淺談民營型企業集團檔案工作的科學管理

【摘 要】本文結合筆者多年的工作經驗，主要對民營企業集團檔案管理進行了探討，可供大家參考。

【關鍵詞】民營企業集團；檔案工作；科學管理

民營企業集團檔案工作是民營企業集團從事生產、經營等活動的基礎，是企業集團信息資源寶庫，是民營企業集團管理工作的重要組成部分。下面就如何系統科學地對民營企業檔案工作進行科學管理，最大限度地發揮檔案的使用價值，為民營企業集團生產、經營、利潤和各項工作服務，提出了自己的看法。

1.企業集團從上到下各級領導要重視支持檔案工作

檔案工作是民營企業集團各項管理工作的基礎，集團各級領導一定要重視支持檔案工作，要以對歷史高度負責、對員工高度負責的態度，切實加強對檔案工作的領導，做到對檔案工作重視到位、投入到位，對檔案工作人員關心到位。要定期聽取檔案工作匯報，及時研究解決檔案工作中的重大問題，為檔案工作的順利開展創造良好環境；加大對檔案工作的經費支持力度，為檔案工作的開展提供必需的物質條件，在生活上關心、工作上關注、政治上關愛檔案人員，重視檔案干部隊伍建設，增強檔案干部隊伍的生機和活力，真心實意幫助檔案工作者解決實際困難和問題，使檔案工作者感到有溫暖、有希望、有奔頭，使干事創業的積極性、主動性、創造性得到更好發揮。

2.收集收齊歸檔文件及施工圖紙材料

“巧婦難為無米之炊”，做好歸檔文件材料的收集工作，是確保檔案齊全、完整、準確、系統的基礎。要做好收集工作，檔案人員必須熟悉和掌握收集工作的各種渠道和方法，處理好檔案形成過程中各個環節、各個部門的關系與結構，對檔案形成的全過程進行動態監督與檢查，同時要不斷提高集團全員檔案意識，實現全方位的有效管理，采取各項有力措施，做好民營企業檔案材料的收集工作，檔案的歸檔率、完整率、準確率、查全率、查準率才有可能達到高標準。

3.檔案集中統一管理

集中統一管理本單位形成的全部檔案，是民營企業檔案工作的基本原則，是檔案法律法規對企業集團檔案管理的基本要求，也是我們做好檔案工作的前提和重要基礎。集中統一管理有三層含義：一是檔案實體集中，民營企業集團各部門形成的各種門類、各種載體的檔案，都要集中到本單位綜合檔案室統一管理；二是人員集中，各部門檔案管理人員都要納入本單位檔案管理部門管理；三是管理集中，各單位的檔案、人員要在檔案部門的統一管理下開展檔案工作，提供檔案利用。

4.建立健全民營企業集團檔案工作科學管理體制

建立健全民營企業集團檔案工作科學管理體制，包括建立檔案工作機構，成立檔案工作領導小組，明確檔案工作的領導和直接負責人，建立健全專兼職檔案管理網絡，制定本單位檔案管理辦法、歸檔范圍、分類方案、保管期限表、各項檔案管理制度及“三納入”、“四參加”、“四同步”制度，“三納入四參加四同步”是《企業檔案工作規范》中明文規定企業必須建立的制度。如果一個單位沒有落實“三納入”制度，就難以保證檔案工作的組織領導與健康發展，使檔案工作無法與民營企業集團的改革和發展同步。如果不落實“四參加”“四同步”制度，就無法把民營企業集團生產經營管理活動所形成的重要檔案全部保存下來，無法保證歸檔文件材料的齊全、完整、準確、系統。

5.搞好民營企業集團檔案工作標準化、信息化建設

檔案工作信息化，是促進企業集團信息資源全面收集、整合、開發的重要基礎，通過檔案信息化建設，能夠實現對民營企業集團信息資源的集中管理，成千上萬倍地提高利用效率，全方位地支持民營企業集團決策和集團各級信息服務，潛在的經濟和企業集團效益難以估算。而檔案信息化的基礎是檔案科學管理工作的標準化，沒有經過標準化整理的檔案不可能實現信息化，因此，企業集團檔案部門要認真學習有關檔案工作標準，研究檔案工作業務規范，提高檔案管理的標準化水平，為檔案工作信息化創造條件。

6.強化民營企業集團檔案保管條件及措施

隨著時間的推移，檔案保護顯得越來越重要，加強檔案保護，包括對紙質檔案、電子檔案的保護：一是對紙質檔案，要加強庫房“八防”設施的配備，使檔案庫房做到防火、防盜、防高溫、防濕、防光、防蟲、防有害氣體、防塵的安全防護要求，杜絕檔案霉變、褪色、污損、蟲蛀、鼠咬現象及各類事故的發生；二是對電子檔案，一方面要采取必要的措施，加強對電子檔案的載體保護，另一方面要加強對電子檔案的信息保護。

7.深化民營企業集團檔案信息開發利用

我通過對有關利用數據的分析與研究，認為可以采取如下3項措施，以檔案利用來帶動和推進檔案業務建設：一是對歷年來檔案利用數據分析，著力了解檔案利用所產生的企業集團效益和經濟效益。通過分析，可以了解檔案的自身價值和潛在的利用資源，有利于進一步拓寬檔案利用工作的渠道，最大限度地發揮檔案的價值和作用；二是開展檔案利用跟蹤服務。檔案工作只有“有為才能有位”，而地位的取得有賴于檔案人員的自身努力，積極開展送檔上門，及時掌握檔案利用的新動態、新動向，及時做好跟蹤服務。三是結合數據對比分析，緊緊抓住檔案利用的熱點和中心工作，積極開展檔案史料編撰工作。抓住檔案的利用與信息開發工作，并根據歸檔材料編寫大事記、組織沿革、年鑒、產品簡介等編研成果，為各部門更好地利用檔案服好務。

8.提高民營企業集團檔案人員的素質

新時期檔案工作的發展為檔案人員提出了新的、更高的要求，要實現檔案事業快速、協調發展，必須要有具有開拓創新和德才兼備的檔案干部隊伍。檔案工作者要努力學習檔案業務知識、企業管理知識、文秘寫作知識、計算機知識，熟悉本企業基本情況，具備較強的綜合分析、文秘寫作、規劃組織協調能力，成為一專多能的復合型人才。要結合當前的中心工作，從檔案中尋找有規律的東西，并把它升華為一種歷史借鑒，為科學決策提供參考，為集團各級領導當參謀、提建議、獻良策，成為為領導建言獻策的高參。

9.引入科學管理理念，開展檔案工作六步循環

為加強民營企業集團檔案工作，實現科學管理，開展“檔案六步循環工作法”。

（1）制訂計劃，無論你做什么，首先要制定工作計劃；（2）行動，有了計劃就應該依據計劃立即行動；（3）檢查，依據計劃行動起來后，就要把行動的結果與計劃進行比較，檢查結果與計劃之間是否有偏差，查找原因；（4）修正，查找出原因，如果是行動偏離計劃，就要修正自己的行動，如果是計劃偏離了實際，就要修正計劃，返回到第一步，重復以上四步，直到完成工作。現代過程管理，不再是簡單的過程監督和控制，它是一個四環節的人性化管理過程：有序化——目的化——自動化——合理化，充分調動人的積極性和主動性，最大程度地實現民營企業企業集團檔案科學管理工作預期目標。

民營企業集團檔案六步循環工作法，以每一季度為一個工作循環周期，每循環周期分為“目標、措施、執行、考核、總結、交流”六個步驟，這里重點強調的是總結和交流：一是總結。企業集團各級檔案人員要全面總結檔案工作的目標、措施、執行、考核情況，認真撰寫檔案工作的總結材料，仔細查找不足，總結經驗教訓，明確下步工作計劃，提出相關工作建議。通過總結檔案工作人員可以無形中提高寫作水平，能在有意無意中謀取領導對檔案工作的支持，同時也可為以后的工作材料提供素材。二是交流。要通過單位內部專兼職檔案員之間、集團各單位之間及各兄弟單位之間的廣泛交流，達到互通有無、共同提高的目的。通過交流，及時選樹典范，推廣先進經驗，切實加強集團各級檔案工作的溝通、交流與培訓，強化監督指導與信息反饋，不斷打造出檔案工作亮點，以點帶面，促進民營企業集團檔案工作全面發展。

【參考文獻】

[1]李鳳.淺談檔案工作人員的綜合素質[J].科學咨詢（科技·管理），2013（05）.

[2]陳翠.企業集團檔案管理狀況研究[J].機電兵船檔案，2009（01）.