檔案管理信息化建設

【摘 要】信息化建設是實現檔案管理規范化、現代化的重要手段。當今社會，不僅要搞好硬件建設，還要加快檔案管理信息化建設，因為這不僅能推進現代檔案管理的信息化進程，而且還可以促進檔案管理的發展更加規范和有序。在當今信息化時代下，各企事業單位為了提高自己在市場上的競爭力，都在加快本單位檔案管理的信息化建設步伐。此外，大量的工作實踐表明，檔案管理的信息化流轉方式已經成為了檔案管理發展的一種新的趨勢，也是提高生產效率的一種重要手段。

【關鍵詞】檔案管理；信息化；規范化；標準化

當今信息化時代下，與傳統檔案的管理模式相比，現今檔案管理的服務方式和內容都發生了很大的變化。其中，檔案的信息化建設是對舊的檔案管理模式的一種前所未有的發展和創新。因此，在信息化社會里，檔案工作人員一定要樹立起一種利用信息服務的全新理念，對信息產生的來源與共享的需求都要保持一種很高的的敏感度，勤于收集信息，了解用戶們潛在的諸多需求，有計劃地推進檔案管理的信息化建設進程，滿足客戶不斷增長的多樣化的需求。

1.運用信息化管理檔案的重要性

1.1信息化的內容

在檔案管理中應該如何運用信息化輔助檔案管理工作：第一，要加強對信息化基礎設施的建設與完善，其不可缺少的基本條件是軟硬件基礎設施，這是檔案信息化管理的基礎，也是檔案信息網絡化的重中之重。第二，要重視對信息化資源的整合和利用。檔案信息是國家社會經濟發展的重要因素之一，在檔案管理中占有十分重要的地位，對信息化建設能否在現代檔案管理中得以實現起著至關重要的作用。在檔案管理中，測量檔案信息化水平高低的一個重要標志就是對檔案管理中的所有人事信息資源的搜集、整合和運用的程度。第三是在現代化檔案管理中，要始終堅持標準化、規范化的原則，這也是現代化檔案管理中實現檔案管理信息化進程的必要準則。因此，只有著力解決檔案管理信息化進程中的標準化、規范化方面的問題，才能使信息化建設真正為現代化檔案管理工作服務。第四，要不斷完善現代化的信息的應用系統，從而促進檔案管理工作系統化發展。其技術保障是包括兩個方面：人事檔案信息資源的開發和人力資源的信息化、網絡系統化建設。信息技術在現代化檔案管理工作中發揮著巨大作用，不僅決定著檔案管理信息化發展的速度和規模，而且還推動著檔案信息化管理的效益的不斷增長。第五，在檔案管理信息化進程中，必須要有一批先進的信息化管理人才。這是檔案管理信息化建設取得成功的不竭動力，并且也推動著整個檔案管理工作系統中各個環節的協調發展。

1.2檔案管理信息化能夠使檔案工作的服務領域得以拓展

管理檔案的信息資源是構建檔案管理信息化的基礎，且其社會價值在于對它們進行合理的開發和利用。相對而言，利用檔案管理信息化建設而提取到的多種人事檔案信息，這些信息更便于長期的開發使用，這樣也就能夠形成更大的社會效益。例如，如果銀行不同部門的信息管理都能夠形成本系統內互相聯網，那么各種信息資源就能夠提高其共享性，在所以的辦公室都可以得到開發使用；更關鍵的是，單位各個領導也都可以通過計算機查看到全部的工作信息，從而更好的去指揮銀行部門的各項生產工作。此外，檔案信息化管理建設能把所需材料通過電腦很快地打印出來，節約人力，也提高了效率，體現了檔案信息化建設的優勢。總而言之，如果能夠構建成一體化的檔案信息網絡系統，那么就可以更加方便快捷地運用各種資源，也促使相應的服務領域得以擴展。

1.3檔案管理信息化能夠存儲更多的信息

由于現代技術的不斷發展，尤其是文字掃描技術、電腦縮微技術、光盤刻錄技術的不斷完善，這些都使檔案信息的存儲量得以很大程度地增加。通常情況下，在紙上只能記錄少量的文字、圖表、圖形等簡單的信息，而計算機信息化形成的電子文件，在一份電子文檔里卻能夠一同記錄下文字、圖形、表格、音樂等各種各樣的多媒體信息。這樣通過使用現代化的信息技術，就能夠實現在很小的內存空間中存儲下大量多樣性的信息。

1.4檔案管理信息化的必然趨勢

隨著現代高新科技的飛速開展，各層次檔案管理系統已經廣泛地應用了以電腦應用技術為主體的檔案信息化管理技術。如能及早的認識到檔案管理的信息化建設已經成為當今社會檔案管理的一種大趨勢，從而使各級領導認真地研究并解決檔案管理中信息化所需要的經費、政策支持、技術應用等問題，那么檔案管理信息化建設的進程就能夠順利進行。

2.信息化時代中檔案管理信息化建設的對策

2.1轉變傳統檔案管理的舊觀念，積極服務現代社會

首先，檔案管理人員必須要改變之前的一些舊有觀念，面向現代社會，重視為社會服務，為人民服務，培養起勇于創新的理念，從而使信息化建設為檔案管理工作提供更多的便利，更好地服務于我國經濟社會的快速發展。其次，檔案管理部門要積極服務于社會，改正之前被動地為社會服務的錯誤理念。發現社會在檔案管理信息化建設方面的潛在需求，積極主動地為需要者提供快捷、方便的檔案信息服務。同時，還要加強各個檔案館之間的溝通，努力擴大本館的收藏量，積極對本館的優秀藏品進行宣傳。此外，對檔案管理部門來講，還有一點十分重要的就是對檔案信息的權限問題重新進行界定，合理擴大檔案的利用權限，從而使更多的用戶得到實惠。因為檔案本身就是一種很有效的信息資源，所以說，檔案是信息的有效載體，如果沒有檔案也就沒有服務于客戶的資源。因此，在現代社會里，每個檔案管理部門都應該積極的推進檔案信息化進程的發展，堅持為社會服務，為人民服務。

2.2突出檔案館的特色

人們對檔案質量的總體評價和認定主要依靠檔案館形象，同時也體現了檔案館整體的文化性。通常情況下，檔案館都應該有這些必不可少的方面：第一，檔案館要能夠為客戶提供充分、有用的第一手資料，這是檔案管理信息化建設中檔案館應具備的良好形象之一；第二，檔案館的工作人員必須做到愛崗敬業、待人熱情，提高工作效率，樹立良好的服務形象；第三，檔案管理人員要合理高效地運用信息化手段，輔助檔案管理工作的開展，擴大經營規模；第四，檔案管理工作人員要努力樹立正確的檔案管理價值觀，不斷提高自身的信息化水平，為檔案管理工作的信息化進程做出貢獻。

2.3培養信息化管理人才，加快信息化進程

在當今的現代化社會里，檔案管理已經越來越依賴信息化了，然而要完全實現對檔案管理工作的信息化操作，信息化人才是主力。現在在我國的檔案管理領域，還需要大力加強對信息化人才隊伍的建設，因此必須組建起一支能適應快速發展的信息化要求的檔案管理團隊。在利用信息化管理檔案資料時，必然會對檔案管理工作者提出更多更新的新要求。一方面，在檔案管理工作中不可避免的會需要大量的信息化處理人員、檔案研究人員和信息的搜集與整合人員等；另一方面，由于信息技術的快速發展，檔案管理中的新問題、新挑戰不斷出現，因而對高素質、現代化的信息管理人員的要求也越來越多了。此外，檔案管理部門還要對本單位的一些在職人員開展各種形式的信息技術技能知識的普及與培訓，使他們很好的去適應檔案管理工作的要求；研究高素質人才成長和流動的基本規律，以形成檔案館的最佳人才管理團隊，從根本上為檔案管理單位的長遠發展打下堅實的基礎。

3.結語

總之，運用高新科技促進人事檔案管理工作的的信息化建設，提高檔案管理工作效率，更好地為客戶服務，是現代社會發展的必然趨勢。此外，加強檔案信息化的安全性建設、加快檔案信息的更新速度，提高檔案資源利用率，也有利于構建和諧的勞資關系、促進社會經濟的發展。所以，必須做好人事檔案管理的信息化建設，只有這樣才能使管理主體更好地為社會發展服務。 [科]