強化跟蹤及閉環管理在ERP系統上的應用

摘要：綜述跟蹤及閉環管理在ERP系統上的應用及如何提升ERP系統管理水平的一些建議。

關鍵詞：ERP;跟蹤及閉環管理;建議

1前言

ERP 系統自2005年開始在中石油系統內部多個企事業單位上線運行。我公司目前無論是生產運行、檢修、備件管理等等都離不開ERP系統，該系統雖然運行良好，但也存在一定的問題，本文將著重論述閉環及跟蹤管理在ERP系統上的重要意義及提升ERP系統管理能力的一些建議。

2ERP系統介紹^{【1】【2】【3】}

ERP是英文Enterprise Resource Planning的縮寫，中文意思為企業資源規劃，它是一個以管理會計為核心的信息系統，識別和規劃企業資源，從而獲取客戶訂單，完成加工和交付。

它具有一體化管理、事先計劃與事中控制的特點，強調管理環節中的協調管理功能，在流程業務處理過程中能最大限度的發揮每個人的工作潛能和責任心，強調人與人之間的合作精神。

3強化跟蹤及閉環管理在ERP系統應用上

3.1" 跟蹤及閉環管理

閉環及跟蹤管理是一種綜合管理系統，強調管理的封閉與及時管控原則，它將企業系統內物資供應、成本、銷售、質量、人事、安全等全部作為閉環子系統，使系統和子系統內的管理構成連續封閉回路且使系統活動維持在一個平衡點上;另一方面面對變化的客觀實際，進行靈敏、正確有力的信息反饋并作出相應變革，使矛盾和問題得到及時解決。

3.2" 強化跟蹤及閉環管理在ERP系統應用上的重要性

2013年是公司大修年，大修時需要訂貨的設備及主材均需通過ERP系統錄入后方能進行采購，采購貨后進行出庫施工，施工完畢后通過ERP系統進行結算，也就是說大修的全過程均涉及到ERP系統，整個過程按照附圖一所示的流程圖進行。

通過該流程圖可以看出，任何一個環節出現了問題或拖延，將直接導致下一個環節無法正常進行，比如今年大修中出現的ERP錯誤編碼修正這一項小的問題就直接會導致各車間設備員延誤5到7個工作日在ERP系統上錄入設備，錄入設備的工作日延誤，后續環節便會陸續拖延。

所以為避免整個流程的斷裂，跟蹤管理在分公司ERP系統的應用上非常重要，必須進行強化。

而所有流程均執行完畢后，仍需要對第一流程與最后一流程之間做閉環管控，比如可以對檢修計劃中提出的工作量及涉及到的設備與所有出庫的料單進行比對，如果發現兩者之間存在偏差或錯誤，那么就證明檢修過程中存在檢修漏項，便可以追蹤下去。

4如何提升公司ERP系統的管理水平

4.1" 目前公司ERP系統存在的一些問題

公司ERP系統目前受一些客觀條件的限制仍存在一些嚴重問題，比如說今年大修中，很多維電儀訂貨工單由生產車間創建后，維電儀車間進行采購設備編碼的ERP錄入，錄入后，個別設備員疏于管理，有些工單在各環節審批過程中出現了斷檔而沒有及時協調造成工單預留號無法下達進而延誤了采購周期;物采中心采購的設備到貨后沒有及時通知車間，車間也就不能及時催促施工單位及時領料;施工單位領料時因ERP該項目下WBS元素資金少而無法出庫，但施工單位及庫房沒有及時通知車間進而造成后續多個車間全部向計劃處申請資金，而后續設備出庫量巨大，補充的資金無法掌控等等問題。

4.2" 如何解決目前分公司ERP系統運行中存在的上述問題

按照本文2中所述，解決上述問題，必須強化跟蹤管理，保證流程暢通，及時消除公司各ERP使用部門只負責自己這一塊業務而不負責下一流程的弊病，這就需要將各ERP使用部門通過一種信息渠道及時詳細了解到每個環節的進程，真在做到信息公開化，使ERP系統處于一種監督體制下進行。

我建議凡是涉及到需要在ERP系統中錄入設備進行采購的，在錄入的同時一并及時按照附表一樣式進行各相關數據填寫。公司在公司主頁可設ERP專欄，該專欄設置如下幾層：維電儀層、生產單位層、機動處層、物采中心層、大庫層等，比如大修中需要訂貨一種設備，維電儀設備員填寫工單后，便進行上傳，這時各職能部門便可及時查閱及時審批ERP工單，而預留號下達后，維電儀設備員將數據填寫完畢后可在自己層上專欄中繼續上傳，其他相關部門可在此層查閱相關信息，而當設備到貨后，物采中心繼續填寫該表格后上傳，其他相關部門可在此層查閱相關信息，如此按照流程進行下去，直至該工單關閉為止。

雖然目前公司ERP系統各審批環節也是如此進行的，但由于全部審批環節均是在ERP系統內進行，如果想查看流程必須進入ERP系統內部，而目前公司各管理人員由于每天的工作任務不同，有些并沒有做到每天均進入ERP系統一次，所以也確實存在很多訂單未及時審批的現象。但如果按照本文本段中所建議的這種方式進行工作，各ERP使用部門將一目了然的查閱到目前ERP工單的進程，真正實現跟蹤及閉環管理，因為各ERP使用單位填寫完畢相應數據后進行上傳時是附帶時間的，如果哪個部門沒有及時跟蹤延誤了下一個流程，將在專欄中各管理層通過上傳時間直接體現出來，這種公開的信息監督方式將可以徹底消除以往各使用部門各司其責，不能及時溝通的問題，比如說，當車間查閱到物資已經到庫后，可催促施工單位進行領料，當施工單位領料過程中發現因資金問題無法出庫，這時可由大庫填寫未出庫原因，車間設備員查閱到此項信息后，將及時協調資金保證設備出庫，如此就消除了到庫設備大量占用資金無法出庫等一系列問題;而這種方式也將直接消除以往維電儀錄入設備后生產車間不及時審批而造成預留號不能及時生成等一系列問題。

5" 結束語

通過本文，著重論述了跟蹤及閉環管理在ERP系統上的重要意義，并提出了一些建議，本文中的各種觀點及論述均從ERP系統實際運行中出現的各種問題中得出，希望這些觀點及論述日后能對ERP系統的繼續良好運行作出一個參考，真正提高公司信息化管理水平。

參考文獻：

[1]劉洋《服務型企業ERP系統選型研究》 河南科技大學學報：自然科學版，2013年 第1期。

[2]張志勇《ERP環境下會計信息系統內部控制研究》經濟研究導刊，2012年 第33期。

[3]田宇翔，武志云《紡織企業ERP系統的應用研究》河北紡織，2012年 第2期。

附圖一

大修從前期制定至訂貨設備安裝在現場整個過程流程圖

附表一" 結合跟蹤及閉環管理在ERP專欄中制定的訂貨設備跟蹤流程表

注：表中*1為維電儀設備員填寫并上傳，*2為物采中心計劃員填寫并上傳，*3為大庫填寫并上傳，*4為生產車間設備員填寫并上傳，*1234*為各部門及機動處、財務處等職能部門根據實際情況均可以填寫并上傳。