淺談事業單位檔案管理信息化建設

【摘 要】隨著社會的不斷發展，市場經濟也在快速的發展，那么隨之而來的事業單位的檔案數量與需求也在不斷的增加，從而導致了我國的檔案管理工作在很多方面都出現了變化，那么作為現在檔案管理的組成部分，檔案管理的信息化建設已經成為每一為檔案管理人員不可忽視的重要問題。筆者對檔案管理的信息化建設進行研究，對于怎樣建。

【關鍵詞】事業單位；檔案管理；信息化

所謂檔案的信息化管理是指在保證檔案的原始內容信息的前提下，通過一定的形式對檔案的本身以及形式進行轉換，從而促進我國市場的經濟發展，事業單位的檔案對于人才的選拔、考核以及很多工作都具有十分重要的作用，通過查看單位的檔案信息，工作人員可以獲得很多需要的信息，從而方便于工作。從改革開放以來，我們國家的事業單位檔案工作開始逐漸的完善，目前，檔案的信息化建設已經成為了每個檔案管理的工作人員必然要面臨的一個重要工作內容。對于事業單位如何提高檔案管理的信息化建設，筆者提出了如下建議。

1.檔案管理現代化在事業單位檔案管理中的重要作用

檔案管理信息化主要是檔案的管理模式、實體發生了一定的轉變，信息化的檔案代替傳統的紙質檔案向社會傳遞重要的服務信息，電子檔案的優勢在于在檔案材料的保存、修改以及查詢等方面都更加的方便快捷，并且通過網絡媒介來傳送信息時，也有利于檔案的工作人員對信息材料進行分類、匯總、管理等工作。檔案管理的信息化在一定的意義上減輕了工作人員的任務量，是檔案管理的成本有所降低，同時也提高了檔案管理工作的效率。隨著時代的發展，檔案管理在事業單位的發展中的作用越來越被重視。因此，加強檔案管理的信息化建設值得引起每一個檔案管理的工作人員的重視。

2.制定符合事業單位發展的檔案管理信息化總體規劃

在對檔案管理信息化制定規劃時，事業單位應該遵循服務于事業單位經濟發展的基本方針，結合自身的特點以及發展的目標，通過一系列的調研以及論證，從而制定出有利于檔案管理信息化建設的一個近期和遠期目標，從而不斷的形成一個相對比較完善的網絡管理體系，進而推進檔案信息化的整體發展。與此同時，事業單位還要注意檔案信息化系統實際使用的效果，支持事業單位信息服務目標，充分的促進事業單位的檔案管理朝著信息化的方向進一步發展。

3.為檔案管理信息化的良好實施建立一個實用的檔案信息網站

檔案的信息管理部門需要在網站上成立一個檔案的信息站點，那么檔案信息網站的出現是通過網頁的形式為檔案管理工作人員提供相關的服務，方便檔案的工作人員在網絡上查詢、歸檔以及下載等。這樣的網頁服務已經成為了檔案信息化管理的一個重要的標志與手段。同時，在事業單位的檔案信息化管理中，事業單位管理信息系統又納入了檔案管理的操作系統，從而形成了一個全方位的傳送系統，從而能夠更有效的實現網絡信息資源的共享，有哪次，對于加強檔案管理信息化的建設來說，建立一個使用的檔案信息網站有著非常重要的作用。

要建立檔案信息網，首先，最重要的就是選擇具有升級功能以及再開發能力的檔案信息管理操作系統，從而方便檔案網絡管理的不斷發展與更新的需要，能夠凸顯出檔案信息網絡的服務功能。其次，要選擇能夠滿足我國相關標準要求的規范設備，最好是在市場上流行的主流產品，或者可以的話，與國外以及國內的相關公司取得聯系，量身定做出適合于事業單位檔案管理的操作系統，從而保障檔案信息化建設能夠很好的進行，確保事業單位的檔案管理部門對檔案管理信息系統可以不斷的更新以及升級，從而降低一定的成本。

4.加快事業單位檔案管理逐漸實現信息資源數字化發展

事業單位能夠進行檔案信息化建設的一個重要的基礎前提，就是確保檔案信息資源的數字化，同時檔案信息資源的數字化也是對檔案資源原件得以保存的一個重要手段，目前，我國主要是通過先進的信息手段來對事業單位的檔案進行管理，將檔案部門的各種其他形式的管理轉化為數字化信息化的管理模式，成立一個比較完善的、全面、規范的檔案數據庫，為人們提供便捷的、優質的服務。目前，我國館藏檔案的全文數字化，只是針對館藏的檔案資源數字化進行整體分析，不是針對所有館藏進行的全文數字化工作，主要是以館藏的檔案資源數字化為重點。對于建立數字化檔案的管理模式，要明確并不是完全取消傳統檔案管理的模式以及檔案載體，而是為了適應時代的發展，形成一個現代化信息管理與傳統信息管理兩種模式相互共存相互發展的合作關系。

5.加強對檔案工作人員素質培訓，強化檔案信息化的有效建設

為了提高事業單位的工作效率，就應該定期的對其檔案管理的相關工作人員進行相關的工作培訓，不斷的提高工作人員的專業性，樹立他們正確的工作態度，提高對檔案管理工作的認識。隨著社會的發展，信息化也在不斷的普及，因此檔案管理人員一定要跟上時代的步伐，而不能由其他非專業人員來替代專業人員的位置。在事業單位的檔案信息管理工作中，檔案信息的相關工作人員的觀念以及信息化操作的手段，都能夠在很大程度上影響著事業單位檔案管理的工作質量，因此要不斷的更新檔案管理工作人員的思想觀念，引導他們認識到檔案信息化管理對于工作的重要意義，不斷的調整工作人員的心態，加強相關網絡知識和技能的學習，使他們能夠在網絡上對于紛雜的信息進行整理、分類，充分的發揮檔案信息的最大功能和價值，不斷的滿足事業單位的管理與發展的重要需要。

由此可見，通過對檔案信息化建設的分析，我們可以了解到，在事業單位的檔案管理工作中，使用信息化的現代手段，能夠促進我們國家的市場經濟以及科技的不斷發展，從而能夠進一步的促進我國社會主義建設的信息化發展，因此，在各個事業單位的檔案管理工作中，都加強對其檔案管理的信息化建設，從而使之更能夠符合我國的檔案信息化的發展，順應時代發展的潮流。

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