銷售及應(yīng)收賬款內(nèi)控研究

摘要：企業(yè)的內(nèi)部控制越來越受到管理層的重視，但是大部分企業(yè)仍存在內(nèi)部控制缺失或者失控的現(xiàn)象，尤其是銷售及應(yīng)收賬款的內(nèi)部控制。目前涉及銷貨業(yè)務(wù)的企業(yè)為爭奪市場份額、管理者為了經(jīng)營成果、銷售人員為了銷售業(yè)績利用各種手段進(jìn)行銷售。其中，賒銷帶來的應(yīng)收賬款的回收就是企業(yè)一大難題，因?yàn)殇N售及應(yīng)收賬款內(nèi)部控制缺失導(dǎo)致破產(chǎn)的企業(yè)比比皆是，文章目的在于通過案例探究如何做好銷售及應(yīng)收賬款的內(nèi)部控制，使企業(yè)最大限度地避免壞賬和呆賬。

關(guān)鍵詞：內(nèi)部控制；失控；賒銷；壞賬

一、企業(yè)內(nèi)部控制現(xiàn)狀

組織的發(fā)展隨著業(yè)務(wù)流程由小到大，伴隨著企業(yè)的內(nèi)部控制要求就由簡單演變到復(fù)雜，很多企業(yè)對于內(nèi)部控制依然過度依賴人和企業(yè)硬性制度，過度依賴管理結(jié)構(gòu)與流程的細(xì)分，往往只向程序的標(biāo)準(zhǔn)看齊，著重于形式，從而使企業(yè)內(nèi)部控制達(dá)不到預(yù)期效果，并且建立成本也非常高，導(dǎo)致眾多企業(yè)在法律沒有強(qiáng)制要求的情況下，將內(nèi)部控制簡單化處理，才出現(xiàn)了實(shí)施過程中遇到各種各樣的困難，給不法分子機(jī)會鉆內(nèi)部控制不完善環(huán)節(jié)的空子，給企業(yè)帶來本可以控制或可避免的損失。企業(yè)管理的各個(gè)流程均需要內(nèi)部控制，眾所周知，內(nèi)部控制的程度取決于管理層的認(rèn)知水平，信息系統(tǒng)會幫助管理者提高認(rèn)知水平進(jìn)步空間，做內(nèi)部控制的載體，可以說，信息系統(tǒng)如何設(shè)計(jì)的內(nèi)部控制，企業(yè)就如何進(jìn)行各部分的業(yè)務(wù)管理。如今大部分的企業(yè)均采用信息系統(tǒng)來管理企業(yè)，不僅僅對財(cái)務(wù)一部分進(jìn)行嚴(yán)格的控制管理，相關(guān)聯(lián)部門例如銷售、采購、庫存等部門也會進(jìn)行內(nèi)部控制的設(shè)計(jì)與實(shí)施，不僅僅對管理層相互間的約束進(jìn)行內(nèi)部控制，對各部門基層人員也會進(jìn)行控制。

在生產(chǎn)銷售型企業(yè)中，對賒銷引起的應(yīng)收賬款的內(nèi)部控制尤其重要，盡管目前已經(jīng)有部分企業(yè)關(guān)注這一環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制，但是面對激烈的商業(yè)市場競爭，銷售人員或者相關(guān)管理人員只關(guān)注銷售業(yè)績和經(jīng)營成果，采取各種手段銷售促銷，應(yīng)收賬款的內(nèi)部控制缺失或失控失效仍然普遍存在。收不回款或者壞賬過多，會造成本利皆無的慘重?fù)p失，賒銷收款的內(nèi)部控制缺失或者不完善是企業(yè)財(cái)務(wù)的一個(gè)惡性腫瘤，危機(jī)企業(yè)生命。

二、案例展示與分析

針對銷售及應(yīng)收賬款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制，以下兩個(gè)案例從不同側(cè)重點(diǎn)反映出應(yīng)收賬款內(nèi)部控制需要注意的問題。

一家公司的銷售員業(yè)績平時(shí)挺不錯(cuò)，但愛好賭博，手里吃緊就對貨款動了心思。從客戶手里收到貨款不及時(shí)上報(bào)，扣除部分供自己使用，金額逐漸增加，為了方便挪用公款，便登記注冊了一個(gè)皮包公司以公司的名義與原公司的客戶談生意，私刻了任職公司的發(fā)票專用章及客戶專用章。三年間這位銷售員利用職務(wù)之便共與十幾家公司簽訂購銷合同，挪用貨款共計(jì)234萬元。當(dāng)財(cái)務(wù)發(fā)現(xiàn)他簽訂的合同上的合同專用章與可提供給公司隊(duì)長的合同專用章不一樣，并且貨款與他上交的金額不符，經(jīng)核實(shí)后方發(fā)現(xiàn)其中的違法行為。

上述小案例可以看出公司存在嚴(yán)重的內(nèi)部控制缺失問題，銷售合同簽訂與管理對賬，貨款確認(rèn)與催收，合同與實(shí)物的管理均有問題使得銷售員可以長期挪用貨款而沒有被發(fā)現(xiàn)。銷售與收款同時(shí)由銷售員負(fù)責(zé)雖然能夠提高工作效率，但財(cái)務(wù)人員應(yīng)及時(shí)認(rèn)真對賬，與客戶溝通，監(jiān)督控制銷售人員，并給予不法行為嚴(yán)厲的懲罰。

對于集團(tuán)企業(yè)，應(yīng)收賬款的內(nèi)部控制應(yīng)更為謹(jǐn)慎、周全。山東的新華制藥上市股份有限公司旗下有9家子公司，經(jīng)事務(wù)所內(nèi)控審計(jì)查出其下屬的新華醫(yī)藥貿(mào)易的魯中分公司、工業(yè)銷售部門、商業(yè)銷售部門等分別向同一客戶授信，導(dǎo)致整體授信額度過大。醫(yī)藥貿(mào)易內(nèi)部控制制度規(guī)定對客戶的授信額度不超過它的注冊資本數(shù)額。不僅如此，還出現(xiàn)未授信的發(fā)貨現(xiàn)象，影響最大的是對欣康祺醫(yī)藥有限公司及其存在擔(dān)保關(guān)系方形成的大額應(yīng)收款6.07億，后期經(jīng)核實(shí)，欣康祺長期將醫(yī)藥業(yè)做成金融業(yè)，上游賒購拿貨后低于市場價(jià)現(xiàn)銷給下游，將現(xiàn)金投入期貨市場獲取收益，期貨的風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)致其資金鏈斷裂。2011年度，新華制藥對欣康祺共計(jì)提了近5億的壞賬準(zhǔn)備，造成的重大經(jīng)濟(jì)損失。

在集團(tuán)企業(yè)中，這樣的內(nèi)部控制失控情況很容易出現(xiàn)，母公司對子公司的重要客戶的信息一定要掌握，分析各個(gè)子公司報(bào)表及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，不僅要設(shè)置各個(gè)客戶的信用級別，站在母公司角度，對子公司共同客戶的授信程度要單獨(dú)考慮，母子公司溝通顯得極為重要。

三、銷售及應(yīng)收賬款內(nèi)部控制措施

財(cái)務(wù)信息化幫助財(cái)務(wù)人員將日常繁瑣的銷售業(yè)務(wù)應(yīng)收賬款記賬通過軟件清晰明了的記錄下來，客戶數(shù)量再多也可以通過查詢功能挑出關(guān)注的相關(guān)信息，做到主動了解款項(xiàng)收回情況及是否超過授信額度發(fā)貨等。ERP的應(yīng)用同樣給予銷售人員，倉庫人員相關(guān)權(quán)限查看客戶的付款信息和發(fā)貨信息。所有業(yè)務(wù)系統(tǒng)操作，分系統(tǒng)相關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)整體信息化，透明化。

針對我國目前企業(yè)銷售及收款環(huán)節(jié)所體現(xiàn)的問題來看，企業(yè)應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況，全面梳理銷售業(yè)務(wù)流程，完善銷售業(yè)務(wù)相關(guān)管理制度，明確銷售、發(fā)貨、收款等環(huán)節(jié)的職責(zé)和審批權(quán)限，嚴(yán)格按照權(quán)限程序辦理銷售業(yè)務(wù)，定期檢查分析薄弱環(huán)節(jié)，采取有效控制。需要注意以下幾個(gè)方面加強(qiáng)銷售及應(yīng)收賬款的內(nèi)部控制。

一是識別目前企業(yè)在銷售及收款環(huán)節(jié)的內(nèi)控缺失及缺陷，必要時(shí)請專家進(jìn)行企業(yè)內(nèi)部控制的審查。識別之后才能進(jìn)行有效分析，制定銷售利潤最大化，收款風(fēng)險(xiǎn)最小化的整改計(jì)劃。

二是對銷售環(huán)節(jié)應(yīng)加強(qiáng)市場調(diào)查，合理確定定價(jià)機(jī)制和信用方式，根據(jù)市場變化及時(shí)調(diào)整銷售策略，健全客戶信用檔案，對新客戶和境外客戶要建立嚴(yán)格的信用保證制度。重大銷售合同訂立應(yīng)吸收財(cái)會法律等專業(yè)人員參加，建立合同專用章保管制度，不可以蓋在空白合同上，銷售部門按經(jīng)批準(zhǔn)的銷售合同開具銷售通知。

三是對收款環(huán)節(jié)應(yīng)嚴(yán)格考核，實(shí)行獎懲。做到不相容職務(wù)相分離，銷售人員催收記錄往來函電要妥善保存，財(cái)會部門辦理資金結(jié)算并監(jiān)督款項(xiàng)收回。確保會計(jì)記錄、銷售記錄與倉儲記錄核對一致。制定專人通過函證等方式定期與客戶核對應(yīng)收賬款、應(yīng)收票據(jù)、預(yù)收賬款等往來款項(xiàng)。

四是編制科學(xué)可行的銷售計(jì)劃和預(yù)算方案，約束控制銷售活動。既要預(yù)算到各部門，也要預(yù)算到各人員。預(yù)算和實(shí)際相比較，可以促進(jìn)各部門協(xié)調(diào)合作，保持銷售收入和成本與計(jì)劃之間的平衡，評估業(yè)績的完成情況，實(shí)行預(yù)算執(zhí)行考核制度。

參考文獻(xiàn)：

[1]俞海芳，基于財(cái)務(wù)信息化的企業(yè)應(yīng)收賬款內(nèi)部控制制度案例比較研究[D].華東理工大學(xué)，2012.

[2]張國明，李存英.企業(yè)應(yīng)收賬款內(nèi)部控制方法研究[J].財(cái)會研究，2011（24）.

（作者單位：遼寧師范大學(xué)）