信息化系統造成無法挽回的后果。再有，注意電子檔案的存放方式。由于會計電子檔案對周圍環境要求苛刻，采用磁性介質保存的會計檔案不僅要防水、防火、防塵、防磁，這就體現的電子檔案管理的脆弱性。[4]如果存放不當，就有可能造成會計檔案信息的銷磁或者數據的丟失，所以應將這些電子檔案資料遠離磁場、遠離不利之處。

3.注重綜合型人才的培養。作為一名優秀的復合型人才，應將相關技能集于一身，既要精通會計的專業知識，也要熟練掌握一定的檔案管理技能，同時還要具備計算機方面的信息處理技術。因此，企業應加大力度加大成本地對這類型人才進行培訓，不僅如此，還應隨著相關技能的不斷更新改革，做好相應的繼續教育培訓，為企業建立高效良好的會計檔案信息系統創造條件。

參考文獻

[1]郝嫩月.目前電算化會計檔案管理中存在的問題及對策[J].商場現代化，2007（08z）：358-359.

[2]侯寶萍.淺談會計檔案管理中存在的問題及采取的措施[J].黑龍江史志，2011（18）.

[3]王顥.信息化環境下會計檔案管理初議[J].會計之友，2012（9）：81-82.

[4]王顥.信息化環境下會計檔案管理初議[J].會計之友，2012（9）：81-82.