提高農業基本建設項目檔案管理水平的對策探討

【摘 要】農業經濟在我國經濟中占有重要地位，而農業基本建設項目檔案管理在農業的發展過程中具有重要意義。因此如何提高農業基本建設項目檔案管理水平顯得尤為重要，本文將對農業基本建設項目檔案管理的特點及重要性進行闡述，還將對目前存在于農業基本建設項目檔案管理中的一些問題進行探討并提出解決措施。

【關鍵詞】農業；檔案管理；提升水平；解決措施

0.引言

隨著我國對農業科研工作的重視，對農業基礎建設項目投資力度不斷加大，農業基礎建設項目對于能否成功進行農業科研實驗具有重要意義。因此在農業基礎建設項目建設過程中的管理工作也要求越來越高，作為農業基礎建設項目管理工作中重要一環的檔案管理工作，是伴隨農業基本建設項目的實施而產生的，是工程建設客觀的、真實的反映，對于農業基礎建設項目的質量起到監督記錄的作用，是提高農業基礎建設項目質量的有效措施。基于此，本文將根據作者自己的切身體會和實際經驗，對目前存在于農業基礎建設項目檔案管理工作中的一些問題進行討論，并提出一些應對的對策，希望能為我國農業的檔案管理事業做出一點貢獻。

1.農業基本建設項目檔案

首先，我們要對農業基本建設項目有一定的概念了解，所謂的農業基本建設項目，就是指那些為保證農業擴建再生產而進行投資的建設，主要是為了改善農業生產條件，提高農業生產效率。而農業基本建設項目檔案是指在農業基礎建設項目實施過程中的各種有價值的資料，例如：項目圖紙、重要文字資料、圖表等資料。

2.農業基本建設項目檔案的主要特點

農業基本建設項目檔案是對農業基本建設項目實施過程的全記錄，對于以后的農業基本建設項目的建立具有借鑒意義，農業基本建設項目檔案具有以下幾個主要特點：

2.1檔案具有長期保存的特點

根據查閱我國建設部的頒布的規定，我國的農業基本建設項目檔案的保存期有三種：短期、長期、永久保存。一般要求長期保管項目檔案的保存期要比項目實際的使用壽命要高，因此檔案資料具有很高的保存價值。

2.2檔案具有內容全面的特點

檔案資料通常都是記錄一個項目從施工開始到結束的所有資料，內容全面，每個環節都緊密相連，不可分割。

2.3檔案內容專業多樣性的特點

在農業基本建設項目的建設過程中，通常內容涉及很多專業領域，正是由于這些專業的有機結合才促使了農業基本建設項目的建成，而檔案全面記錄了這些專業內容，例如：建設項目設計、供電系統、供水系統等內容。因此項目檔案具有涉及專業多樣性的特點。

3.農業基本建設項目檔案在工程建設中的重要作用

3.1建設項目檔案具有互異性

農業基本建設項目檔案作為項目建設過程中的記錄，是一種寶貴的信息資料，每個基本建設項目的不同，因此每個項目的檔案內容也就不同，也就使得每個檔案內容都具有唯一性，收集整理、保存好這些珍貴的基礎建設項目檔案也就成為管理人的職責。

3.2農業基本建設項目檔案的主要作用

農業基本建設項目檔案是整個項目建設過程的真實記錄，從檔案的內容可以清晰直接的看到整個項目建設過程的全部面貌。建設項目檔案包括前期勘察，施工過程，到最后施工結束過程中所有的數據，圖表，以及文字等資料。這對以后對建設項目的管理改造以及以后任何事故發生的責任認定提供了理論依據。隨著國家對農業發展的大力支持，農業基本建設項目也越來越多，只有提升管理人員對檔案管理的重視，才能真正的管理好農業基本建設檔案。

4.目前存在于建設項目檔案管理工作中的主要問題

4.1工程建設人員缺少檔案管理意識

根據實際經驗，造成目前建設項目檔案資料不完整、分類混亂、數據誤差極大的現狀的根本原因還是由于人對檔案管理工作的意識薄弱，對檔案管理工作的不重視，很多建設主體知識片面的追求建設項目的速度與質量，而忽視了檔案管理工作的重要性，不按照建設項目檔案管理工作的要求進行資料收集，造成了建設項目資料的不完整，分類混亂的現狀，也為以后的再擴建和安全事故認定埋下隱患。

4.2檔案資料的收集整理缺乏科學的制度

我國檔案管理事業目前的實際情況是，由于在整個農業基本建設項目建設的過程中，參與工作單位眾多，參與施工人員混雜。經常出現施工人員對建設資料的不重視，而隨意涂改，甚至丟棄，這對檔案收集工作造成巨大的困難，導致資料收集的不齊全。除此之外，還有一些資料內容信息缺失嚴重，施工人員不按照要求施工的情況經常出現，缺少施工日期或者施工負責人的簽字等等，這都導致收集的資料內容不完整。在施工過程中還經常出現一個階段施工完成就迅速進行下一施工階段，而檔案資料的收集常常需要很長周期，所以經常出現一個階段檔案收集未完成的情況，這就需要資料的后補，但后補資料的準確性很難保證，經常導致資料與實際情況差距很大。還有一些檔案管理人員缺少專業素養，對收集到的資料不能及時歸納分類，導致施工資料的混亂。因此，即使收集到了資料也不能在后期被正常使用，使得資料價值丟失。

4.3檔案管理硬件設備的不足

現代社會檔案資料不僅需要紙質版資料，更需要電子版的資料，因為相比紙質版資料，電子版具有更多的優點。例如：保存期更長，查閱更方便等優點。因此加強對電子檔案管理是十分重要的，但是現在出現電子版與紙質版不能同時錄入的情況，所以說明農業基本建設項目的建設方在電子檔案建設方面投入是明顯不足的。

5.如何提高建設項目檔案管理工的水平

5.1提升檔案管理人員的個人專業技術水平

提高檔案管理工作的水平主要還是要提高管理人員的素養，因為隨著電子信息化時代的到來，檔案管理工作也進入了信息化時代，因此對管理人員的技術要求也變得更高，從最初的紙質檔案收集分類，到現在使用電子檔案的記錄。這就要求檔案管理人員要不斷進行學習，善于將理論知識與實際相結合，真正適應電子檔案信息化的要求。

5.2增強建設主體的檔案管理意識

檔案管理工作的混亂，正是因為建設主體本身檔案管理意識不強，造成很多施工過程中的資料的丟失，因此加強建設主體的檔案管理意識是必要的，主要途徑可以通過對檔案管理規定的宣傳，以及科學的檔案管理制度的建立，使得整個建設主體都意識到檔案管理的重要性，使得施工人員加強對施工資料的保護，將資料保護與工程質量放在同等地位上。

5.3保證項目建設過程與檔案資料管理工作保持同步進行

在目前建設項目過程中，檔案管理工作經常滯后于建設過程，這就造成了檔案資料的不完整。因此必須要保證建設過程與檔案管理工作同步進行，這就要求檔案監管部門對檔案資料的收集管理必須到位。可以要求施工單位每完成一個階段，必須上交所有資料，經檔案管理人員核查，確保資料完整后才可進行下一階段的建設，否則立即停止建設。只有這種強力的制度約束才能保證資料的質量，以及保證檔案管理工作是項目建設同步進行。

6.總結

綜上所述，可以看出目前農業基本建設項目檔案管理工作在建設項目中起到重要作用，這些檔案對以后基礎項目的建設具有很強的借鑒意義。但檔案建設目前還處于一個不科學，不規范的狀態，因此需要我們制定一套科學完善的管理制度，提高檔案管理人員的專業素養，引起建設單位的高度重視。只有通過各方努力才能提高我國農業基本建設項目檔案管理水平，也希望通過本文的一些探討，能夠對提高我國農業基本建設項目檔案管理水平有些促進作用，對我國農業的發展建設做出一份貢獻。 [科]

【參考文獻】

[1]卓瑞治.淺析基本建設項目檔案質量的前端控制管理[J].辦公室業務，2012，06：56-58.