淺談事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)

【摘 要】隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)也在快速的發(fā)展，那么隨之而來(lái)的事業(yè)單位的檔案數(shù)量與需求也在不斷的增加，從而導(dǎo)致了我國(guó)的檔案管理工作在很多方面都出現(xiàn)了變化，那么作為現(xiàn)在檔案管理的組成部分，檔案管理的信息化建設(shè)已經(jīng)成為每一為檔案管理人員不可忽視的重要問(wèn)題。筆者對(duì)檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)行研究，對(duì)于怎樣建。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；檔案管理；信息化

所謂檔案的信息化管理是指在保證檔案的原始內(nèi)容信息的前提下，通過(guò)一定的形式對(duì)檔案的本身以及形式進(jìn)行轉(zhuǎn)換，從而促進(jìn)我國(guó)市場(chǎng)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展，事業(yè)單位的檔案對(duì)于人才的選拔、考核以及很多工作都具有十分重要的作用，通過(guò)查看單位的檔案信息，工作人員可以獲得很多需要的信息，從而方便于工作。從改革開(kāi)放以來(lái)，我們國(guó)家的事業(yè)單位檔案工作開(kāi)始逐漸的完善，目前，檔案的信息化建設(shè)已經(jīng)成為了每個(gè)檔案管理的工作人員必然要面臨的一個(gè)重要工作內(nèi)容。對(duì)于事業(yè)單位如何提高檔案管理的信息化建設(shè)，筆者提出了如下建議。

1.檔案管理現(xiàn)代化在事業(yè)單位檔案管理中的重要作用

檔案管理信息化主要是檔案的管理模式、實(shí)體發(fā)生了一定的轉(zhuǎn)變，信息化的檔案代替?zhèn)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)檔案向社會(huì)傳遞重要的服務(wù)信息，電子檔案的優(yōu)勢(shì)在于在檔案材料的保存、修改以及查詢等方面都更加的方便快捷，并且通過(guò)網(wǎng)絡(luò)媒介來(lái)傳送信息時(shí)，也有利于檔案的工作人員對(duì)信息材料進(jìn)行分類、匯總、管理等工作。檔案管理的信息化在一定的意義上減輕了工作人員的任務(wù)量，是檔案管理的成本有所降低，同時(shí)也提高了檔案管理工作的效率。隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案管理在事業(yè)單位的發(fā)展中的作用越來(lái)越被重視。因此，加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)值得引起每一個(gè)檔案管理的工作人員的重視。

2.制定符合事業(yè)單位發(fā)展的檔案管理信息化總體規(guī)劃

在對(duì)檔案管理信息化制定規(guī)劃時(shí)，事業(yè)單位應(yīng)該遵循服務(wù)于事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)發(fā)展的基本方針，結(jié)合自身的特點(diǎn)以及發(fā)展的目標(biāo)，通過(guò)一系列的調(diào)研以及論證，從而制定出有利于檔案管理信息化建設(shè)的一個(gè)近期和遠(yuǎn)期目標(biāo)，從而不斷的形成一個(gè)相對(duì)比較完善的網(wǎng)絡(luò)管理體系，進(jìn)而推進(jìn)檔案信息化的整體發(fā)展。與此同時(shí)，事業(yè)單位還要注意檔案信息化系統(tǒng)實(shí)際使用的效果，支持事業(yè)單位信息服務(wù)目標(biāo)，充分的促進(jìn)事業(yè)單位的檔案管理朝著信息化的方向進(jìn)一步發(fā)展。

3.為檔案管理信息化的良好實(shí)施建立一個(gè)實(shí)用的檔案信息網(wǎng)站

檔案的信息管理部門需要在網(wǎng)站上成立一個(gè)檔案的信息站點(diǎn)，那么檔案信息網(wǎng)站的出現(xiàn)是通過(guò)網(wǎng)頁(yè)的形式為檔案管理工作人員提供相關(guān)的服務(wù)，方便檔案的工作人員在網(wǎng)絡(luò)上查詢、歸檔以及下載等。這樣的網(wǎng)頁(yè)服務(wù)已經(jīng)成為了檔案信息化管理的一個(gè)重要的標(biāo)志與手段。同時(shí)，在事業(yè)單位的檔案信息化管理中，事業(yè)單位管理信息系統(tǒng)又納入了檔案管理的操作系統(tǒng)，從而形成了一個(gè)全方位的傳送系統(tǒng)，從而能夠更有效的實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息資源的共享，有哪次，對(duì)于加強(qiáng)檔案管理信息化的建設(shè)來(lái)說(shuō)，建立一個(gè)使用的檔案信息網(wǎng)站有著非常重要的作用。

要建立檔案信息網(wǎng)，首先，最重要的就是選擇具有升級(jí)功能以及再開(kāi)發(fā)能力的檔案信息管理操作系統(tǒng)，從而方便檔案網(wǎng)絡(luò)管理的不斷發(fā)展與更新的需要，能夠凸顯出檔案信息網(wǎng)絡(luò)的服務(wù)功能。其次，要選擇能夠滿足我國(guó)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求的規(guī)范設(shè)備，最好是在市場(chǎng)上流行的主流產(chǎn)品，或者可以的話，與國(guó)外以及國(guó)內(nèi)的相關(guān)公司取得聯(lián)系，量身定做出適合于事業(yè)單位檔案管理的操作系統(tǒng)，從而保障檔案信息化建設(shè)能夠很好的進(jìn)行，確保事業(yè)單位的檔案管理部門對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)可以不斷的更新以及升級(jí)，從而降低一定的成本。

4.加快事業(yè)單位檔案管理逐漸實(shí)現(xiàn)信息資源數(shù)字化發(fā)展

事業(yè)單位能夠進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的一個(gè)重要的基礎(chǔ)前提，就是確保檔案信息資源的數(shù)字化，同時(shí)檔案信息資源的數(shù)字化也是對(duì)檔案資源原件得以保存的一個(gè)重要手段，目前，我國(guó)主要是通過(guò)先進(jìn)的信息手段來(lái)對(duì)事業(yè)單位的檔案進(jìn)行管理，將檔案部門的各種其他形式的管理轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息化的管理模式，成立一個(gè)比較完善的、全面、規(guī)范的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，為人們提供便捷的、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。目前，我國(guó)館藏檔案的全文數(shù)字化，只是針對(duì)館藏的檔案資源數(shù)字化進(jìn)行整體分析，不是針對(duì)所有館藏進(jìn)行的全文數(shù)字化工作，主要是以館藏的檔案資源數(shù)字化為重點(diǎn)。對(duì)于建立數(shù)字化檔案的管理模式，要明確并不是完全取消傳統(tǒng)檔案管理的模式以及檔案載體，而是為了適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，形成一個(gè)現(xiàn)代化信息管理與傳統(tǒng)信息管理兩種模式相互共存相互發(fā)展的合作關(guān)系。

5.加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員素質(zhì)培訓(xùn)，強(qiáng)化檔案信息化的有效建設(shè)

為了提高事業(yè)單位的工作效率，就應(yīng)該定期的對(duì)其檔案管理的相關(guān)工作人員進(jìn)行相關(guān)的工作培訓(xùn)，不斷的提高工作人員的專業(yè)性，樹(shù)立他們正確的工作態(tài)度，提高對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)。隨著社會(huì)的發(fā)展，信息化也在不斷的普及，因此檔案管理人員一定要跟上時(shí)代的步伐，而不能由其他非專業(yè)人員來(lái)替代專業(yè)人員的位置。在事業(yè)單位的檔案信息管理工作中，檔案信息的相關(guān)工作人員的觀念以及信息化操作的手段，都能夠在很大程度上影響著事業(yè)單位檔案管理的工作質(zhì)量，因此要不斷的更新檔案管理工作人員的思想觀念，引導(dǎo)他們認(rèn)識(shí)到檔案信息化管理對(duì)于工作的重要意義，不斷的調(diào)整工作人員的心態(tài)，加強(qiáng)相關(guān)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)和技能的學(xué)習(xí)，使他們能夠在網(wǎng)絡(luò)上對(duì)于紛雜的信息進(jìn)行整理、分類，充分的發(fā)揮檔案信息的最大功能和價(jià)值，不斷的滿足事業(yè)單位的管理與發(fā)展的重要需要。

由此可見(jiàn)，通過(guò)對(duì)檔案信息化建設(shè)的分析，我們可以了解到，在事業(yè)單位的檔案管理工作中，使用信息化的現(xiàn)代手段，能夠促進(jìn)我們國(guó)家的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)以及科技的不斷發(fā)展，從而能夠進(jìn)一步的促進(jìn)我國(guó)社會(huì)主義建設(shè)的信息化發(fā)展，因此，在各個(gè)事業(yè)單位的檔案管理工作中，都加強(qiáng)對(duì)其檔案管理的信息化建設(shè)，從而使之更能夠符合我國(guó)的檔案信息化的發(fā)展，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流。

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