電力檔案管理工作中存在的問題與對策分析

【摘 要】在電力企業(yè)不斷建設(shè)及發(fā)展的背景下，不斷加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作，使之規(guī)范化、科學(xué)化，可為電力企業(yè)高效的經(jīng)營管理和安全運(yùn)行提供有力保障。但當(dāng)前電力企業(yè)的檔案管理工作尚存在較多問題，導(dǎo)致電力企業(yè)難以健康、迅速地發(fā)展。基于此，本文就當(dāng)前電力企業(yè)檔案管理工作中存在的問題及對策進(jìn)行分析。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；問題；對策；電力企業(yè)

隨著社會(huì)的進(jìn)步和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，人們對電力檔案管理工作有了更高的要求[1]。在過去的幾年，我國在電力檔案管理工作方面雖取得了較大成就，但在管理制度、方法及管理人員等方面還存在較多問題。這要求電力企業(yè)必須直視問題，不斷改進(jìn)和創(chuàng)新管理模式，以確保電力檔案管理工作效率的提高，促進(jìn)電力企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展。

1.正確認(rèn)識和理解電力檔案管理工作

電力企業(yè)的檔案管理工作是電力企業(yè)總體管理工作的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，也是最重要的環(huán)節(jié)之一，做好電力企業(yè)的檔案管理工作，是保證電力企業(yè)在激烈的市場競爭下獲取主動(dòng)權(quán)的關(guān)鍵，也是促進(jìn)電力企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要舉措。電力檔案記錄了電力企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展史，其涉及面廣、信息量大、種類繁多，且包含了企業(yè)經(jīng)營機(jī)密等內(nèi)容，是電力企業(yè)最大的財(cái)富[2]。因此，做好電力企業(yè)檔案管理工作對企業(yè)的安全生產(chǎn)、經(jīng)營管理、經(jīng)濟(jì)收益及長遠(yuǎn)發(fā)展等均具有重要意義。鑒于此，針對當(dāng)前電力企業(yè)檔案存在的問題，企業(yè)中的檔案管理部門必須堅(jiān)持科學(xué)創(chuàng)新的管理理念，不斷分析并抓住機(jī)遇，推動(dòng)檔案管理的信息化建設(shè)，建立符合市場經(jīng)濟(jì)體制，促進(jìn)檔案管理工作新領(lǐng)域的開發(fā)，以保證電力企業(yè)的健康和發(fā)展。

2.電力檔案管理工作存在的問題

2.1缺乏健全的檔案管理體系

由于電力企業(yè)缺乏健全的檔案管理體系，導(dǎo)致在實(shí)際管理工作中出現(xiàn)很多問題，如管理人員對檔案分類無規(guī)范性，使檔案編號混亂，加大檔案查詢和管理的難度；還有檔案案卷編排混亂、目錄缺失、標(biāo)題不規(guī)范等問題。這些問題使電力企業(yè)檔案管理工作效率低下、質(zhì)量難以保證，影響了檔案資源的利用率，容易造成檔案在使用過程中出現(xiàn)丟失、損壞等，降低檔案的使用價(jià)值。

2.2領(lǐng)導(dǎo)層未引起足夠重視

在電力企業(yè)實(shí)際檔案管理中，多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)人員認(rèn)為企業(yè)的檔案管理主要是一些文字的工作，其重要程度是不可與企業(yè)其它項(xiàng)目如市場份額、產(chǎn)品質(zhì)量等進(jìn)行比擬的，因此，只需要檔案管理人員完成工作，并未引起自身對檔案管理的重視。領(lǐng)導(dǎo)層錯(cuò)誤的認(rèn)識及對檔案工作的不重視，使電力企業(yè)在檔案管理方面的投資經(jīng)費(fèi)不足，使檔案管理設(shè)備不齊全、管理方法落后，最后直接導(dǎo)致電力企業(yè)管理的決策效率不高，影響電力企業(yè)發(fā)展。

2.3檔案管理政策指導(dǎo)及理論研究滯后

電力企業(yè)所涉及的服務(wù)范圍較為寬泛，營運(yùn)的內(nèi)容包括建設(shè)、生產(chǎn)、運(yùn)輸、銷售、維護(hù)等[3]，為滿足電力企業(yè)管理的發(fā)展需要，電力企業(yè)應(yīng)建立一個(gè)能承載大量信息的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，同時(shí)隨著企業(yè)發(fā)展腳步不斷更新管理信息。目前，電力檔案管理工作以逐漸成為多數(shù)電力企業(yè)管理部門共同面臨的一個(gè)重大挑戰(zhàn)，但就當(dāng)前的形式而言，電力企業(yè)在檔案管理政策指導(dǎo)及理論研究方面還呈現(xiàn)出明顯的滯后性，在這方面所投入的人力、物力及財(cái)力均遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。

2.4信息化管理效率不高

在網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代，電力企業(yè)實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化是促進(jìn)企業(yè)發(fā)展的重要性因素。但現(xiàn)階段普遍存在檔案管理信息化管理效率不高的現(xiàn)象，究其根因，其一，缺乏齊全的檔案管理硬件設(shè)施，計(jì)算機(jī)配置更新速度過于滯后，難以與軟件的更新速度匹配，降低使用效率；其二，數(shù)字化硬件設(shè)備的使用率不高，而一些電力企業(yè)即使配備了數(shù)字化設(shè)施，但錄入的檔案數(shù)據(jù)有限，導(dǎo)致檔案資源不能充分利用；其三，部分檔案管理人員，無法根據(jù)需求及時(shí)、有效查閱到檔案資料相關(guān)的圖紙信息。

2.5檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高

由于電力企業(yè)中多數(shù)檔案管理人員屬于資歷不深的畢業(yè)生或?qū)n案管理工作認(rèn)識不全面的人員，其缺乏專業(yè)的檔案管理知識和技能，也不具備豐富的管理經(jīng)驗(yàn)和較強(qiáng)工作責(zé)任心。因此，在管理過程中，沒有形成正確的檔案管理意識，未能認(rèn)識到檔案管理工作聯(lián)系到整個(gè)電力企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和長遠(yuǎn)發(fā)展問題的重要性，導(dǎo)致檔案管理質(zhì)量不高，利用效率低，影響企業(yè)的發(fā)展。

3.電力檔案管理工作改進(jìn)對策

3.1建立和完善檔案管理體制

建立健全檔案管理機(jī)制是電力企業(yè)提高檔案管理效率的重要保障。因此，電力企業(yè)應(yīng)根據(jù)我國檔案部門頒發(fā)的各項(xiàng)規(guī)章制度，并結(jié)合企業(yè)本身的檔案管理實(shí)際情況建立并貫徹落實(shí)檔案管理體制，切實(shí)將檔案管理工作納入企業(yè)的管理工作中，嚴(yán)格實(shí)施責(zé)任分工，規(guī)范管理過程，并進(jìn)行全程跟蹤記錄。另外，電力企業(yè)還需建立一項(xiàng)以檔案管理工作為主、其他部門工作輔助配合的管理體系，以確保企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門互相協(xié)調(diào)管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化。

3.2加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)層的重視

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展及人們知識水平的提升，目前已有一些電力企業(yè)的員工對檔案管理工作的重要性引起重視，但這遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，電力企業(yè)檔案管理工作效率的提升離不開企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層的正確引導(dǎo)。因此，企業(yè)必須注重強(qiáng)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)層對檔案管理工作的重視，定期組織公司領(lǐng)導(dǎo)層到檔案管理相關(guān)部門學(xué)習(xí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)層企業(yè)內(nèi)部的檔案管理培訓(xùn)，將檔案管理的內(nèi)容納入企業(yè)的日常管理事項(xiàng)中，加大對該部門資金、人力、物力等的投入，促使領(lǐng)導(dǎo)層正確認(rèn)識的檔案管理在企業(yè)管理及發(fā)展中的重要性，進(jìn)而全力支持與配合檔案管理工作的開展。

3.3加大軟硬件設(shè)施的投入

在網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代，企業(yè)檔案的管理離不開計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息化管理等，而這些管理技術(shù)和手段均需要以計(jì)算機(jī)軟硬件配置及現(xiàn)代化應(yīng)用管理設(shè)備等為基礎(chǔ)，支撐檔案管理工作的順利開展。因此，企業(yè)必須加大對計(jì)算機(jī)軟硬件及現(xiàn)代化應(yīng)用管理設(shè)備方面的投入，對于管理過程中必須配備的設(shè)施、設(shè)備，應(yīng)定時(shí)更新和完善；同時(shí)，還要注重對技術(shù)人員技術(shù)能力的培訓(xùn)，加大投資力度，鼓勵(lì)技術(shù)人員引進(jìn)先進(jìn)的管理軟件和技術(shù)，以加強(qiáng)檔案管理工作的效率。

3.4加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)

信息化建設(shè)在檔案管理中，是人工管理無法比擬的，因此，必須加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)，借助現(xiàn)代化信息管理手段，促進(jìn)檔案管理工作效率的提升。企業(yè)除了在軟硬件設(shè)施設(shè)備方面加大投入外，還需要在管理方式上大膽突破，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)落后的管理模式，將信息化建設(shè)作為檔案管理工作的重要事項(xiàng)；另外，企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身的發(fā)展情況，具體分析現(xiàn)代化信息管理實(shí)施的可行性及存在的問題和困難，并通過企業(yè)內(nèi)部通過討論作出相應(yīng)的解決對策。

3.5注重管理人員專業(yè)素質(zhì)的提高

在當(dāng)前激烈的市場競爭環(huán)境下，具備專業(yè)知識與專業(yè)技能的人才成了企業(yè)發(fā)展的根本因素[4]。因此，電力企業(yè)若要實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益的提高和企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展，在檔案管理工作中，必須擁有一支專業(yè)能力較強(qiáng)的管理隊(duì)伍。首先，企業(yè)應(yīng)定期組織檔案管理人員進(jìn)行檔案管理實(shí)施的培訓(xùn)和實(shí)踐技能的提高，在培訓(xùn)過程中注重將知識與實(shí)踐相結(jié)合，培養(yǎng)真正有能力的檔案管理人員。還要注重管理人員的個(gè)體差異，形成互幫互助、共同促進(jìn)的工作環(huán)境。在進(jìn)行檔案管理工作過程中，注重培養(yǎng)管理人員形成良好的職業(yè)素養(yǎng)，加強(qiáng)其工作責(zé)任心。另外，建立科學(xué)、合理的獎(jiǎng)懲制度，使管理人員形成督促自我進(jìn)步的習(xí)慣。

4.結(jié)語

總之，加強(qiáng)檔案管理工作對電力企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和長遠(yuǎn)發(fā)展均有重要作用。電力企業(yè)必須不斷發(fā)現(xiàn)并糾正當(dāng)前檔案管理工作存在的問題，同時(shí)采取引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)和管理技術(shù)，才能確保電力企業(yè)的健康、穩(wěn)定、長遠(yuǎn)發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

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