將電子檔案管理引入中專學(xué)校檔案管理中的方法

[摘 要] "檔案信息的管理方式不斷變革產(chǎn)生了質(zhì)的飛躍，總體水準(zhǔn)飛速提高。針對檔案信息電子管理方式對中專學(xué)校的應(yīng)用進(jìn)行了分析，提出了可實(shí)施的辦法。

[關(guān) " 鍵 " "詞] "中專;電子檔案管理;方法

[中圖分類號] "G717 " " " [文獻(xiàn)標(biāo)志碼] "A " "[文章編號] "2096-0603（2015）29-0149-01

中專學(xué)校的持續(xù)發(fā)展過程中檔案管理工作的重要性不言而喻。過去部分學(xué)校在檔案管理工作中采用較落后的方式，現(xiàn)今電子檔案管理的應(yīng)用越來越引起中專學(xué)校的重視。

一、電子檔案管理的意義

檔案是人們生活活動的記載資料，具有十分重要的意義，檔案的保管方法隨著人類進(jìn)步的腳步不斷變更。部分中專學(xué)校采用的仍舊是傳統(tǒng)的檔案管理模式，然而伴隨計算機(jī)技術(shù)的廣泛運(yùn)用，檔案的保管辦法已經(jīng)產(chǎn)生了巨大的變革，中專學(xué)校的檔案管理應(yīng)擺脫傳統(tǒng)的方式，采用先進(jìn)的技術(shù)進(jìn)行代替，擴(kuò)大檔案的保存領(lǐng)域。電子檔案管理實(shí)現(xiàn)資源的共享，信息化的應(yīng)用可以提供海量存儲功能，資源共享功能和跨地域檢索功能的實(shí)際應(yīng)用將使得中專院校內(nèi)的檔案保存工作上升到新的水準(zhǔn)。

二、保障中專檔案管理中實(shí)行電子檔案管理的安全性

中專學(xué)校應(yīng)提升相關(guān)設(shè)備設(shè)施的安全性能，控制電子檔案管理的專一性，對于該系統(tǒng)要進(jìn)行有規(guī)劃性的科學(xué)升級，對電子檔案進(jìn)行專項(xiàng)化的維護(hù)整理，控制設(shè)施設(shè)備的良好穩(wěn)定運(yùn)行。對于重要的檔案信息進(jìn)行必要的備份管理，防止發(fā)生意外狀況時造成嚴(yán)重的損失。系統(tǒng)內(nèi)部可以進(jìn)行防火墻工作模式，通過系統(tǒng)殺毒、網(wǎng)絡(luò)體檢、指紋鑒定等多種科技手段提高系統(tǒng)運(yùn)行的安全性，最大化地防止電子信息的流失和被盜取。控制電子檔案管理的信息安全性是將電子檔案管理引入中專學(xué)校檔案管理中的重要基礎(chǔ)和前提。

三、建立完善的規(guī)定細(xì)則，促進(jìn)中專電子檔案管理的規(guī)范化

中專學(xué)校內(nèi)部應(yīng)該建立一套完整的管理方案，構(gòu)建具體的使用細(xì)則和規(guī)章，讓檔案管理工作逐漸向系統(tǒng)化規(guī)范化的方向不斷發(fā)展。首先對于該部門的工作人員要保證其能力水平。聘用專業(yè)化的技術(shù)工作人員進(jìn)行日常管理工作，提升工作人員的安全保密意識，保證自身的職業(yè)道德水準(zhǔn)，熟悉地操作相關(guān)電子系統(tǒng)運(yùn)行流程，實(shí)行靈活的管理，最大化地體現(xiàn)電子系統(tǒng)的便捷性和先進(jìn)性。

四、提高學(xué)校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對電子檔案管理的認(rèn)識

檔案信息的性質(zhì)是保持歷史信息，不能直接為學(xué)校創(chuàng)造明顯的利益價值，管理要求迫切且程度較低，許多學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)無法認(rèn)識到檔案管理的重要程度。部分中專學(xué)校的檔案管理數(shù)字化設(shè)備條件不足，部門內(nèi)部缺乏相關(guān)專業(yè)人才。面對如此狀況，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)首先要改變傳統(tǒng)的思想，部門檔案管理人員首先應(yīng)進(jìn)行電子管理相關(guān)方面的學(xué)習(xí)，提高自身素質(zhì)，明白檔案數(shù)字化管理的先進(jìn)性，積極向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)提出建議和想法，主動將現(xiàn)代化科技與檔案管理相結(jié)合，進(jìn)行反饋并提出可行的解決辦法，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)積極聽取相關(guān)專業(yè)人士的建議，理解電子檔案管理對于學(xué)校的文化發(fā)展和學(xué)生老師各級人員的重要性，提供相應(yīng)的支持方法。從領(lǐng)導(dǎo)層做出相應(yīng)的政策決定，提供資金和硬件設(shè)施方面的基礎(chǔ)保障，加大對檔案電子管理的重視度，加大人才投入力度和資金投入力度，從根本上改變傳統(tǒng)的檔案管理部門的地位。

五、提升中專學(xué)校的硬件軟件設(shè)備管理水平

電子檔案管理工作由于實(shí)現(xiàn)了信息的高速傳遞及大量存儲，這些都要依靠現(xiàn)代化電子技術(shù)的發(fā)展和進(jìn)步。在實(shí)行電子檔案管理工作中不斷實(shí)行技術(shù)的研究工作，提高學(xué)校內(nèi)部的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理水平。選擇合適電子檔案管理的安全性軟件和設(shè)備，根據(jù)學(xué)校內(nèi)部的實(shí)際情況對相關(guān)技術(shù)人員制訂電子管理的計劃，提出具體的實(shí)施方案。詳細(xì)規(guī)定包括其具體需要的硬件設(shè)備需求，相關(guān)設(shè)備的購買要依據(jù)經(jīng)濟(jì)情況量力而行，確保所購買東西的實(shí)際應(yīng)用性和完整性，保證設(shè)備的整體實(shí)用性。

總而言之，中專學(xué)校的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)提升對電子檔案管理的認(rèn)識，加大部門專業(yè)化人才的培養(yǎng)力度，檔案管理人員運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)的科學(xué)規(guī)劃，加強(qiáng)檔案管理準(zhǔn)備工作，共同努力把握檔案數(shù)字化管理的總體方向，提升中專學(xué)校的綜合文化競爭力。

參考文獻(xiàn)：

張輯哲.淺析電子檔案管理在中專學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用[D].中國人民大學(xué)出版社，2014.