高校數字檔案館建設與OA系統對接研究

摘要：近年來，隨著計算機技術應用的不斷發展，OA系統在高校的公文處理中發揮著越來越重要的作用，它大大提高了公文的處理效率。在 OA系統中，公文是直接以電子文檔形式流轉的，在公文流轉完成后如何實現電子文檔的快速歸檔工作顯得尤為重要，因此，實現OA系統與檔案管理系統的無縫連接，使得公文在OA系統中流轉完成后及時地歸檔到檔案管理系統中成為當前檔案工作的重中之重。本文對檔案管理系統與OA對接的問題進行了分析，并以南京工程學院為例進行了說明，為高校OA系統與檔案管理系統的對接提供了參考實例。

關鍵詞：高等學校，數字化檔案；辦公自動化；OA對接

中圖分類號： 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2015）07（c）-0000-00

辦公自動化（Office Automation，簡稱OA）是將現代化辦公和計算機網絡功能結合起來的一種新型的辦公方式。檔案管理系統是通過建立統一的標準，規范整個文件管理，逐步將業務管理模式轉為服務化管理模式，以服務為業務管理的基礎，將業務流、數據流建立在以服務為基礎的系統平臺之上，其目標是實現檔案收集的數字化、 檔案保管的數字化、 檔案利用的數字化[1]。隨著OA系統在高校辦公管理工作中不斷普及和發展，電子公文成為數字化辦公的主要方式。因此，就如何改革傳統的紙質公文歸檔的方式，完成OA系統與檔案管理系統的對接，實現新形勢下電子公文的直接歸檔，提高檔案歸檔的效率與利用率，已成為當前檔案工作的重點之一。

1 高校數字檔案館建設與OA系統對接的必要性

1.1高校辦公已實現了自動化

目前多所高校采用OA系統進行辦公，這種方式公文的流轉直接利用網絡進行傳遞，工作人員只要在OA系統中登錄，查看相關公文，進行相對應的操作即可完成公文審批的各個環節，采用的都是無紙化的操作，減少了公文的印制過程。因此，檔案的歸檔工作就可以適應這一新的辦公模式，將數字化檔案的歸檔系統與OA系統對接，直接在網絡上完成數字化檔案的歸檔工作。

1.2OA系統有利于提高電子文件的歸檔效率

（1）傳統模式下的歸檔工作，由于歸檔的紙質文件從各個不同的系統中產生，需要檔案管理員或兼職檔案員將要歸檔的文件的相關信息錄入到檔案管理軟件中，重復勞動，大大增加了工作量，而OA系統的文件不需要歸檔部門重新錄入，只需要將OA系統的信息直接收入到數字化檔案系統中進行歸檔即可。這不僅保證了文檔的完整性、系統性，而且還免除了催繳檔案的一系列麻煩。

（2）傳統的歸檔工作要完成文件的收集整理、分類、錄入等一系列的工作，同時還要對紙質文件進行裝訂，整個歸檔過程比較繁瑣。而在OA系統中，整個文件的流轉只是在網絡上進行，完成后即可直接歸檔，大大提高了歸檔速度。

2 高校數字檔案館建設與OA系統對接的現狀分析

由于早期檔案管理系統與OA系統各自獨立發展，OA系統與檔案管理系統各自為政，互不兼容，導致OA系統中的電子文件完成后不能直接歸檔，而是要通過再次錄入的方式來完成檔案的入庫工作。目前，OA系統與檔案管理系統的對接主要有兩種模式：一是在OA系統中涵蓋有檔案管理模塊，即在OA系統中，電子文件完成處理流程后通過設置固定路徑和著錄規則直接生成檔案資料，然后導入到OA系統的檔案管理模塊中。二是將現有的檔案管理軟件與OA系統通過接口實現無縫連接[2]，從而使檔案管理軟件能夠直接共享OA系統中的數據。

在國內，第一種情況基本上已經處于淘汰的地步，主要因為：（1）OA系統中包含的檔案管理模塊功能實用性較差，不能根據檔案業務管理的發展需要進行持續升級；（2）OA系統中的檔案管理模塊對一般的文書檔案管理尚能滿足，但對其他檔案（如圖紙、聲像等）不能勝任；（3）OA系統一般都采用將文件儲存于數據庫的方式，這樣便于文件流轉的控制，但是帶來的負面效果是數據庫因此而變得很大，隨著檔案數量的日積月累，數據庫會出現不能支持系統的情況；（4）開發OA系統的軟件公司側重于文件的流轉過程，對檔案管理系統業務不熟悉，開發的檔案管理模塊不能全面滿足檔案管理工作的需要。第二種情況，由于OA系統和檔案管理系統均由比較專業的團隊來進行軟件的開發設計，各自都有了相應的開發基礎，只要開發相應的接口來實現兩個系統的無縫連接即可。因此，目前電子文件的主流管理方式都是采用OA系統和檔案管理系統二者相結合的方式[3]。

3 高校數字檔案館建設與OA系統對接設計

3.1 在辦公自動化環境下，積極轉換思維方式

辦公自動化環境下，檔案管理人員將辦理完畢的公文進行選擇處理后，對文件基本信息如文件標題、作者、形成日期等核實標注后，直接進入檔案管理環節按檔案管理規范生成歸檔文件目錄，在歸檔時只要依照目錄內容把文件收集、排序、裝盒就可以完成電子文件歸檔工作了。因此，檔案工作內容一部分前移到文件處理過程，使檔案歸檔工作與電子文件形成同步，大大提高了檔案管理工作效率。在這種情況下，檔案工作的重點也應隨之變化：（1）檔案業務指導工作由過去的整理立卷轉移到對文件運轉流程的跟蹤控制和檔案價值的鑒定上來，從文件形成開始就進行跟蹤監督指導，確保歸檔文件的質量。（2）檔案利用服務由過去的手工調卷轉變到提供網絡環境下的在線查詢服務。（3）重視電子文件的數據安全[4]。（4）按照電子文件歸檔的順序打印紙質文件同步歸檔。

3.2 按照需求分析，開發方完成對接的詳細設計

檔案管理系統與OA系統的對接工作要認真考慮檔案管理系統的歸檔需要，按照歸檔的要求來規范從OA系統提取數據。這就要求OA管理軟件開發方認真與檔案管理軟件系統開發方及檔案管理人員相互溝通、交流，制定出完善的系統對接規劃和設計需求，根據需求分析做好接口的詳細設計，然后和檔案館相關人員進行溝通確認，修改其中的不足，待三方詳細設計確定后，再由開發方來開發相應的接口功能。

3.3 以南京工程學院數字檔案館建設與OA系統對接為例

南京工程學院檔案館于2013年底完成了檔案數字化資源建設一期工作，根據學校實際情況，充分考慮到接口的獨立性、數據透明性，決定采用中間庫的方式來完成檔案管理軟件與OA系統的對接，接口系統設計圖如圖1所示。系統接口分為：OA系統接口、中間庫、檔案管理系統三個部分。由OA系統采用“送”的銜接模式將數據（數據包括文件及其審批過程、審批意見、審批人記錄、流轉日志、修改痕跡、收發文信息等）送入中間庫，數據的傳送支持手動和自動雙模式，可由OA系統自動完成，也可以OA系統管理員手動完成，數據送入中間庫后，系統按照分類規范進行自動分類，并確定好保管期限。中間庫的數據為OA系統和檔案管理系統設計雙方協商建立起的標準數據格式和固定的數據結構，數據對兩系統透明，但“送”的一方具有寫權限，“取”的一方只具有讀權限。檔案管理系統采用“取”的模式從中間庫中取數據，數據首先轉入檔案整理庫，根據預先定義好的組卷規則系統進行自動組卷、生成檔號、案卷號、卷內順序號等信息，然后可由檔案管理人員進行審核校對，確認無誤后完成歸檔。

圖1 接口系統設計圖

由于我校OA系統服務器存放于網絡中心，中間庫服務器由網絡中心搭建。在OA系統中增加“歸檔”按鈕，可通過多選將選中的文件分數據庫和FTP兩種方式相結合完成文件的歸檔工作，其中，直接將OA系統中的年度、文件標題、文號、來文單位、收發文日期、審批記錄、審批人記錄、流轉日志等字段推送到中間庫，而附件則采用FTP來傳輸，附件存放至FTP固定目錄，然后在收發文表的正文或附件位置存放FTP文件名稱，使附件和公文相對應。

檔案管理系統與OA系統完成對接后，OA系統中的公文歸檔流程圖如圖2所示。

圖2 OA系統中公文歸檔流程圖

由于我校涉密公文數量不多，故涉密的公文由學校院長辦公室OA信息管理員直接提交給檔案館專人保管。OA系統中的公文流轉完成后非涉密的公文按照中間庫的格式存入中間庫，檔案管理軟件定時抓取中間庫中的數據，然后導入檔案管理軟件中的OA數據模塊，最后由檔案管理員對歸入OA數據模塊的數據進行甄別，將沒有歸檔價值的數據剔除，保留要歸檔的文件，并按照檔案歸檔規范完成歸檔。

四結束語

隨著社會和經濟的發展，OA系統得到了快速發展，它成為了高校實現辦公現代化的重要載體，也是高校提高辦公效能和管理水平的重要途徑。越來越多的文件以電子載體的方式形成并傳閱辦理，電子公文的歸檔工作成為檔案歸檔的重要組成部分，如何快速有效地完成電子載體公文的歸檔工作成為高校信息化建設的重要環節。檔案人員要快速適應辦公自動化環境下的檔案管理模式，認真做好電子載體公文的管理、歸檔、利用等工作，從而更好地為高校的各項工作的順利開展提供實時有效地保障。

參考文獻：

[1] Chen Chaomei. CiteSpace II： Detecting and visualizing emerging trends and transient p atterns in scientific literature. Journal of the American Society for Information Science and Technology，2012， 57（3） ：359—377.

[2] 王平. OA系統中檔案管理子系統設計[J]. 蘭臺世界，2014（S2）：131-132.

[3] 譚偉. 檔案管理系統與OA系統的實施順序[J]. 中國檔案，2006，（10）：51.

[4] 宋李娜. 淺議辦公自動化環境下的文書檔案管理[J]. 檔案，2010（2）：59-60.