應用先進管理方法迅速提升管理效益

【摘 要】文章闡述了企業(yè)開展持續(xù)改進工作的必要性和重要性，總結(jié)了持續(xù)改進工作在組織架構(gòu)、運營體系、理念與能力等三個方面的經(jīng)驗，對方法和工具進行了介紹。文章還對企業(yè)下階段的持續(xù)改進工作作了思考和探討。

【關鍵詞】持續(xù)；改進；經(jīng)驗

持續(xù)改進，是指運用先進管理理念和方法，不斷優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)，深入查找系統(tǒng)不足、挖掘潛力，同時培養(yǎng)理念先進、意志堅定、執(zhí)行力強的員工隊伍，從而顯現(xiàn)巨大效益的過程。

運營轉(zhuǎn)型項目，是持續(xù)改進工作三圈（組織架構(gòu)、運營體系、理念與能力）之一，通過工藝優(yōu)化、操作指標穩(wěn)定、設備改善等措施，逐步實現(xiàn)基線、挑戰(zhàn)目標、先進目標，從而獲得經(jīng)濟效益。

速贏項目，是指在短期內(nèi)（一般為三個月以內(nèi)）通過集中整改，迅速獲得經(jīng)濟效益的項目。

A化工公司自2014年5月起開展持續(xù)改進工作至今，在組織架構(gòu)、運營體系、理念與能力方面已基本實現(xiàn)了三圈聯(lián)動：建立了公司、二級單位兩級持續(xù)改進組織，并能根據(jù)制度自主、有效開展工作；持續(xù)改進專員分區(qū)管理、推動速贏項目，運營體系逐步優(yōu)化；持續(xù)改進理念被越來越多的職工接受，越來越多的職工用先進管理方法來分析問題、全程跟蹤、固化并推廣成果。持續(xù)改進工作開展以來，速贏項目已獲得效益超過2200萬，發(fā)現(xiàn)了約2.4億的效益潛力；2015年以來實現(xiàn)效益1600萬元，預計全年將實現(xiàn)落袋效益約9000萬元。

1.“不講你們，只講我們”，切實轉(zhuǎn)變觀念

一直在宣揚“以我為主，從我做起”，但不知從哪做起。在持續(xù)改進工作中，從“不講你們，只講我們”做起，從我們一起分析、查找問題開始，從我們主動設法解決問題開始，從我們一起承擔責任開始。“不講你們”，就是不推諉、不扯皮；“只講我們”就是主動參與、主動作為。通過懸掛“不講你們，只講我們”標語，落實主動作為、馬上就辦等理念，A公司拖沓、扯皮現(xiàn)象有明顯好轉(zhuǎn)。

P404泵是影響到A公司整個生產(chǎn)系統(tǒng)運行的關鍵設備，因多種原因非計劃停車頻繁。要提升效益、實現(xiàn)安穩(wěn)長滿優(yōu)運行，就必須延長P404泵運行時間。為此，生產(chǎn)部門、檢修部門成立了特護小組，試點進行設備承包。通過分析設備熱圖、明確參與人員職責、制訂獎懲方案等措施，把參與人員的利益“捆在一起”，在“確保P404 泵長周期運行”這一目標下實現(xiàn)了“不講你們，只講我們”，一改過去推諉、扯皮等內(nèi)耗現(xiàn)象，操作人員精心調(diào)節(jié)、細心巡檢，維保人員每天檢查設備運行情況。目前P404泵已連續(xù)運行120天，合成氨系統(tǒng)已連續(xù)運行117天（創(chuàng)歷史新高）。

2.一抓到底，不畏懼任何困難

在以往工作中，解決問題、推進工作時往往點到即止，憑感覺或經(jīng)驗決定工作開展和結(jié)束，差不多就行了，沒有科學的評價體系。在持續(xù)改進工作中，一旦確定整改點或工作目標，必須制訂包括整改內(nèi)容、時間進度、負責人等重要信息的TIPS，每天召開早晚會跟蹤整改進展，如發(fā)生延誤必須作出書面A3報告，確保問題不解決、項目不按期推進絕不罷休。只有這樣，才能保證工作符合時效、可控。

B裝置連續(xù)三個月產(chǎn)量、消耗不達標，相關人員都認為主要原因是市場需求不旺、產(chǎn)能不足。持續(xù)改進專員認為這一判斷太主觀、太片面，且沒有運用先進工具和方法進行分析。在持續(xù)改進專員的堅持和帶領下，相關人員對現(xiàn)狀運用全價值流程圖、問題樹、二維矩陣圖等工具進行了一次全面分析，查找到了影響產(chǎn)量和消耗的關鍵點——領導力不足、員工積極性不夠高、績效考核未能發(fā)揮激勵作用、產(chǎn)品市場開發(fā)不足、操作指標范圍偏大導致系統(tǒng)波動大等。在此過程中，遇到了人員不配合、收集和分析原始數(shù)據(jù)工作量巨大、實施過程偏長等困難，針對這些問題采取了更換負責人、調(diào)整管理人員、細化操作要點等措施，并跟蹤實施。一個月后，B裝置創(chuàng)效10萬元，同時通過績效考核，促進職工精神面貌、工作態(tài)度大有改善。

3.系統(tǒng)化管理、跟蹤持續(xù)改進工作全過程，落實閉環(huán)管理

3.1公司高層領導積極參與

持續(xù)改進工作需要領導帶頭全情投入、全體職工共同努力，才能取得實效。A公司明確了總經(jīng)理全面負責持續(xù)改進工作，另由一名副總經(jīng)理負責日常工作。負責生產(chǎn)運營的四名公司領導班子成員參加月會，聽取匯報，決策有困難項目，對下階段工作重點提出要求。

3.2全員參與培訓和工作

公司明確要求科級以上干部必須主動學習先進管理課程，必須參與速贏項目；各二級單位、處室必須開展速贏項目，熟練掌握八步法、A3報告等工具；組織近6000人次學習先進管理公共課程（視頻），直接參與課程講授的達749人次；持續(xù)改進專員和內(nèi)訓師積極培訓專業(yè)技術(shù)人員，內(nèi)容包括運營轉(zhuǎn)型五步法、有效溝通、八步法、PPT格式和內(nèi)容標準、如何開展運營項目等，計425人次；培訓一線職工800多人次。

3.3由點到面開展速贏項目

先試點后全面，先生產(chǎn)運營后輔助部門，積極查找改善點，按照方法和步驟開展速贏項目。

持續(xù)改進專員分區(qū)管理二級單位運營轉(zhuǎn)型項目。每天到重點幫扶單位開展工作；每天輪流至分管單位參加早晚會；每周輪流至分管單位參加周會。公司持續(xù)改進辦公室主任參加二級單位的項目啟動會、結(jié)項會。

速贏項目分為準備、診斷、設計與計劃、實施、固化完善五個階段進行，完成一個階段才能進入下一階段，環(huán)環(huán)相扣，循環(huán)開展。

在準備階段，要做好小組組建（包括確定場所、小組名稱、成員、辦公設施配置等）、與相關人員溝通訪談、收集原始數(shù)據(jù)掌握情況、規(guī)劃行動等。在這個階段，要避免出現(xiàn)對于所面臨的挑戰(zhàn)，各階段的節(jié)拍都沒有心理準備和規(guī)劃等現(xiàn)象。

在診斷階段，要對運營系統(tǒng)、組織架構(gòu)、理念與能力三方面的各個要素進行診斷，查找影響績效的關鍵因素。在這個階段，要避免出現(xiàn)查找潛力過于保守、制訂目標脫離生產(chǎn)實際等現(xiàn)象。

在設計與計劃階段，要做好戰(zhàn)術(shù)實施計劃、確定所需資源并認清風險，設計支持新的運營系統(tǒng)的管理架構(gòu)，確定相應理念行為以強化新的工作方式。在這個階段，要避免出現(xiàn)設定舉措時提空洞口號、權(quán)責不清、零資產(chǎn)投入等現(xiàn)象。

在實施階段，要做到全員參與、統(tǒng)籌兼顧、每天跟蹤進程并協(xié)調(diào)解決問題。在這個階段，要避免出現(xiàn)在把運營轉(zhuǎn)型變成管理層的一廂情愿、忽視全員參與等現(xiàn)象。

在固化階段，要完善新流程并使之標準化確保向持續(xù)改進的過渡。在這個階段，尤其要注意不要把運營轉(zhuǎn)型當成一陣風運動，風過后回到原樣。

在項目開展過程中，持續(xù)改進專員負責進度跟蹤、方法輔導、業(yè)績考核等，確保項目進度受控、質(zhì)量受控；二級單位持續(xù)改進辦公室主任負責日常會議的組織、較難問題的分析和解決、人員培訓和考核、效益核算等，確保項目順利推進；聯(lián)絡員負責保質(zhì)、按時上交各類統(tǒng)計資料，起到上情下達、下情上傳的承上啟下作用；項目經(jīng)理負責項目立項、人員發(fā)動和組織、一般問題分析和解決、效益計算、獎勵申請和發(fā)放等，確保項目高效推進。

4.實現(xiàn)信息化管理，實時掌握工作進展

4.1設計、開發(fā)持續(xù)改進工作信息化平臺

包括組織架構(gòu)、規(guī)章制度、宣傳報道、項目立項審批、結(jié)項審核等五大功能，每一個用戶登錄后均可掌握持續(xù)改進工作所有信息。通過這個平臺，還可實現(xiàn)自動記錄、自動布置任務、自動反饋、自動考核等任務，大大減少了手動作業(yè)，提高了準確率和工作效率。

4.2郵件交流無障礙

利用企業(yè)內(nèi)網(wǎng)，實現(xiàn)郵件實時交流和反饋。通過郵件既可以實現(xiàn)實時交流和溝通，也時刻留下交流痕跡，有利于資料保存。

5.用制度規(guī)范持續(xù)改進工作各個環(huán)節(jié)，確保動作一致

5.1建立并執(zhí)行11項制度

持續(xù)改進工作開展以來，根據(jù)工作需要，陸續(xù)制訂并實施了《持續(xù)改進工作管理規(guī)定》、《持續(xù)改進工作評價考核細則》、《運營轉(zhuǎn)型項目考核管理規(guī)定》、《運營轉(zhuǎn)型項目實施考核管理規(guī)定》、《運營轉(zhuǎn)型速贏項目激勵方案》、《持續(xù)改進工作內(nèi)訓師管理辦法》、《速贏項目獎勵申報、發(fā)放標準流程》、《速贏項目資料上報標準流程》、《運營轉(zhuǎn)型項目評審小組工作制度》、《運營轉(zhuǎn)型提升項目每日周例會制度》、《持續(xù)改進人員考評細則》等11項制度， 全面規(guī)范持續(xù)改進工作的各個步驟，做到各項工作有制度可依，有制度必依。

5.2規(guī)范流程、方法、工具（資料格式、會議），實現(xiàn)標準化

持續(xù)改進工作涉及眾多單位和人員，如不統(tǒng)一標準，收集、匯總資料將是一個繁雜而低效的工作，也不符合現(xiàn)代管理的要求。因此，公司持續(xù)改進辦公室制訂了一系列標準。

5.2.1明確流程，規(guī)范動作

為確保程序優(yōu)化、流程暢通，持續(xù)改進工作遵循以下流程。

（1）項目申報流程。

項目組申報項目（控制人：項目經(jīng)理）——二級單位持改辦審核（控制人：持續(xù)改進辦公室主任、聯(lián)絡人）——公司持改辦審核（控制人：持續(xù)改進辦公室主任）—— 項目評審小組審核（控制人：各處室負責人）——公司持改辦立項（控制人：持改辦主任）

（2）項目評審流程。

項目組申報項目（控制人：項目經(jīng)理）——二級單位持改辦審核（控制人：持續(xù)改進辦公室主任、聯(lián)絡人）——公司持改辦審核（控制人：持續(xù)改進辦公室主任）——項目評審小組審核（控制人：各處室負責人）。

（3）獎勵申報流程。

項目組申報獎勵（控制人：項目經(jīng)理）——二級單位持改辦審核（控制人：持續(xù)改進辦公室主任、聯(lián)絡人）——公司持改辦審核（控制人：持續(xù)改進辦公室主任）——生產(chǎn)處、財務處審核（控制人：各處室負責人）——根據(jù)核定的效益和獎勵，公司持改辦申請獎勵（控制人：持續(xù)改進辦公室主任）——二級單位持改辦審核（控制人：持續(xù)改進辦公室主任、聯(lián)絡人）——匯總資料交人力資源處，發(fā)放獎勵（控制人：人力資源處、持續(xù)改進辦公室主任）。

5.2.2制訂并遵守會議標準，實現(xiàn)高效會議

時間標準——二級單位每周四召開周會，小結(jié)一周工作，計劃下周內(nèi)容；公司持續(xù)改進辦公室每兩周對各運營轉(zhuǎn)型項目進行評價和考核（一般為雙周周四）；公司每月召開運營轉(zhuǎn)型月度匯報會（一般為每月第一周周四）。

簽到標準：凡是會議、培訓必須簽到，簽到表分為應到人員、實到人員、替補人員、遲到時間等欄，以確保參會率。

內(nèi)容標準——會前播放《高效會議守則》；會議內(nèi)容均做成PPT，統(tǒng)一版面布局、顏色、字體、字號。

5.2.3統(tǒng)一資料標準，實現(xiàn)高效辦公

速贏項目立項時必須上交八步法問題分析、項目實施TIPS、效益測算、獎勵分配方案等四個標準資料。

各速贏項目每周一到周四上交持續(xù)改進辦公室日志、KPI指標；每周五上交周小結(jié)。

每周五向公司領導發(fā)送實施項目一級KPI匯總表，讓領導實時掌握項目進展。

6.創(chuàng)新管理方式

6.1績效考核改革

（1）梳理公司考核各二級單位的各項指標，確定3—5個影響二級單位績效的關鍵指標。將二級單位關鍵指標分解到裝置、班組、崗位，分別設定3—5個考核指標，做到人人身上有指標，個個明確努力方向。不同崗位根據(jù)工作內(nèi)容、難度設定不同的考核系數(shù)，每月根據(jù)獎金總額進行分配，充分體現(xiàn)多干多得、干好干不好不一樣的原則。

（2）醞釀持續(xù)改進專員績效改革，取消現(xiàn)有月度獎金；細化每月工作內(nèi)容，采用得分制，月度獎金與工作內(nèi)容完成情況、完成質(zhì)量、分管速贏項目落袋收益等指標相關。

6.2成果固化

（1）根據(jù)《運營轉(zhuǎn)型速贏項目激勵方案》，以速贏項目實施前KPI指標為基線，設定短期目標、挑戰(zhàn)目標。速贏項目實施后，將實際表現(xiàn)值中較基線提高的部分產(chǎn)生的財務收益按比例進行分配：指標超過基線且未達到短期目標按5%提獎，指標超過短期目標且未達到挑戰(zhàn)目標的增量部分按10%提取，指標超過挑戰(zhàn)目標的增量部分按15%提取，根據(jù)目標實現(xiàn)的檔次，獎勵向上累加。二級單位提取的獎勵，按照事先確定的獎勵方案（含獎勵范圍、人員系數(shù)）進行分配。

（2）評先選優(yōu)：變推薦式為打分式，分不同類型人員制訂考核標準，每月打分排序，按得分高低選取表彰人員。這樣使先進的標準得以量化，真正做到獎先獎優(yōu)，同時評選過程實現(xiàn)科學、公正。

（3）發(fā)放速贏項目獎勵：持續(xù)改進工作開展以來，根據(jù)取得的經(jīng)濟效益，共提取、發(fā)放獎勵64.19萬元，獎勵職工3560人次。

7.下階段工作重點

7.1公司領導、機關處室負責人的持續(xù)改進理念需繼續(xù)轉(zhuǎn)變

全體職工有意無意中形成兩個圈子，一個圈子里是參與速贏項目的職工，觀念轉(zhuǎn)變較快，掌握一定方法，創(chuàng)造了效益；一個圈子里是沒有參與速贏項目的職工，完全對持續(xù)改進工作不了解，也不想了解，把持續(xù)改進工作與本職工作完全區(qū)分。

公司領導和機關處室負責人的觀念也需進一步轉(zhuǎn)變。目前，機關處室申報、牽頭開展的速贏項目較少，實施的項目質(zhì)量較差，運用方法和工具不規(guī)范，不具備示范作用，也不利于將先進管理方法應用于日常各項工作。

7.2公司持續(xù)改進團隊能力需進一步提升

目前，持續(xù)改進團隊能自主開展生產(chǎn)運營轉(zhuǎn)型項目，但其他專業(yè)的轉(zhuǎn)型如工作流程優(yōu)化、績效考核改革等，還不具備能力。因此，還需進一步學習和培訓以適應持續(xù)改進工作需求。

7.3公司中層以上干部需進一步提升能力

需進一步對公司中層以上干部進行持續(xù)改進能力培訓，重點內(nèi)容有主動意識、服務意識、溝通技巧、工具和方法等。

持續(xù)改進不僅是一項工作，更是一種理念。企業(yè)全體職工應做到積極學習方法，迅速轉(zhuǎn)變觀念，堅持全員參與，時刻持續(xù)改進。只有這樣，企業(yè)才能永葆活力，在殘酷的市場競爭中始終處于不敗之地。 [科]