新時期事業單位檔案管理創新與改革探究

[摘要]新時期，事業單位檔案管理工作呈現出越來越多的弊端，在傳統的管理方式已經不能適應時代要求的前提下，對其進行改革與創新是發展的必經之路。本文通過對新時期檔案管理存在的問題進行總結，立足于創新與改革的意義，并在其具體踐行的原則之上，提出事業單位檔案管理工作的新思路。

[關鍵詞]檔案管理；改革創新；事業單位

作為以社會公益為主要目的的重要組織，如今事業單位的管理工作越來越受到人們的重視。然而，就目前事業單位檔案管理工作的現狀來看，其已經嚴重落后于時代，無法滿足工作開展的具體要求。因此進一步規范事業單位的檔案管理工作，并在其基礎上進行改革與創新，對其發展而言顯得尤為迫切。

一、新時期檔案管理創新與改革的意義

首先，加強對事業單位檔案管理人員的系統教育和培訓，能強化其檔案管理技巧掌握與方法應用，這有利于提升檔案管理的效率。

其次，引入與利用現代化的網絡檔案管理工具，能夠使檔案管理工作能夠獲得更為精細的數據，這不僅有利于提升事業單位的檔案管理系統化及網絡化水平，也能夠間接提升其科學化水平。

最后，優化檔案管理人員及工具配置，能夠及時發現檔案管理過程中所存在的問題，并以科學方法高效解決。這樣既能實現事業單位檔案管理體制在理論和實踐上的不斷完善，也有利于推進事業單位檔案管理工作走向更為現代化的道路。

二、新時期檔案管理存在的問題

首先，事業單位檔案管理的基礎業務較為薄弱。該問題產生的原因在于部分事業單位其本身對檔案管理工作缺乏系統且科學的認識，加之國家相關政策以及法律貫徹力度較低，致使檔案管理得不到應有的重視，間接導致了管理混亂、流程模糊、機制殘缺等問題。另一方面，部分事業單位空有檔案管理制度卻不予以貫徹和落實，不僅沒有特定人員負責，單位領導也沒有真正發揮過自身的監督落實的職能，使得檔案管理的處境異常尷尬。

其次，方法陳舊，缺乏創新。隨著社會的發展與進步，事業單位的日常檔案信息管理工作愈發繁瑣，但面對如此局面仍舊沿用單一的管理方法，則必然導致管理效率的低下以及工作質量的落后。同時由于缺乏對現代設備的引入與運用，缺乏對管理方法和管理機制的創新，甚至導致信息更新落伍，大量資源丟失的不利結果。

第三，檔案資源開發利用率低。科技發展的日新月異，促使各行各業都在不斷引入最為先進的信息技術，并將其作用于自身的產業發展及企業管理過程之中。可是由于我國事業單位的檔案管理工作并未能被充分的重視，所以現代化設備的引入和利用率亦非常低。部分事業單位檔案管理設備不齊全、環境條件較差，直接造成了檔案資源利用率低的局面。

第四，檔案管理人員隊伍業務素質普遍不高。就事業單位來說，檔案管理人員的業務素質對其所從事的工作具有非常重要的作用。但從目前的現狀來看，真正專職從事檔案管理的專業人員少之又少，多數事業單位所采取的都是其它崗位人員兼職這一方式。專業知識以及業務素質的匱乏，導致其對檔案管理工作力不從心，久而久之消磨掉自身的工作責任心，從而在頻繁的工作變動中，影響了檔案管理工作的穩定性。

三、新時期事業單位檔案管理創新原則

事業單位作為國家機構的重要組成部分，其檔案是其所有信息的匯集中心，重要性不言而喻。故而新時期在對事業單位進行檔案管理創新的過程中，還必須堅守以下原則。

第一，規范、靈活原則。這意味著對事業單位檔案管理方法的創新必須堅持靈活性與規范性的統一，即在堅守事業單位總體相關規章制度的前提下，根據自身發展特點對檔案進行靈活管理。

第二，職責、權益原則。它是指在創新檔案管理制度的過程中，對相關領導干部以及工作人員的權利指責做到明確劃分、清晰定位，這樣做的目的在于，當檔案管理工作出現細節問題或紕漏時，能夠快速責任到人、得到公平處理。

第三，制定、執行原則。它是指檔案制度的創新既要基于科學的前提，保證其合理性與系統性，還要保證其具備可執行性。任何制度的設立，只有在具體落實的過程中才能得到進一步穩定和不斷晚上。

第四，動態、靜態原則。指的是事業單位的檔案管理，需要在保證其穩定發展的同時進行科學創新，通過與國際接軌的方式，吸納和引入最為先進的管理方法，提高其科學化水平。

四、新時期事業單位檔案管理創新與改革路徑

首先，強化檔案管理人員業務能力，創新培訓機制。

隨著信息化、數字化時代的紛至沓來，事業單位的檔案管理人員更需要不斷強化自身的業務素質，提升業務能力。這就需要建立全新的檔案管理人員培訓機制，同時結合單位以往對于檔案管理制度的落實、實施情況，打造一套集網絡和實體培訓于一身的新型培訓機制。依靠加強對其技術、知識的培訓，以提高有關理論的檔案管理實踐能力。

其次，加強檔案管理的信息化建設。

現代化信息技術的高速發展，促使越來越多的事業單位想要將信息手段作用于檔案管理過程中，以實現便捷、高效的管理過程。鑒于此，事業單位需要集合自身的實際發展現實，引入適于本單位的檔案管理的軟硬件施設；在能夠確保檔案信息準確傳遞、及時傳遞的前提下，使用掃描儀、計算機等現代科技技術對各類檔案進行電子文檔和圖片格式類的數據保存，使檔案收集集紙質與電子數據于一體。同時，事業單位在確保企業信息安全的條件下，可以利用網絡向社會提供或汲取可用的信息資源，實現資源優勢共享。

第三，加強檔案管理服務，提升利用率。

據社會調查顯示，目前我國各產業領域、事業機關當中，檔案利用率低是一種極為普遍的不利現象，事業單位也是如此。事業單位對檔案管理工作的習慣性放逐，促使其得不到足夠的重視，進而導致利用率低下；另一方面，檔案利用率低，又會反作用于檔案管理事業，促使其得不到相關領導及單位整體的重視，長此以往形成難以突破的惡性循環。鑒于此，事業單位應該創新管理服務職能，比如利用內部局域網，加強檔案的信息檢索功能；開發和建立高效的在線服務功能系統，提供優質的在線服務，借以提高檔案的利用率。

最后，從根本上創新檔案管理制度，加強檔案管理能力。

完善的檔案管理制度是保證事業單位各項工作質量以及的基本，根據我國當前事業單位在檔案管理工作過程中所呈現出的現狀和問題，創新檔案管理制度，建立并不斷完善一套適于單位發展的全新的管理制度就顯得尤為必要。具體說來需要：①結合單位檔案管理工作的自身特點，建立與之相適應且科學化的管理體系。明確檔案管理機制創新的方向和內容，尤其是對檔案管理過程中的機構和崗位設置要進行明確規定；②創新檔案管理制度，需要堅持“約束的地位平等”，即既要約束檔案管理人員，也要約束事業單位領導，以此來保證檔案管理的規范性和獨立性。③明確過失、賞罰分明，獎勵檔案管理工作過程中高度負責的員工，懲罰那些趨于自身利益對于檔案信息進行非法行為的人員，培養管理人員的工作積極性和責任感，以促進事業單位的健康發展。

綜上所述，新時期事業單位要想從根本上改變目前檔案管理過程中所呈現的各種不利因素、加強檔案管理工作，最需要的步驟就是創新。唯有從管理機制、人才培養、服務體系以及現代化技術運用等角度加大創新力度，才有可能保證事業單位檔案管理建設工作走向平穩、高效的發展道路，才能更好的服務于事業單位自身和整個社會的人民大眾。

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