強化建筑施工檔案管理工作的方式分析

[摘要]在建筑施工過程中，建筑施工檔案管理工作至關重要，建筑施工檔案作為建筑工程建設的重要歷史資料，會在日后工程的后續施工、運行、改建等工作中有著重要的參考價值。所以，強化建筑施工檔案管理工作的進行，對我國的工程建筑具有非凡的意義，就建筑施工檔案工作中存在的問題、問題的成因和解決辦法進行分析和探討。

[關鍵詞]建筑施工；檔案管理工作；有效對策

引言

建設周期較長、投入成本較大是我國建筑工程發展的主要特點之一，在建筑施工工作中，如何有效的提高建筑工程的質量，并為建設工程未來的使用打下堅實的基礎，是我國建筑企業急需解決的問題。本文就強化建筑施工檔案管理工作中存在的幾個問題，提出相關的分析和簡單解決辦法。

一、當今我國建筑施工檔案管理工作中的不足

（一）檔案意識淡薄

近些年來，我國建筑工程項目數量日益增多，越來越多的企業工程在質量上出現問題。在相對的檔案管理工作上，很多企業在實施過程中往往不夠重視，忽視了檔案的重要性，導致了許多極具保存價值的檔案遺失，或者是很多無價值檔案混入檔案管理工作中。這樣一來，許多有歸檔價值的建筑工程在工程驗收、結算等過程中資料嚴重不全，阻礙了建筑工程檔案的利用和建筑工程的質量。工作人員對檔案的淡薄意識間接造成了建筑工程的質量問題，錯過了建筑工程檔案最佳的收集整理時期，對建筑工程的資料歸檔過程造成了嚴重的影響。

（二）檔案管理體系尚未健全

在目前建筑工程檔案管理工作中，因為缺乏相應的管理體系，導致在檔案收集整工作上有所欠缺，并會對檔案管理系統造成嚴重的影響，從而使施工檔案不能發揮其根本作用。因此，在建筑工程進行的過程中，必須要加強檔案收集整理工作的必要性，力求形成一個完善的檔案管理體系，從而來保證檔案收集整理工作的有效進行。

（三）檔案資料缺乏真實有效性

在建筑工程進行過程中，常常因為各種各樣原因導致檔案的丟失或因為檔案收集時份數不夠，在移交建筑工程相關文件時經常使用復印件代替。還有因為相關管理制度不完善，導致一些審批文件和圖章的簽字工作不規范，經常有無關人員代簽現象的發生，造成建筑工程檔案資料的真實性降低。再或者，部分檔案管理人員沒有形成較強的檔案意識，在檔案轉交工作上不及時，或者收集整理檔案不及時，會錯過檔案最佳的整理時機，都會對建筑工程檔案的最終價值造成巨大的損失。

二、檔案管理工作中問題的成因分析

（一）檔案管理制度沒有得到貫徹落實

在如今各個建筑工程施工單位中，管理檔案的工作方式和方法存在著交大的差異，因為各單位對檔案的實際需求不同，因此無法對檔案管理工作進行統一的管理和制度約束，所以在建筑工程的具體建設過程中，極度缺乏規范的管理制度。同時也因為施工檔案管理制度上的不完善，導致檔案工作在建筑工程施工過程中開展的力度不夠、隨意性較大，從而無法保證檔案管理工作的質量。并且隨著建筑工程的進行，檔案資料的數量也在逐漸增多，因為缺少相應的管理制度，所以檔案管理的效果無法得到保證。

（二）相關建筑單位對檔案管理工作不重視

很多建筑單位目前還沒有意識到檔案管理工作的重要性，隨著建筑工程的開展，建筑單位缺乏專職的檔案工作管理人員，將檔案管理工作視為臨時的、應付性工作，在單位企業內部也缺乏完善的檔案管理體系，從而不能保證檔案工作的有效進行。而且大部分建設人員和檔案管理人認為檔案管理工作相對很辛苦、枯燥，對檔案里管理工作缺乏積極性。所以在收集整理檔案資料時，也沒有按時完成，大大降低了檔案管理工作的效率。

三、強化建筑施工檔案管理工作的方式

（一）提高檔案意識

建筑單位應當緊跟當今社會發展趨勢，與時俱進，改變守舊的管理思路，逐步向信息化管理轉變，將以人為本作為核心思想，大力推行人本管理概念。同時建筑單位企業應當在內部向員工大力宣傳檔案管理的重要性，讓員工充分意識到規范檔案管理工作的必要，提高檔案意識，進而在建筑工程進行時有效提高工程質量。同時，在檔案管理工作進行過程中，會涉及到多個部門，將各個部門應當協調起來，形成健全的、完整的體系，加強各部門的溝通交流，將會有效的促進管理工作開展。

（二）健全相關的檔案管理制度

對于如何完善相關的檔案管理制度，有幾點建議：實施崗位責任制，明確建筑單位中每個檔案管理人員的責任要求，并對管理人員的技能水平進行評估考核；建立檔案室，在企業內部宣傳檔案管理的重要性，加強檔案管理意識，對在職員工進行相關的思想教育，進而不斷完善相關的檔案管理制度；確保檔案管理的規范性，在企業內部進行統一要求，制定科學的管理制度，并安排專人進行檔案管理工作的監督，在科學可行的方案下，使檔案管理工作的效率不斷提高。

（三）確保檔案資料的真實有效

為了保證建筑工程檔案的真實有效，項目負責人在建筑工程進行過程中，明確各工作人員的工作職責，必須依照相關法律規定嚴格監察簽字工作，決不允許隨意代簽現象的發生。若是在因為不可抗力原因不能親自簽字，只能找人代簽的情況下，則必須要求項目責任人出示相關授權書，且授權書必須具有相關法律效益，并和項目文件保持一致性。在項目實施過程中，為了保證檔案資料的準確性，項目負責人必須實時監管檢查檔案內容，如果發現問題，必須立即修改。項目負責人應當保證在項目進行過程中，積極的開展工作，對工地、檔案的實時考核，時刻關注檔案的歸檔工作，提升檔案管理的真實性和相關法律效益。

（四）對檔案管理專員進行培訓

在建筑工程進行中，檔案管理工作質量的好壞由檔案管理專員的業務水平直接決定，一個具備高素質的專業檔案管理員能夠有效的提高檔案管理工作進行的效率。因此，提高檔案管理專員的專業水平極為重要。對檔案管理人員進行專業的培訓，使檔案管理人員能夠掌握基本的工程狀況和進展程度，并對檔案管理工作的進展進行判斷，不斷的完善自己，提高專業水平。同時，檔案管理人員應當充分結合當今社會發展理念，建立并完善高效科學的管理體制，從而保證檔案管理工作的高效進行。

結語

檔案作為建筑工程過程的全記錄，在實施建筑工程過程中有著不可替代的作用，各建筑單位應當樹立正確的觀念，重視施工檔案管理工作的有效進行，明確檔案管理給建筑工程帶來的價值，并對檔案管理工作的效率進行不斷的提高，完善相關的管理體制，加強相關檔案管理人員的專業水平，進而從側面提高我國建筑工程的總體質量。

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