淺析建筑工程項目檔案管理優化措施

摘要：建筑工程施工檔案在建筑工程后續的運行、改造、擴建中可以發揮巨大價值，通過對建筑施工檔案的合理有效應用，能直接推動建筑企業的發展，為社會經濟的發展貢獻一份力量。文章闡述了工程建設項目檔案管理的重要性，分析了工程建設項目檔案管理存在的問題，提出了工程建設項目檔案管理對策。

關鍵詞：工程；檔案；管理

引言

建筑施工企業在開展招投標、施工、質量管理、經營、生產等多項業務活動時，都與檔案管理工作具有密切的聯系。工程檔案的內容較為豐富，包括了施工過程中的各種文檔、圖紙等資料。工程檔案對于施工過程中的具體情況進行了記錄，并且是工程整體質量評定和管理維護的重要依據。與此同時，施工企業也可以通過對施工過程中的相關資料進行研究，實現技術和管理方面的創新，以提高自身的市場競爭能力。

1建筑工程項目檔案管理的重要意義

在實際的建設過程中，施工檔案作為工程建設的重要組成部分，必須引起建筑企業的足夠重視。建筑工程項目檔案管理的重要意義主要表現為：（1）工程檔案管理是保證工程項目順利實施的基礎。工程檔案管理是對整個工程建設中的審批、招標、施工及交付使用等資料進行統計和整理，可以具體的反映各個階段的信息和數據，全面、客觀、準確的記錄信息，對工程建設提供指導意見，保證工程項目的順利實施。另外，工程檔案還能反映各部門的具體施工情況和人員的流動情況，以便改善施工計劃，爭取早日完工，降低資源成本。（2）工程檔案管理是可以保證整個建設工程的合理、合法化。工程檔案管理中詳細記錄著各相關責任人、合作單位的信息及各部門的施工情況，客觀、真實、準確的檔案可以在發生糾紛、事故等情況時，及時找出相關負責人，特別時在交付使用后，一旦出現各種問題，都可以直接從工程檔案中提取相關信息，直接與相關責任人進行交涉，避免相互推諉、無人承擔責任的情況發生。（3）工程檔案管理有利于積累建設經驗。工程檔案記錄了一個工程項目的全部信息和數據，工程建筑企業可以通過整理企業包攬的多個過程項目進行分析，探究影響企業工程企業發展的因素，尋找解決方案，以便提高企業的工程建設水平，推動企業在激烈的市場競爭中立于不敗之地，推動企業的長足發展。

2建筑工程項目檔案管理存在的問題

2.1檔案管理體制不完善

由于沒有健全的施工檔案管理制度，導致建設施工過程中，施工檔案的管理隨意性大，難以保證檔案管理工作質量。隨著建筑工程建設難度的提升，檔案資料數量越來越多，沒有科學、有效的檔案管理制度為檔案管理工作做支撐，導致檔案管理效果難以落到實處。

2.2檔案意識薄弱

一些建筑建設單位對檔案管理工作的認識程度不夠，僅僅把工程施工檔案管理工作當做建筑工程中的一般臨時性工作，沒有制定企業內部的施工檔案管理工作制度，缺乏專職施工檔案管理人員，難以保證施工檔案管理質量。施工檔案的收集和管理，在一些建設人員看來是一項苦差事，導致檔案管理積極性不高，施工檔案的收集整理中，沒有做好鑒定驗收工作，材料歸檔范圍沒有明確，影響了施工檔案管理工作效果。

2.3檔案資料管理質量低下

當前，很多建筑企業對于建筑工程檔案只注重資料的數量接受和內容分析，而缺少對資料的堅定，嚴重忽視了歸檔工作，從而造成工程檔案中混入一些無保存價值的資料，進而影響對檔案的優化管理與長期利用。不僅如此，有的工程檔案資料在形成的過程中存在分量不足、保管丟失的情況，一些重要的文件和簽字等資料隨意性較強，最終導致工程檔案質量不具真實性和有效性，建筑工程檔案資料管理質量低下，嚴重影響工程檔案資料的有效利用。

3工程檔案管理問題的對策

3.1建立健全管理制度

針對建筑工程檔案管理制度的不健全問題，相關部門應該制定相應的管理制度，明確各個管理部門的職責，提高管理檔案管理人員的業務水平。首先，管理部門要定期組織管理人員學習國家工程檔案管理制度以及相關的法律法規；其次，要加強對檔案管理部門和檔案管理人員的監督，提高管理人員的責任意識，實現檔案管理的系統化、標準化和規范化。

3.2提高檔案資料管理的意識

首先，建立并加強建筑工程檔案管理必須提高有關領導的意識與認識，糾正傳統的重建設、輕檔案的思想觀念，不管是項目法人還是技術人員、工程監理人員、管理人員，亦或是檔案管理者，都應有組織、有計劃地進行檔案管理相關法律學習，使其充分掌握專業知識的情況下，進一步統一其思想、業務標準、工作要求，強調建設檔案管理的重要性。其次，將檔案工作責任落實到部門以及人，從而提高檔案工作的自覺性與責任意識，明確法人的職責，構建職責明確，科學嚴密的檔案管理體系，形成分工明確，使其在實際工程項目中發揮作用。

3.3明確分工，協調相關業務

建筑工程檔案管理是一項涉及面廣、時間長且要求高的工作，檔案原件的收集、歸檔與管理工作難度相當大，這些原件又與建筑工程有著密切的關系。因此，對于建筑工程檔案管理工作必須嚴格按照國家頒布的相關規定以及一系列的文件要求。建筑工程檔案管理人員必須進行掌握與熟悉法律規定，自覺進行相關法律的學習，提高依法制黨的自覺性，才能更好地制定企業的相關工程檔案管理標準。對于形成周期較短、時間性要求高的工程檔案管理，可以通過明確劃分時間段收集的方式，避免造成混淆與遺漏。而移交工程階段，需要特別注意移交手續的完整性，明確移交的重要性，確保萬無一失。

3.4提高管理人員的專業素質

正是因為建筑工程管理人員的專業管理素質比較低下，才導致我國的工程檔案管理的效率不高，因此提高建筑工程管理人員的專業素質是很有必要的。對管理隊伍進行建設主要包括：第一，建立專業知識和技能培訓隊伍，對部分人員進行定期培訓，充分認識到工程檔案管理工作的重要性；第二，加強對工程檔案管理人員和有關工程技術人員的學習、培訓；第三，對員工進行考核，提高他們的信息技術專業知識，實現檔案管理的信息化發展，檔案管理工作能力達標后方可上崗；第四，要增強管理人員的責任意識和法律意識，確保建立高素質、高能力的建筑工程檔案管理隊伍。

3.5加強檔案信息化建設

檔案管理工作開展需要與時俱進地進行創新和改進，引入信息技術，實現檔案管理信息化是現階段企業檔案管理工作的必然趨勢。通過對信息化技術的應用，構建一個科學的檔案信息管理平臺，可以實現對信息的充分利用，并且高質量、高效率地對檔案信息進行匯總管理，提高了檔案服務水平。另外，檔案信息的管理上，要不斷地對檔案保管條件進行提高，并且對檔案信息的保管設備進行及時地更新與檢查，避免檔案信息被破壞。檔案信息的使用中，要做好相關的審批，保證查閱檔案人員的查閱經過嚴格的授權，并嚴格遵守相關的保密要求。信息化建設的過程，可以有效地將傳統檔案管理工作中的不足和局限進行改進，提高了管理效率，并且實現了檔案信息的高效利用。

結束語

建筑工程的檔案資料管理對于建筑企業來講非常重要，因此，一定要注重工程檔案的管理問題，認真將工程實際情況記錄在檔案內，為其他工程提供可靠的參考資料，以高度地責任感和緊迫感來推進建設工程檔案管理工作，同時不斷提高我國建筑工程的質量，為我國建筑行業的長久持續發展做出一份貢獻。

參考文獻：

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