如何做好鄉(xiāng)鎮(zhèn)人口和計(jì)劃生育檔案管理工作

摘 要 人口和計(jì)劃生育工作向法制化、規(guī)范化、制度化發(fā)展，對人口和計(jì)劃生育檔案（以下簡稱人口計(jì)生檔案）管理工作提出了更新、更高的要求。人口計(jì)生檔案是人口計(jì)劃生育工作過程中形成的具有保存和查考利用價(jià)值的各種文字、圖表、音像等不同形式的真實(shí)歷史記錄，是制定人口和計(jì)劃生育政策的重要資料記，是搞好人口和計(jì)劃生育工作不可缺少的基礎(chǔ)信息。探索新形勢下人口計(jì)生檔案管理工作的新思路、新方法、新途徑，進(jìn)一步提高人口計(jì)生檔案管理水平，對更好地開展新時(shí)期人口和計(jì)劃生育工作，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)又好又快發(fā)展有著多方面的積極作用。

關(guān)鍵詞 檔案工作 規(guī)章制度 服務(wù) 改革

近年來，隨著人口計(jì)生事業(yè)得到前所未有的全面發(fā)展，全省各級人口計(jì)生部門主動(dòng)適應(yīng)新形勢新任務(wù)的要求，大力發(fā)揚(yáng)與時(shí)俱進(jìn)、開拓創(chuàng)新精神，落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀，圍繞確保人口計(jì)生檔案保管安全和提高檔案管理水平，深入研究和把握工作規(guī)律，推進(jìn)計(jì)生檔案管理工作制度化、規(guī)范化，使人口計(jì)生檔案管理工作在經(jīng)濟(jì)建設(shè)、構(gòu)建和諧社會(huì)中發(fā)揮了越來越大的作用。筆者作為基層人口計(jì)生部門的檔案管理人員，結(jié)合多年的工作實(shí)踐，對如何進(jìn)一步做好新形勢下的人口計(jì)生檔案管理工作，有幾點(diǎn)思考。

一、要充分認(rèn)識做好人口計(jì)生檔案工作的重要性

檔案是人類活動(dòng)的真實(shí)記錄，是人們認(rèn)識和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)。借助檔案，我們能夠更好地了解過去、把握現(xiàn)在、預(yù)見未來。檔案管理是一項(xiàng)記錄歷史、傳承文明、服務(wù)社會(huì)、造福人民的重要工作。同樣，計(jì)生檔案管理也是黨和國家事業(yè)發(fā)展一個(gè)不可缺少的方面，是一項(xiàng)崇高的事業(yè)。恰恰是鄉(xiāng)鎮(zhèn)計(jì)生干部特別是鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)干部缺乏這樣的認(rèn)識。因此，要采取多種形式，通過開展廣泛持久的檔案管理法規(guī)的宣傳教育，讓《檔案法》等法律法規(guī)不斷深入人心，全面提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)計(jì)生干部特別是領(lǐng)導(dǎo)干部的思想認(rèn)識和檔案法治意識，增強(qiáng)對計(jì)生檔案管理工作重要性的認(rèn)識。市、縣（區(qū)）人口計(jì)生部門要經(jīng)常舉辦鄉(xiāng)鎮(zhèn)計(jì)生檔案管理人員培訓(xùn)班，特別是對鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)干部，至少每年要開展一次系統(tǒng)培訓(xùn)，使鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)干部和計(jì)生檔案管理人員準(zhǔn)確把握檔案法的條款規(guī)定，掌握計(jì)生檔案管理的基本知識，提高對計(jì)生檔案管理的認(rèn)知程度和接受程度，避免在工作中不作為和亂作為。

二、要切實(shí)加強(qiáng)人口計(jì)生檔案管理人員素質(zhì)

只有努力提高自身素質(zhì)，才能管理好檔案，才能真正讓檔案發(fā)揮其應(yīng)有的作用。一是政治素質(zhì)，要有高度的政治責(zé)任心和全心全意為人民服務(wù)的精神，熱愛檔案事業(yè)。二是業(yè)務(wù)素質(zhì)，要具備專業(yè)知識，熟悉所管的檔案內(nèi)容，熟悉檔案法規(guī)。三是文化素質(zhì)，要有較高的文化知識，能總結(jié)和分析利用工作中的經(jīng)驗(yàn)。

三、要強(qiáng)化人口計(jì)生檔案管理規(guī)章制

人口計(jì)生工作任務(wù)十分繁雜，為把檔案管理工作融入人口計(jì)生部門的各項(xiàng)工作中，就需要有一套完整的制度來規(guī)范約束。一是人口計(jì)生檔案收集、上報(bào)、整理、存檔應(yīng)做到規(guī)范，嚴(yán)格按照制度辦事，嚴(yán)把“三關(guān)”，即：評查、歸檔和上架關(guān)。做到“細(xì)”，仔細(xì)查找檔案管理上存在的薄弱環(huán)節(jié)，不放過“蛛絲馬跡”，逐一整改和修正；“嚴(yán)”，在專業(yè)人員指導(dǎo)下進(jìn)行驗(yàn)收整理，凡不符合質(zhì)量要求的，必須重新按要求整理，直至驗(yàn)收合格；“精”，對已歸檔的資料，全部進(jìn)行檢查，按要求歸類、裝訂。二是實(shí)行定期談話制度，專兼職檔案員要定期與服務(wù)對象談話，經(jīng)常到基層去，到育齡婦女家中去，獲取第一手資料，取得工作主動(dòng)權(quán)。三是實(shí)行計(jì)劃生育項(xiàng)目檢查治療登記制度，為各級計(jì)生服務(wù)站以及醫(yī)院的B超室、手術(shù)室、婦產(chǎn)科等相關(guān)科室專門配備專用檢查登記簿，把第一手資料全部統(tǒng)計(jì)起來。只有嚴(yán)格有關(guān)規(guī)章制度，才能確保檔案完整齊全，從而保證相關(guān)資料得以及時(shí)、準(zhǔn)確、完整歸檔，這樣既確保了人口計(jì)生工作的質(zhì)量，也提高了檔案的可利用性。

四、要強(qiáng)化服務(wù)理念，拓寬服務(wù)領(lǐng)域

首先應(yīng)建立健全計(jì)生檔案，主要是建立計(jì)生“七簿、一卡”。“七簿”是：干部職工初婚、離婚、復(fù)婚、再婚情況登記簿；未婚青年登記簿；干部職工歷年辦理生育計(jì)劃、獨(dú)生子女證登記簿；已婚育婦查環(huán)、查孕人員登記簿；非在職人員、職工家屬已婚育婦年度查環(huán)、查孕情況登記簿；歷年違反計(jì)劃生育人員處理情況登記簿；干部職工變動(dòng)情況登記簿。“一卡”是：計(jì)劃生育登記卡。“七簿、一卡”檔案反映了整個(gè)單位計(jì)劃生育的各種基本情況。此外，還有一些計(jì)生的文件、照片等材料，也要收集歸檔。計(jì)生情況也是不斷發(fā)展變化，有的結(jié)婚，有的離婚，有的復(fù)婚，有的計(jì)生節(jié)育，有的超生違法，有的獲獎(jiǎng)，有的受罰，有的調(diào)進(jìn)，有的調(diào)出。因此，要對計(jì)生檔案實(shí)行動(dòng)態(tài)管理，計(jì)生材料及時(shí)收集歸檔。建立完整準(zhǔn)確的計(jì)生檔案，這就為計(jì)生檔案的信息化管理打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

五、要加強(qiáng)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)

實(shí)現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化，不但減少工作人員的勞動(dòng)量，提高工作效率，而且能搞好地起到資料的交流和共享作用。要不斷強(qiáng)化檔案的服務(wù)功能，編制和安裝科學(xué)、實(shí)用的檔案檢索工具，力求實(shí)現(xiàn)檔案資料查詢“以計(jì)算機(jī)為主、案卷目錄為輔”的查詢系統(tǒng)，把“死檔案”變成“活資料”。目前，全省人口計(jì)生網(wǎng)采用四級網(wǎng)絡(luò)的樹形結(jié)構(gòu)，覆蓋了省、市、縣、鄉(xiāng)四級行政區(qū)域，將常住人口信息和流動(dòng)人口信息分別管理，同時(shí)又相互關(guān)聯(lián)，建立兩地聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)一處輸入，各處共享，既提高了檔案管理水平和辦公效率，又為杜絕違法生育行為奠定了基礎(chǔ)，還可便于各級及時(shí)查詢匯總信息，及時(shí)掌握育齡婦女管理工作情況，為穩(wěn)定低生育水平提供數(shù)據(jù)支持。

六、要不斷深化改革

檔案工作只有以超前的意識、超前的節(jié)奏、超前的服務(wù)占領(lǐng)市場，讓使用者滿意，才能使檔案工作適應(yīng)改革發(fā)展的新形勢。要開創(chuàng)檔案工作的新局面，就要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理的思路，拓寬檔案管理渠道，強(qiáng)化檔案工作的服務(wù)手段和長效管理機(jī)制。作為一名人口計(jì)生檔案管理人員，首先要更新服務(wù)觀念，不但要把檔案管理好，而且要把檔案利用好，把檔案工作的重點(diǎn)放在開發(fā)利用上，從而更好地為經(jīng)濟(jì)社會(huì)的全面可持續(xù)發(fā)展做出檔案工作者應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

（作者單位：湖北省棗陽市太平鎮(zhèn)計(jì)劃生育辦公室）