電力檔案管理工作中存在的問題與對策分析

【摘 要】在電力企業不斷建設及發展的背景下，不斷加強企業檔案管理工作，使之規范化、科學化，可為電力企業高效的經營管理和安全運行提供有力保障。但當前電力企業的檔案管理工作尚存在較多問題，導致電力企業難以健康、迅速地發展。基于此，本文就當前電力企業檔案管理工作中存在的問題及對策進行分析。

【關鍵詞】檔案管理；問題；對策；電力企業

隨著社會的進步和科學技術的發展，人們對電力檔案管理工作有了更高的要求[1]。在過去的幾年，我國在電力檔案管理工作方面雖取得了較大成就，但在管理制度、方法及管理人員等方面還存在較多問題。這要求電力企業必須直視問題，不斷改進和創新管理模式，以確保電力檔案管理工作效率的提高，促進電力企業長遠發展。

1.正確認識和理解電力檔案管理工作

電力企業的檔案管理工作是電力企業總體管理工作的基礎環節，也是最重要的環節之一，做好電力企業的檔案管理工作，是保證電力企業在激烈的市場競爭下獲取主動權的關鍵，也是促進電力企業經濟發展的重要舉措。電力檔案記錄了電力企業的經營發展史，其涉及面廣、信息量大、種類繁多，且包含了企業經營機密等內容，是電力企業最大的財富[2]。因此，做好電力企業檔案管理工作對企業的安全生產、經營管理、經濟收益及長遠發展等均具有重要意義。鑒于此，針對當前電力企業檔案存在的問題，企業中的檔案管理部門必須堅持科學創新的管理理念，不斷分析并抓住機遇，推動檔案管理的信息化建設，建立符合市場經濟體制，促進檔案管理工作新領域的開發，以保證電力企業的健康和發展。

2.電力檔案管理工作存在的問題

2.1缺乏健全的檔案管理體系

由于電力企業缺乏健全的檔案管理體系，導致在實際管理工作中出現很多問題，如管理人員對檔案分類無規范性，使檔案編號混亂，加大檔案查詢和管理的難度；還有檔案案卷編排混亂、目錄缺失、標題不規范等問題。這些問題使電力企業檔案管理工作效率低下、質量難以保證，影響了檔案資源的利用率，容易造成檔案在使用過程中出現丟失、損壞等，降低檔案的使用價值。

2.2領導層未引起足夠重視

在電力企業實際檔案管理中，多數領導人員認為企業的檔案管理主要是一些文字的工作，其重要程度是不可與企業其它項目如市場份額、產品質量等進行比擬的，因此，只需要檔案管理人員完成工作，并未引起自身對檔案管理的重視。領導層錯誤的認識及對檔案工作的不重視，使電力企業在檔案管理方面的投資經費不足，使檔案管理設備不齊全、管理方法落后，最后直接導致電力企業管理的決策效率不高，影響電力企業發展。

2.3檔案管理政策指導及理論研究滯后

電力企業所涉及的服務范圍較為寬泛，營運的內容包括建設、生產、運輸、銷售、維護等[3]，為滿足電力企業管理的發展需要，電力企業應建立一個能承載大量信息的計算機管理系統，同時隨著企業發展腳步不斷更新管理信息。目前，電力檔案管理工作以逐漸成為多數電力企業管理部門共同面臨的一個重大挑戰，但就當前的形式而言，電力企業在檔案管理政策指導及理論研究方面還呈現出明顯的滯后性，在這方面所投入的人力、物力及財力均遠遠不夠。

2.4信息化管理效率不高

在網絡化時代，電力企業實現檔案管理信息化是促進企業發展的重要性因素。但現階段普遍存在檔案管理信息化管理效率不高的現象，究其根因，其一，缺乏齊全的檔案管理硬件設施，計算機配置更新速度過于滯后，難以與軟件的更新速度匹配，降低使用效率；其二，數字化硬件設備的使用率不高，而一些電力企業即使配備了數字化設施，但錄入的檔案數據有限，導致檔案資源不能充分利用；其三，部分檔案管理人員，無法根據需求及時、有效查閱到檔案資料相關的圖紙信息。

2.5檔案管理人員專業素質不高

由于電力企業中多數檔案管理人員屬于資歷不深的畢業生或對檔案管理工作認識不全面的人員，其缺乏專業的檔案管理知識和技能，也不具備豐富的管理經驗和較強工作責任心。因此，在管理過程中，沒有形成正確的檔案管理意識，未能認識到檔案管理工作聯系到整個電力企業的經濟效益和長遠發展問題的重要性，導致檔案管理質量不高，利用效率低，影響企業的發展。

3.電力檔案管理工作改進對策

3.1建立和完善檔案管理體制

建立健全檔案管理機制是電力企業提高檔案管理效率的重要保障。因此，電力企業應根據我國檔案部門頒發的各項規章制度，并結合企業本身的檔案管理實際情況建立并貫徹落實檔案管理體制，切實將檔案管理工作納入企業的管理工作中，嚴格實施責任分工，規范管理過程，并進行全程跟蹤記錄。另外，電力企業還需建立一項以檔案管理工作為主、其他部門工作輔助配合的管理體系，以確保企業內部各個部門互相協調管理，實現檔案管理規范化。

3.2加強領導層的重視

隨著社會的不斷發展及人們知識水平的提升，目前已有一些電力企業的員工對檔案管理工作的重要性引起重視，但這遠遠不夠，電力企業檔案管理工作效率的提升離不開企業領導層的正確引導。因此，企業必須注重強調領導層對檔案管理工作的重視，定期組織公司領導層到檔案管理相關部門學習，加強領導層企業內部的檔案管理培訓，將檔案管理的內容納入企業的日常管理事項中，加大對該部門資金、人力、物力等的投入，促使領導層正確認識的檔案管理在企業管理及發展中的重要性，進而全力支持與配合檔案管理工作的開展。

3.3加大軟硬件設施的投入

在網絡化時代，企業檔案的管理離不開計算機技術和信息化管理等，而這些管理技術和手段均需要以計算機軟硬件配置及現代化應用管理設備等為基礎，支撐檔案管理工作的順利開展。因此，企業必須加大對計算機軟硬件及現代化應用管理設備方面的投入，對于管理過程中必須配備的設施、設備，應定時更新和完善；同時，還要注重對技術人員技術能力的培訓，加大投資力度，鼓勵技術人員引進先進的管理軟件和技術，以加強檔案管理工作的效率。

3.4加強檔案管理的信息化建設

信息化建設在檔案管理中，是人工管理無法比擬的，因此，必須加強檔案管理的信息化建設，借助現代化信息管理手段，促進檔案管理工作效率的提升。企業除了在軟硬件設施設備方面加大投入外，還需要在管理方式上大膽突破，轉變傳統落后的管理模式，將信息化建設作為檔案管理工作的重要事項；另外，企業應根據自身的發展情況，具體分析現代化信息管理實施的可行性及存在的問題和困難，并通過企業內部通過討論作出相應的解決對策。

3.5注重管理人員專業素質的提高

在當前激烈的市場競爭環境下，具備專業知識與專業技能的人才成了企業發展的根本因素[4]。因此，電力企業若要實現經濟效益的提高和企業的長遠發展，在檔案管理工作中，必須擁有一支專業能力較強的管理隊伍。首先，企業應定期組織檔案管理人員進行檔案管理實施的培訓和實踐技能的提高，在培訓過程中注重將知識與實踐相結合，培養真正有能力的檔案管理人員。還要注重管理人員的個體差異，形成互幫互助、共同促進的工作環境。在進行檔案管理工作過程中，注重培養管理人員形成良好的職業素養，加強其工作責任心。另外，建立科學、合理的獎懲制度，使管理人員形成督促自我進步的習慣。

4.結語

總之，加強檔案管理工作對電力企業的經濟效益和長遠發展均有重要作用。電力企業必須不斷發現并糾正當前檔案管理工作存在的問題，同時采取引進先進的檔案管理經驗和管理技術，才能確保電力企業的健康、穩定、長遠發展。

【參考文獻】

[1]申海利.淺析電力檔案管理工作中的問題[J].辦公室業務，2012，（23）：48-49.

[2]賀蘇紅.電力檔案管理工作問題及對策探討[J].企業導報，2012，（11）：47-48.

[3]祁華.淺談如何做好電力檔案管理工作[J].科技資訊，2014，（8）：169.

[4]鄭衛貞.淺析電力檔案管理工作存在的問題及對策[J].中華民居，2011，（7）：935-936.