醫院圖書檔案規范化管理分析

[摘要]醫院作為我國治病防治，保障人民健康的社會主義事業單位，是我國衛生事業的重要組成部分，它的基本功能就是治療那些身體健康出現問題，需要幫助的人群，它的接觸人群廣泛復雜，所以醫院圖書檔案的建立和管理勢在必行，本文對醫院圖書檔案的建立和規范化管理作了仔細的探究和詳細的解答。

[關鍵詞]醫院；圖書檔案；管理

醫院圖書檔案工作是醫院管理的重要組成部分，醫院圖書檔案的建立和規范化管理，使這些圖書檔案能夠被充分的利用，發揮這些圖書檔案的作用和價值，對于醫院做好醫療服務，發展我國的醫療衛生事業都有巨大幫助，但是據調查我國的醫院圖書檔案的規范化管理還存在著一定的問題和挑戰。

一、醫院圖書檔案規范化管理面臨的問題

隨著社會的不斷發展和進步，我國醫療衛生體制和社會醫療保險體制的改革，促使醫院圖書檔案管理的改革，一方面現在醫院圖書檔案管理工作中普遍存在的問題是歸檔資料不夠完整，歸檔資料的分門別類不夠系統，連續性差。致使醫院的許多珍貴的資料文件，遭到破壞。醫院圖書檔案的管理機構不健全，這導致了醫院的圖書檔案和文件資料被分散到各個部門，科室，在需要用到時，查閱不便，甚至丟失，給醫院帶來了諸多不利，另一方面醫院的圖書檔案管理比較混亂，沒有明確的職能劃分，通常來說醫院需要設立多個檔案管理部門，如綜合檔案室，用于保存管理文書檔案，科技檔案和音像檔案。而像醫療檔案，病理切片檔案，X線膠片檔案等都應分別保存在各相關部門。還有一點是醫院過于重視病歷檔案而忽視了其他檔案的管理，現在大多數醫院都已建立起病案室用于保存管理病歷檔案，但是其他的的檔案就沒有專門的部門來進行保存管理，最后是由于醫院過于強調檔案的保密性，造成檔案的查詢與借閱困難，有些甚至僅局限于醫院的領導及職能科室，對檔案的管理造成自我封閉，這就使醫院的圖書檔案失去了其教育學習的價值[1]。

二、醫院圖書檔案管理工作的職能

1、搜集與醫院任務有關的各種書刊資料。利用多種手段和渠道采購與醫院有關的相關書籍報刊等資料，充實醫院圖書檔案室，擴大搜索范圍搜集國內外有參考價值的資料，保證醫院圖書檔案室資料的多樣性和全面性，同時去掉那些無參考價值與醫院無關的資料，保證圖書檔案室的結構合理，藏書豐富，適合醫院。2、妥善保存和管理醫院的圖書檔案資料。醫院的圖書檔案管理者需要根據圖書檔案的不同類別，進行整理和分類，保證圖書檔案資料保存完善，分類有序，方便醫院工作者的借閱，查詢，能夠準確的為醫務工作者提供多種文獻資料。3、開展多種形式的文獻情報服務。深入科室、病房，了解臨床，科研和教學的需要，及時主動的提供圖書檔案資料用于查閱，避免被動式服務[2]。

三、醫院圖書檔案管理工作的重要性

建立圖書檔案管理最主要的就是能夠發揮醫院圖書檔案的作用，為醫院的醫護人員提供可靠的全面的借閱資料，提升醫護人員的專業素質和道德修養，建立醫院圖書檔案管理也能有效的維護醫院圖書的合法權益，為醫院臨床防病治病提供新的情報，促進各專業技術的發展，還能為科研人員提供寶貴的文獻資料，提高醫院的醫療服務品質，使醫院能夠真正成為一個治病救人的場所，對醫院的建設與發展也有重要作用，醫院圖書檔案管理工作的好壞，直接體現了醫院管理工作的水平，對醫院具有重要意義。所以，做好醫院的管理工作，先要做好醫院圖書檔案的規范化管理，打好基礎，從而進一步推動醫院的發展。

四、醫院圖書檔案的規范化管理

1、建立圖書案檔案管理一體化機制。建立圖書檔案管理一體化，可以集中力量，減少不必要的人力物力的投入和浪費，節約資金，便于圖書管理者的工作。設立專門的情報科室，為圖書檔案管理部門提供更多科學有效的文獻資料。建立圖書檔案管理一體化機制，能夠迅速有效的為醫院的管理服務，因此醫院有必要建立一個結構合理，功能齊全，運轉高效的信息中心，對醫院的圖書檔案等信息資源進行統一的規劃、管理，從而為醫院圖書檔案的現代化、規范化管理打下堅實的基礎。2、強化領導的檔案意識。領導的重視是做好每項工作的前提，強化領導層對于醫院圖書檔案的管理意識，使領導能夠真正重視醫院圖書檔案管理工作，使領導意識到做好醫院圖書檔案管理工作是做好醫院現代化管理工作的基礎，它代表了醫院的管理水平和文明程度，它為醫院的醫療服務，和科研教學提供了有力的依據，從而提升了醫院的醫療服務質量，獲得人民的信任與認可。領導真正重視起來，可以根據醫院圖書檔案提供的資料審時度勢，把握全局，從而提出正確的決策，更好的領導建設醫院，使醫院快速發展。3、加強對醫院圖書檔案建設的投入。加大資金投入加強對于醫院圖書檔案室軟硬件設備的引進，引進先進的軟硬件設施是實現規范化管理的基礎，這直接影響到醫院圖書檔案管理的成效，配備消防報警器、滅火器、自動溫濕度控制設備，建立防火、防盜、防塵、防蟲的現代化圖書檔案庫房。4、建立健全的圖書檔案管理制度。由于醫院接觸的人群廣泛復雜，工作內容復雜多變，部門眾多，技術性很強，所以對于圖書檔案的保密性比較高，醫院應結合現代化管理手段，結合醫院自身實際情況建立一個合理的圖書檔案管理制度，并在實際工作中不斷的發展和完善，完善檔案的搜集、歸檔，保管、借閱等各個環節，明確責任，加強約束，保證圖書檔案的各項工作流程都有據可查，有章可循，按章辦事。建立單獨的監督考核部門，統一管理，統一考察，避免圖書檔案管理工作者，在工作中懶散懈怠，敷衍了事，保證醫院圖書檔案的安全性。建立激勵機制，激發圖書檔案管理工作者的工作熱情，激發管理工作者的積極性和創造性。建立醫院的檔案管理網絡，對圖書檔案資料的收集和整理形成一個系統的網絡，便于借閱，學習。5、提高醫院圖書檔案管理工作者的素質。隨著科技的發展，醫院的圖書檔案管理工作更加的現代化、科技化，提高醫院圖書檔案管理人員的業務水平，素質和專業技術是規范醫院圖書檔案管理的一項重要舉措，加強對于醫院圖書檔案管理工作者的教育和培訓，強化管理工作者的服務意識，引進高水平的專業管理人才，充實醫院圖書檔案管理的工作隊伍。一般來說一家綜合性的醫院，圖書檔案管理工作者的人員編制比例應為醫院工作人員總數的1%，床位數的1.2%以及每萬冊藏書2名人員三者的平均數。另外除了人員的數量和素質外，醫院必須根據圖書檔案管理工作人員的文化層次，年齡結構，專業所長來合理的分配這些管理工作人員，務必使這些工作人員能夠在自己適合的工作崗位上發揮自己專長，這樣才能跳動圖書管理工作者的積極性[3]。

結束語

醫院圖書檔案的規范化管理手段多樣，最主要的是與時俱進，利用現代化科技手段，在實踐工作中不斷發展和完善管理方式，做好醫院圖書檔案管理工作，不斷探索，做到醫院圖書檔案管理工作的規范化，制度化和現代化，為醫院的發展與壯大做好后勤工作，贏得人民的認可與信任，從而為我國現代醫療衛生事業做出應有的貢獻。

參考文獻

[1]羅瑩.醫院圖書檔案規范化管理建設探討[J].東方企業文化，2012，15：244-245.

[2]羅瑩.醫院圖書檔案一體化管理分析探討[J].計算機光盤軟件與應用，2013，12：112-113.

[3]蔡麗潔，曾桃.試論醫院檔案的規范化管理[J].中國醫藥指南，2009，11：24-26.