檔案整理重要性在某公司之淺談

摘 要：檔案是人類文明的產物。華夏五千年的文明史，世代相傳，而在這當中檔案發揮著獨特的價值和作用。檔案物化延續了人類的記憶。通過檔案，我們可以尋找歷史規律，了解歷史的輝煌，繼承傳統文化的精華。從某種意義上說，檔案本身也屬于無形資產，檔案作為無形資產的重要載體，對于無形資產的保值、增值起著重要的法律憑證作用。檔案工作是維護歷史真實面貌的重要工作。檔案把世間發生的現象真實地記錄下來，把瞬息萬變一縱即逝轉換成萬古留存，成為人們進行反復研究的依據、準確尋找事物發展規律的有力證據。而檔案的歸檔整理在檔案管理和保存中起著至關重要的作用，科學合理的歸檔和整理便于保存和研究使用。

關鍵詞：檔案;整理;重要性

檔案管理包括檔案的收集工作、檔案整理工作、檔案鑒定工作、檔案保管工作、檔案檢索工作、檔案編研工作、檔案利用工作和檔案統計工作。在實際工作中，主要以檔案的整理和保管為主，檔案整理的質量直接關系到檔案的利用。

檔案整理工作，在檔案總體管理中具有重要意義。它是檔案利用、開放，發揮檔案作用的一項前提條件，是整個檔案工作中重要的基本建設。它是開發檔案信息資源的重要基礎，檔案整理科學化和標準化的提高，對于檔案管理工作的總體優化具有直接和廣泛的影響。特在此淺談一下檔案整理工作，檔案整理是檔案實體整理和檔案內容整理的統稱。

一、檔案管理工作的內容和原則

檔案管理的主要內容包括：區分全宗、全宗內檔案的分類、編立保管單位、案卷的排列今兒案卷目錄的編制。

檔案工作的基本原則包括：檔案工作實行統一領導、分級管理的原則（核心）;維護檔案的完整與安全（手段，基本要求）;便于社會各方面的利用（根本目的）。

檔案館具有科學文化性、永久保存性和社會服務性。在檔案館內的檔案整理、按其工作內容的范圍大致可以分為三種類型：

（一）系統排列和編目

在正規的工作條件下，檔案室主要接受文書部門和業務部門按照歸檔要求整理保存的案卷，檔案室只要接受機關檔案室根據公司規定要求整理移交的文件，按照公司需要和實際情況進行動態的調整，需要什么整理什么。這樣，檔案室的檔案整理工作，主要是對所接受的檔案以及文件，按照規定在更大的范圍之內進一步系統地整理，如全宗和案卷的排列，案卷目錄的加工等等。

（二）局部調整

對于已經整理進入檔案室的檔案，經過管理實踐的檢驗或者是專門的質量檢查、篩選，檔案館和檔案室需要對于其中不符合要求的檔案或文件進行一定的加工來提高質量;另外一個方面，某些檔案材料由于保存的時間較長，其自身或者檔案整理體系發生了變化，因此也必須對其進行整理，確保其長期存儲。

二、檔案整理工作的意義

（一）提高效率

處于凌亂狀態的檔案，不能體現檔案的特點，難以充分反映出各項工作活動的歷史聯系和面貌;在數量巨大的檔案中，不利用科學的管理方法，對于查找文件無疑又是一項十分困難的事情;檔案管理的目的最終落實在檔案的使用，位了提高使用效率和查找效率，在此我們建議使用5S管理思想。

（二）系統管理

不把相關的檔案聯系起來，就會影響乃至失去檔案的利用價值。所以，只有通過系統的整理，才能為檔案的管理和利用創造良好的條件。檔案整理工作是一項承上啟下的工作環節。所以，我們要優化檔案整理工作。優化檔案整理工作，可以促進檔案工作系統各個環節的良性運行和協調發展。通過檔案的整理可以進一步了解和檢驗檔案收集工作的質量，促使其改善和提高。檔案經過系統的整理和基本編目，為全面鑒定檔案的價值和建立多元性的檢索體系奠定了科學基礎，而且這幾項工作往往可以結合進行。只有整理好的檔案，才能為檔案的保護、統計和檢查提供基本的單位和完整的體系，便于維護檔案的完整與安全。

三、檔案整理工作的原則

檔案整理一般具有三大原則。

（一）繼承和利用

檔案作為一種當時情況的實際反映，不僅記錄了當時的實踐活動，而且反映了長久以來對檔案整理和保存的情況和成果。我們在整理檔案時，要注意對成績和前人的勞動的尊重，充分利用以前的整理基礎，借鑒前人良好的方法。這樣可以提高檔案整理工作的質量和效率。

要充分研究和利用原先的整理成果，不要輕易改變原來整理和保存的歷史面貌。檔案原有的整理狀況反映著一定時期檔案的整理水平與特點，應該注意分析和研究。對于它合理的部分應該適當的吸收和保留，即使原來整理錯誤的地方，也要經過認真研究后，再給予糾正。

（二）保持聯系

所謂檔案文件之間的前后歷時聯系，就是文件在其產生和處理過程中形成的內在的相互關系，也稱為“內在聯系”或者是“有機聯系”。按照檔案文件的形成規律，保持檔案文件在形成活動中的固有聯系，才能整理組成有機的整體。這同時也是檔案區別圖書、資料的一個重要的特點。

（三）方便保管和高效利用

對于檔案的整理就是為了對檔案文件的更好的保管和利用。便于保管和利用也是檔案整理工作的基本出發點和最終要求。對于不用種類的檔案，應該根據實際情況進行分類整理，在我們公司目前就按照時間、項目等進行了很好的分類，這樣既便于保管又查找方便，并不斷運用恰當地組合，在相應的范圍內要求保持文件最優化的聯系。最常用的文件可以放到最顯眼的地方，可以使用目視化管理。

用明顯的標志來區分，可以用顏色、形狀等從外觀就可以進行區分，把未整理的文件和整理好的文件進行區分，把程序文件和日常表單進行區分等等。