提高農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理水平的對策探討

【摘 要】農(nóng)業(yè)經(jīng)濟(jì)在我國經(jīng)濟(jì)中占有重要地位，而農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理在農(nóng)業(yè)的發(fā)展過程中具有重要意義。因此如何提高農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理水平顯得尤為重要，本文將對農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的特點(diǎn)及重要性進(jìn)行闡述，還將對目前存在于農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理中的一些問題進(jìn)行探討并提出解決措施。

【關(guān)鍵詞】農(nóng)業(yè)；檔案管理；提升水平；解決措施

0.引言

隨著我國對農(nóng)業(yè)科研工作的重視，對農(nóng)業(yè)基礎(chǔ)建設(shè)項(xiàng)目投資力度不斷加大，農(nóng)業(yè)基礎(chǔ)建設(shè)項(xiàng)目對于能否成功進(jìn)行農(nóng)業(yè)科研實(shí)驗(yàn)具有重要意義。因此在農(nóng)業(yè)基礎(chǔ)建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)過程中的管理工作也要求越來越高，作為農(nóng)業(yè)基礎(chǔ)建設(shè)項(xiàng)目管理工作中重要一環(huán)的檔案管理工作，是伴隨農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)施而產(chǎn)生的，是工程建設(shè)客觀的、真實(shí)的反映，對于農(nóng)業(yè)基礎(chǔ)建設(shè)項(xiàng)目的質(zhì)量起到監(jiān)督記錄的作用，是提高農(nóng)業(yè)基礎(chǔ)建設(shè)項(xiàng)目質(zhì)量的有效措施。基于此，本文將根據(jù)作者自己的切身體會和實(shí)際經(jīng)驗(yàn)，對目前存在于農(nóng)業(yè)基礎(chǔ)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作中的一些問題進(jìn)行討論，并提出一些應(yīng)對的對策，希望能為我國農(nóng)業(yè)的檔案管理事業(yè)做出一點(diǎn)貢獻(xiàn)。

1.農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目檔案

首先，我們要對農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目有一定的概念了解，所謂的農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目，就是指那些為保證農(nóng)業(yè)擴(kuò)建再生產(chǎn)而進(jìn)行投資的建設(shè)，主要是為了改善農(nóng)業(yè)生產(chǎn)條件，提高農(nóng)業(yè)生產(chǎn)效率。而農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目檔案是指在農(nóng)業(yè)基礎(chǔ)建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施過程中的各種有價(jià)值的資料，例如：項(xiàng)目圖紙、重要文字資料、圖表等資料。

2.農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目檔案的主要特點(diǎn)

農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目檔案是對農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施過程的全記錄，對于以后的農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目的建立具有借鑒意義，農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目檔案具有以下幾個(gè)主要特點(diǎn)：

2.1檔案具有長期保存的特點(diǎn)

根據(jù)查閱我國建設(shè)部的頒布的規(guī)定，我國的農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目檔案的保存期有三種：短期、長期、永久保存。一般要求長期保管項(xiàng)目檔案的保存期要比項(xiàng)目實(shí)際的使用壽命要高，因此檔案資料具有很高的保存價(jià)值。

2.2檔案具有內(nèi)容全面的特點(diǎn)

檔案資料通常都是記錄一個(gè)項(xiàng)目從施工開始到結(jié)束的所有資料，內(nèi)容全面，每個(gè)環(huán)節(jié)都緊密相連，不可分割。

2.3檔案內(nèi)容專業(yè)多樣性的特點(diǎn)

在農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目的建設(shè)過程中，通常內(nèi)容涉及很多專業(yè)領(lǐng)域，正是由于這些專業(yè)的有機(jī)結(jié)合才促使了農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目的建成，而檔案全面記錄了這些專業(yè)內(nèi)容，例如：建設(shè)項(xiàng)目設(shè)計(jì)、供電系統(tǒng)、供水系統(tǒng)等內(nèi)容。因此項(xiàng)目檔案具有涉及專業(yè)多樣性的特點(diǎn)。

3.農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目檔案在工程建設(shè)中的重要作用

3.1建設(shè)項(xiàng)目檔案具有互異性

農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目檔案作為項(xiàng)目建設(shè)過程中的記錄，是一種寶貴的信息資料，每個(gè)基本建設(shè)項(xiàng)目的不同，因此每個(gè)項(xiàng)目的檔案內(nèi)容也就不同，也就使得每個(gè)檔案內(nèi)容都具有唯一性，收集整理、保存好這些珍貴的基礎(chǔ)建設(shè)項(xiàng)目檔案也就成為管理人的職責(zé)。

3.2農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目檔案的主要作用

農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目檔案是整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)過程的真實(shí)記錄，從檔案的內(nèi)容可以清晰直接的看到整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)過程的全部面貌。建設(shè)項(xiàng)目檔案包括前期勘察，施工過程，到最后施工結(jié)束過程中所有的數(shù)據(jù)，圖表，以及文字等資料。這對以后對建設(shè)項(xiàng)目的管理改造以及以后任何事故發(fā)生的責(zé)任認(rèn)定提供了理論依據(jù)。隨著國家對農(nóng)業(yè)發(fā)展的大力支持，農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目也越來越多，只有提升管理人員對檔案管理的重視，才能真正的管理好農(nóng)業(yè)基本建設(shè)檔案。

4.目前存在于建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作中的主要問題

4.1工程建設(shè)人員缺少檔案管理意識

根據(jù)實(shí)際經(jīng)驗(yàn)，造成目前建設(shè)項(xiàng)目檔案資料不完整、分類混亂、數(shù)據(jù)誤差極大的現(xiàn)狀的根本原因還是由于人對檔案管理工作的意識薄弱，對檔案管理工作的不重視，很多建設(shè)主體知識片面的追求建設(shè)項(xiàng)目的速度與質(zhì)量，而忽視了檔案管理工作的重要性，不按照建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的要求進(jìn)行資料收集，造成了建設(shè)項(xiàng)目資料的不完整，分類混亂的現(xiàn)狀，也為以后的再擴(kuò)建和安全事故認(rèn)定埋下隱患。

4.2檔案資料的收集整理缺乏科學(xué)的制度

我國檔案管理事業(yè)目前的實(shí)際情況是，由于在整個(gè)農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)的過程中，參與工作單位眾多，參與施工人員混雜。經(jīng)常出現(xiàn)施工人員對建設(shè)資料的不重視，而隨意涂改，甚至丟棄，這對檔案收集工作造成巨大的困難，導(dǎo)致資料收集的不齊全。除此之外，還有一些資料內(nèi)容信息缺失嚴(yán)重，施工人員不按照要求施工的情況經(jīng)常出現(xiàn)，缺少施工日期或者施工負(fù)責(zé)人的簽字等等，這都導(dǎo)致收集的資料內(nèi)容不完整。在施工過程中還經(jīng)常出現(xiàn)一個(gè)階段施工完成就迅速進(jìn)行下一施工階段，而檔案資料的收集常常需要很長周期，所以經(jīng)常出現(xiàn)一個(gè)階段檔案收集未完成的情況，這就需要資料的后補(bǔ)，但后補(bǔ)資料的準(zhǔn)確性很難保證，經(jīng)常導(dǎo)致資料與實(shí)際情況差距很大。還有一些檔案管理人員缺少專業(yè)素養(yǎng)，對收集到的資料不能及時(shí)歸納分類，導(dǎo)致施工資料的混亂。因此，即使收集到了資料也不能在后期被正常使用，使得資料價(jià)值丟失。

4.3檔案管理硬件設(shè)備的不足

現(xiàn)代社會檔案資料不僅需要紙質(zhì)版資料，更需要電子版的資料，因?yàn)橄啾燃堎|(zhì)版資料，電子版具有更多的優(yōu)點(diǎn)。例如：保存期更長，查閱更方便等優(yōu)點(diǎn)。因此加強(qiáng)對電子檔案管理是十分重要的，但是現(xiàn)在出現(xiàn)電子版與紙質(zhì)版不能同時(shí)錄入的情況，所以說明農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目的建設(shè)方在電子檔案建設(shè)方面投入是明顯不足的。

5.如何提高建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工的水平

5.1提升檔案管理人員的個(gè)人專業(yè)技術(shù)水平

提高檔案管理工作的水平主要還是要提高管理人員的素養(yǎng)，因?yàn)殡S著電子信息化時(shí)代的到來，檔案管理工作也進(jìn)入了信息化時(shí)代，因此對管理人員的技術(shù)要求也變得更高，從最初的紙質(zhì)檔案收集分類，到現(xiàn)在使用電子檔案的記錄。這就要求檔案管理人員要不斷進(jìn)行學(xué)習(xí)，善于將理論知識與實(shí)際相結(jié)合，真正適應(yīng)電子檔案信息化的要求。

5.2增強(qiáng)建設(shè)主體的檔案管理意識

檔案管理工作的混亂，正是因?yàn)榻ㄔO(shè)主體本身檔案管理意識不強(qiáng)，造成很多施工過程中的資料的丟失，因此加強(qiáng)建設(shè)主體的檔案管理意識是必要的，主要途徑可以通過對檔案管理規(guī)定的宣傳，以及科學(xué)的檔案管理制度的建立，使得整個(gè)建設(shè)主體都意識到檔案管理的重要性，使得施工人員加強(qiáng)對施工資料的保護(hù)，將資料保護(hù)與工程質(zhì)量放在同等地位上。

5.3保證項(xiàng)目建設(shè)過程與檔案資料管理工作保持同步進(jìn)行

在目前建設(shè)項(xiàng)目過程中，檔案管理工作經(jīng)常滯后于建設(shè)過程，這就造成了檔案資料的不完整。因此必須要保證建設(shè)過程與檔案管理工作同步進(jìn)行，這就要求檔案監(jiān)管部門對檔案資料的收集管理必須到位。可以要求施工單位每完成一個(gè)階段，必須上交所有資料，經(jīng)檔案管理人員核查，確保資料完整后才可進(jìn)行下一階段的建設(shè)，否則立即停止建設(shè)。只有這種強(qiáng)力的制度約束才能保證資料的質(zhì)量，以及保證檔案管理工作是項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行。

6.總結(jié)

綜上所述，可以看出目前農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作在建設(shè)項(xiàng)目中起到重要作用，這些檔案對以后基礎(chǔ)項(xiàng)目的建設(shè)具有很強(qiáng)的借鑒意義。但檔案建設(shè)目前還處于一個(gè)不科學(xué)，不規(guī)范的狀態(tài)，因此需要我們制定一套科學(xué)完善的管理制度，提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，引起建設(shè)單位的高度重視。只有通過各方努力才能提高我國農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理水平，也希望通過本文的一些探討，能夠?qū)μ岣呶覈r(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理水平有些促進(jìn)作用，對我國農(nóng)業(yè)的發(fā)展建設(shè)做出一份貢獻(xiàn)。 [科]

【參考文獻(xiàn)】

[1]卓瑞治.淺析基本建設(shè)項(xiàng)目檔案質(zhì)量的前端控制管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012，06：56-58.