如何做好辦公室文書工作

辦公室擔負著上情下達、下情上報、對外交往和后勤服務等繁重工作，具有參謀、助手、協調、服務、把關、督辦等多項職能，這就要求辦公室工作人員具有較高的政治敏銳性、較準確的預見性，工作具有超前性和豐富經驗。不論是辦文、辦事、辦會，還是管理、服務、協調，任何一個環節出了問題，都會產生很大的影響，甚至給企業發展帶來被動或造成損失。文書工作是辦公室一項基本工作，也一項政治性、事務性、執行性很強的工作，并具有瑣碎和繁雜的特點。其主要內容包括文件的收發、登記、傳閱、立卷、歸檔及各種會議、重大活動的通知協調等。其工作的好壞，直接影響到辦公室的工作效率。怎樣提高辦公室文書工作水平，筆者認為主要抓住“收、發兩條線”：收是指外來文件的簽收登記辦理工作，發是指企業內部文件審核發送工作。

一、認真履行職責，嚴謹細致地做好收文工作

收文處理工作是一項細致的工作，對于每天來自各方面的文件，文書人員應該從以下幾點認真辦理，就不會導致文件遺失或接收不及時。

（一）準確規范地登記文件

文書處理要堅持集中統一管理的原則，文書人員要認真做好文件的簽收登記工作。在OA辦公系統中，如果不細心就會進入錯誤的收文件流程，而且無法更改，只能做手工補救。這就要求文書人員一定要嚴把收文關口，無論是上級單位下發的文件、通知，平級單位發來的函件，還是下級報送的請示、報告，都應做到統收、統辦、統管，以便于規范管理、查閱利用。針對不同的來文進行相對應的操作，嚴謹規范地對來文核對無誤后，快速簽收，詳細登記，蓋簽收章、編流水號并準確填寫公文處理單，送負責人簽批

（二）及時有效地傳遞文件

公文在傳遞、辦理過程中， 都有明確嚴格的時效要求。“及時” 是確保公文處理工作時效性的基本前提。為便于領導更好地批示，文書人員要把來文按一定的類別、一定的內容擺放在一起呈領導閱批。這就需要文書人員必須先閱讀一下文件的內容，根據實際情況需要將最重要的文件放在上面，依次類推將與本企業有直接關系的文件放在最上面，而關系不大的文件放在最后，做好文件的分類疊放工作。在處理過程中，要準確理解領導批示意見，凡是批示意見中涉及到的領導和部門要一一傳閱到位，不能隨意簡化傳閱程序或擴大傳閱范圍。文件傳閱時，要隨到隨辦，不積壓、不拖拉、不誤事，這是公文處理工作時效性的最基本要求。文書人員必須具有較強的時間觀念，在各個環節上盡可能化繁為簡，使文件流程簡捷，管理科學，操作手續簡便，最大限度地提高文件管理效率。如果領導不在辦公室，文書人員要根據文件承辦輕重緩急情況，及時將文件精神以電話告知領導，并將文件超前性地復印給承辦部門，提前承辦，以不耽誤工作。在傳閱文件的過程中，要隨時做好文件流轉的登記工作，理清領導批示內容、辦理程度等情況，做到每一份文件的處理過程都有一條清晰的運轉軌跡，便于領導在文件運轉期間隨時調閱。因此文書人員一定要增強時間觀念、效率觀念和程序觀念，一旦超過時限就可能錯過時機，貽誤工作，造成損失。對于涉密文件，文書人員要牢固樹立保密觀念，嚴格遵守《中華人民共和國保密法》的獻寶，按照文件自身的保密要求和閱知范圍辦理，在運行和處理過程中妥善保管。文書人員是涉密文件的直接接觸者，必須時刻注意并經常檢查自身的言行，辦理好、保護好自己每一份涉密文件，確保安全保密。

（三）細致認真地歸檔文件

歸檔工作是文書處理的最后環節。公文辦完后，文書人員要把文件歸類、有序地存放，一些重要的文件如涉及本單位改制的、單位名稱更換的以及領導職務任免的單獨存放，這樣查找起來方便。年終根據文書立卷、歸檔的有關規定，及時分類整理，定期向檔案部門移交。

二、提高業務技能，嚴格精準的做好發文工作，

文書工作的另一個重要內容就是發文件的審核，機關各職能部門的文件起草流轉到辦公室審核階段就需要文書人員對文件的格式，字句進行審核把關。

（一）把握公文格式特點，準確行文

《黨政機關公文處理工作條例》規定的公文種類主要有：決議、決定、命令（令）、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復、議案、函、紀要等15種。公文是為解決實際問題而存在，是邏輯思維的活動。公文的內容必須反映公務中的情況，是對工作情況表明態度，對工作問題提出解決的方針原則、措施和辦法，其目的性很強，帶有任務式，同時有相對應的文種、格式和行文方式。不同的文種有不同的行文格式和要求，開關、結尾都不相同。這種固定的格式和行文方式是機關公文法定權威和鮮明的政治性的體現，應該用請示不能用報告，平級單位不能發上行文，這就要求文書人員具備較強的業務能力準確行文。

（二）分析公文主旨內容，精煉語言

辦公室文書人員審稿要把好政治關、結構關、文字關。要把好政治關。就是看是否符合中央和上級精神，是否符合黨的路線方針政策和法律法規，是否符合本地區實際。要把好結構關，就是看文稿是否具有條理性、貫通性和嚴謹性;看層次是否著眼于思想內容的劃分，段落是否側重于文字表達的需要，段落劃分是否集中、完整和勻;看文章的過渡是否承上啟下，能否使先后相關的兩個層次和段落上下連貫，前后銜接，前后內容是否關照呼應，是否使文章結構嚴密、脈絡連貫;看文章的開頭和結尾，是否從文章的整體出發，有利于主題的表達和全文各部分的和諧。要把好文字關，就是要求論點與論據之間關系緊密，文字要準確、簡潔、鮮明、易懂，不能出現錯別字或丟字，標點符號要準確。公文必須簡短扼要，忌過繁過細過詳、忌濫用華麗辭藻，這要求文書人員具備較強的文字功底，審核后的公文語言達到規范的要求：文風端正、語言得體、表述嚴謹、語序合理、敘事簡明、繁簡適度。

總之，公文處理水平的高低既是對公文處理精益求精的具體體現，又是對文書人員素質和能力的一種考驗。做好辦公室文書工作，需要在實踐中不斷地摸索，要多總結、多鍛煉，要有強烈的責任感和事業心，任何一點隨意性，任何一點主觀臆斷，任何一點粗心大意，都可能會造成失誤，甚至會給企業造成重大損失。