試論信息數(shù)字化檔案管理面臨的問題及對策

【摘 要】信息技術的飛速發(fā)展和廣泛應用使社會經(jīng)濟生活的各個方面都發(fā)生了巨大的變化。計算機應用于辦公自動化和自動化工程設計，已產(chǎn)生了大量的CAD或公文性電子文件。由此引起的對電子文件和電子檔案的管理，是檔案工作者面臨的新問題。電子文件被廣泛地認識和應用，成為勢不可擋的潮流。計算機的普遍應用、電子文件的大量產(chǎn)生、信息高速公路的建成，為縮小檔案保存空間，快捷傳遞交流信息，搞好信息服務，實現(xiàn)信息共享，無疑將會帶來極大的方便，同時也給檔案工作帶來了一系列的新情況新問題。本文就檔案信息數(shù)字化管理面臨的問題及對策，進行了初步探討。

【關鍵詞】檔案信息數(shù)字化管理；問題及對策

檔案的電子化管理，檔案信息數(shù)字化，是檔案工作中的一個新課題，它面臨一些不可回避的新問題，它是在檔案工作初步實踐中的一個新生事物，雖然還存在一些有待解決的問題，但我們必須認識到，電子檔案的管理，在檔案現(xiàn)代化管理中不僅減輕了勞動程度，而且極大地提高了工作效率，隨著現(xiàn)代化進程的不斷深入，檔案管理軟件系統(tǒng)的不斷開發(fā)，電子文件檔案的管理將在現(xiàn)代企業(yè)的檔案管理工作中發(fā)揮出不可替代的作用。

1.現(xiàn)代的檔案管理工作的轉(zhuǎn)變

1.1檔案載體的轉(zhuǎn)變

在管理活動中，電子文件以其快捷的辦文進度和傳遞速度逐步取代了紙質(zhì)文件。電子圖紙也以手工制作所無可比擬的優(yōu)勢大量出現(xiàn)。通過計算機輔助設計使產(chǎn)品圖紙的設計、存儲、查詢和修改變得快捷又方便。例如生產(chǎn)或開發(fā)一項較大項目的產(chǎn)品就需產(chǎn)生上萬份的圖紙，而其中許多又要承襲老產(chǎn)品的大部分成果，因此電子圖紙顯示了其比紙質(zhì)圖紙更旺盛的生命力，保存電子圖紙要比保存底圖方便、省時、省力并且有意義得多。

1.2企業(yè)檔案的分類變化

舊有的關于文書檔案、科技檔案、產(chǎn)品檔案、基建檔案、會計檔案、人事檔案等傳統(tǒng)分類方案將被打破，取而代之以信息集成系統(tǒng)中各個管理模塊、流程的設置。一份完整的檔案信息分散在幾個管理系統(tǒng)中，計算機依照規(guī)定指令根據(jù)工作目標隨時設立和調(diào)整類目。各企業(yè)檔案信息的分類不盡相同，但可以肯定的是計算機管理過程中檔案分類更能貼近管理的需要，分類也將更詳細、更科學、更規(guī)范。

1.3檔案接收和保管上也有所改變

在電子環(huán)境中，如果檔案人員不積極介入文件的形成和保管過程，文件很可能不存在或至少不可能被鑒定、保存、編目或者提供利用。這就是說檔案人員如果不進入到信息集成系統(tǒng)中去，則很難掌握到信息的核心部分甚至接收不到檔案。

無時無刻不在產(chǎn)生的電子文件、電子圖紙使檔案工作者再也無法坐等檔案的最后形成與歸檔了。必須在產(chǎn)生電子文件的源頭就行使檔案的監(jiān)督指導職能。參照國家有關文件制定出本單位的《電子文件管理辦法》，提請信息集成系統(tǒng)的編制人員在其系統(tǒng)的設計和運行過程中加入電子檔案文件的鑒定、歸檔、保存、利用等檔案管理內(nèi)容。檔案工作者要在專業(yè)人員的指導下學會運用專門的檔案信息接收管理平臺，要懂得如何控制和維護檔案信息資源的有效性、可靠性和實時性，掌握電子檔案信息的收集、管理。

此時企業(yè)檔案的保管也不再只以卷盒和柜架為裝具，更多的經(jīng)過檔案人員鑒定歸檔的企業(yè)檔案信息將存入“虛擬庫房”。

2.電子檔案工作面臨的問題

2.1電子檔案原件的真實性問題

電子文件很容易被刪改，且改后不留任何痕跡。在使用計算機形成文件材料的過程中，擬稿者無法留下自己的筆跡，單位負責人也無法在形成的文件材料磁盤上簽發(fā)，日后難以確定該份材料是否具有真實性和權威性。即使有人出于自己的目的將軟盤中存的內(nèi)容進行了刪改，也難以發(fā)現(xiàn)和確定。

2.2電子檔案內(nèi)容的保密性問題

用網(wǎng)絡的任何終端設備都能索取到存儲在網(wǎng)絡某一個設備上的電子文件。另一方面，一個終端上的電子文件也可同時發(fā)給若干個網(wǎng)絡終端。這對于在一段時間需保密的內(nèi)容或限制提供利用的內(nèi)容的安全保密問題，帶來了極大的威脅。

2.3電子檔案保笛的長久性問題

隨著辦公自動化的不斷深入，好多單位將會實現(xiàn)無紙辦公，所有的情況、決策、信息存儲在網(wǎng)絡中，人們只要操作一下鍵盤就可以得到所需的信息。這種方法確實為檔案的歸檔存儲簡化了程序，也方便了利用，但是一旦網(wǎng)絡突然癱瘓或被毀，如出現(xiàn)“黑客”問題，遇到病毒問題或其它方面的故障，電子文件可能會在一瞬間同時消失，造成難以彌補的損失。

2.4檔案管理軟件的統(tǒng)一性問題

計算機軟件研制大大落后于硬件的發(fā)展，遠不適應各方面存儲的需要。檔案系統(tǒng)各地區(qū)之間、單位之間不使用統(tǒng)一的軟件，勢必會影響到互相之間的利用以及全國的聯(lián)網(wǎng)。

3.建議采取的對策

3.1盡快培養(yǎng)精通計算機技術的檔案專業(yè)人才

培養(yǎng)一批既懂檔案業(yè)務又精通計算機專業(yè)知識的人才已是檔案部門的當務之急。當前要在加強全員計算機知識培訓的同時，通過招考、送出去深造等渠道選拔、培養(yǎng)高、精、尖計算機管理應用人才，使他們不僅精通計算機技術而且熟悉檔案業(yè)務，熱愛檔案事業(yè)；不僅會操作而且會設計程序，能夠開發(fā)軟件。

3.2建立健全維護電子文件真實和安全的法規(guī)

在電子文件的形成、處理、歸檔，電子檔案的保管、利用等各個環(huán)節(jié)，信息都有被更改、丟失的可能性，即使擁有完善的信息安全技術，也需要有相應的管理措施來保證其得以實施。因此，建立健全相關法規(guī)和管理制度，對于維護電子檔案的原始性、真實性，保證其安全具有重要的意義。要通過法律形式將電子檔案的保管和利用標準規(guī)定下來，使人們能夠自覺地遵守這些規(guī)定。同時要通過立法確認電子文件、電子檔案的法律憑證作用，確保國家檔案行政管理部門依法管理電子文件和電子檔案。

3.3制定科學、合理、嚴密的電子檔案工作標準和規(guī)范

隨著電子文件的大量產(chǎn)生，迫切需要建立一套科學、合理、嚴密的電子檔案管理標準和規(guī)范。將電子文件的形成、積累、整理、鑒定、歸檔工作和分類、排列、保存方式，用標準和規(guī)范確定下來，使電子檔案從誕生之初就得以科學、有序、規(guī)范地管理，這是擺在檔案部門面前的一項重大課題，也是迫切需要解決的基礎性工作。

3.4研制開發(fā)數(shù)據(jù)格式標準統(tǒng)一、可以互相兼容的檔案管理軟件

研制開發(fā)適應檔案管理現(xiàn)代化的軟件， 以促進和推動檔案系統(tǒng)現(xiàn)代化管理水平的提高。

辦公自動化的廣泛實現(xiàn)，信息高速公路的建成，對傳統(tǒng)的檔案工作是一次巨大的沖擊，必將促使檔案工作從管理方式和管理手段上進行一次徹底革命。檔案管理工作應從工作重點和方式上來一次大轉(zhuǎn)變，從人才和技術力量上來一次大儲備，以勇敢地應對信息時代的挑戰(zhàn)。

【參考文獻】

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