對(duì)工作分析在中小企業(yè)中存在狀態(tài)的思考

摘要：工作分析作為人力資源管理的基礎(chǔ)性工作，在實(shí)踐中還存在較多問(wèn)題。本文旨在探討工作分析在中小企業(yè)中的存在狀態(tài)，思考改善其中的不足。

關(guān)鍵詞：中小企業(yè)；工作分析；存在狀態(tài)；思考

引言

著名管理學(xué)家杰克·韋爾奇曾強(qiáng)調(diào)管理者要清楚明白的告訴員工干什么。同樣的，科學(xué)管理之父泰勒不認(rèn)為工人工作效率低的首要原因是勞資矛盾，而是工人不知道科學(xué)的干法。以人力資源管理的角度來(lái)說(shuō)，這其中涉及工作分析方面的問(wèn)題，工作分析在一個(gè)單位中處于什么樣的狀態(tài)、如何做好工作分析實(shí)現(xiàn)人崗匹配等都是企業(yè)管理者需要考慮的問(wèn)題。但是，實(shí)踐工作中，工作分析在每個(gè)單位中的狀況不同，相比于大企業(yè)，中小企業(yè)由于人力資源管理的不規(guī)范，其工作分析存在的問(wèn)題更加突出。因此，本文針對(duì)這一現(xiàn)狀，進(jìn)一步思考中小企業(yè)面臨的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，提出改進(jìn)的建議。

一、基本界定

1.工作分析概念界定

工作分析就是與此相關(guān)的一道程序，通過(guò)這一程序我們可以確定某一工作的任務(wù)和性質(zhì)是什么，以及哪一類(lèi)型的人（從技能和經(jīng)驗(yàn)的角度來(lái)說(shuō)）適合被雇傭來(lái)從事這一工作[1]。

具體來(lái)說(shuō)，工作分析是對(duì)組織中某個(gè)特定工作職務(wù)的目的、任務(wù)或職責(zé)、權(quán)利、隸屬關(guān)系、工作條件、任職資格等相關(guān)信息進(jìn)行收集與分析，以便對(duì)該職務(wù)的工作作出明確的規(guī)定，并確定完成該工作的行為、條件、人員的過(guò)程。工作分析提供了與工作要求有關(guān)的信息，最終形成了工作說(shuō)明書(shū)和工作規(guī)范。

2.工作分析對(duì)企業(yè)的重要作用

工作分析作為人力資源管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，其不單單是一項(xiàng)技術(shù)或工具，而是蘊(yùn)含很強(qiáng)的人力資源管理的哲學(xué)思想，對(duì)企業(yè)具有重要的作用：能夠幫助企業(yè)設(shè)計(jì)、制定高效運(yùn)行的企業(yè)組織結(jié)構(gòu)，讓企業(yè)及所有員工明確各自的工作職責(zé)和工作范圍，為人員招聘、培訓(xùn)、薪酬、績(jī)效等工作提供參考的依據(jù)等。

3.存在狀態(tài)的分析維度

本文所說(shuō)的存在狀態(tài)是指工作分析在組織中的存在情況，可以從兩個(gè)維度來(lái)說(shuō)明：一是執(zhí)行層面，主要體現(xiàn)在一個(gè)單位是否進(jìn)行工作分析、由哪個(gè)部門(mén)進(jìn)行、哪些人參與進(jìn)行、工作分析過(guò)程是否規(guī)范、是否形成工作說(shuō)明書(shū)等客觀事實(shí)的描述；二是效果層面，主要是指崗位職責(zé)明確程度、任職資格明確程度以及是否實(shí)現(xiàn)人崗匹配等維度。本文認(rèn)為執(zhí)行層面和效果層面的問(wèn)題都反映了一個(gè)組織工作分析的總體情況。二者之間雖然不能簡(jiǎn)單歸結(jié)為因果關(guān)系，即由于做了工作分析這一項(xiàng)事實(shí)性工作，而實(shí)現(xiàn)了崗位職責(zé)明確、人崗匹配等有利于組織運(yùn)行的效果，但是二者全面概括了企業(yè)中工作分析的狀況：執(zhí)行層面表現(xiàn)的是一個(gè)提供與工作相關(guān)信息的過(guò)程，而效果層面則在一定程度上反映了一項(xiàng)工作實(shí)施的有效性。

二、工作分析在中小企業(yè)的存在狀態(tài)及原因分析

1.工作分析在中小企業(yè)的存在狀態(tài)

以人力資源管理的視角來(lái)看，大企業(yè)相比于中小企業(yè)更加規(guī)范化。這一方面是由于企業(yè)的發(fā)展壯大過(guò)程中，必然以管理的規(guī)范化為指導(dǎo)；另一方面，企業(yè)做大做強(qiáng)使其有足夠的經(jīng)濟(jì)實(shí)力吸引優(yōu)秀的人才改善內(nèi)部的管理體制，相應(yīng)的其形成了包括工作分析在內(nèi)的較為完善的人力資源管理體系。而對(duì)于中小企業(yè)來(lái)說(shuō)，有做的比較好的企業(yè)，但總體來(lái)說(shuō)，工作分析存在以下兩種待解決的狀態(tài)：一是工作分析的執(zhí)行力度不夠，主要表現(xiàn)為一些企業(yè)根本不進(jìn)行工作分析，而一些企業(yè)只是把工作分析當(dāng)做一種形式，另外，又有一些進(jìn)行工作分析的企業(yè)由于流程不規(guī)范，往往導(dǎo)致工作分析結(jié)果偏離實(shí)際等；二是工作分析的實(shí)施效果不好，包括員工對(duì)自己的工作職責(zé)不明確，崗位間權(quán)利、職責(zé)劃分不明晰，員工不符合崗位要求，以及員工不遵循工作說(shuō)明書(shū)等情況。

2.原因分析

針對(duì)以上問(wèn)題，中小企業(yè)之所以較多面臨上述情況，主要有以下幾點(diǎn)原因：（1）中小企業(yè)缺乏對(duì)工作分析的正確認(rèn)識(shí)，不進(jìn)行或只是形式性的開(kāi)展相關(guān)工作。（2）高層領(lǐng)導(dǎo)看重短期效益，工作分析效果由于不能在短期內(nèi)體現(xiàn)出來(lái)，而得不到重視。（3）一些中小企業(yè)自身沒(méi)有相關(guān)方面的專(zhuān)家或人力資源管理人員，導(dǎo)致工作分析過(guò)程的不規(guī)范以及工作說(shuō)明書(shū)編寫(xiě)的不全面等。（4）缺乏戰(zhàn)略引導(dǎo)，導(dǎo)致分析結(jié)果缺乏實(shí)效。許多中小企業(yè)一旦形成了工作說(shuō)明書(shū)，就按照固定的規(guī)范執(zhí)行下去，而沒(méi)有從戰(zhàn)略的角度出發(fā)進(jìn)行積極引導(dǎo)和調(diào)整。

三、改善工作分析在中小企業(yè)中存在狀態(tài)的思考

1.正確認(rèn)識(shí)工作分析是進(jìn)行工作分析工作的前提。

一個(gè)單位進(jìn)行工作分析不是目的，目的在于幫助每個(gè)員工明確自己的職責(zé)做好本職工作以提高組織效益。因此，中小企業(yè)要幫助員工了解工作分析，理解和明確工作分析對(duì)于一個(gè)單位發(fā)展的必要性和重要性以及與其自身工作的相關(guān)性，增加員工對(duì)于工作分析工作的參與度和配合度。而且中小企業(yè)要轉(zhuǎn)變重形式輕應(yīng)用的的觀念，在保證實(shí)施流程規(guī)范的前提下，將工作分析的結(jié)果應(yīng)用到工作環(huán)境中去，提高工作的有效性。

2.高層領(lǐng)導(dǎo)態(tài)度是決定工作分析存在狀態(tài)的關(guān)鍵因素。

關(guān)于重要性來(lái)說(shuō)，每個(gè)人都有自己的理解，關(guān)鍵的問(wèn)題是領(lǐng)導(dǎo)要把對(duì)某一任務(wù)的重視傳遞給員工，進(jìn)而帶動(dòng)員工產(chǎn)生期望的行為，而這些行為進(jìn)而產(chǎn)生好的績(jī)效。這也就是說(shuō)要改變中小企業(yè)中領(lǐng)導(dǎo)對(duì)工作分析的態(tài)度，增加領(lǐng)導(dǎo)對(duì)工作分析的理解和價(jià)值認(rèn)同。只有高層領(lǐng)導(dǎo)對(duì)工作分析工作認(rèn)同，并提供大力支持，工作分析才容易向下推進(jìn)。[2]中小企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)要摒棄急功近利的思想，把對(duì)工作分析的重視以文件或政策的形式傳遞給下屬員工，同時(shí)為工作分析工作的開(kāi)展提供資金支持的，以確保工作分析工作的正常執(zhí)行。

3.工作分析人員素質(zhì)是影響工作分析效果的重要因素。

工作分析是一項(xiàng)相對(duì)來(lái)說(shuō)技術(shù)要求比較高的工作，需要進(jìn)行工作分析的人員不僅具有扎實(shí)的理論基礎(chǔ)還要有相關(guān)的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。較高素質(zhì)的工作分析人員，能夠選擇較為優(yōu)化工作分析的流程以及編寫(xiě)較為全面的工作說(shuō)明書(shū)等。但是對(duì)于中小企業(yè)，其缺乏相關(guān)方面的專(zhuān)家，人力資源管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)水平不高，這使工作分析工作面臨阻礙。因此，中小企業(yè)可以選擇組建一個(gè)工作分析團(tuán)隊(duì)，團(tuán)隊(duì)成員由企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)、企業(yè)內(nèi)人力資源相關(guān)人員、外部專(zhuān)家以及熟悉各部門(mén)情況的其他成員構(gòu)成[3]。同時(shí)，利用外部專(zhuān)家對(duì)企業(yè)內(nèi)相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，增加其開(kāi)展工作分析的能力。

4.明確工作分析的戰(zhàn)略地位。

組織環(huán)境是具有動(dòng)態(tài)變化性的，組織自身也是不斷發(fā)展變化的，為了適應(yīng)這種變化，組織對(duì)于員工的要求以及員工自身的能力也是在發(fā)展變化的，因此，工作分析要?jiǎng)討B(tài)開(kāi)展，以符合公司戰(zhàn)略發(fā)展的需要。工作分析不應(yīng)只是作為人力資源部門(mén)的例行事務(wù)，而應(yīng)從組織的宏觀方面出發(fā)，依據(jù)組織發(fā)展戰(zhàn)略進(jìn)行考慮。一方面，在不斷變化的環(huán)境中，以戰(zhàn)略的高度，進(jìn)行相關(guān)的工作設(shè)計(jì)，形成有助于應(yīng)對(duì)未來(lái)的挑戰(zhàn)的組織結(jié)構(gòu)，這是因?yàn)榻M織結(jié)構(gòu)決定了各部門(mén)職能職責(zé)的劃分與分工，進(jìn)而直接決定了各部門(mén)的業(yè)務(wù)流程和崗位設(shè)置與崗位職責(zé)，所以組織結(jié)構(gòu)是進(jìn)行工作分析必須考慮的因素。

參考文獻(xiàn)

[1]Wayne Cascio， Applied Psychology in Personnel Management（Reston，VA：Reston，1978），p.132.

[2] 黃旭，李敬宇. 企業(yè)工作分析實(shí)施中的問(wèn)題與對(duì)策[J]. 中國(guó)勞動(dòng)，2013，（06）.

[3] 王樂(lè)杰，陏麗麗. 企業(yè)工作分析中的問(wèn)題及對(duì)策[J]. 商場(chǎng)現(xiàn)代化，2006，（05）.