新時期檔案管理工作的創新機制

摘要：伴隨著醫院管理水平的提升以及智能化手段的升級，對醫院檔案管理的要求、信息化技術的運用以及原始檔案管理與先進的數字化技術的融合發生了革命性的變化。這就需要我們對當前新時期醫院檔案的管理和機制重新認識、重新設計、重新學習，敢于破舊立新，善于總結工作中的經驗，建立一個科學的、高效的、滿足和適應當前信息化、數字化技術支持的檔案管理模式，才能適應社會和醫院的快速發展。

關鍵詞：新時期；檔案；創新；機制

現代化醫院管理中，檔案的管理工作已被列為重要的管理內容之一，檔案的作用已滲透到醫院管理的各個環節，為醫院的建設與發展起著重要作用。伴隨著醫院管理水平的提升以及智能化手段的升級，對醫院檔案管理的要求、信息化技術的運用、以及原始檔案管理與先進的數字化技術的融合發生了革命性的變化。因循守舊的傳統的檔案管理模式已經不能滿足現代醫院檔案工作的發展要求，因此，建立一個科學的、高效的、滿足和適應當前信息化、數字化技術支持的檔案管理模式，才能適應社會和醫院的快速發展。筆者就新時期檔案管理工作的創新機制提出以下見解，與同道探討。

1 檔案管理理念與制度的創新

傳統的醫院檔案管理存在\"重管輕用\"的現象，具有\"等、靠、要\"的傳統管理模式，同時在制度上也不夠靈活，這就直接影響了實際工作的創新及工作效果，大大降低了檔案管理的實用性和有效性，這就要求醫院管理者和檔案管理人員在管理理念上要有創新和變革。

1.1醫院要根據全新的管理理念建立健全醫院檔案管理新機制，在原有的體系里要通過網絡對各職能科室各項檔案進行統一匯總和技術處理，并加強對各科室檔案管理工作的制度化建設，加強日常的指導與監管，使職工充分認識檔案的重要性，在日常工作中能夠認真履行檔案的收集與歸檔工作。

1.2重視檔案管理的硬件建設，開設專門的檔案信息化工作室，擴建檔案資料存儲室，在啟動信息化檔案管理的同時，大量的原始檔案及圖像、物品都應該由原來的分散管理改為集中管理。便于檔案資料保管、查閱和管理。

1.3檔案管理人員要轉變管理理念，培養創新意識，力爭做到檔案資料事前介入，在各個涉及到歸檔資料的部門，事前就由檔案管理人員提出信息資料的歸檔要求，在源頭上規范檔案的格式與內容，同時參于事務過程中，主動了解涉及檔案管理的工作進度，發現問題及時糾正。如我院在東部院區的基建建設中就做的很好，像工程起步階段，檔案室即介入基建部門，對建設管理和建設工程項目活動過程中形成的，有保存價值的文字、圖表及聲像載體等資料介入管理，要求基建部門按照標準及時收集留存并集中統一由專人保管；在工程建設過程，指導基建部門檔案管理人員及工程技術人員分階段做好基建文件材料的整理歸檔，盡可能實行全程標準化、規范化管理；事后及時對基建檔案進行歸檔整理，并對所歸檔的內容進行系統分析和檢查，發現有遺漏的資料及時通知基建部門整理歸檔，確保在收集過程中，不僅收集主要檔案，還要收集次要檔案，以實現檔案的完整性。

在制度創新上，要進一步強化制度建設。隨著科技的不斷進步，檔案工作經常會面臨許多新情況、新問題，因此，在日常工作中，檔案部門必須隨時關注各方面變化，將新的檔案管理理念、管理方式、管理手段融進新的檔案工作制度，積極推進制度創新與完善，以適應醫院發展的需要，以及檔案管理自身發展的需要。①建立檔案管理組織領導體系，加強對檔案工作的領導、檢查和考核，不斷提高檔案管理工作領導水平；②建立檔案管理人員責任制，加強對檔案材料的控制、積累以及檢查考核；③要建立和健全教育管理制度，如登記、統計、考核、評估、獎勵制度；④建立教育約束和激勵機制，促使檔案管理人員產生緊迫感和危機感，主動參加繼續教育，更新知識，提高業務能力水平。

2 檔案管理服務方式的創新

在信息技術飛速發展的今天，與時俱進已成為檔案工作者應具備的基本素質，改變以往重管理輕服務的管理模式，把工作重點從檔案實體管理轉移到檔案服務管理上來，不斷改進服務方式，創新服務功能，實現檔案管理現代化。

2.1建立醫院檔案網頁，有利于醫院檔案普通信息的瀏覽、專業信息的查閱以及重要的檔案信息按照授權通過規范路徑的調閱。檔案部門的負責人應積極協調信息管理部門，利用單位的網站制作自己的網頁，積極發動和組織上網數據和和信息，使檔案管理服務系統聯上單位內部各部門網址，實現檔案信息的網上檢索，避免往返檔案室查找相關資料的繁鎖，為各部門提供便捷高效的服務。

2.2實現電子文件的自動上傳收集。目前在單機上形成的電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門不容忽視的問題。在網頁上建立電子文件自動上傳功能，在第一時間將其收集并在檔案室的服務器上歸檔。

2.3開展在線服務模式。傳統的檔案利用方式是到檔案部門查找利用檔案原件進行借閱、影印等方式，在信息化時代里這些必然要發生一些變化。讓利用者與檔案室利用電子郵件在網上進行快速的信息交流，回答服務對象對檔案材料真實性與保存利用價值的咨詢，同時提供查詢和資信服務。

3 檔案管理技術手段的創新

隨著計算機網絡技術的發展，在管理技術上有所創新，實現檔案檢索的電子化和信息化，以提高檔案管理的工作效率和現代化水平。

3.1建立計算機機網絡中心，實現醫院網絡化管理，能夠有效促進醫院的發展。醫院檔案部門要建立健全辦公網絡體系，為醫院建立檔案網絡管理系統提供平臺。在內部辦公服務網絡和公眾服務網絡上，開設相應的網絡檔案館和檔案管理專欄，充分利用檔案文件的應用價值。

3.2充分發揮醫院網站的作用，根據網站反映的各種信息，制定相應的策略，保障檔案資源的可靠性和真實性，保障檔案信息的傳遞和共享，提高網絡檔案的應用價值。

4 檔案管理的安全性技術創新

醫院檔案信息化管理的同時，不可忽視的一點就是檔案信息的安全性。根據當前信息化管理的技術要求，對于重要的信息數據要建立嚴格的管理機制和技術手段，例如要建立內網與外網之間的防火墻隔離，建立小型專用的數據庫，建立雙倍分獲有條件應建立異地備份等措施。對重要檔案信息又進行分級分類管理，屬于保密級的信息和資料要嚴格遵守相應的保密紀律和制度。對于信息檔案的調閱要嚴格制定規定和授權，要嚴格對從事信息化的專業人員和崗位要進行崗位教育和監督。

參考文獻：

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[2]劉瑾.網絡環境下的檔案創新服務[J].檔案天地，2007（15）.編輯/周蕓霏