醫院評審對醫院檔案建設的作用

【摘 要】ARCHIVESCONSTRUCTION等級醫院評審是衡量一個醫院綜合實力與整體水平的有效手段，它是全方位、多角度、涵蓋各層次的系統評價體系，是規范醫療行為，提高醫療技術的一個有效載體。目前已成為發達國家推動醫院標準化管理的一個強有力的措施，通過等級醫院評審，可以促使醫院不斷自查、補漏、提升、強化。

【關鍵詞】醫院；等級評審；檔案管理

我院是一家集醫療、預防、科研為一體的綜合性醫院，經過幾年的銳意改革，于 2009年順利地通過了二級甲等醫院評審，又在2014年圓滿通過了二級甲等醫院的復審，在爭創和復審等級醫院過程中，我院以等級醫院評審為契機，以等級醫院評審標準為規范，努力使醫院更好更快地發展。而檔案管理是醫院的重要組成部分，又是等級醫院評審的指標要求之一，因此，醫院檔案在等級醫院評審中具有重要的作用和意義。我院十分重視檔案建設，投入了相當的人力和物力，按照評審標準，加強了檔案的建設力度，由此形成了完整、規范、科學、系統的醫院檔案，使我院的檔案建設上了一個新的臺階。本文介紹一下我院創建和復審二級甲等醫院活動對醫院檔案建設的促進作用。

1.領導重視，健全制度

各級領導對檔案工作的重視，是健全醫院檔案系統的關鍵，通過等級醫院評審，使各級領導更加充分地認識到檔案工作的重要性，醫院切實加強了對檔案工作的領導，把它納入重要議事日程，作為醫院發展及創等級醫院的重要內容來抓，與醫院業務建設同步規劃、同步發展。有了領導的重視，檔案工作人員就有了信心。檔案管理工作的好壞是一個單位管理水平和文明程度的體現，只有在這種思想指導下，才會使檔案工作順利進行。

建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理制度，促進檔案工作規范管理。醫院結合本單位檔案工作實際，根據《檔案法》等有關法律、法規，制訂了一套比較科學、完整、系統、切實可行的檔案管理制度。對各科室的各類檔案材料進行集中統一管理，統一考核，使檔案管理與醫療業務同步考核評價，同步發展。

2.深入宣傳發動，增強全員檔案意識

在爭創和復審等級醫院工作中要反復深入地宣講醫院檔案建設在創建“二級甲等”醫院的重要作用，增強全員檔案意識。由于等級醫院評審對檔案材料有細致明確的要求，以求真實、準確地反映醫院工作的全貌。在材料準備過程中，幾乎每一個部門、科室都會發現，雖然在實踐過程中做了大量的工作，但部分工作由于沒有全面、及時的記錄或材料記錄零星、分散，導致拿不出過硬的真憑實據，有的不得不重新整理零星資料，以致給人以虛假證據的印象。再譬如有的記錄散見于各自的記錄本，顯得不規范、不合要求，使傾注了大量精力的工作得不到真實的反映。至此，大家才意識到規范的檔案形成和資料積累是多么重要。這一深刻的教訓，使大家對檔案工作加深了了解，有了比較全面的認識，從而自覺、主動地關心和支持檔案的收集、歸檔工作。

醫院趁機加強宣傳《檔案法》，在醫院院報、文化長廊上及時刊登檔案有關信息及政策法規，了解檔案是醫院發展不可缺少的一部分，增強了全員檔案意識和法制觀念。

3.加強檔案管理隊伍建設

為了加強檔案建設，在原有專職檔案管理人員的基礎上，醫院組建了一支穩定的兼職檔案員隊伍，在每個科室設立一名兼職檔案員，定期組織進行檔案知識培訓。兼職檔案員專門負責本科室檔案材料的收集工作，綜合檔案專職檔案人員及時給予業務指導，提高他們的業務水平和實際工作能力，在兼職檔案員的努力工作之下，責任落實到科室乃至到人，大家都很重視每個環節的規范性和書面文字的記錄，充分發揮了檔案人員的網絡作用，提高了收集工作的力度和效率。并建立了限時完成制度和收集登記制度，從而保證了檔案材料收集的齊全與完整。

4.實現醫院檔案管理現代化

加強檔案現代化建設，加大檔案投入，這是做好檔案工作的基本條件。我院加大投入力度，配備了現代化的硬件設施，提高檔案管理的質量和檔案管理工作的效率，充分發揮電子計算機在檔案管理中的作用，實現檔案管理的計算機編碼、儲存、檢索。將檔案內容按黨群工作、行政管理、業務管理、科研教學、基本建設、儀器設備、財會等分門別類地輸入計算機，具有檢索快捷、方便、高效等優點，使查檔案材料費時費力的原始勞動，變得在幾分鐘甚至數十秒鐘便可解決的問題。這樣既是人類勞動能力的解放，更是工作質量的飛躍。可以使檔案信息在現代化機器設備中迅捷、準確、方便地再現，使檔案信息的處理、傳輸獲得前所未有的積極效果。

醫院還在庫房建設、設備配置、人員、經費等方面加大投入，保證庫房、檔案柜及資料盒等配備及時到位，統一美觀，為檔案收集、整理及等級醫院評審使用創造條件。并注重對現代化各類信息的收集和整理，借鑒社會其他領域的信息，豐富檔案管理經驗，使醫院檔案管理現代化、規范化。

5.總結經驗，提高收集效率

在等級醫院評審資料準備中，總結經驗，掌握了一套檔案收集的方法，建立科學的文件資料流通程序，提高收集的效率。主要的做法是收集三到位，一是在檢查中收集到位，該交的材料一份也不能少，不規范的材料返還重做；二是定期收集到位，規定期限完成的材料必須按時完成，決不能拖延；三是跟蹤收集到位，對采購物品的產品說明書等，檔案人員從設備進院就跟蹤接收，務必使之完整歸檔。另外還要控制收集源頭，對各科室的材料規定定期向檔案室報送一次，將全院分散保管和文書文件、科研、基建、財務、設備等資料集中起來，及時整理、按期立卷歸檔，統一保管和使用。這樣做一方面避免了材料的流失和損毀，另一方面也有利于及早開發檔案信息資源。

等級醫院評審和復審給檔案工作的發展帶來了契機，同時也對新形勢下的檔案工作提出了更高的要求，給醫院檔案工作帶來了新的挑戰，有力地推動醫院檔案事業的發展。檔案管理部門應該改變傳統工作方式，采用先進的檔案信息管理方式，利用現代化管理手段，更有效地實現檔案的利用價值，真正發揮檔案在醫院發展中的作用。 [科]